FAQ zu SAP-Concur-Lösungen, Travel & Expense und zur Reisekostenabrechnung
Allgemeines zu Travel & Expense
Rund um die Reisekostenabrechnung
Fragen zu SAP Concur
Allgemeines zu Travel & Expense
Warum ist Ausgabenmanagement wichtig?
Jedes Unternehmen ist auf einen guten Cashflow angewiesen. Mit einem professionellen Ausgabenmanagement können Unternehmen ihre Ausgaben kontrollieren, Fehler und Betrug reduzieren und ihre Entscheidungen auf vollständige und genaue Daten stützen.
Wie unterstützt die Automatisierung der Prozesse bei der Erreichung unserer Business Ziele?
Die Automatisierung erhöht die Transparenz und die Kontrolle des Cashflows, was für das Unternehmenswachstum von entscheidender Bedeutung ist. Kostenbewusste Unternehmen, die Wachstumsinitiativen starten, erreichen ihre Business-Ziele eher.
Wie können wir Budgets und den Cashflow besser managen?
Mit voller Transparenz in Ausgaben haben Sie Budgets und den Cashflow besser im Griff. Ein wesentlicher Vorteil dabei ist die Automatisierung. Digitale Tools erfassen und konsolidieren Daten für die Kontrolle und Anpassung von Budgets.
Die Sorgfaltspflicht ist die rechtliche Verpflichtung eines Unternehmens, seine Mitarbeiter vor Schaden zu bewahren. Wenn Mitarbeiter beruflich unterwegs sind, muss der Arbeitgeber angemessene Maßnahmen ergreifen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten.
Der Arbeitgeber muss für die Sicherheit der Mitarbeiter auf Reisen sorgen, u.a. durch eine schnelle und genaue Standortbestimmung, Kommunikation, Alarmierung bei unerwarteten Ereignissen oder Bereitstellung von Hilfe vor Ort.
Eine Reiserichtlinie ist ein schriftlicher Leitfaden, in dem alle Vorgaben zur Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen festgehalten sind. Solch ein Regelwerk stellt Compliance sicher, optimiert Prozesse und senkt Kosten.
Eine gute Reiserichtlinie enthält unter anderem festgelegte Erstattungssätze wie die Kilometerpauschale und Tagespauschalen aber auch bevorzugte Buchungsmethoden, Rückerstattungszeiten und Hinweise zur Reisekostenabrechnung.
Wie lange dauert die Implementierung von Travel & Expense Lösungen?
Die Dauer einer Implementierung von Travel & Expense Lösungen hängt von der Komplexität bestehender Prozesse im Unternehmen ab: Es kann zwischen einigen Tagen und mehreren Monaten dauern.
Welche Kosteneinsparungen und welchen ROI kann ich von der Automatisierung meiner Reisekostenprozesse erwarten?
Mit automatisierten Spesenprozessen sparen Unternehmen durchschnittlich 696.000 USD jährlich bei Dienstreisen und -ausgaben und erreichen eine Kapitalrendite von 628% über 3 Jahre.
Können wir nicht einfach die bestehende ERP-Lösung zur Abrechnung der Reisekosten nutzen?
Bestehende ERP-Lösungen verfügen zwar über Add-ons für die Verwaltung von Ausgaben, unterstützen aber möglicherweise nicht das Wachstum oder bieten keine wertvollen Extras wie Supplier-Anbindungen und mobile Apps, die Teil von SAP Concur sind.
Wird eine Automatisierung meine Daseinsberechtigung gefährden?
Nein, denn nach der Automatisierung werden alle Mitarbeiter noch wertvoller, weil sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Außerdem fallen nicht alle Aufgaben weg, da immer noch eine fachkundige Überwachung notwendig ist.
Künstliche Intelligenz (KI) kann bei der Betrugsprävention unterstützen, indem fehleranfällige Prozessschritte nicht mehr manuell durchgeführt werden müssen. OCR-Technologie und automatische Prüfungen reduzieren Fehler und Betrugsmöglichkeiten noch weiter.
Wie kann eine automatisierte Lösung die Compliance erhöhen?
Durch die Kombination aus intelligenter Technologie und einem globalen Prüfer-Team kann eine automatisierte Lösung für die Verwaltung von Reisekosten Risiken erkennen, Betrug identifizieren und die Einhaltung von Richtlinien vereinfachen.
Reisekosten sind alle Kosten, die in Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen: Transportkosten (Fahrtkosten für Auto, Eisenbahn, Flugzeug oder Schiff), Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten und Spesen.
Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten können ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden. Verpflegungsmehraufwendungen werden nur in Höhe bestimmter Pauschalen als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt.
Durch Geschäftsreisen entstehen Reisekosten: Kilometergeld oder andere Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, andere Spesen. Diese müssen als Pauschale oder mit einem Belegnachweis in einer Reisekosten-oder Spesenabrechnung erfasst werden.
Ein Expense Report ist eine Reisekosten- oder Spesenabrechnung. Ausgaben für Geschäftsreisen oder beruflich angeordnete Dienstreisen müssen in der Regel in einem Expense Report erfasst werden. Nur so können Sie vom Arbeitgeber erstattet werden.
Eine Reisekostenabrechnung ist nicht Pflicht. Will der Geschäftsreisende allerdings seine Auslagen erstattet bekommen, muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden.
Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten werden in einer Reisekostenabrechnung dokumentiert und mit Belegen nachgewiesen. Diese Auslagen werden dem Mitarbeiter dann zurückerstattet.
Eine Reisekostenabrechnung muss eine vollständige Dokumentation der Geschäftsreise sein - inkl. Belegen und anderer Nachweise. Für jeden Einzelposten sollte ein geschäftlicher Grund angegeben werden, warum er angefallen ist.
In einer Reisekostenabrechnung werden entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Reisekostenpauschale angesetzt. Die Höhe von gesetzlichen Verpflegungspauschale und Übernachtungspauschale wird vom Bundesministerium für Finanzen jährlich neu festgelegt.
Die Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen werden meist in der unternehmenseigenen Reiserichtlinie geregelt. Die Reisekostenabrechnung zeitnah einzureichen ist allerdings von Vorteil für das Unternehmen (Cashflow) und den Mitarbeiter (Erstattung).
Quittungen und Belege aus Reisekostenabrechnungen fallen unter “Buchungsbelege” und müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. In Papierform muss das aber nicht sein, denn Rechnungen zu digitalisieren ist GoBD konform, sofern eine Verfahrensdokumentation vorliegt.
Wie lange kann ich Reisekosten beim Arbeitgeber geltend machen?
Wie lange Reisekosten beim Arbeitgeber geltend gemacht werden können, ist meist durch den Arbeitsvertrag oder die Reiserichtlinie geregelt. Ist das nicht der Fall, gilt eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren.
Welche Reisekosten kann der Arbeitgeber erstatten?
Reisekosten sind Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen (sogenannte „Auswärtstätigkeiten“) anfallen. Dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Wird die Reisekostenabrechnung vom Vorgesetzten genehmigt, werden Reisekosten zeitnah erstattet. Mit einem automatisierten Abrechnungsprozess geht das noch schneller: Laut IDC wird die Abwicklung von Reisekostenabrechnungen um 36% beschleunigt.
Die SAP Concur Mobile App setzt OCR-Technologie und Algorithmen des maschinellen Lernens ein, um Fotos von Reisekostenbelegen automatisch auszulesen, die Beleginformationen in Daten umzuwandeln und die Details in die Reisekostenabrechnung zu überführen.
In einem automatisierten Reisekostenprozess erfolgen erste Überprüfungen der Reisekostenabrechnung bereits während der Erstellung. Die intelligente Technologie wird in einem nachgelagerten Prüfprozess ergänzt durch ein globales Team von Prüfern.
Reisekosten-Betrug liegt vor, wenn Spesenabrechnungen fälschlicherweise überhöht sind oder wenn unzulässige Ausgaben zu einer Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden.
Die Kilometerpauschale wird pauschal für alle gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) angesetzt. Die Höhe ist gesetzlich festgelegt und beträgt 30 Cent pro Kilometer.
Drive automatisiert die Abrechnung der Kilometerpauschale. So werden Fahrtkosten einfach und schnell abgerechnet.
Wie muss eine Fahrtkostenabrechnung aussehen?
Eine Fahrtkostenabrechnung ist meistens Teil einer Reisekostenabrechnung. Sie muss Start und Ziel der Fahrt, die gefahrenen Kilometer, die Kilometerpauschale sowie den Gesamtbetrag der Fahrtkosten enthalten.
Wie läuft ein Best Practice einer automatisierten Reisekosten Lösung ab?
Ein Best Practice einer automatisierten Reisekosten-Lösung besteht auf folgenden Schritten: Kommunizierte Reisekostenrichtlinie, einfache Prozesse, rechtzeitige Einreichung, Prüfung & Genehmigung, zeitnahe Rückerstattung.
SAP Concur entwickelt Technologien, die das Reisekostenmanagement automatisieren und integrieren. Als Teil der großen SAP-Unternehmensfamilie vereinfachen die Lösungen von SAP Concur das Ausgabenmanagement.
Reisebuchung und Reisekostenabrechnung ist mit SAP Concur ganz einfach: Die Buchungsdaten fließen automatisch in das Abrechnungstool ein oder OCR erfasst Informationen von Belegen und Rechnungen. Mit wenigen Klicks ist die Spesenabrechnung erstellt.
Concur Expense ist eine Softwarelösung, die die Abrechnung von Reisekosten und Spesen automatisiert und es Unternehmen ermöglicht, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu übernehmen, unabhängig davon, wo sie anfallen.
Concur Expense bietet eine intuitive Oberfläche. Die App ermöglicht die Erfassung, Prüfung und Einreichung von Ausgaben von unterwegs aus. Sehen Sie sich unsere Demo an, um einen Blick ins System zu werfen.
Concur Travel ist ein Buchungstool für Geschäftsreisen, das es Mitarbeitern durch hinterlegte Reiserichtlinien und weitere intelligente Features erleichtert, Vorgaben einzuhalten und Kosten zu sparen.
Concur Travel & Expense ist eine integrierte Lösung von SAP für die Planung, Buchung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen - in einem einzigen, automatisierten End-to-End Reisekostenprozess.
Mit der Reisekosten-App von SAP Concur können Geschäftsreisende Reisen buchen sowie Reisekosten und andere Mitarbeiterausgaben abrechnen. Vorgesetzte können Budgets einsehen und Reisen sowie Abrechnungen genehmigen - immer und überall.
Wie kann ich mit SAP Concur Reisekosten abrechnen?
Die Daten von Dienstreisen werden automatisch von Fotos der Belege und Rechnungen oder direkt aus der Reisebuchung erfasst. Reisekosten können bequem per App abgerechnet werden. Vorgesetzte erhalten die Abrechnungen, prüfen und genehmigen sie.
Welche Standard-Reports bekomme ich, wenn ich Concur Expense nutze?
Die fünf beliebtesten Standard-Reports in Concur Expense sind nicht zugewiesene Kreditkartentransaktionen, zurückgeforderte Mehrwertsteuerbeträge, Teilnehmeranalyse, Genehmigungszeiten und Ausgabenausnahmen.
SAP Concur Lösungen sind vertikal und horizontal skalierbar. Sie wachsen mit Ihnen, wenn Sie expandieren, und integrieren interne Richtlinien, lokale Reisekostenerstattungen, Steuern, Währungen und Sprachen.
Die Kosten für SAP Concur basieren auf einem transaktionsbasierten Modell – Berechnungsgrundlage sind die Reisekostenabrechnungen im Unternehmen pro Monat. Deshalb ist eine pauschale Aussage zum Preis leider nicht möglich.
Wie unterscheidet sich SAP Concur von anderen Anbietern?
SAP Concur ist der weltweit größte Anbieter von T&E-Lösungen. Wir unterscheiden uns von anderen Anbietern durch die Anbindung an ein riesiges Netzwerk an Partnern und Anbietern, die Modularität und Skalierbarkeit sowie die Integration in SAP-Systeme.
Das Preismodell für SAP-Concur-Lösungen ist transaktionsbasiert. D.h. Sie zahlen für die Nutzung der Anwendung. Und das lohnt sich in jedem Fall: Unternehmen, die in ihre T&E-Automatisierung investieren, erzielen einen ROI von 250%.
Nein. Mit SAP Concur haben Sie keine langen Vertragslaufzeiten. Verträge und Preise werden individuell gestaltet, so dass wir gemeinsam mit Ihnen das für Sie beste Modell finden.
Wir sind zu klein für die Automatisierung oder für SAP-Concur-Lösungen.
Von einer Automatisierung profitieren Unternehmen jeder Größe. Und die Lösungen von SAP Concur funktionieren auch ohne die Anbindung an SAP-Systeme. Lesen Sie hier ein Kundenbeispiel von einer Berateragentur mit nur 36 Mitarbeitern.
Für welche Unternehmensgröße ist SAP Concur geeignet?
SAP-Concur-Lösungen eignen sich für jede Unternehmensgröße. Unsere Kunden sind kleinere Mittelständler, aber auch globale Großkonzerne und Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor.
Kann ich bei SAP Concur die Tagespauschale eingeben?
Tagespauschalen, Pauschbeträge und Kilometerpauschalen sind automatisch in der SAP-Concur-Lösung hinterlegt. Das reduziert Fehler und beschleunigt die Erstellung der Reisekostenabrechnung.
Wie läuft die Implementierung der SAP-Concur-Lösungen ab?
SAP-Concur-Lösungen sind cloudbasiert. Das bedeutet, Sie müssen keine Software oder Hardware kaufen, installieren, warten oder aktualisieren. Wir stellen Ihnen Experten zur Seite, die mit Ihnen gemeinsam die Implementierung durchführen.
Benötige ich zwingend SAP-Anwendungen, um die SAP-Concur-Lösungen zu nutzen?
Nein, die SAP-Concur-Lösungen bringen auch Mehrwert, ohne dass Sie SAP-Software im Einsatz haben. Das volle Potenzial entfaltet der End-to-End-Prozess allerdings, wenn Sie ERP-Lösungen wie S/4HANA anbinden.
Mit welchen Finanzsystemen kann SAP Concur integrieren?
SAP Concur lässt sich über Partnerschaften nahtlos in Ihre bestehenden ERP-, HR- und Buchhaltungssysteme integrieren. Darüberhinaus können benutzerdefinierte Konnektoren SAP Concur mit jedem beliebigen System integrieren.
Kreditkartentransaktionen können in SAP Concur integriert werden. Dabei kooperieren wir mit einem breiten Ökosystem an Banken, sodass eine Vielzahl an Kartentypen und Zahlungsarten denkbar sind.
Welche Anwendungen und Partner können an die SAP-Concur-Lösungen angebunden werden?
Zum Partner-Ökosystem von SAP Concur gehören u.a. Geschäftsreisebüros, Systemintegratoren und Finanzdienstleistungspartner für Steuer-, Karten- und Zahlungsprogramme. Das SAP Concur App Center verfügt über mehr als 250 Integrationen.
