FAQs

Antworten auf die meist gestellten Fragen zu SAP Concur, T&E und zur Reisekostenabrechnung

Was ist SAP Concur?

SAP Concur entwickelt Technologien, die das Reisemnagement und die Reisekostenabrechnung automatisieren und integrieren. Als Teil der größeren SAP-Unternehmensfamilie vereinfachen die Lösungen von SAP Concur das Ausgabenmanagement und helfen Unternehmen, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten.

Was ist Concur Expense?

Concur Expense ist eine Reisekosten Software für die Automatisierung der Reisekostenabrechnung und ermöglicht es Unternehmen, die Kontrolle über ihre Ausgaben zu übernehmen - unabhängig davon, wo sie anfallen. Auf diese Weise können Unternehmen Ausgaben aus verschiedenen Quellen erfassen, Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage präziser Daten treffen und den gesamten Prozess des Ausgabenmanagement vereinfachen.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Durch Geschäftsreisen entstehen Reisekosten: Kilometergeld oder andere Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und andere Spesen. Diese müssen als Pauschalen oder mit einer Rechnung oder einem Beleg in einer Reisekostenabrechnung erfasst werden. Nur durch eine korrekte Abrechnung der Reisekosten können Geschäftsreisende eine Rückerstattung geltend machen.

Ist eine Reisekostenabrechnung Pflicht?

Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitern Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zahlen. In dem Fall können die Angestellten die entstandenen Kosten bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Allerdings sollten Reisende immer eine Reisekostenabrechnung erstellen, damit das Unternehmen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt keine Probleme bekommt. Und außerdem: Wer keine Reisekostenabrechnung erstellt, bleibt auf den Auslagen sitzen

Was ist Concur Travel & Expense?

Concur Travel & Expense integriert das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung in einen einzigen, automatisierten End-to-End Reisekostenprozess. Diese All-in-One Reisekosten Software beschleunigt Workflows, reduziert Fehler und bringt Transparenz in alle Ausgabedaten.

Was gehört alles zu den Reisekosten?

Reisekosten sind alle Kosten, die in Zusammenhang mit einer Geschäftsreise oder einer betrieblich bedingten Dienstreise entstehen:

  • Transportkosten (Fahrtkosten für Auto, Eisenbahn, Flugzeug oder Schiff)
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten und Spesen

Wann sind Reisekosten steuerpflichtig?
Reisekosten können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Diese Reisekosten stellen keinen Arbeitslohn dar und sind dann weder im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abzugsfähig noch unterliegen sie der Pflicht zur Lohnsteuer oder Sozialversicherung.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale?

Die gesetzlich geregelte Kilometerpauschale für die Fahrtkostenabrechnung beträgt derzeit 30 Cent pro Kilometer für Fahrten mit dem Auto bzw. 20 Cent pro Kilometer für Fahrten mit dem Motorrad, Motorroller, Moped/Mofa, E-Bike und Pedelec.

Wie muss eine Fahrtkostenabrechnung aussehen?

Die Fahrtkosten werden im Rahmen einer Reisekostenabrechnung meistens als Pauschalen abgerechnet. Beinhalten muss die Fahrtkostenabrechnung das Ziel der Geschäfts- oder Dienstreise, die gefahrenen Kilometer, die Pauschale pro Kilometer sowie der Gesamtbetrag der Fahrtkosten.

Was ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers?

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, für die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu sorgen. Die Fürsorgepflicht reicht vom Schutz vor Gefahren (Arbeitsschutz) bis hin zu Datenschutz. Kommt der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nicht nach, drohen haftungsrechtliche Konsequenzen sowie ein damit verbundener Imageschaden.

Wie läuft die Implementierung der SAP Concur Lösungen ab?
Die Implementierung von SAP Concur Lösungen erfolgt nach standardisierten und sich in der Praxis bewährten agilen Projektmanagement-Methoden auf Basis unterschiedlicher Kriterien – individuell angepasst nach Kundenanforderung und Unternehmensgröße – mit der Zielsetzung, die Nutzung des Systems für den Kunden so schnell und so einfach wie möglich zu realisieren. Die Implemetierung erfolgt durch die erfahrenen Projekt-Experten von SAP Concur oder durch zertifizierte SAP Concur Partner.
Welche Anwendungen und Partner können an die Lösungen von SAP Concur angebunden werden?
Das App-Center von SAP Concur verbindet Sie mit über 200 Partner-Apps und Diensten, die das Beste aus Ihrer Lösung herausholen: Risiko und Compliance, Steuermanagement, Kostenoptimierung, Meeting- & Eventmanagement und Reise-Apps, die das End-User-Erlebnis verbessern.
Benötige ich zwingend SAP-Anwendungen, um die Lösungen von SAP Concur zu nutzen?
Nein, die Lösungen von SAP Concur bringen auch Mehrwert, ohne dass Sie SAP-Software im Einsatz haben. Das volle Potenzial entfaltet der End-to-End-Prozess allerdings, wenn Sie die Reisebuchungs- und Abrechnungsanwendungen von SAP Concur an die ERP- oder S/4HANA-Lösungen von SAP anbinden.