Verpflegungspauschalen mit Travel Allowance Service erstatten

Internationale Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Ihre Planung, Genehmigung und die Abrechnung der Geschäftsreisekosten sind die Kernkompetenzen von SAP Concur als umfassende Reise- und Ausgabenmanagement-Software. Einen besonderen Stellenwert in der Abrechnung von Reisekosten haben dabei die Verpflegungspauschalen (per diem allowance). Der Travel Allowance Service ist hier der Schlüssel für eine einfache und automatisierte Berechnung.

Da Mitarbeitende auf Reisen für die eigene Verpflegung einen erkennbaren Mehraufwand in Kauf nehmen, sind zusätzliche Kosten vom Arbeitgeber erstattungsfähig. Dies geschieht in Form einer Pauschale, steuerfrei und ohne Vorlage von Belegen. Die Höhe der jeweiligen Pauschale ist einerseits von der Dauer der Geschäftsreise, andererseits vom Land oder sogar von einzelnen Städten und Regionen abhängig, womit den unterschiedlichen Kosten und Steuersätzen vor Ort Rechnung getragen wird.

Verpflegungspauschalen als Herausforderung für Unternehmen

Was auf den ersten Blick noch nach einem halbwegs unkomplizierten System klingen mag, erweist sich in der Praxis für Unternehmen oft als enormer Verwaltungsaufwand. Um Verpflegungspauschalen zu berechnen und korrekt an Mitarbeitende auszuzahlen, ist eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsreisen unverzichtbar. Nicht nur müssen Reiseziel und Reisedauer als Variablen der Kostenberechnung einbezogen werden, es müssen auch die länderspezifischen Faktoren berücksichtigt werden. Führt eine Geschäftsreise vielleicht sogar durch mehrere Länder, kommen so schnell komplizierte Berechnungen zustande. Hinzu kommen individuelle Regelungen sowie Faktoren, welche Pauschalbeträge mindern können, wie zum Beispiel das im Hotelzimmer-Preis enthaltene Frühstück. Mit einem einmal konfigurierten System aus Berechnungen ist es dabei nur bedingt getan, da sich die länderspezifischen Voraussetzungen regelmäßig ändern können. Geschäftsreisende erleben diese Komplexität im Reisealltag. Wird das ihnen zur Verfügung gestellte Reisemanagement-Tool diesen Anforderungen nicht gerecht, entsteht Frust, Mitarbeitende werden nachlässig und weichen von Reiserichtlinien ab.

Reisekosten und Verpflegungspauschalen berechnen mit SAP Concur 

Mit SAP Concur verfügen Unternehmen über eine vielseitige und komfortable Software zur digitalen Prozessabwicklung in Planung, Durchführung und buchhalterischer Nachbearbeitung von Geschäftsreisen. Mit Concur Expense und Concur Request können alle erforderlichen Schritte automatisiert geplant, gesteuert, überwacht, kontrolliert und dokumentiert werden. Auch die Abrechnung von Verpflegungspauschalen ist grundsätzlich mit SAP Concur schon lange möglich. Jedoch war früher ein gewisser zusätzlicher Aufwand erforderlich, um die Berechnungen den individuellen Anforderungen und Voraussetzungen anzupassen. So war die manuelle Erfassung gesetzlicher Veränderungen als Berechnungsgrundlage unverzichtbar.

Travel Allowance Service vereinfacht Verpflegungspauschalen

Kunden von SAP Concur Expense und Request steht mit der intuitiven Benutzeroberfläche eine besonders einfache und komfortable Möglichkeit zur Erstellung, Einreichung und Genehmigung von Reisekostenabrechnungen zur Verfügung. Die gesamte Architektur folgt drei Gesichtspunkten:

• Benutzerfreundlichkeit: Schlanker Prozess dank intuitiver Nutzerführung
• Effizienz: Hohe Anwenderzufriedenheit durch geringere Bearbeitungszeit
• Barrierefreiheit: Inklusives Design, das die Bedürfnisse aller Anwendenden berücksichtigt

Neben einem modernen und attraktiven User-Interface ist die Bereitstellung des Moduls Travel Allowance Service ein großer Pluspunkt. Mit ihm wird die Abrechnung von Verpflegungspauschalen (per diem rates) maßgeblich vereinfacht. Dank Travel Allowance Service entfällt die Notwendigkeit zur manuellen Eingabe von Änderungen der gesetzlichen Pauschalen vollständig. Denn der Service bietet neben einer flexiblen Baustein-Konfiguration aus Best-Practices und länderspezifischen Pauschalenberechnungen erstmals die automatisierte Aktualisierung gesetzlich vorgegebener Pauschalbeträge. Änderungen werden durch vorkonfigurierte, länderspezifische Werte und automatische Aktualisierungen ersetzt. Damit entfällt zusätzlicher Aufwand und Fehler in der Berechnung werden vermieden.

Komplexe Reiserichtlinien flexibel abbilden – dank Baukastenprinzip

Neben den gesetzlichen Pauschalen können Unternehmen mit dem Travel Allowance Service auch komplexe, unternehmensspezifische Reisekostenpauschalen problemlos in Concur Expense hinterlegen. Der Travel Allowance Service ist zusätzlich in Concur Request integriert. Ob gesetzlicher Standard oder individuell: Die Verpflegungspauschalen werden schon im Antrag berechnet und von dort automatisch in die Reisekostenabrechnung überführt. Die neu gewonnene Transparenz sorgt für eine verbesserte Kostenkontrolle und Planbarkeit. Der Travel Allowance Service ist außerdem vollständig in SAP integriert. Zu versteuernde Anteile können so automatisch berechnet und an das HR- oder Finanzsystem von SAP weitergeleitet werden. Das wird zum Beispiel dann relevant, wenn der Arbeitgeber eine höhere Reisekostenpauschale ansetzt als die gesetzliche. Der daraus resultierende geldwerte Vorteil wird auch direkt in SAP Payroll abgebildet und bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Unternehmen ermöglicht die neu gewonnene Transparenz zudem einen geringeren Aufwand für alle Prozessbeteiligten bei verbesserter Compliance, Kostenkontrolle und Planbarkeit.

Vorteile des Travel Allowance Service auf einen Blick

• Automatische Aktualisierung: Gesetzliche, länderspezifische Pauschalen werden automatisch eingespielt und aktualisiert – ohne manuelle Pflege
• Weniger Fehler: Durch vorkonfigurierte Werte sinkt das Risiko falscher Berechnungen deutlich
• Flexibel einsetzbar: Neben gesetzlichen Pauschalen lassen sich auch individuelle, unternehmensspezifische Regelungen abbilden
• Nahtlos integriert: Zu versteuernde Anteile werden automatisch an HR-, Finanzsysteme und SAP Payroll weitergeleitet
• Direkt im Antrag berechnet: Pauschalen fließen schon bei der Reisebeantragung ein und werden automatisch in die Abrechnung übernommen
• Mehr Transparenz: Unternehmen profitieren von klarer Kostenkontrolle, Mitarbeitende von einer reibungslosen Erstattung

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