Geschäftsreisemanagement
Verpflegungspauschalen per Travel Allowance Service erstatten
Internationale Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Controlling-Alltag. Ihre digitale Planung, Genehmigung und die Abrechnung der Geschäftsreisekosten sind die Kernkompetenzen von SAP Concur als umfassende Plattform für das integrierte Ausgabenmanagement. Einen besonderen Stellenwert in der steuerrechtlichen Abrechnung von Reisekosten haben dabei die Verpflegungspauschalen (per diem allowance). Der Travel Allowance Service ist hierbei der Schlüssel für eine einfache und vollständig automatisierte Berechnung im System.
Da Mitarbeitende auf Dienstreisen für die eigene Verpflegung einen erkennbaren Mehraufwand in Kauf nehmen, sind diese zusätzlichen Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig. Dies geschieht in Form einer festen Pauschale und ohne die fehleranfällige Vorlage von Einzelbelegen. Die Höhe der jeweiligen Pauschale ist einerseits von der exakten Dauer der Geschäftsreise, andererseits vom Zielland oder sogar von einzelnen Städten und Regionen abhängig, womit den unterschiedlichen Kosten und lokalen Steuersätzen vor Ort Rechnung getragen wird.
👉 Die tagesaktuellen, gesetzlichen Spesensätze für Inlands- und Auslandsflüge finden Sie im Detail in unserer Übersicht über die aktuellen Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen für die rechtssichere Reisekostenabrechnung.
Verpflegungspauschalen als Herausforderung im Controlling
Was auf den ersten Blick nach einem unkomplizierten System klingen mag, erweist sich in der administrativen Praxis für Unternehmen oft als enormer Verwaltungsaufwand. Um Verpflegungspauschalen rechtssicher zu berechnen und korrekt an Mitarbeitende auszuzahlen, is eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsreisen unverzichtbar. Nicht nur müssen Reiseziel und Reisedauer als Variablen der Kostenberechnung einbezogen werden, es müssen auch die länderspezifischen Faktoren berücksichtigt werden.
Führt eine Geschäftsreise durch mehrere Länder, kommen im Rechnungswesen schnell komplizierte Berechnungen zustande. Hinzu kommen individuelle Kürzungen, welche Pauschalbeträge mindern, wie zum Beispiel das im Hotelpreis enthaltene Frühstück. Mit einem einmal manuell konfigurierten System aus Berechnungen ist es dabei nicht getan, da sich die gesetzlichen Voraussetzungen regelmäßig ändern.
Geschäftsreisende erleben diese Komplexität im Reisealltag. Wird das ihnen zur Verfügung gestellte Reisemanagement-Tool diesen Anforderungen nicht gerecht, entsteht Frust, Mitarbeitende werden nachlässig und weichen von den internen Reiserichtlinien ab.
👉 Wie Sie komplexe Spesensätze auf Papier manuell prüfen, zeigt Ihnen unser operativer Praxis-Guide zur Berechnung der Verpflegungspauschale inklusive verständlicher Beispiele.
👉 Wie komplex die länderspezifische Pauschalenberechnung in Nachbarländern ausfällt und wie Sie branchenspezifische Sonderregeln bändigen, lesen Sie in unserem Leitfaden für österreichische Kollektivverträge im digitalen Reisekostenmanagement.
Reisekosten und Pauschbeträge berechnen mit SAP Concur
Mit SAP Concur verfügen Unternehmen über eine vielseitige Software zur digitalen Prozessabwicklung in der Planung, Durchführung und buchhalterischen Nachbearbeitung von Geschäftsreisen. Mit Concur Expense und Concur Request können alle erforderlichen Schritte automatisiert geplant, gesteuert, überwacht und revisionssicher dokumentiert werden.
Auch die Abrechnung von Verpflegungspauschalen ist grundsätzlich mit SAP Concur möglich. Jedoch war früher ein gewisser administrativer Aufwand erforderlich, um die Berechnungen den individuellen Voraussetzungen anzupassen. So war die manuelle Erfassung gesetzlicher Veränderungen als Berechnungsgrundlage zwingend unverzichtbar.
Travel Allowance Service vereinfacht die Spesenprozesse
Kunden von SAP Concur Expense und Request steht mit der intuitiven Benutzeroberfläche eine besonders einfache Möglichkeit zur Erstellung, Einreichung und Genehmigung von Reisekostenabrechnungen zur Verfügung. Die gesamte Architektur folgt wesentlichen Gesichtspunkten:
- Benutzerfreundlichkeit: Schlanker Abrechnungsprozess dank intuitiver, cloudbasierter Nutzerführung.
- Effizienz: Hohe Anwenderzufriedenheit durch drastisch verringerte manuelle Bearbeitungszeiten.
- Barrierefreiheit: Inklusives Plattform-Design, das die Bedürfnisse aller Anwendenden berücksichtigt.
- Automatisierung: Wegfall manueller Dateneingaben schützt das Controlling vor kostspieligen Fehlberechnungen.
Neben einem modernen User-Interface ist die Bereitstellung des Moduls Travel Allowance Service ein entscheidender Pluspunkt. Mit ihm wird die Abrechnung von Verpflegungspauschalen (per diem rates) maßgeblich vereinfacht. Dank des Travel Allowance Service entfällt die Notwendigkeit zur manuellen Eingabe von Änderungen der gesetzlichen Pauschalen vollständig.
Denn der Service bietet neben einer flexiblen Baustein-Konfiguration aus Best-Practices erstmals die automatisierte Aktualisierung gesetzlich vorgegebener Pauschalbeträge. Änderungen werden durch vorkonfigurierte, länderspezifische Werte und automatische System-Aktualisierungen ersetzt. Damit entfällt zusätzlicher Aufwand und Fehler in der Lohnverrechnung werden vermieden.
Komplexe Reiserichtlinien flexibel im Baukasten abbilden
Neben den gesetzlichen Pauschalen können Unternehmen mit dem Travel Allowance Service auch komplexe, unternehmensspezifische Reisekostenpauschalen problemlos in Concur Expense hinterlegen. Der Travel Allowance Service ist zusätzlich vollständig in Concur Request integrated. Ob gesetzlicher Standard oder individuell: Die Verpflegungspauschalen werden schon im Antrag berechnet und von dort automatisch in die Reisekostenabrechnung überführt. Die neu gewonnene Transparenz sorgt für eine verbesserte Kostenkontrolle und Planbarkeit.
Der Travel Allowance Service ist außerdem vollständig in SAP integriert. Zu versteuernde Anteile können so automatisch berechnet und an das HR- oder Finanzsystem von SAP weitergeleitet werden. Das wird zum Beispiel dann relevant, wenn der Arbeitgeber eine höhere Reisekostenpauschale ansetzt als die gesetzliche. Der daraus resultierende geldwerte Vorteil wird auch direkt in SAP Payroll abgebildet und bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Unternehmen ermöglicht die gewonnene Transparenz zudem einen geringeren Aufwand für alle Prozessbeteiligten bei verbesserter Compliance.
Vorteile des Travel Allowance Service auf einen Blick
- Automatische Aktualisierung: Gesetzliche, länderspezifische Pauschalen werden automatisch eingespielt – ohne manuelle Pflege.
- Weniger Fehler: Durch rechtssicher vorkonfigurierte Werte sinkt das Risiko falscher Berechnungen gegen null.
- Flexibel einsetzbar: Neben dem gesetzlichen Standard lassen sich auch branchenspezifische oder firmeninterne Regelungen abbilden.
- Nahtlos integriert: Zu versteuernde Anteile werden automatisch an HR-Systeme, die Finanzbuchhaltung und SAP Payroll weitergeleitet.
- Direkt im Antrag berechnet: Pauschalen fließen schon bei der Reisebeantragung ein und werden automatisiert in die Abrechnung übernommen.
- Mehr Transparenz: Unternehmen profitieren von lückenloser Kostenkontrolle, Mitarbeitende von einer schnellen, fehlerfreien Erstattung.
Fazit: Compliance automatisieren, Fehler eliminieren
Das Management variierender Verpflegungspauschalen lässt sich manuell nicht mehr rechtssicher abbilden. Nur wer auf eine automatisierte Lösung setzt, eliminiert Haftungsrisiken bei Betriebsprüfungen, entlastet die Kreditorenbuchhaltung und sichert eine präzise Kostenkontrolle ab dem Moment des Reiseantrags.
