SAP Concur: Intelligentes T&E für Effizienz & Nachhaltigkeit

In einer Welt, geprägt von anhaltender Inflation, volatilen Zinssätzen und geopolitischen Unsicherheiten, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Resilienz zu stärken, Effizienz zu steigern und gleichzeitig attraktive Arbeitsbedingungen zu schaffen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in strategischen Investitionen – insbesondere in intelligente, KI-gestützte Lösungen für Geschäftsreisen und Reisekostenmanagement. Diese Technologien bieten nicht nur enorme Einsparpotenziale, sondern entlasten auch die Mitarbeitenden und tragen zu einer nachhaltigeren Unternehmensführung bei.

Zukunft der Arbeit: Effizienz, Sicherheit & Mitarbeiterzufriedenheit

Die hybride Arbeitswelt ist Realität. Mitarbeitende fordern flexible, transparente und effiziente Prozesse. Eine intelligente Lösung für Geschäftsreisen und Spesenmanagement (T&E) ist hierbei von zentraler Bedeutung, da sie alle genannten Ziele vereint:

• Effizienz: Automatisierung und KI reduzieren den manuellen Aufwand.
• Sicherheit: Daten werden geschützt, Compliance wird sichergestellt.
• Kosteneffizienz: Optimierung von Ausgaben und Prozessen.
• Produktivität: Mitarbeitende können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

KI-gestütztes T&E: Mehr als nur Automatisierung

Während Automatisierung bereits einen großen Schritt zur Entlastung der Mitarbeitenden darstellt, heben stark integrierte T&E-Plattformen, kombiniert mit KI-gesteuerten Prozessen, das Mitarbeitererlebnis auf ein neues Niveau. Die Vorteile sind vielfältig:

• Verbessertes Mitarbeitererlebnis: Vereinfachte Buchungsprozesse, schnelle Erstattung von Ausgaben und transparente Richtlinien.
• Reduzierte Kosten: Bessere Verhandlungsbedingungen mit Reiseanbietern, präzisere Budgetkontrolle und Vermeidung von Fehlern.
• Erhöhter ROI: Durch Optimierung der Ausgaben, verbesserte Datenanalyse und fundiertere Entscheidungen.
• Nachhaltigkeit: Tools zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks und zur Förderung umweltfreundlicher Reiseoptionen.

Können Mitarbeiter Belege unterwegs hochladen und abrechnen?

Ja! Eine der wichtigsten Funktionen moderner T&E-Lösungen ist die mobile Erfassung und Abrechnung von Spesen. Mitarbeitende können Belege direkt über ihr Smartphone oder Tablet fotografieren und in die Plattform hochladen. KI-gestützte Lösungen analysieren die Belege automatisch, extrahieren relevante Daten (Datum, Betrag, Händler etc.) und ordnen sie der entsprechenden Kategorie zu. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine schnellere Erstattung von Ausgaben. Die Möglichkeit zur mobilen Belegverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil für eine flexible und benutzerfreundliche T&E-Lösung, die den Bedürfnissen der modernen Arbeitswelt entspricht.

Wie einfach ist es für Vorgesetzte, Genehmigungen per App zu erteilen?

Moderne T&E-Plattformen, wie SAP Concur, bieten intuitive mobile Apps, die den Genehmigungsprozess für Vorgesetzte extrem vereinfachen. Vorgesetzte erhalten Benachrichtigungen über ausstehende Spesenabrechnungen direkt auf ihrem Smartphone oder Tablet. In der App können sie:

• Details einsehen: Detaillierte Informationen zu den Ausgaben, einschließlich Belege und Notizen.
• Schnell prüfen: Die Abrechnungen schnell und unkompliziert prüfen.
• Genehmigen oder ablehnen: Mit wenigen Klicks die Abrechnungen genehmigen oder ablehnen, ggf. mit Begründung.
• Echtzeit-Überblick: Jederzeit einen Überblick über den aktuellen Genehmigungsstatus der Abrechnungen haben.

Diese mobilen Genehmigungsfunktionen sparen Zeit, reduzieren Papierkram und beschleunigen den Erstattungsprozess, was sowohl die Vorgesetzten als auch die Mitarbeitenden entlastet.

Welche Rolle spielt KI bei der Reiseplanung und -optimierung?

KI revolutioniert die Art und Weise, wie Geschäftsreisen geplant und durchgeführt werden. Sie spielt eine entscheidende Rolle in der Optimierung von Reiseabläufen und der Senkung der Kosten. Hier sind einige Beispiele:

• Dynamische Preisvergleiche: KI durchsucht in Echtzeit eine Vielzahl von Reiseangeboten und findet die günstigsten Optionen für Flüge, Hotels und Mietwagen.
• Personalisierte Reiseempfehlungen: Basierend auf den Präferenzen der Reisenden und den Unternehmensrichtlinien werden maßgeschneiderte Reisevorschläge erstellt.
• Proaktive Reiseänderungen: KI überwacht Flugverspätungen, Zugausfälle und andere Ereignisse, die sich auf die Reise auswirken könnten, und schlägt automatische Umbuchungen vor.
• Nachhaltigkeitsoptimierung: KI identifiziert umweltfreundliche Reiseoptionen und unterstützt Unternehmen dabei, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren.
• Risikomanagement: KI-gestützte Tools analysieren Sicherheitsrisiken in Reisezielen und helfen Unternehmen, ihre Mitarbeitenden zu schützen.

Welche bekannten Unternehmen setzen SAP Concur erfolgreich ein?

SAP Concur ist die weltweit führende Lösung für Geschäftsreisen und Reisekostenmanagement, und die Bandbreite der Unternehmen, die SAP Concur nutzen, ist beeindruckend. Von globalen Konzernen bis hin zu mittelständischen Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors – SAP Concur unterstützt Organisationen aller Größen und Branchen dabei, ihre Reisekosten zu optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Compliance zu verbessern.

Wenn Sie mehr über die konkreten Erfahrungen von Unternehmen erfahren möchten, laden wir Sie ein, die Erfolgsgeschichten unserer Kunden zu entdecken. Dort finden Sie detaillierte Fallstudien und Kundenreferenzen, die zeigen, wie Unternehmen wie Henkel, Weatherford oder PUMA ihre Reiseausgaben deutlich reduziert, ihre Prozesse automatisiert und das Reiseerlebnis ihrer Mitarbeiter verbessert haben. Erfahren Sie, wie auch Ihr Unternehmen von den Vorteilen profitieren kann.

Intelligentes Geschäftsreisemanagement: Aktueller Stand und Trends

Im Jahr 2023 beleuchtete eine von SAP Concur in Auftrag gegebene Forrester Consulting Studie die Herausforderungen und Chancen im T&E-Bereich. Die Ergebnisse bestätigen die Notwendigkeit intelligenter Lösungen:

• Zentrale Herausforderungen: Unternehmen kämpfen mit fragmentierten Systemen, mangelnder Transparenz und hohen manuellen Aufwänden.
• Der Wunsch nach einer zentralen Lösung: Entscheidungsträger präferieren eine integrierte Plattform für Reise- und Spesenmanagement. Dies führt zu verbesserter Datensicherheit, größerer finanzieller Transparenz und einem positiveren Mitarbeitererlebnis.
• Integration als Schlüssel: Eine effektive T&E-Lösung muss sich nahtlos in bestehende Systeme (z.B. ERP, HR) integrieren lassen, um umfassende Vorteile zu erzielen.
• Geschäftsreisen sind unverzichtbar: Trotz aller Herausforderungen sind Geschäftsreisen essentiell für Unternehmenserfolg, Kundenakquise, Aufbau von Geschäftsbeziehungen, fördern die Unternehmenskultur, ermöglichen Zusammenarbeit und Innovation, und unterstützen hybride Arbeitsmodelle.

KI-gestütztes Reisekostenmanagement: Ein Blick in die Zukunft

KI verändert die Landschaft des Reisekostenmanagements grundlegend. Im Jahr 2025 und darüber hinaus werden Unternehmen, die KI-gestützte Lösungen implementieren, von folgenden Vorteilen profitieren:

• Automatisierung: Automatisierte Ausgabenerfassung, -prüfung und -freigabe.
• Vorhersage: Predictive Analytics zur Prognose von Reisekosten und zur Optimierung von Budgets.
• Compliance: Automatische Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften.
• Betrugserkennung: KI-gestützte Betrugserkennung und -prävention.
• Personalisierung: Individuelle Reiseempfehlungen und -optionen für Mitarbeitende.

Fazit

Investitionen in intelligente, KI-gestützte Lösungen für Geschäftsreisen und Reisekostenmanagement sind unerlässlich, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen, Mitarbeitende zu stärken und nachhaltig zu wirtschaften. Durch die Automatisierung von Prozessen, die Verbesserung der Transparenz und die Förderung von Nachhaltigkeit können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre Widerstandsfähigkeit in einem sich ständig wandelnden Geschäftsumfeld stärken.