Verpflegungsmehraufwand & Pauschalen 2026: Reisekosten abrechnen

Auf Dienstreise – zwischen Meetings, Flügen und Hotelübernachtungen – werden Details wie die Ausgaben für die Verpflegung oft vergessen. Viele stellen sich erst zu Hause die Frage, welche Kosten sie für Getränke und Mahlzeiten abrechnen oder steuerlich geltend machen können. Hier kommen Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale ins Spiel. Zwei Begriffe, die oft für Verwirrung sorgen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Grundlagen und Regelungen bei Dienstreisen und der Reisekostenabrechnung.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand und die Verpflegungspauschale?

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die auf einer Dienstreise entstehen. Um diese Mehrkosten nicht für jede Reise einzeln ermitteln und nachweisen zu müssen, gibt es die Verpflegungspauschale. Sie umfasst gesetzlich festgelegte Beträge, die je nach Reiseland variieren. Im Unterschied zu Übernachtungs- oder Fahrtkosten ist kein Beleg erforderlich, die Pauschalen werden allein anhand der Reisedauer berechnet.  

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Verpflegungspauschale geltend zu machen:

• Über die Reisekostenabrechnung (steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet)
• Über die Steuererklärung als Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG), wenn der Arbeitgeber nicht erstattet

Welcher Weg möglich ist, hängt von der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens ab – eine Erstattung durch den Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtend.

Pauschalen & Fristen: Was gilt bei Reisekosten 2026?

Die Verpflegungspauschale greift nicht automatisch bei jeder Dienstreise und kann auch nicht unbegrenzt lange beansprucht werden. Erst ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden können Ausgaben über die Pauschale geltend gemacht werden. Bei längerer Tätigkeit am selben auswärtigen Ort ist sie auf die ersten drei Monate begrenzt (Dreimonatsfrist).

Wer die Pauschale über die Steuererklärung geltend macht, hat dafür nach § 195 BGB drei Jahre Zeit. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Unternehmen können allerdings im Arbeitsvertrag oder in der internen Reisekostenrichtlinie kürzere Fristen festlegen. Mindestens drei Monate müssen Geschäftsreisende dafür Zeit haben, in den meisten Unternehmen ist eine Frist von sechs Monaten üblich.

Pauschalen: Aktuelle Beträge 2026

Die Höhe der Pauschalen richtet sich nach dem jeweiligen Reiseland. Das Bundesfinanzministerium legt die Verpflegungspauschalen jährlich neu fest. Mit dem aktuellen Schreiben des Finanzministeriums vom 5. Dezember 2025 gibt es zahlreiche Anpassungen bei den Auslandspauschalen für 2026, während die Pauschalen in Deutschland gleichbleiben.

Verpflegungspauschale in Deutschland

Für Reisen von 8 bis 24 Stunden sowie den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen können Arbeitnehmende in Deutschland einen Betrag von 14 Euro geltend machen. Bei einem Aufenthalt von mehr als 24 Stunden erhöht sich dieser Betrag auf 28 Euro. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber, Kunden oder Geschäftspartner gestellt, reduziert sich die Pauschale um 20 % für ein Frühstück und um jeweils 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Wichtig: Bei Reisen unter 8 Stunden besteht kein gesetzlicher Anspruch – eine Erstattung liegt dann im Ermessen des Arbeitgebers.

Verpflegungspauschalen im Ausland

Für Dienstreisen ins Ausland gelten unterschiedliche Verpflegungspauschalen aufgrund der jeweiligen Lebenshaltungskosten in den Reiseländern. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland können im aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachgeschlagen werden. Für einige Großstädte sind die Pauschalen dabei höher als im übrigen Land, z. B. in der Schweiz. Sie werden separat in dem Schreiben aufgeführt. Sollte ein Land nicht gelistet sein, gilt der Spesensatz für Luxemburg. Die Kürzung der Pauschale um 20 % bzw. 40 % bei gestellten Mahlzeiten gilt auch für Auslandsreisen.

Bei der Abrechnung von Auslandsreisen kommt es auf den genauen Reiseverlauf an:

• Eintägige Auslandsreise: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden gilt die Pauschale des Landes, in dem zuletzt gearbeitet wurde.
• Mehrtägige Auslandsreise: Am Anreisetag gilt die Pauschale des Landes, das vor Mitternacht erreicht wird. Am Abreisetag gilt die Pauschale des letzten Tätigkeitslandes im Ausland.
• Reine Reisetage ohne Arbeit: Ist ein Tag nur für die An- oder Abreise vorgesehen (ohne Arbeitsauftrag), gilt die Pauschale des Ortes, der vor Mitternacht erreicht wird.

Pauschalen Schweiz

Bei mindestens 24 Stunden = 70 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 47 Euro (Bern abweichend).

Pauschalen Österreich

Bei mindestens 24 Stunden = 50 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 33 Euro.

Pauschalen Niederlande

Bei mindestens 24 Stunden = 58 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 39 Euro.

Pauschalen Belgien

Bei mindestens 24 Stunden = 59 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 40 Euro.

Pauschalen Luxemburg

Bei mindestens 24 Stunden = 63 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 42 Euro.

Pauschalen UK und Nordirland

Bei mindestens 24 Stunden = 52 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 35 Euro (London abweichend).

Pauschalen Republik Irland

Bei mindestens 24 Stunden = 64 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 43 Euro.

Pauschalen Dänemark und Norwegen

Bei mindestens 24 Stunden = 75 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 50 Euro.

Pauschalen Schweden

Bei mindestens 24 Stunden = 66 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 44 Euro.

Pauschalen Finnland

Bei mindestens 24 Stunden = 54 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 36 Euro.

Pauschalen Frankreich

Bei mindestens 24 Stunden = 53 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 36 Euro (Paris sowie die Departments 77, 78, 91 bis 95 abweichend).

Pauschalen Italien

Bei mindestens 24 Stunden = 42 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 28 Euro (Mailand und Rom abweichend).

Pauschalen Spanien

Bei mindestens 24 Stunden = 34 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 23 Euro (Barcelona, Kanarische Inseln, Madrid, Palma de Mallorca abweichend).

Pauschalen Portugal

Bei mindestens 24 Stunden = 32 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 21 Euro.

Pauschalen Polen

Bei mindestens 24 Stunden = 34 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 23 Euro (Warschau abweichend).

Pauschalen Ungarn

Bei mindestens 24 Stunden = 32 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 21 Euro.

Pauschalen Türkei

Bei mindestens 24 Stunden = 24 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 16 Euro (Ankara und Izmir abweichend).

Pauschalen Kroatien

Bei mindestens 24 Stunden = 46 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 31 Euro.

Pauschalen USA

Bei mindestens 24 Stunden = 59 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 40 Euro (Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New York City, San Francisco, Washington, D.C. abweichend).

Pauschalen Mexiko

Bei mindestens 24 Stunden = 40 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 27 Euro.

Pauschalen Kanada

Bei mindestens 24 Stunden = 54 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 36 Euro (Ottawa, Toronto und Vancouver abweichend).

Pauschalen China

Bei mindestens 24 Stunden = 48 Euro, bei mindestens 8 Stunden = 32 Euro (Hongkong und Peking abweichend).

Weitere Pauschalen finden Sie hier.

Verpflegungsmehraufwand richtig abrechnen

Ebenso wie Fahrt- oder Übernachtungskosten zählt auch der Verpflegungsmehraufwand zu den Reisekosten. Die Ausgaben werden in der Abrechnung jedoch getrennt voneinander aufgeführt. Damit der Verpflegungsaufwand reibungslos erstattet oder steuerlich geltend gemacht werden kann, braucht es klare Prozesse – auf beiden Seiten.

Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten & Spesen – Muster und Beispiel

Die konkrete Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes kann folgendermaßen aussehen:

Beispiel: Verpflegungspauschalen bei Inlandsreisen

Kai Meier reist geschäftlich von Hamburg nach Berlin, um vier Tage eine Messe zu besuchen. Er kommt am ersten Tag nachmittags an und reist am vierten Tag nach einem Mittagessen mit einem Kunden wieder ab. Das Mittagessen übernimmt der Kunde, in seiner Unterkunft ist keine Mahlzeit inkludiert. Die Berechnung sieht folgendermaßen aus:

• Tag 1 (Anreisetag): 14,00 €
• Tag 2 (voller Tag, 24 Std. abwesend): 28,00 €
• Tag 3 (voller Tag, 24 Std. abwesend): 28,00 €
• Tag 4 (Abreisetag, Mittagessen gestellt): 14,00 € abzgl. 11,20 € = 2,80 € (Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten berechnet sich immer auf Basis der vollen Tagespauschale von 28 €, auch an An- und Abreisetagen.)

Insgesamt kann Kai Meier für seine Dienstreise 72,80 € als Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Da dies sein Arbeitgeber übernimmt, kann er die Summe als Verpflegungspauschale in seine Reisekostenabrechnung aufnehmen.

Beispiel: Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen

Eine Woche später reist Kai Meier in die Schweiz (Zürich), um einen potenziellen Kunden zu treffen. Er reist über Straßburg an, übernachtet einmal in Zürich und reist am nächsten Tag zurück – mit einem kurzen Lunch-Termin in Straßburg auf dem Rückweg.

• Tag 1 (Anreisetag, Ankunft Zürich vor Mitternacht): 47,00 €
• Tag 2 (Abreisetag, letzter Arbeitsort Straßburg, Mittagessen gestellt): 36,00 € abzgl. 14,40 € = 21,60 € (Bei Auslandsreisen berechnet sich die Kürzung auf Basis der jeweiligen Auslandspauschale (hier 36 €), nicht auf Basis der deutschen Pauschale).

Für diese Reise kann Kai Meier 68,60 € als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Tipps für Arbeitgeber: So läuft die Erstattung reibungslos

Reichen Angestellte keine Abrechnung ein, sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Kosten zu erstatten. Eindeutige und verständliche Reisekostenrichtlinien beugen hierbei Unklarheiten vor. Gegenüber dem Finanzamt sind Unternehmen sogar verpflichtet, eine Reisekostenrichtlinie aufzustellen, die gewährleistet, dass gezahlte Reisekosten gerechtfertigt und angemessen sind. Je besser der Reisekostenprozess und die Belegprüfung geregelt sind, desto mehr Ressourcen kann ein Unternehmen bei der Abrechnung einsparen. Zu beachten ist, dass Belege für Übernachtungs- und Reisekosten ordnungsgemäß archiviert werden.

Wie digitale Tools bei der Abrechnung helfen

Wird die Verpflegungspauschale händisch in Excel-Tabellen berechnet, ist das Fehlerpotenzial hoch. Digitale Lösungen entlasten Reisende und Finanzteams gleichermaßen: Daten werden direkt aus der Buchung übernommen, Pauschalen automatisch berechnet und Belege per App erfasst. Die Nutzung von digitalen Tools wie Concur Expense ermöglicht Finanzteams zudem eine schnellere Auszahlung und schafft volle Transparenz über alle Reisekosten – eine solide Grundlage für die Budgetplanung.

Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand

Sie haben noch Fragen? Hier finden Sie Antworten zu Sonderfällen und Unsicherheiten, die im Arbeitsalltag immer wieder auftauchen.

Für wen gilt die Verpflegungspauschale?

Die gesetzlichen Regelungen zur Verpflegungspauschale gelten für alle Berufsgruppen – ob öffentlicher Dienst, Außendienst, Selbstständige, Montagearbeiter:innen, LKW- und Taxifahrer:innen, Azubis oder Studierende.

Kann Alkohol als Verpflegungsmehraufwand erstattet werden?

Alkohol kann grundsätzlich in der Reisekostenabrechnung wie andere Verpflegungskosten behandelt werden. Entscheidend ist jedoch, ob der Konsum im Rahmen eines Geschäftsessens angemessen ist und einem beruflichen Ziel dient – etwa Vertragsabschluss, Verhandlungen oder Kundenbindung. Exzessiver Konsum kann die Erstattung infrage stellen. Letztlich entscheidet der Arbeitgeber über die Verhältnismäßigkeit. Eine vorab definierte Alkoholrichtlinie, die in den Reiserichtlinien integriert ist, schafft hier Orientierung.

Bewirtung auf Geschäftsreisen: Was wird erstattet und was nicht?

Oftmals kommt es vor, dass Geschäftsreisende auf ihrer Reise bewirtet werden. Wird ihnen eine Mahlzeit vom Arbeitgeber, Kunden oder Geschäftspartner gestellt, reduziert sich die Verpflegungspauschale: um 20 % für ein Frühstück, um jeweils 40 % für ein Mittag- oder Abendessen. Davon zu unterscheiden sind Essen mit Kunden, bei denen Reisende die Rechnung übernehmen und somit auch für andere zahlen. In diesem Fall muss ein Bewirtungsbeleg angefordert und beim Arbeitgeber eingereicht werden. Die Kosten werden in der Regel vollständig erstattet.

Pauschale oder Zuschuss? So unterscheiden Sie Ihre Reisekosten!

Manche Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitenden vor einer Dienstreise einen Reisekostenzuschuss. Dabei handelt es sich um einen pauschalen Vorschuss, der von Übernachtung über Transport bis hin zur Verpflegung alle anfallenden Reisekosten abdecken soll. Der Unterschied zur Verpflegungspauschale: Diese wird erst nach der Reise erstattet und deckt ausschließlich Mehraufwendungen für Essen und Trinken ab. Ist die Verpflegung bereits im Reisekostenzuschuss enthalten, kann die Verpflegungspauschale nicht zusätzlich geltend gemacht werden – weder beim Arbeitgeber noch in der Steuererklärung. Wer einen Reisekostenzuschuss erhält, sollte daher prüfen, welche Kosten dieser abdeckt.

Was tun, wenn Belege fehlen?

Lassen sich Geschäftsreisende ihre Reisekosten nicht in Form von Pauschalen zurückerstatten, greift die klassische Reisekostenerstattung. Dabei benötigen Mitarbeitende einen Beleg zum Nachweis der ausgelegten Kosten. Manchmal kommt es jedoch vor, dass Rechnungen oder Quittungen verloren gehen. Die Abrechnung ohne Belege ist für Arbeitgeber jedoch riskant. Eigenbelege, die von Mitarbeitenden ausgestellt werden, bieten hier eine anerkannte Lösung. Allerdings lässt sich die Vorsteuer nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung abziehen. Eigenbelege erfüllen diese Voraussetzung nicht – das Unternehmen kann die Mehrwertsteuer in diesem Fall also nicht geltend machen.

Verlängerte Dienstreise: Gilt die Verpflegungspauschale weiterhin?

Nicht immer läuft eine Dienstreise wie geplant. Bei Streik, Flugausfall oder unvorhergesehenen Ereignissen verlängert sich oft auch der Aufenthalt und damit der Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Auch für ungeplante zusätzliche Reisetage gelten die regulären Pauschalen, sofern die Abwesenheit entsprechend dokumentiert wird.

Gilt die Verpflegungspauschale bei Bleisure-Reisen oder Workation?

Wird eine Dienstreise als sogenannte Bleisure-Reise um private Tage verlängert, gilt die Verpflegungspauschale nur für den geschäftlichen Teil der Reise. Für die privaten Urlaubstage besteht kein Anspruch. Die Kosten müssen entsprechend aufgeteilt werden. Wer einen Workation-Aufenthalt macht und remote aus dem Hotel oder einer Ferienwohnung arbeitet, befindet sich steuerlich gesehen nicht auf Dienstreise. Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung sind daher nicht absetzbar.

Verpflegungspauschalen: Was galt in den Jahren 2023 bis 2025?

Für inländische Geschäftsreisen gelten unverändert die seit dem 1. Januar 2020 festgelegten Verpflegungspauschalen – auch 2023, 2024 und 2025 wurden sie nicht angepasst. Folgende Pauschbeträge durften für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands berechnet werden:

• Für Geschäftsreisen von 8 bis 24 Stunden sowie am An- und Abreisetag durften 14 Euro berechnet werden.
• Ab einer ganztägigen Abwesenheit von 24 Stunden konnten 28 Euro angesetzt werden.

Wenn während der Dienstreise Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung bereitgestellt wurden, gelten Kürzungsbeträge, basierend auf der Pauschale für eine ganztägige Abwesenheit (28 Euro). Für die Minderung der Pauschbeträge galten folgende Regeln:

• Frühstück (z. B. im Hotel inbegriffen): 20 % der Pauschale; 5,60 € wurden gekürzt
• Mittag- oder Abendessen: 40 % der Pauschale: 11,20 € wurden gekürzt

Die länderspezifischen Auslandspauschalen werden regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen aktualisiert und können auf der Website und in den BMF-Schreiben nachgelesen werden.