Geschäftsreisemanagement

Steuer 2023: Wie Pendeln & Homeoffice doppelt geltend gemacht werden

SAP Concur |

Flexibles und hybrides Arbeiten ist äußerst beliebt. Vormittags ins Büro, nachmittags von zu Hause aus weiterarbeiten. In vielen Jobs ist solch ein Tag an mehreren Orten heute keine Seltenheit. Entsprechend der geänderten Arbeits- und Lebensweise hat nun auch der Fiskus die Erstattungsregeln für das Pendeln zur Arbeitsstätte sowie für das Arbeiten im Homeoffice angepasst. War bisher nur „entweder oder“ möglich, so kann ab diesem Jahr die Homeoffice-Pauschale teilweise neben der Pendlerpauschale steuerlich absetzbar gemacht werden. Dabei müssen allerdings genaue Voraussetzungen erfüllt sein.

Inflationsbedingt wurde die Homeoffice-Pauschale zum Jahr 2023 von fünf auf sechs Euro täglich und der Maximalbetrag von 600 auf 1.260 Euro jährlich erhöht. Damit ist die Homeoffice-Pauschale höher als die Werbungskostenpauschale mit 1.230 Euro.

Fahrtkosten, die für das Pendeln zwischen dem Wohnort und der Arbeit anfallen, können über die Entfernungspauschale – auch Pendlerpauschale genannt – in der Steuererklärung abgesetzt werden.

Pendeln ist kein seltenes Phänomen. Ungefähr 13,7 Millionen Menschen in Deutschland – das sind etwa 40 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten – pendeln zur Arbeit in einen anderen Kreis. Regelmäßige Zahlen liefert der Pendleratlas  Statistik der Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de). Ab dem Jahr 2023 kann die Homeoffice-Pauschale sogar dann geltend gemacht werden, wenn für denselben Tag auch Dienstreisekosten oder eine Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit angesetzt werden. Das geht allerdings nur dann, wenn der oder die Steuerpflichtige an dem Kalendertag seine bzw. ihre berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt hat.

Geschäftsreisen zu anderen Arbeitsorten können über die Fahrtkostenabrechnung geltend gemacht werden. Wie errechnen sich die Pauschalen und was gibt es dabei zu beachten?

Was ist eine Pendlerpauschale?

Mit der Pendlerpauschale werden die Fahrtkosten für den Weg zur Arbeit („erste Tätigkeitsstätte“ genannt) in der jährlichen Einkommenssteuererklärung über die Werbungskosten abgesetzt. Die Pauschale gilt für alle Verkehrsmittel, also gleichermaßen für das eigene Auto, Carsharing, Bus und Bahn, das Rad, E-Scooter oder das Motorrad. Ausgenommen sind Flugstrecken.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer und gilt für die einfache Wegstrecke – es kann also keine doppelte Entfernung für Hin- und Rückweg angegeben werden. Seit 2022 werden ab dem 21. Kilometer 38 Cent pro Kilometer erstattet.

Die Pauschale kann für jeden vollen Kilometer und jeden Arbeitstag, an dem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zum Arbeitsplatz gefahren sind, angesetzt werden. So können bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche in der Regel 220 Fahrten im Jahr geltend gemacht werden. Belege sind dafür nicht erforderlich, allerdings sind Urlaubs- und Krankheitstage im Homeoffice abzuziehen.

Über ein doppeltes Absetzen von Pendler- sowie Homeoffice-Pauschale können sich jetzt zum Beispiel Lehrerinnen und Lehrer freuen, denen an der Schule oder Bildungsstätte dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und die ihre überwiegende Arbeitszeit in der eigenen Wohnung verbringen.

Wer mehr als einen Job hat, darf trotzdem nur einmal pro Tag die sechs Euro Homeoffice-Pauschale geltend machen.

Die Pendlerpauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt. Bei der Anreise mit dem eigenen Auto oder einem zur Nutzung überlassenden Pkw (Dienstwagen) greifen allerdings Sonderregelungen. Höhere Kosten müssen durch Belege nachgewiesen werden.

Kilometerpauschale für die Geschäftsreise

Arbeitgeber erstatten auch Kosten, die aus der Nutzung von privaten Fahrzeugen für sonstige Dienstreisen entstehen, per Fahrtkostenabrechnung. Die Abrechnung kann über die tatsächlich angefallenen Kosten – nachzuweisen durch Einzelbelege – oder ebenfalls über eine Kilometerpauschale erfolgen. Andere Beförderungskosten, wie die Fahrt mit dem Firmenwagen, Bahn- oder Taxifahrten aber auch andere Ausgaben während einer Dienstreise, beispielsweise Kosten für Verpflegung oder Geschäftsessen, können mittels einer Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden.

Entfernungen berechnen

Die Pendlerpauschale berechnet sich über die Entfernung des Wohnsitzes zum Arbeitsplatz. Zu deren Bestimmung ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung maßgebend – egal, welches Verkehrsmittel zur Anreise genutzt wird. Während diese Entfernung einfach berechnet werden kann, ist es für Geschäftsreisen schon komplizierter. Gerade bei Wegen mit dem privaten Fahrzeug oder bei privaten Umwegen während einer Geschäftsreise ist es schwierig, die geschäftlich zurückgelegten Kilometer exakt zu berechnen. Hier lohnen sich digitale Helfer, die Strecken exakt und völlig automatisiert via GPS-Ortung aufzeichnen. Das erspart Reisenden die lästige, oft fehleranfällige Messung, Zuordnung und Abrechnung der gefahrenen Kilometer. So erstellt Concur Drive basierend auf der automatischen Messung nach jeder Fahrt automatisch einen Entwurf für die Fahrtkostenabrechnung, die dann zur Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden kann.

Da Fahrtkosten für Arbeitgeber häufig zu den größten Ausgabenposten gehören, ist eine exakte und transparente Dokumentation der Fahrten sinnvoll. Nicht nur um falsche Erstattungssummen zu vermeiden, sondern auch, um die Compliance sicherzustellen, da die Beantragung von Kilometerkosten richtliniengerecht umgesetzt werden kann.

Zusätzliche Kosten im Homeoffice

In der Steuererklärung können über die seit 2020 geltende Homeoffice-Pauschale auch die damit verbundenen Kosten steuerlich gelten gemacht werden. Auch zusätzliche Kosten, die beispielweise durch die Anschaffung von Büroausstattung im Homeoffice entstanden sind, können über die Werbungskosten oder den Arbeitgeber abgerechnet werden. Wichtig ist, dass letztere hier klare Homeoffice-Richtlinien definieren. Denn wie eine SAP-Concur-Studie zeigt, sind sich viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer noch im Unklaren, welche Homeoffice-Kosten sie wie abrechnen können.

Digitale Tools erleichtern im Homeoffice und unterwegs, Ausgaben richtlinienkonform zu planen und zu genehmigen, zu erfassen und zurückzuerstatten. Die SAP-Concur-Lösungen schaffen hier klar definierte, integrierte und transparente Prozesse, die reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genauso wie den Finanzteams die Arbeit erleichtern.

 

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