Pendlerpauschale 2026: So setzt du deinen Arbeitsweg ab

Kann man den täglichen Arbeitsweg von der Steuer absetzen? Diese Frage taucht jedes Jahr spätestens beim Ausfüllen der Steuererklärung auf. Doch wer clever ist, denkt schon zu Beginn des neuen Steuerjahres daran. Denn Kilometerzählen kann tatsächlich sinnvoll sein.

Viele Arbeitnehmende verlassen sich auf die jährlich automatisch angesetzte Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (Stand: 2026), die berufliche Ausgaben wie Fahrtkosten, Arbeitsmittel oder Fortbildungen abdeckt. Doch in vielen Fällen – etwa häufigen Dienstreisen zu Kundenterminen – lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Wer die tatsächlichen Fahrtkosten und Strecken sorgfältig dokumentiert und in der Steuererklärung einzeln als Werbungskosten angibt, kann oft eine deutlich höhere Steuerersparnis erzielen als mit dem Pauschbetrag.

Was ist die Pendlerpauschale?

Rund 60 Prozent aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten pendeln in Deutschland zwischen Wohn- und Arbeitsort. Mit der Pendlerpauschale, offiziell Entfernungspauschale genannt, können sie die Kosten für den täglichen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich geltend machen. Die Pauschale gilt unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel, egal ob Auto, Fahrrad, ÖPNV oder zu Fuß. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt sie einheitlich 0,38 Euro pro Kilometer der einfachen Wegstrecke. Es zählt also nur die Entfernung in eine Richtung, nicht die Hin- und Rückfahrt. Bis 2026 galten 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und erst ab Kilometer 21 der höhere Satz von 0,38 Euro pro Kilometer (siehe auch Informationen zum Steueränderungsgesetz beim Bundesfinanzministerium). Pro Kalenderjahr können über die Entfernungspauschale maximal 4.500 Euro abgesetzt werden.

Wichtig:

• Es wird nur die einfache Strecke berücksichtigt, nicht Hin- und Rückweg.
• Maßgeblich ist die kürzeste Straßenverbindung, nicht der meist kürzere Flugweg. Eine längere Route kann nur anerkannt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist.
• Die Fahrzeit spielt keine Rolle, entscheidend sind die Kilometer der Strecke.

Was ist die Werbungskostenpauschale?

Jeder Arbeitnehmende in Deutschland erhält automatisch einen Pauschbetrag von 1.230 Euro für Werbungskosten. Dieser wird ohne Nachweise direkt vom zu versteuernden Einkommen abgezogen, um übliche berufsbedingte Ausgaben wie Fahrtwege oder Arbeitsmittel pauschal geltend zu machen. Es ist jedoch möglich, dass er die tatsächlichen Kosten nicht in allen Fällen deckt.

Die Werbungskostenpauschale lohnt sich bei:

• Kurzen Arbeitswegen (unter ca. 11-12 km einfache Strecke)
• Wenigen Arbeitstagen (z. B. Teilzeit)
• Geringen sonstigen Werbungskosten

Pendlerpauschale vs. Kilometerpauschale

Besonders bei längeren Arbeitswegen oder häufigen Dienstreisen übersteigen die tatsächlichen Kosten häufig den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Ist dies der Fall, sollten die Kosten in der Einkommensteuererklärung als Einzelkosten angegeben werden, um die Steuerlast zu senken. (Einen umfassenden Überblick dazu finden Sie in unserem Ratgeber zu Steuererklärung & Pauschalen im Überblick).

Für die Fahrtkosten des täglichen Arbeitswegs gilt die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale). Für Fahrtkosten auf Dienstreisen gilt wiederum die Kilometerpauschale. Mit Hilfe der beiden Pauschalen können berufsbedingte Fahrtkosten entsprechend der gefahrenen Kilometer steuerlich abgesetzt werden.

Der Vorteil: Statt jeden einzelnen Beleg für Benzin, Wartung oder Reparaturen aufzubewahren, wird ein pauschaler Betrag pro gefahrenem Kilometer angesetzt. Dieser deckt sämtliche fahrzeugbezogenen Kosten ab – also Wertverlust, Reparaturen, Kraftstoff und Versicherung. Zusätzlich können Maut- oder Parkgebühren separat geltend gemacht werden.

Wie Arbeitsweg von der Steuer absetzen?

Arbeitnehmende können die Kosten für ihren täglichen Arbeitsweg mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Sie gilt für die einfachen Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel. Einfache Strecke heißt, nur der Hin- oder Rückweg werden geltend gemacht. Pro Arbeitstag können ab dem 1. Januar 2026 38 Cent pro Kilometer für die einfache Entfernung angesetzt werden. Bis einschließlich 2025 betrug die Entfernungspauschale 30 Cent pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer.

Je nachdem, welche Strecke abgerechnet wird, gelten unterschiedliche Konditionen und Berechnungsmethoden. Bei einem Arbeitsweg von 30 Kilometern (einfache Strecke) und 220 Arbeitstagen im Jahr (ohne Homeoffice-Tage) ergibt sich folgende Berechnung:

30 km x 0,38 € x 220 Tage = 2.508 €

Mit 2.508 Euro wird der Werbungskosten-Pauschbetrag von 1.230 Euro deutlich überstiegen.

Das gilt auch für andere Verkehrsmittel: Egal ob der Arbeitsweg mit dem Auto, Fahrrad, der S-Bahn oder zu Fuß zurückgelegt wird, die Pauschale bleibt gleich. Selbst bei einer Kombination aus Fahrrad und S-Bahn zählt die gesamte einfache Entfernung von der Haustür bis zum Arbeitsplatz.

Homeoffice- und Pendlerpauschale kombinieren

Wer nicht jeden Tag im Büro arbeitet, kann zusätzlich die Homeoffice-Pauschale nutzen. Sie beträgt 6 Euro pro Tag, an dem ausschließlich von zu Hause gearbeitet wird – bis zu 210 Tage im Jahr, also maximal 1.260 Euro. Damit das Finanzamt einen Tag als Homeoffice-Tag anerkennt, muss die Arbeit überwiegend von zuhause aus erledigt worden sein, außerdem darf die erste Tätigkeitsstätte nicht aufgesucht werden. Schon ein kurzer beruflicher Besuch im Büro schließt die Pauschale daher für diesen Tag aus. Ein separates Arbeitszimmer ist dagegen nicht erforderlich; der Küchentisch genügt. (Lesen Sie dazu auch, warum Spesenabrechnungen im Homeoffice neu gedacht werden müssen).

Grundsätzlich gilt: Über das gesamte Steuerjahr hinweg lassen sich beide Pauschalen je nach Arbeitsmodell flexibel kombinieren. Für jeden einzelnen Tag kann jedoch in der Regel nur eine der beiden Pauschalen angesetzt werden. Wer morgens ins Büro fährt, setzt an diesem Tag die Pendlerpauschale an. Wer den gesamten Arbeitstag zuhause verbringt, kann stattdessen die Homeoffice-Pauschale geltend machen.

Es gibt jedoch Ausnahmen, beispielsweise bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit an einem Homeoffice-Tag. In diesem Fall können zusätzlich Reisekosten und gegebenenfalls eine Verpflegungspauschale berücksichtigt werden. Eine weitere Ausnahme gilt für Berufsgruppen, denen dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz für ihre Tätigkeit zur Verfügung steht. Lehrerinnen und Lehrer, die häufig keinen dauerhaft zugewiesenen Arbeitsplatz haben, können unter bestimmten Voraussetzungen deshalb für denselben Tag sowohl die Homeoffice-Pauschale als auch die Entfernungspauschale ansetzen.

Rechenbeispiel: Bei 220 Arbeitstagen im Jahr, davon 120 Pendeltagen (30 km einfache Strecke) und 100 reinen Homeoffice-Tagen ergibt sich:

• Pendlerpauschale: 120 Tage x 30 km x 0,38 € = 1.368 €
• Homeoffice-Pauschale: 100 Tage x 6 € = 600 €
• Gesamt: 1.968 €

Mit 1.968 Euro wird der Werbungskosten-Pauschbetrag von 1.230 Euro überstiegen.

Reisekosten bei Dienstreisen richtig absetzen

Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. (Mehr zu den Grundlagen der Reisekostenabrechnung und Pauschalen erfahren Sie hier). Daher lohnt es sich auch bei Geschäftsreisen, die zurückgelegten Kilometer und entstandenen Kosten genau zu dokumentieren. Ob Kundentermin, Meeting in einer anderen Stadt oder eine Fortbildung außerhalb des eigenen Büros – jede dieser beruflich veranlassten Fahrten kann steuerlich geltend gemacht werden. Das gilt allerdings nur, wenn das Unternehmen die Kosten nicht durch die Reisekostenabrechnung erstattet. Nur selbst bezahlte, beruflich veranlasste Fahrtkosten sind absetzbar. In diesem Fall sollten alle Belege sorgfältig aufbewahrt werden.

Anders als die Pendlerpauschale, bei der für den Arbeitsweg nur die einfache Strecke zählt, werden bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen sowohl Hin- als auch Rückweg berücksichtigt. Werden für beruflich veranlasste Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt, sind als Nachweis Einzelbelege für die Tickets erforderlich. Die Ausgaben können dann in voller Höhe abgesetzt werden.

Für Geschäftsreisen mit selbst bezahlten Fahrtkosten gelten folgende Sätze:

• 30 Cent pro Kilometer mit dem Auto (Hin- und Rückweg; gilt nicht für Dienstwagen)
• 20 Cent pro Kilometer mit dem Motorrad, Moped, oder Mofa
• 20 Cent pro Kilometer mit dem E-Bike oder Pedelec, unter Voraussetzung eines Kennzeichens und einer Geschwindigkeit über 25 km/h
• Tatsächliche Ticketkosten bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Beleg erforderlich)

Wie gefahrene Kilometer am besten dokumentieren?

Wer die tatsächlichen Kosten in der Steuererklärung angeben möchte, sollte alle gefahrenen Strecken für eventuelle Rückfragen des Finanzamts dokumentieren. Eine präzise Berechnung der beruflich bedingten Kilometerleistung und eine sorgfältige Fahrtkostenabrechnung sind gefragt. Dabei müssen Datum, Zweck der Fahrt und die zurückgelegte Strecke erfasst werden.

Es gibt verschiedene Methoden zur Fahrtkostenerfassung. Ein einfaches Notizbuch, eine Excel-Liste oder digitale Tools zur Streckenberechnung wie Google Maps können dabei unterstützen. Auch Kilometerzähler helfen, wenn sie regelmäßig abgelesen werden. Besonders komfortabel sind automatisierte Lösungen wie Drive, die berufliche Fahrten per GPS erfassen und dokumentieren.

Digitalisierung der Fahrtkostenabrechnung mit KI

Manuelle Kilometerlisten und geschätzte Distanzen sind 2026 ein erhebliches Compliance-Risiko für Unternehmen. Moderne Lösungen wie Drive setzen auf GPS-Technologie und künstliche Intelligenz, um die Erfassung von Fahrtdaten rechtssicher zu automatisieren.

Gerade in der hybriden Arbeitswelt ist die präzise Unterscheidung zwischen dem täglichen Arbeitsweg (Pendeln) und einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Dienstreise) entscheidend. Mit Drive werden Fahrten automatisch per Geolokalisierung erfasst und lassen sich mit einem Klick kategorisieren. Das System erstellt daraus detaillierte, steuerkonforme Berichte, die sowohl die internen Richtlinien als auch Audit-Anforderungen erfüllen.

Im Vergleich zu handschriftlichen Fahrtenbüchern reduziert die GPS-basierte Messung das Risiko fehlerhafter Abrechnungen massiv. Finanzteams gewinnen so 100 % Transparenz über die gefahrenen Kilometer und eine lückenlose Dokumentation für die Betriebsprüfung – während Mitarbeitende wertvolle Zeit gewinnen, da die mühsame manuelle Zuordnung entfällt.

Fazit: Werbungskostenpauschale vs. tatsächliche Kosten

Bei einem längeren Arbeitsweg oder häufigen, selbst bezahlten Dienstreisen lohnt sich die Angabe der einzelnen Werbungskosten in der Steuererklärung. Entscheidend ist eine sorgfältige Dokumentation aller beruflich bedingten Fahrten mit Datum, Zweck und Kilometern, um für eventuelle Rückfragen des Finanzamts gewappnet zu sein.

Die Wahl zwischen einer einfachen Lösung wie Google Maps oder einer präziseren Methode wie der Kilometerzähler-Erfassung hängt vom gewünschten Genauigkeitsgrad ab. Digitale Tools helfen dabei, den Prozess zu vereinfachen und gleichzeitig die erforderliche Präzision zu gewährleisten.

Möchten Sie Fahrtkosten in Ihrem Unternehmen lückenlos und mühelos erfassen? Vereinbaren Sie jetzt eine persönliche Demo und entdecken Sie, wie Drive Ihre Kilometerabrechnung stilvoll automatisiert.