Reisekosten 2026: Gesetze, Pflichten und die Effizienz mit SAP Concur

Die Erstattung von Geschäftsreisekosten und Spesen, die Mitarbeitende privat vorstrecken, ist eine gängige Praxis in Unternehmen. Im Jahr 2026 gilt es, einige wichtige rechtliche und regulatorische Vorgaben zu beachten, um die Compliance sicherzustellen und potenzielle Risiken bei Betriebsprüfungen zu minimieren.

Der Aufwand für die Reisekostenabrechnung variiert stark. Manche Unternehmen kämpfen mit manuellen Prozessen und einem unübersichtlichen Papierdschungel, während andere dank moderner Lösungen wie SAP Concur von schlanken, automatisierten Abläufen profitieren.

Reisekosten-Guide 2026: Pflichten, Erstattung & Digitalisierung

Ob händisch oder automatisiert: Die gesetzlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers bleiben bestehen. Im Folgenden eine Übersicht der wichtigsten Bereiche:

Anspruch auf Reisekostenerstattung: Regelungen & Fristen (2026)

• Sobald genehmigte Reisekosten den internen Richtlinien, dem Arbeitsvertrag oder dem Tarifvertrag entsprechen, sind sie vom Arbeitgeber zu erstatten – ohne Bedingungen oder Vorbehalte. Dies gilt auch, wenn ein Mitarbeiter kurz nach der Reise das Unternehmen verlässt.
• Fehlt eine explizite vertragliche Regelung, greift der Aufwendungsersatzanspruch nach §§ 670, 675 BGB. Dieser verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit getätigt hat.
• Der Arbeitgeber sollte die Ausgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums erstatten, um die finanzielle Situation der Arbeitnehmer nicht zu belasten. Andernfalls erhalten Arbeitnehmer die entsprechende Rückerstattung erst mit der Steuererklärung.

Reisekostenerstattung: Gesetzliche Pflichten für Arbeitgeber (2026)

• Gemäß § 670 BGB muss der Arbeitgeber die angefallenen Kosten für Dienstreisen erstatten.
• Bahn- oder Flugreisen: Die entsprechenden Tickets sind zur Erstattung einzureichen.
• Eigener PKW: Die Erstattung kann auf drei Arten erfolgen:
  • Ersatz der tatsächlich angefallenen Kosten (mit Einzelbelegen)
  • Ersatz anhand der gültigen Fahrtkostenpauschale
  • Ersatz der fahrzeugindividuellen Kilometerkosten (erfordert detaillierte Aufzeichnungen der Fahrtkosten).
• Wichtig: Eine willkürliche Erhöhung der Kilometerzahl oder der Pauschale durch den Arbeitgeber ist rechtlich nicht zulässig. Ebenso wenig darf der Arbeitgeber die zu erstattenden Kosten willkürlich kürzen.

Reisekosten archivieren: GoBD, Belegmanagement & Vorteile (2026)

• Alle Reisekostenabrechnungen müssen nach der Erstattung ordnungsgemäß archiviert werden – inklusive der Belege für Übernachtungs- und Reisekosten.
• Das Belegmanagement ist entscheidend für eine erfolgreiche Betriebsprüfung und zum Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeitenden.
• Die digitale Belegarchivierung ist gemäß den GoBD (zuletzt aktualisiert im Juli 2025) zulässig und vereinfacht die Reisekostenrückerstattung erheblich. Die Voraussetzung: Regeln beim mobilen Scannen werden eingehalten und eine vollständige Verfahrensdokumentation vom Belegempfang bis zur Archivierung liegt vor.

Geschäftsreisekosten: Steuerliche Vorteile & Dokumentation (2026)

• Ausgaben für Geschäftsreisen gelten als Betriebskosten und mindern den steuerpflichtigen Gewinn.
• Das Finanzamt prüft die Steuerzahlungen und kann eine Betriebsprüfung durchführen.
• Der Arbeitgeber muss alle relevanten Unterlagen (inklusive digital archivierter Belege) vorlegen, um die Geschäftsreisekosten nachzuweisen.

Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen: Mitarbeitende schützen (2026)

• Unternehmen haben eine Informationspflicht und Gefährdungshaftung für ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen, insbesondere im Ausland.
• Bei Gesundheits-, Klima- oder Sicherheitsproblemen muss das Unternehmen seine Mitarbeitenden informieren, schützen und unterstützen.
• Die Lokalisierung per Smartphone-App und der Abschluss einer Versicherung können die Erfüllung der Fürsorgepflicht unterstützen.

Fazit:

Die Reisekostenrückerstattung ist eine wichtige Pflicht des Arbeitgebers. Eine Digitalisierung des Ausgabenmanagements mit einem System wie SAP Concur ermöglicht es Unternehmen, ihren Verpflichtungen nachzukommen, die Effizienz zu steigern und ein produktives Klima des Vertrauens für ihre reisenden Mitarbeitenden zu schaffen.

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