Reisenebenkosten: Erstattungsfähigkeit und Abrechnung

Was sind Reisenebenkosten bei Geschäftsreisen? Mit dieser Frage müssen sich Reisende, aber auch Unternehmen immer wieder auseinandersetzen. Neben den grundlegenden Kosten wie Flug oder Hotel entstehen oft zahlreiche weitere Ausgaben, die leicht übersehen werden. Ob Parkgebühren, Gepäckkosten oder die kurze Taxifahrt zum Meeting – diese zusätzlichen Reisekosten können sich schnell summieren. Wer sie kennt und korrekt abrechnet, vermeidet unnötige Ausgaben und sorgt für eine transparente Reisekostenabrechnung.

Was versteht man unter Reisenebenkosten?

Aber was sind nun eigentlich Reisenebenkosten? Unter diesem Begriff versteht man alle zusätzlichen, oft kleineren Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise entstehen, und die keine direkten Reisekosten etwa für Fahrt- und Flugtickets oder die Übernachtung sind. Damit wird der Unterschied zwischen Reisekosten und Reisenebenkosten deutlich. Denn es sind zwei verschiedene Dinge: Das eine fällt direkt für die Reise an, das andere nur im Zusammenhang mit der Reise.

Typische Reisenebenkosten im Überblick

Wann immer es also nicht unmittelbar die Reise betrifft, sind es Reisenebenkosten. Beispiele dafür gibt es viele:

• Verpflegung unterwegs (z. B. Snacks, Getränke, Restaurantbesuche – je nach Regelung gibt es für diese zusätzlichen Reisekosten auch eine Verpflegungspauschale)
• Parkgebühren (am Bahnhof, Flughafen oder Zielort)
• Maut- und Vignettenkosten
• Taxi- oder ÖPNV-Fahrten am Zielort (Achtung: Nicht zum Zielort, dann wären es Reisekosten)
• Reisegepäckgebühren (z. B. bei Flügen, aber auch die Reisegepäckversicherung)
• Telefon- und Internetkosten im Zusammenhang mit der Reise
• Reisekosten für dienstliche Erledigungen (z. B. Eintrittsgelder zu Messen, Gebühren für Auslandsvisa)
• Trinkgelder, wenn sie unmittelbar mit der Reise zu tun haben

Welche Reisenebenkosten sind erstattungsfähig? So wird abgerechnet

Nebenkosten auf Geschäftsreisen werden meist zusätzlich zu Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet bzw. steuerlich berücksichtigt. Gerade in der Steuererklärung spielen Reisenebenkosten eine wichtige Rolle, weil sie oft zusätzliches Sparpotenzial bieten. Für eine steuerliche Anerkennung müssen diese Ausgaben belegbar sein (z. B. mit einer Quittung oder Rechnung). Manche Arbeitgeber setzen aber auch Pauschalen an. Immer wieder entstehen Diskussionen rund um private Ausgaben bei Geschäftsreisen. Klassiker sind hier die Minibar, das Pay-TV oder das kostenpflichtige Spa-Angebot des Hotels. Auch auf der Fahrt mit dem Mietwagen entstandene Bußgelder gehören dazu. Solche Ausgaben sind keine Reisenebenkosten, sie werden nicht erstattet.

Im Zweifelsfall lohnt sich ein Blick in die Reiserichtlinien des Unternehmens. Sie bestimmen auch, wie abgerechnet werden muss – ob als handschriftlich ausgefülltes Formular, PDF-Datei, Excel-Tabelle oder eine in der Cloud gehostete Webanwendung. In jedem Fall müssen alle relevanten Daten (Name, Reisedaten, Zweck der Reise) angegeben werden, damit die Reisekostenabrechnung vom Finanzamt akzeptiert wird.

Effiziente Abrechnung von Reisenebenkosten durch Automatisierung

Belege über Parkgebühren, Taxi-Quittungen, Tickets – zusätzliche Reisekosten fallen unterwegs an und ihre Belege gehen schnell im Papierchaos unter. Mit Automatisierungslösungen wie Concur Expense gehören verlorene oder unlesbar gewordene Belege der Vergangenheit an. Einfach per App fotografieren, automatisch kategorisieren lassen und entspannt auf die Erstattung warten. Das System erkennt Ausgaben intelligent, gleicht sie mit den Richtlinien ab und beschleunigt Genehmigungen erheblich. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche – und die Buchhaltung freut sich über weniger Papierkram.

Reisenebenkosten: Häufig gestellte Fragen und Antworten

Welche Reisenebenkosten werden oft übersehen und führen zu Problemen?

Oft werden kleinere, aber relevante Posten wie Koffergebühren, Wäsche- oder Reinigungskosten bei längeren Reisen, Gebühren für Sitzplatzreservierungen oder Trinkgelder ohne Beleg vergessen oder nicht sauber dokumentiert. Auch nicht ausgewiesene Auslagen bei Auslandsreisen (z. B. lokale Gebühren oder Serviceentgelte) führen später zu Problemen. Unternehmen sollten daher klare Vorgaben machen, welche Nebenkosten anerkannt werden – idealerweise unterstützt durch eine digitale Lösung mit definierbaren Regeln, wie sie z. B. in Concur Expense abgebildet werden können.

Wie teilt man Reisenebenkosten bei Gruppenreisen korrekt auf?

Bei Gruppenreisen sollten Reisenebenkosten vorab klar definiert und kategorisiert werden. Gemeinsame Ausgaben wie Taxi-Fahrten oder Gruppenverpflegung lassen sich gleichmäßig aufteilen, individuelle Kosten werden besser separat abgerechnet. Eine Person übernimmt idealerweise die zentrale Belegsammlung und dokumentiert alle Ausgaben digital. Ein modernes Expense-Management-Tool ermöglicht dabei eine transparente Kostenverteilung und automatische Aufteilung nach vordefinierten Regeln.

Sind Services wie Roaming, Zoom oder WLAN-Upgrades abrechenbar?

Digitale Services sind grundsätzlich als Reisenebenkosten abrechenbar. Wichtig dabei: Sie müssen geschäftlich notwendig und reisebezogen sein. Mobiles Roaming für berufliche Kommunikation, temporäre Software-Lizenzen für Kundentermine oder Hotel-WLAN-Upgrades für wichtige Videokonferenzen gelten als erstattungsfähig. Entscheidend ist der geschäftliche Bezug und die zeitliche Begrenzung auf die Reisedauer. Reine Privatnutzung oder dauerhafte Abonnements zählen nicht dazu. Am einfachsten ist es, wenn Unternehmen klare Richtlinien für digitale Reisekosten definieren.

Wer legt Obergrenzen für Reisenebenkosten fest?

Obergrenzen für Nebenkosten auf Geschäftsreisen werden in erster Linie vom Unternehmen in den Reiserichtlinien festgelegt. Das Steuerrecht kennt keine festen Höchstgrenzen, fordert jedoch "angemessene" Ausgaben. Als Orientierung dienen oft öffentliche Tarife oder branchenübliche Standards. Typische Limits: Taxi-Fahrten bis 50 €, Parkgebühren nach tatsächlichen Kosten, Trinkgelder bis 10 % der Rechnung (im Ausland ggf. auch mehr). Überschreitungen müssen gut begründet und genehmigt werden. Wenn es um Reisenebenkosten und Steuer-Fragen geht, gilt wie so oft: Bei Unklarheiten entscheidet am Ende das Finanzamt über die steuerliche Anerkennung.

Wie unterscheiden sich Reisenebenkosten und projektbezogene Auslagen?

Nebenkosten bei Geschäftsreisen entstehen, wie oben erklärt, im Zusammenhang mit der Reise selbst (z. B. Taxi, Parkgebühren, Gepäck) und können je nach Unternehmen oder Vorgabe auch als Reisenebenkosten-Steuer-Pauschale abgerechnet werden. Sie werden meist pauschal oder nach Einzelnachweis erstattet. Projektbezogene Auslagen hingegen sind spezifische Aufwendungen für ein Projekt (Materialien, externe Services, Kundenbetreuung) und werden oft direkt dem Projektkonto zugeordnet. Spesen umfassen alle Reisekosten inklusive Verpflegung und Unterkunft. Die Abgrenzung ist wichtig für die korrekte Kostenstellen-Zuordnung und steuerliche Einordnung – Reisenebenkosten sind meist steuerfrei erstattungsfähig, Projektauslagen können unterschiedlich behandelt werden.

Wie erfasst man Reisenebenkosten bei häufigen Reisen automatisiert?

Gerade für Geschäftsreisende, die oft unterwegs sind, ist die automatisierte Erfassung und Zuordnung von Reisenebenkosten wie mit Concur Expense ideal. Denn durch das Erfassen von Belegen in der App lässt sich eine digitale, papierlose Reisekostenabrechnung optimieren. Die Zuordnung erfolgt automatisch, die lästige „Zettelwirtschaft“ unterwegs und die Berechnung in Excel-Tabellen entfällt. Mit der Reisekosten-App werden Pauschalen automatisch ausgewiesen oder Währungen umgerechnet. Das bedeutet, dass der Reisekostenprozess für Reisende, deren Vorgesetzte, aber auch für die Buchhaltungs- und Personalabteilung wesentlich einfacher wird.

Was müssen Unternehmen bei Reisenebenkosten steuerlich beachten?

Bei internationalen Reisenebenkosten gelten unterschiedliche steuerliche Regelungen je nach Zielland. Wichtige Aspekte: Ein Vorsteuerabzug ist nur bei EU-Ländern möglich und außerhalb der EU meist nicht erstattungsfähig. Währungsumrechnungen müssen zum Tageskurs erfolgen. Lokale Steuersätze variieren erheblich – von 0 % bis über 25 %. Doppelbesteuerungsabkommen können relevant werden. Unternehmen sollten sich deshalb vorab über länderspezifische Bestimmungen informieren und für komplexere Fälle eine professionelle Steuerberatung nutzen.