Automatisierte Abrechnung von Reisekosten und Spesen
Durch Geschäftsreisen entstehen Reisekosten: Kilometergeld oder andere Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, andere Spesen. Diese müssen als Pauschalen oder mit einer Rechnung in Reisekostenabrechnungen erfasst werden. Ein intelligenter Reisekostenprozess bringt Finanz - und Reiseverantwortlichen Transparenz und Kontrolle.
Für einen einfachen, schnellen und korrekten Reisekostenprozess
Wenn Sie Reisekosten, die durch eine Dienstreise ins Ausland und Inland angefallen sind, abrechnen wollen, ist es sinnvoll, eine Reisekosten Software zu benutzen, die mit elektronischen Belegen eine digitale Reisekostenabrechnung erstellt – anstatt die Rückerstattungen in Excel-Tabellen zu berechnen.
So, wie in dem folgenden Artikel beschrieben, würde das zum Beispiel mit einer Mobile App aussehen: Geschäftreisen buchen und abrechnen mit der Mobile App.
Was fällt unter Reisekosten? Was gehört in die Reisekostenabrechnung? Zu den Reisekosten gehören: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Reisenebenkosten. Nicht hinein gehören in der Regel Bußgelder, Minibar im Hotel oder Pay-TV etc. – abhängig von der Reiserichtlinie des Unternehmens.
Weitere Details erfahren Sie im Blog-Beitrag "Welche Reisekosten sind erstattungsfähig?"
Da die Reisekostenabrechnung auch steuerrechtliche Relevanz hat, ist es essenziell, jede Ausgabe mit Belegen, Quittungen oder Rechnungen zu validieren. Auf diesen muss unbedingt die ausgewiesene Mehrwertsteuer, das Datum, der Leistungsträger sowie eine Beschreibung der Leistung zu sehen sein.
Alle wichtigen Details zu dem Thema erfahren Sie in diesem Artikel: Welche Belege dürfen mit der Reisekostenabrechnung eingereicht werden?
Die Anbindung an unser ERP-System war für uns sehr wichtig. Mit Concur Expense können wir die Reisekosten direkt erfassen und auch gleich auf die richtige Kostenstelle buchen.“
Mit Concur Expense erfassen Sie Belege von Spesen bereits während der Geschäftsreise, Sie setzen Ihre Reisekostenrichtlinie durch und treffen fundierte Entscheidungen basierend auf korrekten Daten nahezu in Echtzeit.
Mitarbeiter können Belege und Quittungen GoBD-konform abfotografieren und an die Reisekostenabrechnung anfügen. Vorgesetzte können diese schnell prüfen und genehmigen.
Die SAP-Concur-Lösungen sind angebunden u.a. an Reiseanbieter, Online-Reisebüros und Kreditkartenunternehmen. Die Daten fließen so automatisch in Concur Expense. Für eine papierlose, automatisierte Spesenabrechnung.
Concur Expense ist nahtlos angebunden an Systeme für ERP, CRM, Personalverwaltung und Buchhaltung. So erhalten Sie in nahezu Echtzeit akkurate, relevante Finanzinformationen.
Concur Expense berechnet den Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld für Dienstfahrten und die Höhe der Mehrwertsteuer. Für eine möglichst fehlerfreie Reisekostenabrechnung.
Auditoren überprüfen die Reisekostenabrechnungen, identifizieren Anomalien und decken Richtlinienverstöße auf.
Alle Daten in einem System: Mit detaillierten Reports, Dashboards und Analysen kontrollieren Sie alle Reisekosten und treffen fundierte Entscheidungen.
