Wie Unternehmen Reisekosten abrechnen: Formen der Rückerstattung

Unternehmen können ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit entstandene Kosten erstatten. Dafür müssen die Ausgaben mit den gesetzlichen Vorgaben und den Reisekostenrichtlinien des Unternehmens übereinstimmen und vom Unternehmen genehmigt werden. Ein rechtsverbindlicher Anspruch auf Reisekostenrückerstattung besteht für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland allerdings nicht. Dies ist daher idealerweise im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt. Damit eine Reisekostenrückerstattung jedoch richtlinienkonform ist, muss sie bestimmte Formalia erfüllen. In Unternehmen, in denen Geschäftsreisen an der Tagesordnung sind, erfolgt die Erstattung häufig über die Gehaltsabrechnung.

Erstattung von Geschäftsreisekosten: Tatsächliche Kosten & Pauschalen

Bei der Erstattung von Reisekosten hat der Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:

• Erstattung der tatsächlichen Reisekosten: In diesem Fall werden die angefallenen Kosten vollständig zurückgezahlt, unabhängig von der Art der Ausgaben (Unterkunft, Transport, Verpflegungskosten usw.). Diese müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durch entsprechende Belege nachweisen.
• Reisekostenerstattung über Pauschalen: Mitarbeitenden wird ein Pauschalbetrag zur Deckung der Reisekosten zurückgezahlt. Dass die tatsächlichen Ausgaben diesen Betrag gegebenenfalls übersteigen können, ändert nichts an dessen Höhe. Für den Weg zur Arbeit sind in Deutschland zum Beispiel Beträge von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer üblich. Ab dem 21. Kilometer gilt eine höhere Pauschale von 38 Cent. Pro Übernachtung sind überdies 20 Euro Übernachtungspauschale üblich. Als Verpflegungsmehraufwand für Inlandsreisen gelten im Jahr 2026 weiterhin die gesetzlichen Sätze von 28 Euro für einen vollen Kalendertag sowie 14 Euro für den An- und Abreisetag oder eintägige Geschäftsreisen ohne Übernachtung von mehr als acht Stunden.

Reisekostenrückerstattung – steuerfrei?

Im Gegensatz zu den auf der Gehaltsabrechnung angegebenen Gehältern und sonstigen Bonuszahlungen sind die Vergütungen aus der Reisekostenabrechnung − ob tatsächlich oder pauschal − gemäß § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) in der Regel steuerfrei. Dafür müssen allerdings mehrere Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Ausgaben müssen im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit stehen: Es ist nicht möglich, dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin persönliche Ausgaben zu erstatten, auch nicht mit Zustimmung des Arbeitgebers. Die als Reisekostenrückerstattung gezahlten Vergütungen für Verpflegung sind nur insoweit steuerfrei, als sie die Pauschbeträge nach § 9 Absatz 4a nicht übersteigen.
2. Die Ausgaben müssen angemessen, gerechtfertigt und tatsächlich angefallen sein: Alle Reisekosten müssen sich in einem Gesamtrahmen bewegen, der durch die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens definiert ist. Andernfalls können außergewöhnliche Ausgaben wie ein Gourmetessen oder eine Übernachtung in einem Luxushotel als unbegründet angesehen werden.
3. Letztlich muss jede Ausgabe durch einen Beleg nachgewiesen werden, der den Vorschriften entspricht.

Reisekostenabrechnungen in die Gehaltsabrechnung integrieren

Erstattungen für verauslagte Reisekosten erscheinen separat auf der monatlichen Gehaltsabrechnung, um sie von steuer- und sozialversicherungspflichtigen Einkünften zu trennen. Während die reguläre Vergütung als Brutto-/Nettobetrag ausgewiesen wird, werden die Rückerstattungen am Ende gesondert aufgeführt. Diese klare Trennung ist entscheidend, um die nicht steuerbaren Beträge bei einer Steuerprüfung transparent zu machen.

Digitalisierung der Reisekostenabrechnung

Automatisierte End-to-End-Lösungen von SAP Concur können die Arbeit der Buchhaltung und der Personalabteilung erheblich erleichtern. Sobald eine Reisekostenabrechnung eingereicht, geprüft und freigegeben wurde, tauschen die Programme die Informationen aus und integrieren sie automatisch in die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Eine All-in-One-Lösung, die das Risiko von Fehlern, Duplikaten und Auslassungen erheblich reduziert und Manipulationen verhindert.

Fazit: Moderne Erstattungsprozesse rechtssicher gestalten

Die Wahl der passenden Rückerstattungsform – ob per Vorschuss, Firmenkreditkarte oder Einzelabrechnung – legt den Grundstein für transparente Unternehmensfinanzen. Doch der effizienteste Prozess nützt nichts ohne klare Spielregeln.

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