Reisekosten-Audit mit SAP Concur: Compliance, Effizienz, Einsparungen

1. Reisekosten-Audit: Heute mehr als nur Kontrolle

In einem dynamischen Geschäftsumfeld ist das Management von Reisekosten eine zentrale Aufgabe, die weit über das reine Buchen und Bezahlen hinausgeht. Ein Reisekosten-Audit ist heute ein unverzichtbares Werkzeug, um Transparenz zu schaffen, finanzielle Risiken zu minimieren und Betriebsabläufe zu optimieren. Laut einer SAP-Concur-Pulsbefragung investieren 57 % der CFOs stark in Wachstum – und ein effizientes Ausgabenmanagement ist dafür entscheidend.

Mit SAP Concur transformieren Sie Ihr Reisekosten-Audit von einer lästigen Pflicht zu einem strategischen Vorteil. Unsere Lösungen helfen Ihnen, Fehler zu reduzieren, Compliance zu gewährleisten und echte Einsparungen zu realisieren.

2. Die Vorteile Ihres Audits mit SAP Concur

Ein modernes Reisekosten-Audit mit SAP Concur bietet Ihnen messbare Vorteile:

2.1. Compliance und Risikominimierung

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Risiken.

• Rechtssicherheit: Einhaltung aktueller Steuergesetze und GoBD-Vorgaben für revisionssichere digitale Belege.
• Betrugsprävention: Audits sind ein starkes Instrument gegen Missbrauch. Wussten Sie, dass 13 % aller Veruntreuungen im Unternehmen im Rahmen von Spesenabrechnungen erfolgen und der mittlere Unternehmensverlust bei 50.000 USD liegt? SAP Concur hilft, dies zu verhindern.

2.2. Kostenkontrolle und Einsparungen

Identifizieren Sie Einsparpotenziale und optimieren Sie Ihre Ausgaben.

• Fehlerreduktion: Automatisierte Prüfungen senken die Kosten für Fehler in Reisekostenabrechnungen um 60 % (Interne SAP Concur-Daten).
• Personalkostenersparnis: Manuelle Prüfprozesse sind teuer. Die Personalkosten für die manuelle Prüfung aller Ausgaben eines Unternehmens können schnell 72.000 EUR pro Jahr oder mehr betragen. Durch Automatisierung und Konzentration auf Risikofälle können Unternehmen wie Merck über 50 % ihrer Kosten im Prüfprozess einsparen.

2.3. Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit

Beschleunigen Sie Prozesse und entlasten Sie Ihre Teams.

• Schnellere Erstattung: Zufriedenere Mitarbeiter durch zügige Auszahlung der Spesen.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Entlastung für Reisende, Vorgesetzte und die Finanzabteilung.

3. Prüfzeitpunkt: Früher ist besser

Für maximale Effizienz empfiehlt SAP Concur, Reisekostenabrechnungen vor der Genehmigung durch den Vorgesetzten zu prüfen. Dieser Ansatz sichert lückenlose Kontrolle, verhindert die Bearbeitung ungenauer Abrechnungen und reduziert aufwendige Rückforderungsprozesse. Das Ergebnis: schnellere Reaktionen auf Verstöße und ein beschleunigter Erstattungsprozess für Ihre Mitarbeiter.

4. Smart prüfen: Risikobasiert und digital

Nicht jede Abrechnung muss manuell geprüft werden. SAP Concur ermöglicht eine intelligente, risikobasierte Auditstrategie:

• Fokus auf Risiko: Konzentrieren Sie sich auf Abrechnungen von neuen Mitarbeitern, Abteilungen, Fällen mit hohen Beträgen, spezifischen Spesenarten oder Mitarbeitern, die zuvor Richtlinien verletzten.
• Umgang mit Belegen: Papierbelege bergen ein hohes Fehler- und Betrugsrisiko. Fördern Sie die Nutzung von Firmenkreditkarten. So werden Ausgaben automatisch und korrekt erfasst, was manuelle Prüfungen reduziert. Bei SAP Concur erfassen Reisende Belege einfach per Smartphone, was die Datenqualität und Effizienz verbessert.

5. Digitalisierung und KI mit SAP Concur: Der Game Changer

Die wahre Stärke eines modernen Audits liegt in der Automatisierung und Künstlichen Intelligenz (KI). SAP-Concur-Lösungen revolutionieren Ihren Prüfprozess:

• Automatisierte Belegprüfung: OCR-Technologie extrahiert Daten, gleicht sie mit Richtlinien ab und kennzeichnet Abweichungen.
• KI-gestützte Effizienz: Durch den Einsatz von KI bei der Erstprüfung von Spesenabrechnungen wird die Prüfzeit um bis zu 90 % verkürzt. Zudem ermittelt KI-Technologie zehnmal so viele Fehler und Betrugsversuche (Interne SAP Concur-Daten).
• Anomalie-Erkennung: KI identifiziert untypische Ausgabenmuster und schützt proaktiv vor Fehlern und Betrug.

5.1. Audit Services von SAP Concur

Über die Software hinaus entlasten unsere erfahrenen SAP Concur Audit Services Ihre internen Ressourcen mit objektiven, externen Prüfungen und sorgen für zusätzliche Sicherheit und Expertise.

6. Best Practices für ein zukunftssicheres Audit

• Klare Kommunikation: Machen Sie Ihre Reisekostenrichtlinien und das Auditprogramm allen Mitarbeitern bekannt.
• Frühzeitige Prüfung: Auditieren Sie Abrechnungen vor der Genehmigung.
• Digitale Transformation: Nutzen Sie integrierte Softwarelösungen wie SAP Concur zur Automatisierung.
• Risikobasierter Ansatz: Konzentrieren Sie sich auf risikoreiche Fälle, wenn eine 100%-Prüfung nicht möglich ist.
• Kontinuierliche Anpassung: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien und Auditprozesse regelmäßig.

7. Fazit: Modernes Reisekosten-Audit mit SAP Concur

Das Reisekosten-Audit ist ein entscheidender Hebel für den Unternehmenserfolg. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung und KI, um Ihre Compliance zu stärken, Kosten signifikant zu senken und die Effizienz zu steigern.

Mit den integrierten Lösungen von SAP Concur reduzieren Sie Komplexität, gewinnen klare Ausgabentransparenz und steuern Ihr Ausgabenmanagement proaktiv. Investieren Sie in ein zukunftssicheres System, das Ihr Unternehmen schützt und voranbringt.