Fahrtkostenabrechnung: Regeln, Pauschalen & Pflichtangaben

Eine Fahrtkostenabrechnung ermöglicht es Arbeitnehmenden, Kosten für beruflich veranlasste Fahrten vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen oder sie steuerlich geltend zu machen. Das ist vor allem dann relevant, wenn kein Firmenwagen zur Verfügung steht und Mitarbeitende ihr privates Fahrzeug für Geschäftsreisen nutzen. Wer Anspruch auf Kostenerstattung hat, muss dabei einige Pflichtangaben und formale Voraussetzungen beachten. Wie die Fahrtkostenabrechnung 2026 richtig funktioniert, welche Pauschalen gelten und was Arbeitgeber und Mitarbeitende wissen müssen, erfahren Sie hier.

Was ist eine Fahrtkostenabrechnung?

Eine Fahrtkostenabrechnung ermöglicht es Arbeitnehmenden, beruflich bedingte Fahrtkosten geltend zu machen. Bei Dienstreisen – etwa Kunden- oder Geschäftsterminen – können die Kosten direkt vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Für den täglichen Arbeitsweg hingegen ist keine direkte Erstattung vorgesehen; hier lassen sich die Fahrtkosten in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Fahrtkostenabrechnung für Geschäftsreisen

Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn berufliche Tätigkeiten außerhalb von Arbeitsstätte und des eigenen Zuhauses stattfinden. Die Abrechnung der Fahrtkosten hängt vom genutzten Verkehrsmittel ab:

• Firmenwagen: Benzinkosten können direkt über eine Firmentankkarte abgerechnet oder im Nachgang per Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden.
• Öffentliche Verkehrsmittel (Flugzeug, Zug, Bus, Fähre): Mit Vorlage des Tickets oder der Rechnung werden die entsprechenden Kosten erstattet.
• Privater PKW: Auch hier können Kosten mit der Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden. Dafür gibt es verschiedene Wege.

Fahrtkostenabrechnung bei Nutzung des privaten PKW

Wer für eine Geschäftsreise das eigene Fahrzeug nutzt, hat grundsätzlich drei Möglichkeiten:

Einzelbelege & Fahrtenbuch

Die tatsächlich angefallenen Kosten werden über Belege nachgewiesen. Dazu gehören Unterhaltskosten wie Steuern, Versicherung oder Abschreibungen, die zusammen mit der jährlichen Gesamtstrecke und den beruflich gefahrenen Kilometern in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Fahrzeugindividuelle Kilometerkosten

Die auf der Geschäftsreise zurückgelegten Kilometer werden im Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung festgehalten und auf Basis der individuellen Fahrzeugkosten erstattet. In der Praxis ist diese Methode allerdings eher selten, da ein umfangreicher Nachweis erforderlich ist.

Die gesetzliche Kilometerpauschale 2026

Die gesetzlich festgelegte Pauschale von 30 Cent pro Kilometer deckt pauschal alle fahrtbezogenen Kosten ab. Da die manuelle Dokumentation der Distanzen oft fehleranfällig ist, nutzen moderne Unternehmen heute automatisierte Lösungen wie Drive. Die App zeichnet die Strecke via GPS auf und berechnet die Kilometerkosten völlig automatisch für die Abrechnung.

Korrekte Anwendung der Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale regelt die Erstattung von Fahrtkosten bei Geschäftsreisen mit dem privaten Fahrzeug. Gemäß §670 BGB („Ersatz von Aufwendungen“) können Mitarbeitende diese Kilometerkosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach dem genutzten Fahrzeug:

• 30 Cent pro Kilometer mit dem eigenen Auto
• 20 Cent pro Kilometer mit dem eigenen Motorrad, Moped oder Mofa
• 20 Cent pro Kilometer mit dem eigenen E-Bike oder Pedelec (unter Voraussetzung eines Kennzeichens und einer Geschwindigkeit über 25 km/h)

Die Kilometerpauschale gilt nur für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten wie Kundenbesuche oder Fortbildungen und unabhängig davon, ob die Strecke im In- oder Ausland zurückgelegt wurde. Sie deckt alle fahrtbezogenen Kosten pauschal ab – Nachweise zu Kraftstoff, Reparaturen oder Versicherung sind nicht erforderlich und werden nicht separat erstattet.

Nach Abschluss der Reise wird eine Reisekostenabrechnung eingereicht, die neben den gefahrenen Kilometern auch weitere Ausgaben wie Taxifahrten, Verpflegung oder Geschäftsessen (jeweils mit Belegen) umfasst. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten nicht, können Arbeitnehmer die Fahrtkosten alternativ in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Beschäftigte in Behörden oder an Universitäten unterliegen zusätzlichen Regelungen: Sie müssen vor Reiseantritt einen Dienstreiseantrag stellen. Erst nach dessen Genehmigung kann die Dienstreise angetreten und die Kosten erstattet werden.

Fahrtkosten beim täglichen Pendeln

Der tägliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gilt nicht als Geschäftsreise. Die Fahrtkosten können daher nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Stattdessen greift die Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, die ausschließlich über die jährliche Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden kann.

Grundlage der Berechnung ist die einfache Entfernung zwischen Wohnsitz und Arbeitsplatz – unabhängig davon, ob man mit dem Auto, der Bahn oder dem Fahrrad pendelt. Ab Januar 2026 wurde die Pendlerpauschale einheitlich auf 38 Cent pro Kilometer angehoben. Sie gilt ab dem ersten Kilometer und ohne Mindestentfernung. Bei einer Fünf-Tage-Woche lassen sich so 220 bis 230 Fahrten im Jahr steuerlich absetzen.

Berechnungsbeispiel Fahrtkostenabrechnung bei Geschäftsreisen

Ein Vertriebsmitarbeiter fährt in einem Monat an 10 Tagen mit seinem privaten PKW zu Kundenterminen. Die einfache Strecke beträgt jeweils 15 Kilometer, also 30 Kilometer für Hin- und Rückfahrt.

Die Berechnung lautet:

10 Tage x 30 Kilometer x 0,30 Euro = 90,00 Euro

Der Mitarbeiter kann sich die 90 Euro gemäß der Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können die Fahrtkosten alternativ in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

So muss eine Fahrtkostenabrechnung 2026 aussehen

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form für die Fahrtkostenabrechnung vor, denn sie ist in der Regel Teil der Reisekostenabrechnung. Dennoch gibt es Pflichtangaben, ohne die eine Erstattung weder durch den Arbeitgeber noch durch das Finanzamt möglich ist. Wichtig: Alle Belege – Tankquittungen, Tickets, Taxibelege – müssen gesammelt und der Abrechnung beigefügt werden, auch bei kleineren Beträgen.

Pflichtangaben auf einen Blick:

• Name des Antragstellers inkl. Bankverbindung für die Erstattung
• Anlass und Zweck der Reise
• Reisedatum (Beginn und Ende)
• Reiseziel
• Genutztes Verkehrsmittel
• Gefahrene Kilometer (bei Nutzung des privaten PKW) bzw. Gesamtkosten (bei öffentlichen Verkehrsmitteln)
• Datum des Antrags
• Unterschrift des Antragstellers

Digitale Lösungen wie Drive unterstützen Geschäftsreisende dabei, die zurückgelegten Kilometer exakt und völlig automatisiert aufzuzeichnen. Die Strecke wird dabei geolokalisiert, angefallene Kosten werden automatisiert berechnet und im Anschluss direkt der Reisekostenabrechnung hinzugefügt. Stellt der Arbeitgeber eine solche Anwendung nicht zur Verfügung, müssen Mitarbeitende die Berechnung selbst manuell durchführen.

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Häufige Fragen zur Fahrtkostenabrechnung

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?

Die gesetzliche Kilometerpauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer für Fahrten mit dem privaten PKW im Rahmen von Geschäftsreisen. Für Motorräder, Mopeds, Mofas sowie kennzeichenpflichtige E-Bikes und Pedelecs gilt ein Satz von 20 Cent pro Kilometer.

Muss ich Belege für die Kilometerpauschale einreichen?

Nein. Bei der Kilometerpauschale sind keine Einzelnachweise für Kraftstoff, Versicherung oder Reparaturen erforderlich. Es genügt, die gefahrenen Kilometer zu dokumentieren, zum Beispiel über ein Fahrtenbuch oder eine App.

Fahrtkosten absetzen ohne Arbeitgeber-Erstattung?

Ja. Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht, können Arbeitnehmende diese in der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Unterschied zwischen Kilometer- und Pendlerpauschale?

Die Kilometerpauschale gilt für Geschäftsreisen mit dem privaten Fahrzeug und wird vom Arbeitgeber erstattet. Die Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale) gilt für den täglichen Arbeitsweg und kann nur über die Steuererklärung geltend gemacht werden – nicht über den Arbeitgeber.