Wie Sie Spesenbetrug zuverlässig und schnell entdecken

„Moment mal – kann das stimmen?“ Wer mit dem Ausgabenmanagement betraut ist, hat bei fragwürdigen Spesenabrechnungen sicher schon einmal eine Augenbraue hochgezogen. Von fiktiven Reisen und überhöhten Kosten bis hin zu doppelten Quittungen und Anträgen, die für ehemalige Mitarbeitende gestellt wurden – es gibt die kuriosesten Geschichten. Einige dieser Fälle mögen zwar lustig sein, die Folgen des Spesenbetrugs sind es jedoch nicht.

Kann Ihr Finanzteam eine betrügerische Kostenabrechnung von einem Versehen unterscheiden? Einige Betrugsfälle sind sicher leicht zu erkennen, andere hingegen erweisen sich als weniger offensichtlich. Umso wichtiger ist es, Spesenbetrug zu erkennen – schließlich geht es um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. Bevor wir uns ansehen, wie man mithilfe einer intelligenten Ausgabenmanagement-Plattform verhindern kann, dass Geld durch die Maschen schlüpft, werfen wir einen Blick auf einige der fragwürdigen Spesenabrechnungen – darunter auch die ungewöhnlichsten, denen wir begegnet sind.

Der klassische Spesenbetrug: Vermischung von Geschäft und Vergnügen

Die Grenzen zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben sind fließend, vor allem in Zeiten von Remote-Arbeit und Workation. Sie können ein Spotify-Abonnement nutzen, um den Arbeitstag mit entspannender oder motivierender Musik zu untermalen. Allerdings ist es unwahrscheinlich, dass Sie ausschließlich bei der Arbeit Musik hören, deshalb dürften Kosten für einen Streaming-Anbieter kaum als Betriebsausgabe anerkannt werden. Die Überbetonung des geschäftlichen Aspekts einer Reise ist eine gängige Methode, um Ausgaben für etwas geltend zu machen, das in Wahrheit ein Urlaub ist. Wir haben schon von Spesenabrechnungen für Designerhandtaschen und teure Uhren gehört, die für ein „professionelles Image“ angeschafft wurden. Rein dienstlich, versteht sich. Eine Angestellte reichte Quittungen für mehrere persönliche Amazon-Bestellungen ein – darunter Make-up, Kleidung, Parfüm und Toilettenartikel – fälschte diese jedoch, um den Anschein zu erwecken, es handele sich um Bürobedarf und Schreibwaren. Ein anderer reichte einen verdächtigen Antrag für einen Jahresbeitrag von 1.150 € für einen privaten Gastroklub ein. Es gibt nichts, was es nicht gibt. Schauen wir uns weitere mögliche Versuche von Spesenbetrug an – und was Sie tun können, um sie aufzudecken.

KI-Getrickse: Abrechnungen fälschen next level

Das Bearbeiten einer Quittung für Mahlzeiten, Verkehrsmittel, Büroausstattung oder Unterkunft durch Verfälschen des Datums, des Betrags oder des Produkts ist eine gängige Betrugstechnik. Heute hat sie allerdings ganz neue Dimensionen erreicht. Immer häufiger erstellen Mitarbeitende mithilfe von KI gefälschte Quittungen von Grund auf neu. Neue Bildgeneratoren und dubiose „Anleitungen“ in sozialen Medien machen es möglich. Fotorealistische Quittungen mit Logos, Gebrauchsspuren wie Flecken oder Falten und sogar gefälschte Reisetickets lassen sich so in Minutenschnelle zaubern. Diese Art von Fälschung ist im Ausgabenmanagement schwerer denn je als solche zu erkennen. Und doch lassen sich die Fälscher gut mit ihren eigenen Waffen schlagen. Denn KI kann nicht nur zur Erstellung von Fake-Quittungen verwendet werden, sondern auch dazu, sie als solche zu entlarven.

Hier sind einige typische Fälle von Spesenbetrug, nach denen Sie Ausschau halten sollten:

• Gefälschte Quittungen, die das Format echter Quittungen imitieren, aber falsche Informationen enthalten. Achten Sie darauf, ob Sie handschriftlich oder auch getippt einen neuen Betrag, einen weiteren Posten oder ein neues Datum über dem korrekten, ausgedruckten Betrag entdecken.
• Gefälschte Quittungen mit Ungereimtheiten wie unglaubwürdige Uhrzeiten, falsche oder fehlende Mehrwertsteuer, ungewöhnlich glatte Beträge, Fantasieadressen, falsche Währungen oder ein seltsames Design.
• Gefälschte Kilometerprotokolle, um die Erstattung von Entfernungen zu fordern, die nicht tatsächlich zurückgelegt wurden, oder für private Reisen, die als Geschäftsreisen getarnt sind.
• Geänderte Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern, um die Kosten für zu Geschäftszwecken gekaufte Waren oder Dienstleistungen in die Höhe zu treiben.

Webinar-Aufzeichnung: Concur Detect by Oversight im Einsatz

Statt Theorie zeigen wir Ihnen, wie Concur Detect by Oversight konkret in SAP Concur integriert ist und wie die Lösung im Alltag funktioniert.

Video ansehen

Doppelt gemoppelt: eine Quittung maximal genutzt

Eine Frage, die im Ausgabenmanagement immer wieder auftaucht: Warum eine Geschäftsreise nur einmal abrechnen, wenn man sie zweimal einreichen kann? Ein Betrüger versuchte zum Beispiel, dieselbe Quittung in zwei verschiedenen Reisekostenabrechnungen einzureichen, mit identischen Angaben wie Datum, Tischnummer, Servicenummer, Betreiber und Namen der Gäste – aber zu einer anderen Zeit.

Wie sich Spesenbetrug sonst oft zeigt:

• Einreichung einer doppelten Spesenabrechnung mit derselben Quittung – vielleicht eine als elektronische Quittung, eine als Papierquittung.
• Zweimaliges Hochladen der gleichen Quittung in verschiedenen Positionen eines Berichts.
• Änderung eines kleinen Details in einer Spesenabrechnung, z. B. der Uhrzeit oder der Tischnummer, um den Anschein zu erwecken, dass es sich um eine weitere Abrechnung handelt. Eine andere Schriftgröße kann dafür ein Indiz sein.

Schummeln mit Zahlen: Abrechnungsbetrug für Detektive

Ein sicherer Weg, um zu erkennen, ob eine Ausgabe gefälscht sein könnte, sind nicht zusammenpassende Zahlen. Möglicherweise gibt es Unstimmigkeiten zwischen den eingereichten Quittungen und den tatsächlichen Kosten für den Gegenstand, die Reise oder das Essen. Ein Mitarbeiter könnte überhöhte Summen angeben, um persönliche Ausgaben zu decken. Gerade hier ist künstliche Intelligenz (KI) ein besonders nützliches Werkzeug. Denn sie erkennt auch Abweichungen und Trends, die in nur seltenen Fällen von menschlichen Prüfern auf den ersten Blick festgestellt werden. Damit wird die Technologie im Ausgabenmanagement zu einem unverzichtbaren Werkzeug.

Zu den Indizien für Spesenbetrug, auf die Sie achten sollten, gehören:

• Der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung stimmt nicht mit der tatsächlichen Summe aus den einzelnen Artikeln überein.
• Ein und derselbe Beleg wurde für mehrere Kostenabrechnungen verwendet – z. B. mehrere Parktickets, aber nur ein Beleg.
• Kosten für Gegenstände, die im Verhältnis zu ihrem Wert überteuert erscheinen. Kostet ein Taxi von Berlin nach Potsdam wirklich 180 Euro?

Das Versteckspiel: Kosten unauffällig unterschieben

Niemand schätzt es, von einem "versteckten Extra" überrascht zu werden. Ob es sich nun um eine saftige Servicegebühr, eine astronomische Upgrade-Gebühr oder eine überraschende Strafe für Zahlungsverzug handelt, sie lassen sich nur schwer vermeiden. Was passiert also, wenn Mitarbeitende versuchen, ein kleines Extra in ihrer Spesenabrechnung zu verstecken? Alle, die dies tun, sind für die nicht konforme Spesenabrechnung haftbar.

Hier sind einige Beispiele für Spesenbetrug durch diese Art von Unehrlichkeit:

• Erstellung einer neuen Spesenabrechnung unter Verwendung einer alten Quittung, um ein Hotel außerhalb der Richtlinien zu ermöglichen.
• Hinzufügen eines enormen Trinkgelds – zum Beispiel eine Spesenabrechnung für einen Artikel im Wert von 12 Euro mit einem Trinkgeld von 175 Euro.
• Wiedereinreichung eines Berichts mit derselben Quittung, aber zwei sehr leicht unterschiedlichen Beträgen – zum Beispiel einer über 58,60 Euro und einer über 59,60 Euro.

Bildlich gesprochen: der Schreibtischstuhl als Quittung

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Aber was, wenn es für Ihre Spesenabrechnung vollkommen irrelevant ist? Der Versuch, Spesen einzureichen, wenn man abgelenkt ist, kann zu Fehlern und Ungenauigkeiten führen.

Zum Nachweis seiner Standorte lud ein Nutzer ein Foto seiner versammelten, lächelnden Kollegen vor Ort hoch, während eine Kollegin ein Foto ihres Schreibtischs und ihres Schreibtischstuhls schickte, anstatt ein Bild ihrer Quittungen. Das mag kein klassischer Spesenbetrug sein, aber das Nachhaken kostet die Kolleginnen und Kollegen im Ausgabenmanagement unnötig Zeit.

ExpenseIt ist eine App zum Scannen von Quittungen, die Fotos automatisch in Ausgabenposten umwandelt. Danach werden sie einfach zu einer neuen oder bestehenden Forderung hinzugefügt. Dies verringert die Zeit für die manuelle Eingabe und verhindert Fehler, die in Eile leicht entstehen können.

Und nun zum ernsten Teil: Zeit, das Ausgabenmanagement zu verbessern

Bei allem Schmunzeln über so manche Kuriosität – Spesenbetrug hat ernsthafte Auswirkungen auf Ihr Unternehmen, die sich auf die Profitabilität auswirken können.

Bemühen Sie sich um eine Kultur der Ehrlichkeit und der Einhaltung von Vorschriften, die potenzielle Betrugsfälle abschreckt. Machen Sie deutlich, dass Betrügerinnen und Betrüger ertappt werden können und welche Disziplinarmaßnahmen für vorsätzliche oder wiederholte Verstöße vorgesehen sind.

Vorbeugen ist besser als heilen. Wir empfehlen eine Prozess-Checkliste, die Fragen wie diese enthält:

• Lassen sich Kreditkartendaten nahtlos in Ihre Ausgabenprogramme integrieren?
• Müssen elektronische Belege ab einer bestimmten Ausgabenhöhe vorgelegt werden?
• Gibt es automatisierte Prüfungsregeln zur Durchsetzung von Kontrollen?
• Verfügen Sie über ein unparteiisches, externes Prüfprogramm, das Sie bei der Überwachung und Kontrolle Ihrer Ausgaben unterstützt?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantworten, ist es vielleicht an der Zeit zu überprüfen, wie Ihr Ausgabenmanagement Spesenbetrug aufdeckt und verhindert.

Die Technologie: Freund UND Feind des Spesenbetrugs

Technologie kann Angestellten den Betrug erleichtern, aber sie spielt auch eine wichtige Rolle bei seiner Erkennung und Verhinderung. KI kann in Sachen Spesenbetrug Ihr bester Freund oder Ihr größter Feind sein – in jedem Fall aber brauchen Sie die Technologie auf Ihrer Seite, um die Nase vorn zu haben. Denken Sie daran, dass Mitarbeitende in der Vergangenheit eine leere Quittung für eine Taxifahrt ausfüllen und so leicht eine falsche Abrechnung erstellen konnten. Heute wird bei einer Uber-Fahrt eine elektronische Quittung ausgestellt. Die mobile App von SAP Concur kann in Kombination mit den GPS-Tracking-Funktionen unserer Drive-Lösung dazu beitragen, den Standort und die Echtheit von Abrechnungen zu überprüfen. Damit wird der Prozess für die Mitarbeitenden einfacher und für das Ausgabenmanagement zuverlässiger.

Die Lösungen von SAP Concur lassen sich auch mit den großen Hotelketten integrieren. So können automatisch aufgeschlüsselte elektronische Quittungen erstellt werden, aus denen die genauen Zimmerkosten hervorgehen. Dies verhindert, dass Mitarbeitende überhöhte Übernachtungspreise geltend machen, gefälschte Nebenkosten hinzufügen oder handschriftliche oder bearbeitbare Quittungen einreichen.

Ähnlich verhält es sich, wenn Sie einen Flug über Concur Travel oder über Partnerfluggesellschaften buchen: Alle Details – Daten, Routen, Kosten, Reiseklasse –werden direkt in das Spesensystem übernommen. Das bedeutet, dass ungenaue oder manipulierte Einträge gekennzeichnet werden und Verstöße besser sichtbar sind. Wenn jemand versucht, denselben Flug zweimal zu beantragen – zum Beispiel einmal mit einer Bestätigungs-E-Mail und ein zweites Mal mit einem gefälschten PDF-Dokument – werden doppelte Reisekostenabrechnungen angezeigt.

Darüber hinaus bietet SAP Concur Echtzeit-Berichtsfunktionen, mit denen Sie Ausgaben sofort überwachen und Trends, Ausreißer und ungewöhnliche Muster in den Kostendaten erkennen können.

SAP Concur: Ihre Verwaltungslösung mit Adleraugen

Unsere Lösungen für Spesen, Reisen und Rechnungen sowie eine Reihe weiterer Produkte bilden eine solide Barriere zwischen Ihrem Unternehmen und irreführenden, ungenauen oder geradezu bizarren Spesenabrechnungen. Die Stärke liegt in der Kombination von KI-Technologie und menschlichem Fachwissen – etwas, das SAP-Concur-Lösungen seit über einem Jahrzehnt auszeichnet und beständig weiterentwickelt wird.

Die Lösungen erkennen Muster und weisen auf Abweichungen hin, etwa wenn jemand ständig knapp unter den quittungspflichtigen Schwellenwerten abrechnet oder immer teurere Anbieter bucht als seine Kolleginnen und Kollegen. Unsere fortschrittlichen Betrugs- und Compliance-Tools nutzen KI und maschinelles Lernen, um alle Spesenabrechnungen effizient zu überprüfen und diejenigen zu identifizieren, die einer genaueren Prüfung bedürfen. KI kann Abweichungen und Quittungen mit unüblichen Merkmalen erkennen.

Intelligent Audit scannt die Kosten auf Spesenabrechnungen, weist auf Ausnahmen hin und markiert diejenigen, die eine weitere Überprüfung erfordern. Zertifizierte menschliche Prüfer kontrollieren dann diese gekennzeichneten Kosten, bevor sie erstattet werden.

Die Lösung Concur Detect von Oversight nutzt darüber hinaus intelligente Trend- und Musteranalysen sowie durchgängige Prozesse zur Kostenprüfung. Dies ermöglicht die Überprüfung von Spesenabrechnungen anhand von Belegen vor der Erstattung und erleichtert die Identifizierung von Abweichungen und Betrug. Damit wird auch viel Druck von den verantwortlichen Mitarbeitenden genommen, die üblicherweise mit zeitraubender Detektivarbeit beschäftigt sind.    

Ziehen Sie einen Schlussstrich unter den Spesenbetrug

Es war noch nie so einfach, Mitarbeitende davon abzuhalten, das Spesensystem zu betrügen, und Betrug zu erkennen, bevor es zu spät ist. Obwohl es sich in den meisten Fällen um Versehen handelt, wird es immer wieder auch Spesenbetrug geben. Jeder Schritt, den Sie jetzt unternehmen können, um fehlerhafte Ausgaben und betrügerische Ansprüche einzugrenzen, trägt zu einer besseren Zukunft bei.

Von unserer zentralen Moment-Plattform über spezielle Apps zur Unterstützung der Quittungserfassung und Kilometerabrechnungen bis hin zu unseren robusten Auditing-Tools, die auf jahrelange Erfahrung in der Kombination von KI und menschlichen Fähigkeiten zurückgreifen können – wir sind mehr als nur ein zusätzliches Paar Augen in Ihrem Ausgabenabrechnungsprozess.

In einer Welt, in der die KI-Technologie sowohl das Tempo der Produktinnovation als auch die Aufdeckung von Betrug beschleunigt, helfen unsere Lösungen, Ihr Unternehmen mit klugem Ausgabenmanagement vor allen Herausforderungen zu schützen und dafür zu sorgen, dass Sie auf alles vorbereitet sind, was die Zukunft bringt.

Ist Spesenbetrug ein Problem für Ihr Unternehmen? Laden Sie unser kostenloses eBook zum Eindämmen von Spesenbetrug herunter! So erfahren Sie, wie Sie Ihr Risikomanagement in fünf Schritten verbessern können und wie SAP-Concur-Lösungen Sie dabei unterstützen, betrügerische Aktivitäten zu verhindern und aufzudecken.