Geschäftsreisemanagement
Reisekosten-Grundlagen: Wie eine Reisekostenabrechnung funktioniert
Reisekostenabrechnungen sind ein Muss in jedem Unternehmen. Sie brauchen Zeit, binden Ressourcen und können sogar Finanz- und Buchhaltungsabteilungen überlasten. Und doch sind sie unverzichtbar. Schließlich können Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nur so entstandene Geschäftsausgaben erstattet werden. Heute wollen wir uns den Grundlagen der Reisekostenabrechnung widmen. Wer muss sich bei den Abrechnungen um welche Aufgaben kümmern? Wie schaut es eigentlich rechtlich aus? Und welche Rolle können Reisekostenrichtlinien spielen? Gehen wir einmal in die Details.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung ist die systematische Erfassung und Abrechnung beruflich bedingter Ausgaben, die Arbeitnehmenden im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit entstehen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen geschäftlich entstandene Kosten häufig zunächst auslegen. Das kennen vor allem jene, die regelmäßig unterwegs sind, wie Vertriebsmitarbeitende oder Menschen, die beratend oder als Managerinnen und Manager arbeiten. Sie strecken beispielsweise die Ausgaben für einen Restaurantbesuch mit einem Kunden vor – genauso wie die Zugfahrkarte zu einem Geschäftstermin oder die Benzinkosten bei der Anreise mit dem eigenen Fahrzeug.
Gemäß der internen Reiserichtlinie schießen Arbeitnehmende häufig die Kosten vor und der Arbeitgeber erstattet sie im Nachhinein. Um eine Rückerstattung zu erhalten, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung vorlegen. Je nachdem, ob es sich dabei um eine Dienstreise, eine Geschäftsreise oder allgemein um Auswärtstätigkeit handelt, wird sie unterschiedlich gehandhabt.
- Als Dienstreise bezeichnet man in der Regel eine beruflich veranlasste Reise von Beamten oder Angestellten im öffentlichen Dienst (seltener auch in der Privatwirtschaft). Die Reisekostenabrechnung dazu erfolgt meist nach festen Pauschalen und wird vom Dienstherrn genehmigt.
- Mit Geschäftsreise ist in der Regel die beruflich notwendige Reise in der freien Wirtschaft gemeint. Reisende reichen hier ihre Reisekosten beim Arbeitgeber ein, der sie nach steuerrechtlichen Vorgaben (z. B. Pauschalen laut Einkommensteuergesetz) erstattet. Eine steuerfreie Erstattung ist möglich, wenn die Regeln eingehalten werden. Erfolgt keine Erstattung, können Arbeitnehmende die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
- Für Auswärtstätigkeiten gelten die steuerlichen Reisekostenregelungen zu Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten. Grundlage sind § 9 EStG (Werbungskosten) und die Lohnsteuerrichtlinien, an denen sich die steuerfreie Arbeitgebererstattung orientiert.
Reisekosten und Steuer: das ist wichtig
Grundsätzlich gilt: Reisekosten können für Arbeitnehmende als Werbungskosten oder für Arbeitgeber als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Werden die Pauschalen überschritten oder es fehlen Belege, kann es zu steuerlichen Nachteilen kommen. Eine sorgfältige Dokumentation ist daher nicht nur für die Reisekostenabrechnung an sich, sondern auch für die steuerliche Anerkennung sehr wichtig.
Dabei lohnt es sich immer, die aktuellen Änderungen im Reisekostenrecht im Auge zu behalten. Zum Jahresbeginn 2025 wurden etwa inflationsbedingt die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen leicht angepasst. Und Arbeitgeber sollten auf eine GoBD-konforme und revisionssichere Dokumentation achten – zunehmend auch in digitaler Form.
Beteiligte Parteien und Verantwortlichkeiten bei Reisekosten
Reisekostenabrechnungen erstellen, einreichen, prüfen und freigeben – sehen wir uns einmal kurz an, wie die Rollen der Beteiligten zu verstehen sind.
- Die Arbeitnehmenden: Zunächst einmal sind Arbeitnehmende dazu verpflichtet, alle reisekostenrelevanten Belege vollständig und zeitnah einzureichen. Dazu gehören Fahrt-, Hotel- und Verpflegungsnachweise sowie Angaben zu Reisezweck und -dauer. Ohne korrekte Dokumentation keine Erstattung.
- Der Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss die Reisekostenabrechnung prüfen, steuerlich korrekt abrechnen und gegebenenfalls Lohnsteuerpauschalen anwenden. Bei Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben kann er die Kosten steuerfrei erstatten und als Betriebsausgaben absetzen.
- Die Buchhaltung: Die Buchhaltung sorgt für die Erfassung der Reisekosten und ordnet sie den jeweiligen Kostenstellen zu. Klare interne Prozesse und digitale Tools helfen, Reisekostenabrechnungen zu optimieren und effizient, nachvollziehbar und prüfungssicher zu gestalten.
- Das Finanzamt: Das Finanzamt kann im Rahmen von Lohnsteuer- oder Betriebsprüfungen Reisekostenabrechnungen einsehen. Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Voraussetzungen für steuerfreie Erstattungen eingehalten wurden und die Dokumentation plausibel ist.
Reisekostenrichtlinien im Unternehmen
Gute Reisekostenrichtlinien sorgen nicht nur dafür, dass Mitarbeitende eine klare Orientierung haben, was sie abrechnen können und was nicht. Sie erleichtern auch die Prüfung, sorgen für mehr Transparenz und weniger Betrug. Damit sind sie ein wichtiger Baustein im Ausgabenmanagement, in den es sich zu investieren lohnt. Reiserichtlinien in Unternehmen legen die Regeln für den Reiseantrag, die Reisebuchung, die Reisekostenabrechnung und Rückerstattung der Kosten einer Geschäftsreise fest. Kein Aspekt sollte dabei außen vor bleiben. Je nach Branche können sich die Anforderungen an Reisen erheblich unterscheiden. Außendienst, Projektgeschäft oder internationale Einsätze erfordern flexible Regelungen – etwa für Reisezeiten, Tagesspesen oder Unterkunftsstandards. Die Richtlinie sollte diese Besonderheiten abbilden.
Damit eine Reisekostenrichtlinie wirksam ist, muss sie klar formuliert, gut zugänglich und frühzeitig kommuniziert werden – idealerweise bei der Einführung neuer Prozesse oder bei Arbeitsbeginn. Schulungen und FAQs erhöhen die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Führungskräften. Doch mit der Implementierung ist die Arbeit noch nicht getan – Reisekostenrichtlinien sollten regelmäßig überprüft und bei Gesetzesänderungen zeitnah angepasst werden – etwa bei neuen Verpflegungspauschalen, geänderten steuerlichen Vorgaben oder arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Nur so bleibt die Richtlinie aktuell und rechtskonform. In unserem Leitfaden für die Erstellung einer Reiserichtlinie bekommen Sie viele weitere wertvolle Tipps rund um die Richtlinie zu allen Reisekosten.
Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung?
Kommen wir nun zu der wichtigsten Frage, die sich alle Geschäftsreisenden stellen. Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um ein Papierdokument oder eine digitale Datei, die alle Aufwände enthält, die auf einer Geschäftsreise entstanden sind und vom Arbeitgeber erstattet werden. Der Gesetzgeber schreibt keine verbindliche Form vor. Vielmehr können Unternehmen entsprechende Formulare und Vorlagen nach ihren Anforderungen, internen Regeln und Berechnungsformeln erstellen.
Welche Angaben müssen Reisekostenabrechnungen aufführen?
- Name des Einreichers
- Reisedaten und -dauer
- Zweck der Reise
- Unterschrift des Reisenden zur Bestätigung der Richtigkeit seiner Angaben
Ob handschriftlich ausgefülltes Formular, PDF-Datei, Excel-Tabelle oder eine in der Cloud gehostete Webanwendung – bei der Reisekostenabrechnung kommt es auf den Inhalt, nicht das Medium an. Je nach Methode und zur Verfügung stehenden Tools kann sie aber mehr oder weniger Zeit und Energie kosten.
Soweit zu den wichtigsten Grundlagen der Reisekostenabrechnung. Viele weiterführende Informationen finden Sie in den nachfolgenden FAQs.
Zusätzliche FAQ zu Reisekosten-Grundlagen
