Steuererklärung 2025: Fristen, Pauschalen, Fahrtkosten & Reisekosten

Ob es sich um die Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg, Kosten für ein Geschäftsessen oder die Übernachtung auf der Dienstreise handelt – viele beruflich bedingte Ausgaben können von Arbeitnehmenden und Geschäftsreisenden steuerlich geltend gemacht oder vom Arbeitgeber erstatten werden. Die Navigation durch den Dschungel der steuerlichen Vorgaben, Pauschalen und Fristen kann jedoch komplex sein.

Genau hier setzt moderne Technologie an: SAP Concur unterstützt Unternehmen maßgeblich bei der Einhaltung steuerlicher Vorgaben, indem es die Erfassung, Prüfung und Abwicklung von Reisekosten und Ausgaben automatisiert und so für Transparenz und Compliance sorgt.

Doch welche Pauschalen sind 2025 relevant? Welche Änderungen im Vergleich gibt es dabei zur Steuererklärung 2024 und Steuererklärung 2023? Welche Pauschalen können Arbeitnehmende in der Steuererklärung 2025 sogar ohne Nachweis geltend machen? Welche Fristen gibt es zu beachten? Dieser Artikel liefert Ihnen die Antworten und zeigt auf, wie Sie und Ihr Unternehmen steuerlich auf der sicheren Seite bleiben.

Abgabefrist für die Steuererklärung 2025

Für das Steuerjahr 2025 gilt für Personen, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, der 31. Juli 2026 als Abgabefrist. Eine verspätete Abgabe kann zu Säumniszuschlägen oder Sanktionen führen. Wenn man sich durch einen Steuerberater unterstützen lässt, verschiebt sich diese Frist auf den 1. März 2027. Eine Fristverlängerung kann nur unter besonderen und begründeten Umständen beantragt werden. Bei einer freiwilligen Abgabe der Steuererklärung gilt für Arbeitnehmende als Stichtag der 31. Dezember 2029, da sie ihre Steuern grundsätzlich bis zu vier Jahre rückwirkend einreichen können. Danach ist eine rückwirkende Einreichung nur nach Aufforderung durch das Finanzamt möglich.

Pauschalen 2025 – Homeoffice, Fahrtkosten, Reisekosten & Co.

Die folgenden Pauschalen sind relevant für das Steuerjahr 2025 und bieten im Vergleich zu den Vorjahren 2023 und 2024 weitestgehend Stabilität.

Homeoffice-Pauschale: Aktuelle Regelungen für 2025

In der Steuererklärung können über die seit 2020 geltende Homeoffice-Pauschale auch die damit verbundenen Zusatzkosten aus dem häuslichen Umfeld steuerlich geltend gemacht werden. Für das Arbeitszimmer ist ein Nachweis über einen separaten Raum inzwischen nicht mehr erforderlich. Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag. Jährlich können maximal 1.260 Euro steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden, also etwa 210 Tage im Jahr. Diese Regelung gilt unverändert für die Steuererklärungen 2023, 2024 und 2025.

Fahrtkosten (Entfernungspauschale): Konstante Werte für 2025

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt eine Entfernungspauschale für die einfache Strecke, auch als Kilometer- oder Pendlerpauschale bekannt. Das bedeutet, dass nur die Entfernung in eine Richtung berücksichtigt wird – nicht die gesamte Hin- und Rückfahrt. Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer, unabhängig vom Verkehrsmittel. Diese Sätze blieben seit 2022 bestehen und gelten somit auch unverändert für 2023, 2024 und 2025.

Die Kilometerpauschale kann für jeden Arbeitstag geltend gemacht werden, solange an diesem zur Arbeit gependelt wurde. Pro Kalenderjahr können jedoch maximal 4.500 Euro abgesetzt werden. Eine Ausnahme bilden öffentliche Verkehrsmittel: Wer hier nachweislich höhere tatsächliche Kosten hat, kann diese in voller Höhe geltend machen.

Arbeitnehmende können darüber hinaus eine Vielzahl von Geschäftsreisekosten als Werbungskosten absetzen, falls diese nicht bereits vom Arbeitgeber über die Reisekostenabrechnung erstattet wurden. Für berufliche Fahrten mit dem eigenen Pkw gilt eine Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer, für motorisierte Zweiräder 0,20 Euro pro Kilometer und für Fahrräder 5 Euro monatlich bei mindestens zweimaliger dienstlicher Nutzung.

Wenn die tatsächlichen Kosten den Pauschalbetrag überschreiten, können diese nachgewiesen werden, indem man den Anteil der beruflich gefahrenen Kilometer an der gesamten Jahresfahrleistung berechnet.

Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn oder Taxi können die tatsächlichen Kosten mit entsprechenden Einzelbelegen abgesetzt werden und der berufliche Anteil bei einer BahnCard-Nutzung muss durch Nachweise oder Schätzungen belegt werden.

Wie wird der Dienstwagen in der Steuererklärung angegeben?

Bei der privaten Nutzung eines Dienstwagens wird in der Regel die 1 %-Regelung angewendet. Das bedeutet, dass monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Alternativ besteht die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen, um den genauen beruflichen Nutzungsanteil zu belegen. Die Entscheidung zwischen beiden Methoden hat erheblichen Einfluss auf die Höhe der zu versteuernden Beträge.

Kosten geltend machen: Weiterbildung, Spesen, Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand: Konstante Pauschalen für 2025

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass während einer Reise höhere Verpflegungskosten anfallen als zu Hause. Daher können Pauschalen für die Verpflegung abgesetzt werden. Diese Pauschalen sind seit 2020 stabil und gelten somit auch für 2023, 2024 und 2025. 

• In Deutschland betragen diese 28 Euro für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden.
• 14 Euro, wenn mehr als 8 Stunden außer Haus verbracht werden.
• Dies gilt auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen.

Im Ausland können die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand höher ausfallen. Es ist wichtig, dass die Verpflegungspauschalen korrekt ermittelt und in der Steuererklärung angegeben werden, wenn sie nicht über eine Reisekostenabrechnung eingereicht werden. Die aktuell geltenden Pauschbeträge im Ausland können in den Schreiben der obersten Finanzbehörden nachgeschlagen werden. Ist ein Land nicht gelistet, gilt der Spesensatz für Luxemburg.

Zudem können Aufwendungen für berufliche Fortbildungen, Seminare oder Weiterbildungsmaßnahmen steuerlich geltend gemacht werden, da sie direkt mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen. Diese Kosten sind insbesondere für Selbständige und Arbeitnehmende von Vorteil, die kontinuierlich in ihre berufliche Qualifikation investieren. Rechnungen, Zahlungsnachweise und Teilnahmebestätigungen sollten gesammelt werden. Übernimmt der Arbeitgeber einen Teil der Kosten, kann nur der selbst gezahlte Anteil abgesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwand & Pauschalen: Reisekosten richtig abrechnen

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Für längere Dienstreisen: die Übernachtungspauschale

Bei Hotelübernachtungen aus beruflichen Gründen können die tatsächlichen Übernachtungskosten in voller Höhe abgesetzt werden, wenn diese aus eigener Tasche gezahlt wurden. Nicht abgedeckt werden davon enthaltene Verpflegungskosten. Sind diese im Preis enthalten, müssen die Kosten abgezogen werden. Für ein Frühstück werden 5,60 Euro vom Gesamtbetrag abgezogen, für Mittag- und Abendessen je 11,20 Euro.

Bei Mitnutzung der Unterkunft durch nicht beruflich bedingte Begleitpersonen, beispielsweise einem Partner, können nur die Kosten für eine Einzelunterkunft abgesetzt werden. In solchen Fällen sollten Reisende nach einer separaten Einzelzimmerrechnung fragen.

Für alle weiteren Kosten einer Geschäftsreise: die Reisenebenkosten

Neben den Hauptkosten für eine Dienstreise können auch weitere beruflich bedingte Nebenkosten abgesetzt werden. Etwa eine Reisegepäckversicherung, Maut oder Schäden, die durch Diebstahl entstehen. Für nicht belegbare Nebenkosten, wie Trinkgelder oder Gepäckaufbewahrung, kann ein Eigenbeleg erstellt werden, in dem Datum, Ort und Betrag vermerkt sind. Wichtig ist dabei, alle Belege sorgfältig zu sammeln und die entsprechenden Kosten in der Steuererklärung korrekt anzugeben.

SAP Concur: Ihr Partner für steuerkonforme Reisekostenabrechnungen

Die Komplexität der steuerlichen Vorschriften, insbesondere bei internationalen Reisen und unterschiedlichen Pauschalen, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. SAP Concur unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung steuerlicher Vorgaben auf vielfältige Weise:

1. Automatisierte Pauschalenberechnung: SAP Concur ist in der Lage, die korrekten Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschalen und Übernachtungskosten basierend auf Reisedauer, Zielort und nationalen/internationalen Steuersätzen automatisch zu berechnen und anzuwenden. Dies minimiert Fehler und stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

2. Digitale Belegverwaltung (GoBD-konform): Die digitale Erfassung und Archivierung von Belegen entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies erleichtert nicht nur die Dokumentation, sondern auch die Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen und hilft, die Integrität der Daten zu gewährleisten.

3. Richtlinienkonformität und Audit-Trail: Unternehmen können ihre internen Richtlinien und steuerrechtlichen Vorgaben direkt in SAP Concur hinterlegen. Das System prüft automatisch, ob eingereichte Ausgaben diesen Richtlinien entsprechen. Jede Transaktion, Änderung und Genehmigung wird detailliert protokolliert (Audit-Trail), was für die Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt unerlässlich ist.

4. Trennung von privater und beruflicher Nutzung (Dienstwagen, etc.): SAP Concur ermöglicht eine präzise Erfassung der beruflichen und privaten Nutzung von Dienstwagen oder anderen Betriebsmitteln, beispielsweise durch die Integration von Fahrtenbuchfunktionen oder die Unterstützung der 1 %-Regelung.

5. Globale Compliance: Für international tätige Unternehmen ist SAP Concur besonders wertvoll, da es länderspezifische Steuervorschriften und Mehrwertsteuerregelungen berücksichtigen kann. Dies ist entscheidend, um Strafen und Nachzahlungen in verschiedenen Jurisdiktionen zu vermeiden.

6. Transparenz und Reporting: Detaillierte Berichte und Analysen zu Ausgaben und Steuerabzügen sind jederzeit abrufbar. Dies bietet Finanzabteilungen eine umfassende Übersicht und vereinfacht die Erstellung der Steuererklärung sowie die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.

Durch den Einsatz von SAP Concur können Unternehmen nicht nur den administrativen Aufwand reduzieren und die Effizienz steigern, sondern vor allem die Risiken im Bereich der steuerlichen Compliance erheblich minimieren. Es ist ein unverzichtbares Tool, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben korrekt erfasst, geprüft und den jeweils geltenden Steuervorschriften entsprechend behandelt werden.

Pauschalen 2025 im Überblick – Geschäftsreisen abrechnen

Eine stichpunktartige Zusammenfassung der wesentlichen Pauschalen und Regelungen erleichtert die Übersicht:

• Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro jährlich.
• Entfernungspauschale: 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 km, ab dem 21. km 0,38 Euro. Maximal 4500 Euro jährlich.
• Reisekosten: Pauschalen für den Pkw (0,30 Euro/km), motorisierte Zweiräder (0,20 Euro/km) und Fahrrad (5 Euro/Monat) sowie tatsächliche Kosten für öffentliche Verkehrsmittel.
• Verpflegungsmehraufwand: 28 Euro pro Tag (24-Stunden-Abwesenheit), 14 Euro (bei >8 Stunden Abwesenheit) bei Reisen in Deutschland.
• Übernachtungskosten: Tatsächliche Hotelkosten, abzüglich pauschal angesetzter Verpflegungskosten.

Was ist neu in der Steuererklärung 2025 im Vergleich zu 2024 und 2023?

Die gute Nachricht: Für die Steuererklärung 2025 gibt es keine gravierenden Änderungen bei den wichtigsten Pauschalen im Vergleich zu den Vorjahren 2023 und 2024. Die Werte, die Sie bereits kennen, bleiben stabil:

• Homeoffice-Pauschale: Die Erhöhung auf 6 Euro pro Tag und das Jahresmaximum von 1.260 Euro gilt bereits seit dem Steuerjahr 2023. Diese Werte bleiben für 2024 und 2025 bestehen.
• Entfernungspauschale: Die Staffelung von 0,30 Euro für die ersten 20 km und 0,38 Euro ab dem 21. km ist ebenfalls seit 2022 unverändert und gilt somit auch für 2023, 2024 und 2025.
• Verpflegungsmehraufwand (Inland): Die Pauschalen von 28 Euro (24h Abwesenheit) und 14 Euro (>8h Abwesenheit) sind seit 2020 konstant und gelten somit für 2023, 2024 und 2025.
• Kilometerpauschalen für Dienstreisen (Pkw, Zweirad): Auch hier gab es keine Änderungen in den letzten Jahren, die Werte sind für 2023, 2024 und 2025 identisch.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für die häufigsten absetzbaren Kosten im Rahmen der Steuererklärung 2025 Kontinuität herrscht, was die Planung und Abrechnung vereinfacht.

Pauschalen 2025 ohne Einzelnachweise geltend machen

Einige Pauschalen sind besonders attraktiv, da sie den Nachweis von Einzelbelegen überflüssig machen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie keinerlei Dokumentation benötigen – die Anzahl der Tage oder die Kilometerzahl muss weiterhin belegt oder glaubhaft gemacht werden.

Folgende Pauschalen können Sie 2025 ohne die Vorlage von Einzelbelegen für die konkrete Ausgabe geltend machen:

• Homeoffice-Pauschale: Sie müssen keine Rechnungen für Strom, Heizung oder Miete vorlegen. Es reicht, die Anzahl der Homeoffice-Tage anzugeben (bis max. 210 Tage). Ein separates Arbeitszimmer ist seit 2023 nicht mehr notwendig.
• Entfernungspauschale: Sie müssen keine Tankquittungen oder ÖPNV-Tickets einreichen, um die Pauschale zu nutzen. Entscheidend ist die Anzahl der Arbeitstage und die Entfernung zur Arbeitsstätte. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und Nachweis höherer tatsächlicher Kosten ist jedoch eine Belegpflicht gegeben.
• Verpflegungsmehraufwand: Sie müssen keine Essensrechnungen sammeln. Es genügt, die Dauer und den Grund der Abwesenheit von zu Hause (z.B. Dienstreise von X Stunden/Tagen) zu dokumentieren, um die entsprechenden Pauschbeträge in Anspruch zu nehmen.
• Kontoführungsgebühren: Ein Pauschbetrag von 16 Euro pro Jahr kann ohne jeden Nachweis als Werbungskosten angesetzt werden.
• Sonderausgaben-Pauschbetrag: Dieser beträgt 36 Euro pro Arbeitnehmer und deckt ohne Einzelnachweise diverse kleine Sonderausgaben ab.

Auch wenn diese Pauschalen die Abrechnung vereinfachen, ist eine gewissenhafte Dokumentation der zugrunde liegenden Umstände (z.B. Homeoffice-Tage, Reisetage) essenziell. Digitale Lösungen wie SAP Concur helfen dabei, diese Daten strukturiert zu erfassen und für die Steuererklärung aufzubereiten.

Steuerliche Besonderheit: Bundeswehr, Selbständige, Umzug, Bewerbung

Neben den allgemeinen Regelungen gibt es spezielle steuerliche Optimierungsmöglichkeiten für unterschiedliche Gruppen. Bundeswehrangehörige, Selbständige und Personen, die aus beruflichen Gründen umziehen oder zu Vorstellungsgesprächen reisen, profitieren von individuellen Abzugsmöglichkeiten. Für eine detaillierte Betrachtung ist es ratsam, die jeweiligen steuerlichen Vorschriften und gegebenenfalls einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.

Großes Potenzial hat auch die doppelte Haushaltsführung: Wer aus beruflichen Gründen eine doppelte Haushaltsführung betreiben muss, kann bestimmte Kosten steuerlich absetzen. Voraussetzung ist, dass der Hauptwohnsitz am Familienort verbleibt und ein eigener Haushalt am Arbeitsort geführt wird. Absetzbar sind unter anderem Miete, Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand.

Kleine Posten, große Ersparnis: Pauschalen & digitale Steuerlösungen

Neben den großen Pauschalen können auch kleine Beträge zu einer spürbaren Steuerersparnis führen. So lassen sich Kontoführungsgebühren mit einem Pauschbetrag von 16 Euro pro Jahr ohne Nachweis als Werbungskosten absetzen. Darüber hinaus greift der Sonderausgaben-Pauschbetrag von 36 Euro pro Arbeitnehmer, der unter anderem Kosten für Unterhaltsleistungen, Renten, Kirchensteuer, Kinderbetreuung und Berufsausbildung abdeckt.

Egal ob beruflich angefallene Kosten pauschal oder auf Basis eingereichter Belege erstattet werden: Digitale Lösungen und Tools wie von SAP Concur beschleunigen und automatisieren den Reisekostenprozess, sowohl im Homeoffice als auch unterwegs. Sie helfen, Abrechnungsfehler zu vermeiden, beschleunigen die Rückerstattung von Kosten und sorgen für eine bessere Nachvollziehbarkeit. Die Digitalisierung der Belege erleichtert zudem, die entstandenen Kosten zu dokumentieren – ein Vorteil für Arbeitnehmende und Arbeitgeber. Gleichzeitig profitieren Steuerpflichtige von einer reibungsloseren und effizienteren Abwicklung ihrer Steuererklärung. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche, während sich der bürokratische Aufwand auf ein Minimum reduziert und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften gewährleistet ist.

Welche Fristen & Pauschalen gelten für die Jahre 2022, 2023 und 2024?

• Steuererklärung 2022: Pauschalen im Überblick
• Steuer 2023: Wie Pendeln & Homeoffice doppelt geltend gemacht werden
• Steuererklärung 2024: Pauschalen, Fahrtkosten, Homeoffice & Reisen