Arbeitsweg steuerlich absetzen: Tipps und Tricks

Kann man den täglichen Arbeitsweg von der Steuer absetzen? Diese Frage taucht jedes Jahr spätestens beim Ausfüllen der Steuererklärung auf. Doch wer clever ist, denkt schon zu Beginn des neuen Steuerjahres daran. Denn Kilometerzählen kann tatsächlich sinnvoll sein.

Viele Arbeitnehmende verlassen sich auf die jährlich automatisch angesetzte Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (Stand: 2024), die berufliche Ausgaben wie Fahrtkosten, Arbeitsmittel oder Fortbildungen abdeckt. Doch in vielen Fällen – etwa häufigen Dienstreisen zu Kundenterminen – lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Wer die tatsächlichen Fahrtkosten und Strecken sorgfältig dokumentiert und in der Steuererklärung einzeln als Werbungskosten angibt, kann oft eine deutlich höhere Steuerersparnis erzielen als mit dem Pauschbetrag.

Was ist die Werbungskostenpauschale?

Jeder Arbeitnehmende in Deutschland erhält automatisch einen Pauschbetrag von 1.230 Euro für Werbungskosten. Dieser wird ohne Nachweise direkt vom zu versteuernden Einkommen abgezogen, um übliche berufsbedingte Ausgaben wie Fahrtwege oder Arbeitsmittel pauschal geltend zu machen. Es ist jedoch möglich, dass er die tatsächlichen Kosten nicht in allen Fällen deckt.

Die Werbungskostenpauschale lohnt sich bei:

• Kurzen Arbeitswegen (unter ca. 11-12 km einfache Strecke)
• Wenigen Arbeitstagen (z.B. Teilzeit)
• Geringen sonstigen Werbungskosten

Pendlerpauschale und Kilometerpauschale: Was lohnt sich?

Besonders bei längeren Arbeitswegen oder häufigen Dienstreisen übersteigen die tatsächlichen Kosten häufig den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Ist dies der Fall, sollten die Kosten in der Einkommensteuererklärung als Einzelkosten angeben werden, um die Steuerlast zu senken. Für die Fahrtkosten des täglichen Arbeitswegs gilt die Entfernungspauschale, meist Pendlerpauschale genannt. Für Fahrtkosten auf Dienstreisen gilt wiederum die Kilometerpauschale. Mit Hilfe der beiden Pauschalen können berufsbedingte Fahrtkosten entsprechend der gefahrenen Kilometer steuerlich abgesetzt werden.

Der Vorteil: Statt jeden einzelnen Beleg für Benzin, Wartung oder Reparaturen aufzubewahren, wird ein pauschaler Betrag pro gefahrenem Kilometer angesetzt. Dieser deckt sämtliche fahrzeugbezogenen Kosten ab – also Wertverlust, Reparaturen, Kraftstoff und Versicherung. Zusätzlich können Maut- oder Parkgebühren separat geltend gemacht werden.

Wie kann der Arbeitsweg von der Steuer abgesetzt werden?

Arbeitnehmende können die Kosten für ihren täglichen Arbeitsweg mit der Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale) als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Sie gilt für die einfachen Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel. Einfache Strecke heißt, nur der Hin- oder Rückweg werden geltend gemacht. Pro Arbeitstag können 30 Cent pro Kilometer für die einfache Entfernung angesetzt werden. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 38 Cent pro Kilometer.

Je nachdem, welche Strecke abgerechnet wird, gelten unterschiedliche Konditionen und Berechnungsmethoden. Bei einem Arbeitsweg von 30 Kilometern (einfache Strecke) und 220 Arbeitstagen im Jahr (ohne Homeoffice-Tage) ergibt sich folgende Berechnung:

• Erste 20 Kilometer: 20 km x 0,30 € x 220 Tage = 1.320 €
• 21. bis 30. Kilometer: 10 km x 0,38 € x 220 Tage = 836 €
• Gesamtsumme: 1.320 € + 836 € = 2.156 €

Mit 2.156 Euro wird der Werbungskosten-Pauschbetrag von 1.230 Euro deutlich überstiegen. Es können entsprechend 926 Euro zusätzlich steuerlich geltend gemacht werden.

Das gilt auch für andere Verkehrsmittel: Egal ob der Arbeitsweg mit dem Auto, Fahrrad, der S-Bahn oder zu Fuß zurückgelegt wird, die Pauschale bleibt gleich. Selbst bei einer Kombination aus Fahrrad und S-Bahn zählt die gesamte einfache Entfernung von der Haustür bis zum Arbeitsplatz.

Wichtig:

• Es wird nur die einfache Strecke berücksichtigt, nicht Hin- und Rückweg.
• Die tatsächlich gefahrene einfache Entfernung zählt – außer bei Umwegen, die nicht beruflich begründet sind.
• Die Fahrzeit spielt keine Rolle, entscheidend sind die Kilometer des kürzesten Verkehrswegs.

Wie setzen Sie Reisekosten bei Dienstreisen in der Steuererklärung ab?

Reisekosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Daher lohnt es sich auch bei Geschäftsreisen, die zurückgelegten Kilometer und entstandenen Kosten genau zu dokumentieren. Ob Kundentermin, Meeting in einer anderen Stadt oder eine Fortbildung außerhalb des eigenen Büros – jede dieser beruflich veranlassten Fahrten kann steuerlich geltend gemacht werden. Das gilt allerdings nur, wenn das Unternehmen die Kosten nicht durch die Reisekostenabrechnung erstattet. Nur selbst bezahlte, beruflich veranlasste Fahrtkosten sind absetzbar. In diesem Fall sollten alle Belege sorgfältig aufbewahrt werden.

Anders als die Pendlerpauschale, bei der für den Arbeitsweg nur die einfache Strecke zählt, werden bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen sowohl Hin- als auch Rückweg berücksichtigt. Werden für beruflich veranlasste Reisen öffentliche Verkehrsmittel genutzt, sind als Nachweis Einzelbelege für die Tickets erforderlich. Die Ausgaben können dann in voller Höhe abgesetzt werden.

Für Geschäftsreisen mit selbst bezahlten Fahrtkosten gelten folgende Sätze:

• 30 Cent pro Kilometer mit dem Auto (Hin- und Rückweg; gilt nicht für Dienstwagen)
• 20 Cent pro Kilometer mit dem Motorrad, Moped, oder Mofa
• 20 Cent pro Kilometer mit dem E-Bike oder Pedelec, unter Voraussetzung eines Kennzeichens und einer Geschwindigkeit über 25 km/h
• Tatsächliche Ticketkosten bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Beleg erforderlich)

Wie lassen sich die gefahrenen Kilometer dokumentieren?

Wer die tatsächlichen Kosten in der Steuererklärung angeben möchte, sollte alle gefahrenen Strecken für eventuelle Rückfragen des Finanzamts dokumentieren. Eine präzise Berechnung der beruflich bedingten Kilometerleistung und eine sorgfältige Fahrtkostenabrechnung sind gefragt. Dabei müssen Datum, Zweck der Fahrt und die zurückgelegte Strecke erfasst werden.

Es gibt verschiedene Methoden zur effektiven Kilometererfassung. Ein einfaches Notizbuch, eine Excel-Liste oder digitale Tools zur Streckenberechnung wie Google Maps können dabei unterstützen. Auch Kilometerzähler helfen, wenn sie regelmäßig abgelesen werden. Besonders komfortabel sind Apps wie Concur Drive, die berufliche Fahrten automatisch per GPS erfassen und dokumentieren.

Digitalisierung der Fahrtkostenabrechnung

Moderne Lösungen wie Concur Drive setzen auf GPS-Technologie und künstliche Intelligenz, um die Erfassung und Verwaltung von Fahrtdaten zu vereinfachen und zu automatisieren. Gerade für Arbeitnehmende, die häufig zwischen verschiedenen Einsatzorten pendeln oder regelmäßig Dienstreisen mit dem eigenen Wagen unternehmen, bieten solche Apps eine erhebliche Erleichterung: Fahrten werden automatisch per Geolokalisierung erfasst, kategorisiert und in detaillierten, steuerkonformen Berichten zusammengefasst.

Im Vergleich zu geschätzten Kilometerangaben oder handschriftlichen Fahrtenbüchern, wird das Risiko fehlerhafter oder überhöhter Abrechnungen reduziert und für eine effiziente, nachvollziehbare Verwaltung der Reisekosten gesorgt. Die Reisekostenabrechnung lässt sich dadurch schneller, standardisiert und transparent erstellen. Gleichzeitig werden Compliance- und Audit-Anforderungen erfüllt.

Werbungskostenpauschale vs. tatsächliche Kosten

Bei einem längeren Arbeitsweg oder häufigen, selbst bezahlten Dienstreisen lohnt sich die Angabe der einzelnen Werbungskosten in der Steuererklärung. Entscheidend ist eine sorgfältige Dokumentation aller beruflich bedingten Fahrten mit Datum, Zweck und Kilometern, um für eventuelle Rückfragen des Finanzamts gewappnet zu sein. Die Wahl zwischen einer einfachen Lösung wie Google Maps oder einer präziseren Methode wie der Kilometerzähler-Erfassung hängt vom gewünschten Genauigkeitsgrad ab. Digitale Tools helfen dabei, den Prozess zu vereinfachen und gleichzeitig die erforderliche Präzision zu gewährleisten.