Geschäftsreisemanagement
Fahrtkosten effizient erfassen: Methoden und steuerliche Vorteile
Für Arbeitnehmende ist die Frage nach den tatsächlichen Kosten bei der Steuererklärung entscheidend. Insbesondere bei der Nutzung des privaten Fahrzeugs für den Arbeitsweg kann es für sie vorteilhaft sein, die tatsächlichen Kosten abzusetzen, statt die Werbungskostenpauschale in Anspruch zu nehmen. Dies erfordert jedoch eine präzise Berechnung der beruflich bedingten Kilometerleistung und eine sorgfältige Fahrtkostenabrechnung.
Werbungskostenpauschale vs. tatsächliche Kosten: Gegenüberstellung
Bei der Steuererklärung haben Arbeitnehmende die Wahl zwischen der Werbungskostenpauschale und dem Ansatz der tatsächlichen Kosten. Die Werbungskostenpauschale beträgt aktuell maximal 1.230 Euro pro Jahr und kann ohne Nachweis einzelner Ausgaben geltend gemacht werden. Sie ist einfach anzuwenden, deckt jedoch möglicherweise nicht alle tatsächlichen berufsbedingten Kosten ab.
Alternativ können Arbeitnehmende die tatsächlichen Kosten geltend machen, wobei insbesondere die Kilometerpauschale für den Arbeitsweg relevant ist. Diese beträgt 30 Cent pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer.
Ein Beispiel verdeutlicht den potenziellen Vorteil. Bei einem Arbeitsweg von 30 km (einfache Strecke) und 220 Arbeitstagen im Jahr (ohne Homeoffice-Tage) ergibt sich folgende Berechnung:
- Erste 20 km: 20 km x 0,30 € x 220 Tage = 1.320 €
- Weitere 10 km: 10 km x 0,38 € x 220 Tage = 836 €
- Gesamtsumme: 1.320 € + 836 € = 2.156 €
In diesem Fall übersteigt die Kilometerpauschale mit 2.156 € die Werbungskostenpauschale. Zusätzlich können weitere fahrzeugbezogene Kosten wie Wartung, Versicherung und Kraftfahrzeugsteuer geltend gemacht werden.
Bei der Wahl der tatsächlichen Kosten müssen alle Werbungskosten einzeln nachgewiesen werden. Der damit verbundene höhere Aufwand kann sich besonders für Arbeitnehmende mit längeren Arbeitswegen oder höheren berufsbedingten Ausgaben lohnen und zu einer größeren Steuerersparnis führen. Sie sollten daher sorgfältig abwägen, welche Variante sie nutzen und alle berufsbedingten Ausgaben genau erfassen, um die steuerlich optimale Lösung zu ermitteln.
Methoden zur effektiven Kilometererfassung
Nutzung von Kartensoftwares
Dienste wie Google Maps bieten eine einfache und zuverlässige Lösung zur Berechnung der Kilometerleistung:
- Eingabe von Privat- und Arbeitsplatzadresse
- Multiplikation der einfachen Strecke mit der Anzahl der Arbeitstage im Jahr Beispielrechnung: Entfernung: 50 km, Arbeitstage: 220 Tage, Gesamtkilometer pro Jahr: 50 km x 220 Tage = 11.000 km
Erfassung mittels Kilometerzähler
Diese Methode ist präzise, da sie die tatsächlich zurückgelegten Strecken widerspiegelt:
- Tägliche Ablesung des Kilometerzählers vor und nach der Fahrt zur Arbeit – ohne Umwege
- Wöchentliche und monatliche Summierung der Kilometer
- Aufbewahrung der Aufzeichnungen in einem Notizbuch oder einer Excel-Datei
Verwendung mobiler Apps
Bestimmte Apps wie Concur Drive ermöglichen die automatische Verfolgung von Fahrten über die Geolokalisierung des Smartphones:
- Automatische Erfassung und Kategorisierung von Fahrten
- Erstellung detaillierter, steuerkonformer Berichte
Schätzung anhand der Kraftstoffkosten
Bei unregelmäßigen Fahrten kann eine Schätzung basierend auf dem Kraftstoffverbrauch vorgenommen werden:
- Notierung der jährlichen Kraftstoffkosten
- Division durch den durchschnittlichen Literpreis zur Ermittlung des Verbrauchs
- Multiplikation mit dem Durchschnittsverbrauch des Fahrzeugs (in km/l)
Digitalisierung der Kilometerabrechnung
Moderne Lösungen wie Concur Drive nutzen GPS-Technologie und künstliche Intelligenz, um mehr Transparenz und Genauigkeit bei den Kilometerkosten zu gewährleisten. Solche Tools können die Erfassung und Verwaltung von Fahrtdaten erheblich vereinfachen, insbesondere für Arbeitnehmende, die häufig zwischen verschiedenen Einsatzorten pendeln oder Dienstreisen mit dem eigenen Wagen unternehmen.
Die genaue Erfassung des Kilometerstands kann sich für Arbeitnehmende bei der Steuererklärung also lohnen. Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig Belege aufzubewahren, um für eventuelle Rückfragen des Finanzamts gewappnet zu sein. Die Wahl zwischen einer einfachen Lösung wie Google Maps oder einer präziseren Methode wie der Kilometerzähler-Erfassung hängt von den individuellen Bedürfnissen und dem gewünschten Genauigkeitsgrad ab. Digitale Lösungen helfen dabei, den Prozess zu vereinfachen und gleichzeitig die erforderliche Präzision zu gewährleisten.
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