8 Tipps für einen optimierten Reisekostenprozess

Gute Kundenbeziehungen sind für Unternehmen wichtig - für wirtschaftlichen Erfolg und nachhaltiges Wachstum. Ohne den persönlichen Kontakt lassen sich Kundenbeziehungen eben nur eingeschränkt pflegen. Für Unternehmen in denen viel gereist wird, ist es daher unerlässlich einen effizienten und reibungslosen Reisekostenprozess zu etablieren, um langfristig unnötige Ausgaben zu vermeiden.

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Die große Frage ist also: wie gut schätzen Sie den Reisekostenprozess in Ihrem Unternehmen ein? Und wie können Sie diesen eventuell verbessern? Hier stellen wir Ihnen 8 erprobte Maßnahmen zur Optimierung des Reisekostenprozesses vor – von der Einreichung der Reisekostenabrechnung bis hin zur Rückerstattung.

Reisekostenprozess-Tipp 1: Eine gute Reisekostenrichtlinie ist das A und O

Eine faire, klar verständliche und vor allem eindeutige Reisekostenrichtlinie ist das Herzstück in jedem gut funktionierenden Reisekostenprozess. Unternehmen stehen sich selbst und dem Finanzamt gegenüber in der Pflicht, eine Reisekostenrichtlinie aufzustellen, die gewährleistet, dass gezahlte Reisekosten gerechtfertigt und angemessen sind. Häufig werden Reisekostenrichtlinien erst spät aufgestellt. Dadurch sind dann die einzelnen Bestandteile der Richtlinie meist nicht individuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasst. Die Richtlinie erfüllt dann zwar ihren Zweck, ist aber unter Umständen nicht optimal passend, verständlich oder fair.

Mal ehrlich, ein Mitarbeiter sollte nicht erst ein mehrseitiges Dokument lesen müssen, um zum Beispiel ein Zugticket buchen zu können. Prüfen und aktualisieren Sie die Reisekostenrichtlinie regelmäßig. Und sorgen Sie dafür, dass sie ihren Mitarbeitern verständlich erklärt und einfach zugänglich gemacht wird.

Unser Rat: Machen Sie den Test! Wissen Ihre Mitarbeiter wo sie die Richtlinien nachlesen können? Werden die Richtlinien verstanden? Sollte dies nicht der Fall sein, empfehlen wir Ihnen genau hier anzusetzen.

Reisekostenprozess-Tipp 2: Je einfacher desto besser

Bei der Reisekostenabrechnung gilt - halten Sie ihre Prozesse kurz, klar definiert und so einfach wie nur möglich – Richtlinienverstöße werden so fast von selbst reduziert. Versuchen Sie unnötigen Papierkram oder überzogene Sicherheitsvorkehrungen zu vermeiden. Das wirkt auf Mitarbeiter demotivierend und verschlingt außerdem wertvolle Arbeitszeit.

Vermeiden Sie unbedingt Komplexität. Fehler treten weitaus häufiger auf, wenn mit schweren Prozessabläufen gearbeitet wird. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken und nebenbei … auch das Risiko künstlich erhöhter Reisekostenabrechnungen wird dadurch verringert.

Ein gutes Beispiel für zu viel Komplexität ist die Berechnung der rückholbaren Mehrwertsteuer. Viele Mitarbeiter werden nicht verstehen, warum das für das Unternehmen wichtig ist - zudem ist die Berechnung auch noch recht kompliziert. Unser Rat: Machen Sie es Ihren Mitarbeitern einfach und nutzen Sie entweder ein System, das die korrekte Mehrwertsteuerrückerstattung für Ihre Mitarbeiter berechnet oder senden Sie die Belege und Quittungen an einen spezialisierten Dienstleister, der dies für Ihr Unternehmen übernimmt.

Reisekostenprozess-Tipp 3: Auf das Wesentliche reduzieren

Vollständige Reisekostenabrechnungen mit allen relevanten Informationen helfen Unternehmen bei der schnellen Bearbeitung und verhindern Zeitverzögerungen. Auch in Punkto Konformität mit gesetzlichen Anforderungen und Vorgaben sind Sie so auf der sicheren Seite.

Fragen Sie aber nur die Informationen ab, die Sie auch wirklich benötigen. Dazu gehören neben dem Datum und dem genauen Betrag natürlich auch die Belege für die Reisekosten. Diese werden von der Buchhaltung für die korrekte Ausweisung an das Finanzamt benötigt.

Bedenken Sie dabei auch, dass unterschiedliche Ausgabenarten unterschiedliche Belege oder Nachweise erfordern. So sind zum Beispiel für Bewirtungskosten die Firma und der Name von jeder bewirteten Person notwendig. Auch die Kilometerangaben für die Rückerstattung von Fahrtkosten müssen genau angegeben werden und nachvollziehbar sein. Hier passieren viele Fehler und hier prüft das Finanzamt besonders gerne.

Reisekostenprozess-Tipp 4: Fristen für Einreichung und Freigabe von Reisekosten

Eine schnelle Rückerstattung von Mitarbeiterausgaben ist wichtig für ein gutes Betriebsklima. Das hängt natürlich aber auch davon ab, wie schnell Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung erstellen und einreichen. Reisekostenabrechnungen erst Wochen oder gar Monate nach der Reise zu erstellen, schadet nicht nur der Liquidität des Mitarbeiters – auch der Cashflow des Unternehmens wird dadurch negativ beeinflusst und die Buchhaltung unnötig aufgehalten.

Ein Verzug in der Freigabe der Reisekostenabrechnungen führt nicht selten zu unangenehmen Verzugszinsen. Unternehmen sollten dem zuvorkommen, indem Vorgesetzte die Reisekostenabrechnungen schnell und ohne Zeitverlust freigeben. Aber: eine ordentliche Prüfung der Abrechnung darf deshalb natürlich nicht ausbleiben. Unser Rat: Definieren Sie einen festen Zeitraum für das Einreichen und gleichermaßen das Freigeben von Reisekostenabrechnungen.

Reisekostenprozess-Tipp 5: Die Prüfung der Reisekostenabrechnung

Auch wenn wir empfehlen Reisekostenabrechnungen schnell freizugeben, ist es trotzdem wichtig, dass unangebrachte oder nicht richtlinienkonforme Reisekostenabrechnungen abgelehnt werden bzw. konkrete Rückfragen erfolgen. Unser Rat: Nehmen Sie Manager und leitende Angestellte in die Verantwortung, wenn es um die Einhaltung der Reisekostenrichtlinie geht.

Doch so, wie Mitarbeiter aussagen, dass sie die Reisekostenrichtlinie nicht verstehen, gilt dies auch gleichermaßen für viele Manager. Holen Sie also Manager und Mitarbeiter mit Personalverantwortung an Bord und erklären Sie ihnen die Hintergründe und Zielabsichten der Reisekostenrichtlinie – so können Sie auf ihre volle Unterstützung bauen. Daraus resultieren nicht nur eine verbesserte Compliance, sondern auch positive Veränderungen im Buchungsverhalten unter den Mitarbeitern. Auf lange Sicht gesehen bewirkt dies eine Veränderung der Unternehmenskultur, Kosteneinsparungen und die volle Einhaltung der Reisekostenrichtlinie.

Reisekostenprozess-Tipp 6: Vorhandene Technik nutzen

Oftmals ist es gar nicht so einfach an die Unterschrift des Managers für die Freigabe einer Reisekostenabrechnung zu kommen. Wenn Mitarbeiter lange warten und Vorgesetzte ständig an die Freigabe der Reisekosten erinnern müssen, führt das zu Verzögerungen im Prozess und zugleich zu Frustration bei den Mitarbeitern.

Unser Rat: Wir leben im mobilen Zeitalter – Nutzen Sie die vorhandene Technik. Und ermöglichen Sie es Managern auch von unterwegs Reisekostenabrechnungen zu prüfen und freizugeben. Ein Tool für die mobile Prüfung und Freigabe von Reisekosten und Zahlungen einzusetzen hilft, Verzugszeiten zu reduzieren. Das Schöne an einer mobilen Lösung: Es hilft Mitarbeitern und Managern gleichermaßen, denn Reisekostenabrechnungen können nicht nur schneller geprüft und freigegeben, sondern auch schneller erstellt werden.

Reisekostenprozess-Tipp 7: Prozesse auditieren und Belege prüfen

Eine Prüfung der Reisekostenprozesse wird meist als unwillkommene Störung angesehen. Dennoch können regelmäßige Prüfungen dabei helfen, den Reisekostenprozess zu optimieren. Ein Prozessaudit führt schlussendlich dazu, Schwachstellen in den operativen Prozessen zu erkennen und zu reduzieren und dabei gleichzeitig ein faires System zu etablieren.

Prüfen Sie, ob die Belege in der Reisekostenabrechnung auch den angesetzten Beträgen entsprechen? Werden bei Ihnen z.B. Tagespauschalen angesetzt für den Verpflegungsmehraufwand – sind Sie sicher, dass der eine oder andere Mitarbeiter nicht doppelt abrechnet, also Tagespauschalen ansetzt und gleichzeitig Bewirtungskosten? Oder gibt es vielleicht Mitarbeiter, die Belege und Kreditkartenrechnungen zweimal einreichen und dann den Betrag doppelt einfordern? Auch wenn Betrugsfälle nicht häufig vorkommen, so sollte die Möglichkeit nicht ganz ausgeschlossen werden.

Reisekostenprozess-Tipp 8: Pünktliche Auszahlung

Haben Sie schon mal auf Geld gewartet das Sie verliehen haben? Jeder weiß, dem eigenen Geld hinterher laufen zu müssen macht keinen Spaß. Wenn Ihre Mitarbeiter durch den gesamten Reisekostenprozess gegangen sind, alles korrekt abgerechnet haben und innerhalb der Richtlinien geblieben sind, ist es nur fair die Kosten ihrer Mitarbeiter schnellstmöglich zu erstatten.

Unser Rat: Vermeiden Sie Zeitverzögerungen. Wenn Zahlungen zum angekündigten Zeitpunkt vorgenommen werden, können Mitarbeiter diese in ihrer persönlichen Finanzplanung einbeziehen und als netter Nebeneffekt: Schnelle Zahlungen führen zu einer Verbesserung des Betriebsklimas und das wiederum wirkt sich positiv auf die Produktivität aus.

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