Reisekosten weltweit im Griff: Regionale Anforderungen

In diesem Artikel betrachten wir regionale Besonderheiten, die Reisekostenverantwortliche bei Expansionsplänen beachten sollten. In über 30 Jahren Zusammenarbeit mit Tausenden von Unternehmen in mehr als 170 Ländern haben wir wertvolle Einblicke gewonnen, die wir gerne teilen.

Expansion nach Amerika: Reisekostenregeln und Steuerbesonderheiten

Bei einer Expansion nach Nord- und Südamerika sollten Sie die Reisekostenpauschalen beachten, die in den USA von der öffentlichen Hand festgelegt und auch im privaten Sektor angewendet werden. In Kanada sind die Mehrwertsteuerregelungen je nach Bundesstaat oder Provinz unterschiedlich und erfordern eine präzise Erfassung und Berechnung. In Mexiko gibt es mehrere Formen der Quellensteuer, die benutzerdefinierte Ausgabenarten und spezifische Auditregeln erfordern. Zudem müssen Unternehmen in Mexiko elektronische Belege im XML-Format für jede erstattungsfähige Ausgabe vorweisen und eine geeignete Infrastruktur zur Speicherung und Validierung dieser Dateien besitzen. In Lateinamerika setzt sich die elektronische Rechnungsstellung zunehmend durch, wobei länderspezifische XML-Formate mit digitalen Signaturen verwendet werden.

Reisekostenpauschalen in den USA

Reisekostenpauschalen in den USA werden häufig von Unternehmen im öffentlichen Sektor umgesetzt und auch vom privaten Sektor übernommen. Die Erstattung erfolgt gemäß den Richtlinien der US-amerikanischen GSA-Behörde, die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und tatsächliche Ausgaben für Übernachtungen umfasst. Hotelrechnungen, die den festgelegten Tagessatz überschreiten, können optional auf ein separates Hauptbuchkonto gebucht werden.

Mehrwertsteuer in Kanada

In Kanada variieren die Steuerregelungen je nach Bundesstaat oder Provinz. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung die faktorbasierte Berechnung zur Rückerstattung sowie die exakte Erfassung tatsächlich gezahlter Beträge unterstützt.

Quellensteuer in Mexiko

In Mexiko gibt es mehrere Formen der Quellensteuer, die Spesenabrechnungen und die User Experience beeinflussen können. Für eine korrekte Abrechnung sind oft benutzerdefinierte Ausgabenarten und spezifische Auditregeln erforderlich.

CFDI-Anforderungen für elektronische Rechnungen in Mexiko

In Mexiko müssen Anbieter für jede erstattungsfähige Ausgabe einen elektronischen Beleg im XML-Format vorweisen. Unternehmen benötigen eine geeignete Infrastruktur zur Speicherung dieser XML-Dateien, um sie steuerlich geltend zu machen und gegenüber den Behörden zu validieren.

Belegverarbeitung und Digitalisierung in Lateinamerika

In zahlreichen Ländern Lateinamerikas ist die elektronische Rechnungsstellung etabliert oder wird eingeführt, oft in XML-Formaten und mit digitalen Signaturen, wie in Mexiko.

Expansion in Asien-Pazifik: Reisekostenpauschalen und Steuern

Bei einer Expansion in den asiatisch-pazifischen Raum sollten Sie die Reisekostenpauschalen in China beachten, die nach dem Tageszeitmodell mit festen Pauschalbeträgen für Mahlzeiten erstattet werden. In Australien unterliegen bestimmte mitarbeiterbezogene Ausgaben der Fringe Benefits Tax (FBT). In Indien müssen Unternehmen auf eine ordnungsgemäße GST-Rechnungsstellung achten und die spezifischen GST-Sätze berücksichtigen. Zudem müssen in Japan die Vorgaben des Gesetzes zur elektronischen Buchführung erfüllt werden, was interne Kontrollmechanismen und technische Strukturen erfordert.

Reisekostenpauschalen in China

In China werden Reisekosten häufig nach dem Tageszeitmodell mit festen Pauschalen für Mahlzeiten erstattet. Bei Reisen nach der Mittagszeit oder der Rückkehr vor der Mittagszeit wird nur die Hälfte des Verpflegungssatzes erstattet.

Körperschaftsteuerliche Abzugsfähigkeit in Australien

In Australien unterliegen bestimmte mitarbeiterbezogene Ausgaben, wie Geschäftsessen, der Fringe Benefits Tax (FBT), einer Steuer auf Lohnnebenleistungen.

GST-Konformität und Vorsteuer in Indien

Unternehmen in Indien müssen auf eine ordnungsgemäße GST-Rechnungsstellung achten, insbesondere bei Reisekosten wie Hotelübernachtungen oder Flugbuchungen, die unterschiedliche GST-Sätze haben können.

Electronic Books Maintenance Act in Japan

In Japan müssen Unternehmen, die Belege als Bilddateien erfassen und speichern wollen, die Vorgaben des Electronic Books Maintenance Act erfüllen, einschließlich der Einführung interner Kontrollmechanismen und der entsprechenden technischen Strukturen.

Gestaltung von Reisekostenrichtlinien in Asien

Bei der Gestaltung von Reisekostenrichtlinien in Asien sollten kulturelle Gepflogenheiten rund um geschäftliche Beziehungen, einschließlich Ausgaben für gemeinsame Essen, kulturelle Veranstaltungen und Geschenke, berücksichtigt werden. Gleichzeitig gilt es, die lokalen Anti-Korruptionsgesetze einzuhalten.

Indien: Bargeld trotz Digitalisierung weiterhin bevorzugt

In Indien bleibt Bargeld trotz wachsender Digitalisierung bei vielen kleinen Anbietern wie Taxidienstleistern oder Unterkünften das bevorzugte Zahlungsmittel, was die lückenlose Nachverfolgung für Erstattungen erschwert.

Expansion Europa & Naher Osten: Nachhaltigkeit, Reisekosten, Steuern

Bei einer Expansion nach Europa und in den Nahen Osten müssen Unternehmen die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) beachten, die umfangreiche Anpassungen der Prozesse zur Datenerfassung und -berichterstattung erfordert. In Deutschland gelten bestimmte vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten als steuerpflichtige Sachleistungen, während in Portugal Reisen nach 22:00 Uhr als Übernachtung mit einer zusätzlichen Zulage von 50 % gelten. In den Niederlanden müssen Unternehmen die zurückgelegten Kilometer zur Nachverfolgung der CO2-Emissionen melden. Bei der Mehrwertsteuer in Saudi-Arabien und im Vereinigten Königreich gibt es spezifische Regeln für die Erstattung und Berücksichtigung der Steuerpflichtigkeit.

Sachleistungen in Deutschland

In Deutschland gelten bestimmte vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten als steuerpflichtige Sachleistungen, etwa kostenlose Mahlzeiten an Reisetagen, vergünstigte Mahlzeiten in Unternehmenskantinen über Essensgutscheine oder Verpflegung bei unternehmensfinanzierten Schulungen.

Reisekostenpauschale in Portugal

In Portugal gilt eine Reise, die nach 22:00 Uhr andauert, selbst bei einer Dauer von nur einem Tag als Übernachtung, wodurch Mitarbeitende Anspruch auf eine zusätzliche Zulage von 50 % erhalten.

Niederlande: Kilometer für CO2-Nachverfolgung melden

In den Niederlanden müssen Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten die zurückgelegten Kilometer von Geschäftsreisen zur Nachverfolgung der CO2-Emissionen melden.

Mehrwertsteuer in Saudi-Arabien

In Saudi-Arabien ist es gängige Praxis, dass Unternehmen die Mehrwertsteuer für Geschäftsreisen innerhalb des Golf-Kooperationsrats als inländisch erstattet bekommen, wobei die Sätze und Vorgaben des jeweiligen Landes gelten müssen.

Mehrwertsteuer im Vereinigten Königreich

Im Vereinigten Königreich können Unternehmen die Mehrwertsteuer auf den Kraftstoff für dienstliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug gemäß den HMRC Advisory Fuel Rates erstatten lassen.

Steuerpflichtigkeit für Mitarbeitende im Vereinigten Königreich

Im Vereinigten Königreich gelten vorübergehende Einsatzorte nach der 24-Monats-Regel als feste Arbeitsplätze, sodass keine steuerfreien Spesen mehr geltend gemacht werden dürfen. Die private Nutzung eines Firmenwagens kann als geldwerter Vorteil steuerpflichtig sein.

EU-Richtlinie: Großunternehmen und KMUs melden Nachhaltigkeitsrisiken

Gemäß der EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) müssen große Unternehmen sowie börsennotierte kleine und mittelständische Unternehmen über ihre ökologischen und sozialen Auswirkungen berichten, einschließlich des Umgangs mit Nachhaltigkeitsrisiken und -chancen im Bereich Geschäftsreisen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Prozesse zur Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung anpassen.

Best Practices für zukunftssicheres globales Reisekostenmanagement

Um zukunftssicher auf globalem Kurs zu bleiben, sollten Sie Best Practices für das Reisekostenmanagement berücksichtigen. Dazu gehören regionale Besonderheiten und flexible Strategien, die Compliance, kulturelle Anpassbarkeit und Effizienz gewährleisten. SAP Concur bietet ideale Unterstützung durch seine Lösungen und globale Expertise, um einen reibungslosen Wechsel zu einer weltweit einsetzbaren Reisekostenplattform zu ermöglichen.

Beim Reisekostenmanagement immer einen Schritt vorau

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die wesentlichen Aspekte zu beleuchten, einschließlich zentraler Herausforderungen, Best Practices und regionale Besonderheiten. Er unterstützt Sie dabei, die notwendigen Erfolgsgrundlagen zu schaffen, um international zu wachsen und neue Märkte erfolgreich zu erschließen.

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