Digitale Reiseprozesse für den öffentlichen Dienst

Die Digitalisierung im öffentlichen Dienst nimmt stetig an Fahrt auf – und bietet in jeder Hinsicht erhebliche Vorteile, insbesondere bei Dienstreisen in der öffentlichen Verwaltung. Integrierte cloudbasierte Lösungen verknüpfen alle administrativen Schritte in einem einzigen System und sorgen für maximale Transparenz und Effizienz. Mit den SAP-Concur-Lösungen erledigen Mitarbeiter in öffentlichen Einrichtungen ihre Dienstreiseangelegenheiten schnell, einfach und stets richtlinienkonform – vom Antrag über die Buchung bis zur Abrechnung und Auswertung.

1. Der Reiseantrag: Concur Request als digitaler Startpunkt

Jede Dienstreise im öffentlichen Dienst beginnt mit einem offiziellen Reiseantrag. Mit dem Modul Concur Request können Dienstreisende ihre Reisedetails, die erwarteten Kosten und notwendigen Pauschalen schnell und einfach vorab digital erfassen. Nach der Fertigstellung wird der Antrag mit nur einem Klick in den automatisierten Genehmigungsprozess geschickt. Wie dieser Schritt mit den gesetzlichen Vorgaben in Deutschland einhergeht, erfahren Sie im Detail in unserem zentralen Leitfaden zur Reisekosten-Erstattung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).

2. Die Reisebuchung: Richtlinienkonformität bei jedem Klick

Mit dem Online-Buchungs-Tool Concur Travel können Dienstreisende die benötigten und vorab freigegebenen Reisemittel wie Flug, Hotel und Mietwagen unkompliziert über eine benutzerfreundliche Maske buchen. Direkt im System hinterlegte Reiserichtlinien stellen dabei im Hintergrund sicher, dass jede Auswahl zu 100 % konform mit den Vorgaben des Arbeitgebers ist.

Einen weiteren Vorteil bietet die Integration von Concur TripLink: Das Tool erfasst relevante Reisedaten auch dann, wenn Buchungen direkt auf Anbieterseiten vorgenommen wurden, und führt sie in einem zentralen Reiseplan zusammen. Das Finanz- und Reisemanagement behält so jederzeit den Überblick und öffentliche Arbeitgeber kommen ihrer gesetzlichen Fürsorgepflicht (Duty of Care) lückenlos nach.

3. Die Reisekostenabrechnung: Belege und Pauschalen automatisieren

Nach der Rückkehr folgt die zeitaufwendige Abrechnung. Dank Concur Expense ist diese Aufgabe im öffentlichen Dienst mit wenigen Klicks erledigt: Die Daten werden direkt aus den getätigten Buchungen übernommen. Belege und Quittungen werden von den Mitarbeitenden einfach von unterwegs mit dem Smartphone abfotografiert.

Die KI-gestützte Belegerfassung liest alle relevanten Posten automatisch aus und ordnet sie der Abrechnung zu. Wie einfach das in der Praxis funktioniert, zeigt unser operativer ExpenseIt Guide für Endanwender. Auch komplexe gesetzliche Tagegelder und länderspezifische Pauschalen werden vom System automatisch berechnet, was die manuelle Nachprüfung in der Buchhaltung massiv entlastet.

4. Der End-to-End-Workflow: Auswertung und volle Transparenz

Mit dem kombinierten Einsatz von Request, Travel und Expense wird der gesamte Reisekostenprozess lückenlos automatisiert. Das erleichtert die Bearbeitung, verhindert Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass Reisekosten pünktlich ausgezahlt werden.

Im anschließenden Reporting gewinnen öffentliche Einrichtungen die volle Transparenz über alle Ausgabendaten. Das schafft die perfekte Grundlage, um Einsparpotenziale aufzudecken, Budgetüberschreitungen zu verhindern und Dienstreiserichtlinien kontinuierlich zu optimieren.

Fazit: Der Wechsel in die Cloud sichert die Zukunftsfähigkeit

Mehr Effizienz, garantierte Richtlinienkonformität und die sichere Einhaltung der Fürsorgepflicht – die Digitalisierung von Dienstreiseprozessen bringt öffentliche Verwaltungen auf Erfolgskurs. Der Wechsel von veralteten, papierbasierten Prozessen und On-Premise-Systemen hin zu modernen Cloud-Strukturen ist für den öffentlichen Dienst der entscheidende Schritt in Richtung Zukunft.

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