So bestehen Sie Steuerprüfungen entspannt und souverän

Steuerprüfungen von Reisekostenabrechnungen gehören zum Unternehmensalltag – und bedeuten oft Stress. Sobald das Finanzamt anklopft, beginnt die große Hektik: Wie können wir den direkten Datenzugriff genau für die angeforderten Bereiche einrichten? In welcher Detailtiefe müssen die Daten wirklich herausgegeben werden? Wie bekommen wir die Daten aus dem System, damit sie vom Finanzamt gelesen werden können? Und wie lässt sich die Prüfung möglichst effizient gestalten? 

Spagat zwischen Kontrolle und Aufwand 

Behörden haben die Wahl: Sie verlangen entweder direkten Zugriff auf relevante Dienstreiseabrechnungen oder eine strukturierte Bereitstellung der Daten. Für Unternehmen gilt die Mitwirkungspflicht: Sie müssen den Zugang zu sämtlichen Informationen ermöglichen, mit denen das Finanzamt nachvollziehen kann, ob alle Steuern ordnungsgemäß abgeführt wurden. Ganz gleich, ob es um entfernungsabhängige Mehrwertsteuersätze für Taxifahrten geht, um die steuerfreie Auszahlung von Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen oder um geldwerte Vorteile bei der Kombination von Geschäfts- und Privatreisen: Die Prüfbehörde verlangt maximale Transparenz – während Unternehmen ihrerseits den Datenzugriff zugleich auf das unbedingt nötige Maß einschränken müssen. Die Herausforderung liegt hierbei nicht nur in der Datenkontrolle, sondern auch darin, den Prüfprozess zeitsparend vorzubereiten und unnötige Nachfragen von vornherein zu vermeiden, um interne Ressourcen zu schonen. 

Drei häufige Probleme bei Steuerprüfungen  

In der Praxis geht die Vorbereitung einer Steuerprüfung selten schnell von der Hand. Der Hauptgrund: Die nötigen Daten sind über diverse Systeme verteilt, von der Finanzbuchhaltung bis zur Personalabrechnung. Detailinformationen – etwa zur Berechtigung für steuerfreie Abzüge – sind wiederum im Reisekostensystem hinterlegt. All diese Daten zusammenzuführen und in einem einheitlichen, nachvollziehbaren Format bereitzustellen, dauert!  

SAP Concur enthält bereits Funktionen für den direkten Zugriff durch Auditoren, und auch leistungsstarke Reporting-Tools sind enthalten. Sie sind jedoch für den eigentlichen Zweck der Lösung optimiert: die Reiseplanung und die Abrechnung der Reisekosten.  

Eine zentrale Frage bleibt deshalb immer offen: Sind wirklich nur die angeforderten Informationen im Datenexport und bereitgestellten Webzugang enthalten – oder werden ungewollt mehr Daten offengelegt?  

Typische Herausforderungen: 

1. Aufwand: Ohne zielgenaue Exportfunktionen müssen Daten nachträglich gefiltert und händisch aufbereitet werden – das ist fehleranfällig und vor allem zeitintensiv. Gerade individuelle Felder in den Abrechnungen kann die Steuerprüfung oft nur schwer oder gar nicht nachvollziehen. Hier braucht es Kontextinformationen, deren Bereitstellung aufwendig ist.  
2. Compliance: Werden mehr Daten als nötig weitergegeben, entstehen Risiken und das Unternehmen macht sich möglicherweise unnötig angreifbar – besonders in sensiblen Bereichen wie Personen-, Auszahlungs- und Abrechnungsdaten. 
3. Bedienung: Je intuitiver die Behörden mit den bereitgestellten Daten arbeiten können, desto schneller und reibungsloser die Prüfung. Im Idealfall kann sich die Steuerbehörde einen schnellen, systemübergreifenden Überblick verschaffen – und navigiert nur bei Bedarf in die Details. Doch die wenigsten Unternehmen können diese Option heute anbieten.  

Ein smarter Weg: Steuerprüfungen ohne Daten-Wildwuchs 

Unternehmen brauchen eine Lösung, die Transparenz und Effizienz kombiniert – also eine gezielte Datenbereitstellung mit minimalem Aufwand. Hier setzt Data Access and Export an. Der Add-on-Service für SAP Concur vereinfacht und beschleunigt speziell die Prüfung von Reisekostenabrechnungen. Und zwar gleichermaßen für externe wie interne Audits.

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Mit dem Add-on Data Access und Export für SAP Concur Expense stellen Sie im Prüfungsfall genau die Daten bereit, die notwendig sind – nicht mehr und nicht weniger. So reduzieren Sie Compliance-Risiken, steuern Prüferzugriffe gezielt und entlasten Ihre Teams spürbar. Erhalten Sie Live-Einblick ins System und kommen Sie mit Leichtigkeit durch die nächste Prüfung.

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Kunden von Concur Expense erhalten damit eine leistungsstarke Ergänzung zu ihrer gewohnten Lösung. Sie ermöglicht eine punktgenaue Steuerung des Datenzugriffs, reduziert manuelle Arbeit und erhöht die Datensicherheit. 

Die wichtigsten Vorteile: 

• Mehr Geschwindigkeit und Sicherheit: Flexible Filter helfen, die tatsächlich relevanten Informationen umgehend zu bestimmen. Alle anderen werden für den Online-Zugriff automatisch ausgeblendet und beim Datenexport ignoriert. Nacharbeiten entfallen und Mitarbeitende werden entlastet. 
• Volle Kontrolle – auch intern: Berechtigungen für Fachanwenderinnen und -anwender lassen sich schnell und einfach vergeben, überblicken und entziehen.  
• Einfacher Export im SAP-AIS-Format: Alle angeforderten Daten lassen sich mit wenigen Klicks in einem etablierten Format bereitstellen. Das vereinfacht den Prüfenden die Arbeit erheblich.  

Steuerprüfungen einfacher und sicherer gestalten 

Jedes Unternehmen will Steuerprüfungen schnell und stressfrei hinter sich bringen. Doch ohne die richtigen Werkzeuge ist der Prozess komplexer als häufig gedacht. Mit Data Access and Export lässt sich der Aufwand für die Prüfung von Reisekostenabrechnungen erheblich reduzieren und gleichzeitig maximaler Datenschutz gewährleisten.  

Global tätige Unternehmen mit Niederlassungen in Deutschland sparen auf diese Weise erheblich Zeit ein. SAP nutzt den Service auch selbst: Hunderte Stunden pro Jahr hatte die Aufbereitung der Abrechnungsdaten für Stichproben in den zahlreichen rechtlichen Einheiten früher in Anspruch genommen. Dieser Aufwand entfällt heute fast vollständig.  

Geplant ist, Data Access and Export künftig auch auf die steuerlichen Anforderungen weiterer Länder auszuweiten. Damit dürften die Aufwände für Unternehmen weltweit deutlich weiter sinken.  

Sie möchten mehr erfahren? Weitere Informationen zu Data Access and Export erhalten Sie im SAP Help Portal.