5 Mythen über SAP Concur & die automatisierte Reisekostenabrechnung

Lästige Exceltabellen, unübersichtliche Zettelwirtschaft und verwirrende Richtlinien: Das haben viele Geschäftsreisende im Kopf, wenn sie an ihre Reisekosten denken. Die manuelle Spesen- und Reisekostenabrechnung kann sich schnell zu einem zeitraubenden und fehleranfälligen Prozess entwickeln. Doch es gibt Lösungen wie SAP Concur, die versprechen, diesen Prozess zu revolutionieren und der Zettelwirtschaft ein Ende zu bereiten.

SAP Concur ist mehr als nur ein Tool zur Spesenabrechnung oder ein schnellerer Weg, einen Beleg abzufotografieren. Es ist eine skalierbare und robuste Plattform, die Geschäftsreisen, Spesen und Rechnungsmanagement in einem einzigen Tool verbindet. Doch trotz seiner Popularität halten sich hartnäckig einige Mythen und Missverständnisse rund um die automatisierte Reisekosten- und Spesenabrechnung.

In diesem Artikel nehmen wir die gängigsten Mythen über SAP Concur unter die Lupe und beleuchten die Realität, die hinter den Vorurteilen steckt. Entdecken Sie, wie moderne Spesenmanagement-Lösungen wirklich funktionieren und welche umfassenden Vorteile sie Ihrem Unternehmen bieten können.

Mythos 1: SAP Concur nur für Konzerne & reine Spesenabrechnung?

Die Wahrnehmung:

Viele glauben, dass SAP Concur eine Lösung ist, die ausschließlich für multinationale Konzerne mit Tausenden von Mitarbeitern entwickelt wurde und deren Funktionalitäten sich lediglich auf das Erfassen von Reisekosten beschränken. Kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) sehen sich oft nicht als Zielgruppe, da sie eine solche Lösung als "überdimensioniert" empfinden.

Die Realität:

Diese Auffassung stimmt schlichtweg nicht. SAP Concur ist äußerst skalierbar und wird von Unternehmen jeder Größe eingesetzt – vom Start-up bis zum Großkonzern. Die cloudbasierte Natur und flexible Lizenzmodelle machen die Lösung auch für KMU zugänglich und wirtschaftlich sinnvoll. Darüber hinaus bietet SAP Concur weit mehr als nur die reine Spesenabrechnung; es kratzt kaum an der Oberfläche des vollen Funktionsumfangs.

Es integriert Reisebuchung (Concur Travel), Ausgabenmanagement (Concur Expense) und Rechnungsmanagement (Concur Invoice) in einer einzigen, nahtlosen Plattform. Dies schafft einen durchgängigen Prozess vom Reiseantrag bis zur Genehmigung und Abrechnung. Zusätzlich zu den Kernfunktionen unterstützt SAP Concur bei:

• Betrugserkennung: KI und maschinelles Lernen kennzeichnen Richtlinienverstöße in Echtzeit.
• Steuerkonformität: Tools gewährleisten globale Steuer- und Sozialversicherungskonformität.
• Vorsteuervergütung (VAT Reclaim): Automatisierung maximiert die Rückerstattungen über verschiedene Märkte hinweg.
• Rechnungsautomatisierung: Beschleunigt den Rechnungszyklus von Wochen auf Tage.

Ob Pfund, Dollar, Euro oder eine andere Währung oder Sprache – SAP Concur bietet Sichtbarkeit und Kontrolle über jede monetäre Entscheidung.

Mythos 2: SAP Concur zu teuer & Implementierung zu aufwändig?

Die Wahrnehmung:

Die Vorstellung einer automatisierten Reisekostenabrechnung weckt oft die Befürchtung hoher Anfangsinvestitionen und eines langwierigen, komplexen Implementierungsprojekts, das Ressourcen bindet und den Geschäftsbetrieb stört. Besonders für kleinere Unternehmen wird die Implementierung schnell als zu aufwändig und zu teuer angesehen.

Die Realität:

Das muss nicht sein. Während jede Software-Implementierung Planung erfordert, sind die Kosten und der Aufwand bei SAP Concur oft überschätzt. Dank des cloudbasierten Modells entfallen hohe Hardware-Investitionen und aufwendige Wartung durch die IT-Abteilung. Lösungen von SAP Concur lassen sich besonders schnell implementieren und einführen und sind damit schnell einsatzbereit. So können Unternehmen zügig und sicher mit einer verlässlichen, standardisierten Lösung starten.

Die Preisgestaltung basiert auf einem flexiblen Abonnementmodell, das sich an die Unternehmensgröße und die benötigten Funktionen anpasst. Viel wichtiger ist der Return on Investment (ROI): Die Automatisierung führt zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen durch:

• Reduzierung des Verwaltungsaufwands in der Buchhaltung und bei Reisenden.
• Minimierung von Fehlern und Audit-Risiken.
• Bessere Einhaltung der Reiserichtlinien und damit verbundene Einsparungen bei den Reisekosten.
• Schnellere Erstattung für Mitarbeiter, was die Zufriedenheit erhöht.

Diese Effizienzgewinne amortisieren die Investition oft in kurzer Zeit und zeigen, dass die vermeintlichen Kosten eher eine Investition in den Unternehmenserfolg sind.

Mythos 3: SAP Concur komplex, schwer & schränkt Mitarbeiter ein?

Die Wahrnehmung:

Die Einführung einer neuen Software, insbesondere im Finanzbereich, wird oft mit steilen Lernkurven und frustrierenden Benutzererfahrungen assoziiert. Viele befürchten, dass das System kompliziert ist und die Mitarbeiter viel Zeit für die Einarbeitung benötigen. Einige denken sogar, dass Mitarbeiter sich durch eine standardisierte Plattform eingeschränkt fühlen oder ihre Bedürfnisse ignoriert werden.

Die Realität:

SAP Concur ist darauf ausgelegt, die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund zu stellen und eine exzellente Mitarbeitererfahrung zu bieten. Die intuitive Oberfläche, die oft an gängige Apps erinnert, ermöglicht es Reisenden, ihre Spesen und Reisen mühelos zu verwalten. Die mobile App ist ein Paradebeispiel dafür: Mit einer 4.8-Sterne-Bewertung im App Store beweist sie, dass die Erfahrung zählt.

Heutzutage können Mitarbeiter via Browser oder per mobiler App mit ihrem Smartphone auf ihre Reisekostenabrechnungen zugreifen. Belege können einfach mit der Smartphone-Kamera abfotografiert werden (OCR-Technologie), die Daten werden automatisch erfasst und fließen direkt in das System ein. Manuelle Eingaben werden auf ein Minimum reduziert. Dies ermöglicht eine zeitnahe und unproblematische Einreichung der Kosten einer Geschäftsreise – bereits auf der Rückreise. Alle Belege lassen sich verwalten und speichern. Zudem bietet Concur Travel ein konsumentenfreundliches Buchungserlebnis und stellt gleichzeitig die Einhaltung der Reiserichtlinien sicher.

Ein 24/7-Support-Desk und In-App-Anleitungen halten die Nutzer auf dem Laufenden, während Duty-of-Care-Integrationen die reisenden Mitarbeiter schützen. SAP Concur schafft Transparenz und Fairness: Innerhalb vordefinierter Richtlinien behalten Reisende Flexibilität und Autonomie, profitieren von schnelleren Erstattungen, weniger Papierkram und klaren Regeln. Das spart Zeit und Nerven für alle Beteiligten.

Mythos 4: SAP Concur nur ein Admin-Tool fürs Finanzteam?

Die Wahrnehmung:

Viele sehen SAP Concur lediglich als ein administratives Tool für das Back-Office, dessen Hauptnutzen darin besteht, dem Finanzteam die Spesenabrechnung zu erleichtern – ein notwendiges Übel, das kaum einen strategischen Wert für das gesamte Unternehmen liefert.

Die Realität:

SAP Concur ist weit mehr als das; es ist ein strategischer Motor für intelligentere Entscheidungen und Wachstum. Die integrierte Plattform treibt den Wert durch das gesamte Unternehmen voran, nicht nur im Finanzbereich. Jede Funktion profitiert von Workflows, die mit ERP-, HR- und Finanzsystemen integriert sind:

• Finanzteams können Betrug erkennen, die Steuerkonformität sicherstellen und die Rechnungsautomatisierung nutzen.
• Travel Manager stellen die Einhaltung von Richtlinien und die Fürsorgepflicht sicher.
• IT-Verantwortliche erhalten anpassbare, sichere Workflows ohne großen Aufwand.
• HR-Teams steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und das Wohlbefinden.
• Einkaufsabteilungen verbessern die Lieferantenbeziehungen und die Effizienz.

Personenbezogene Dashboards, intelligentes Reporting und KI-gesteuerte Einblicke helfen Führungskräften, auf Ausgabendaten zu reagieren, anstatt sie nur zu protokollieren. KI-gestützte Berichte helfen bei Prognosen, Budgetierung und Planung mit Zuversicht. Proaktive Budgetierungstools halten Unternehmen auch in unsicheren Märkten agil. Hier kommt es darauf an, skalierbar und robust zu sein, damit Ihre Ausgabenmanagement-Tools mit Ihrem Unternehmen wachsen – nicht gegen es.

Mythos 5: Fehler & mangelnde Kontrolle in Reisekosten unvermeidbar?

Die Wahrnehmung:

Es ist eine weit verbreitete Annahme, dass Fehler bei der manuellen Reisekostenabrechnung zum Alltag gehören und sich kaum vermeiden lassen. Die Vorstellung, dass ein System die Fehlerquote signifikant reduzieren und eine umfassende Kontrolle ermöglichen kann, wird oft angezweifelt.

Die Realität:

In der Tat werden in vielen Unternehmen häufig fehlerhafte Reisekosten eingereicht. Doch auch wenn die Fehlerquote nicht auf null reduziert werden kann, ist es bewiesen, dass die Fehlerquote mit automatisierten Lösungen deutlich verringert werden kann. Ein hoher Automatisierungsgrad innerhalb des Prozesses, unterstützt durch KI-basierte Betrugserkennung, verhindert Fehler bei der Reisekostenabrechnung, sorgt für Compliance und beschleunigt den gesamten Prozess.

Die digitale Erfassung und Validierung von Belegen minimiert manuelle Eingabefehler und stellt sicher, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Dies führt zu mehr Transparenz, verbesserter Governance und einer zuverlässigeren Datenbasis für fundierte Entscheidungen. Insgesamt führt der Einsatz von SAP-Concur-Lösungen zu einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit, denn Mitarbeiter sparen nicht nur Zeit, die sie effizienter für Kernaufgaben einsetzen könnten, sondern ihre Spesenabrechnungen erfolgen auch schneller und zuverlässiger. Für die Buchhaltung bedeutet dies weniger manuelle Korrekturen und mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Fazit: Die Realität der digitalen Reisekostenabrechnung

Die Mythen rund um SAP Concur und die automatisierte Reisekostenabrechnung halten sich hartnäckig, doch die Realität sieht anders aus. Eine moderne Lösung wie SAP Concur ist nicht nur für Großunternehmen geeignet und weit mehr als eine reine Spesenabrechnungssoftware. Sie ist eine skalierbare, benutzerfreundliche und effiziente Plattform, die Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, ihre Geschäftsreise- und Spesenprozesse zu optimieren.

Durch die Automatisierung lassen sich erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen realisieren, die Compliance verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Anstatt zu komplexen, unflexiblen und nur administrativen Systemen zu führen, ermöglicht SAP Concur eine transparente und effiziente Verwaltung, die sich nahtlos in den modernen Arbeitsalltag integriert und strategische Einblicke für den gesamten Geschäftserfolg liefert.

Es ist an der Zeit, diese Mythen zu entlarven und die umfassenden Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung für Ihr Unternehmen zu entdecken.