10 Regeln zum Mobilen Scannen aus GoBD-Sicht

Mobil Belege erfassen: So erfüllen Sie GoBD-Anforderungen

Die mobile Erfassung und Verarbeitung von Belegen ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege mittels Smartphone oder Tablet zu fotografieren und elektronisch einzureichen. Seit der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 sind fotografisch festgehaltene Belege steuerlich anerkannt und erfüllen die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug. Allerdings bedarf es einer speziellen Prozessausgestaltung sowie einer steuerlichen Verfahrensdokumentation, um den Anforderungen zu entsprechen.

Mobiles Scannen: 10 Regeln für optimierte Prozesse und GoBD

1. Mobiles Scannen als Prozessbeschleuniger
2. Die GoBD als Rahmenwerk
3. Lesbarkeit
4. Unveränderbarkeit
5. Indexierung und Ordnung
6. Verfahrensdokumentation ist Pflicht
7. GoBD-Kontrollumfeld
8. IT General Controls
9. Rechnungseingangsprüfung
10. Datenzugriff und Bereitstellung

Mobiles Scannen: Steuerliche Compliance sicherstellen

Mobiles Scannen optimiert und verbessert Prozesse, indem ein idealer Soll-Prozess entwickelt und steuerrechtliche Anforderungen sowie das Tax Compliance-Kontrollumfeld integriert werden. Die GoBD regeln die ordnungsmäßige Buchführung und erlauben das mobile Scannen von Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefen. Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Digitalisate sind entscheidend: Belege müssen korrekt erfasst und bis zum Abschluss der Reisekostenabrechnung aufbewahrt werden, um eine Sichtprüfung zu ermöglichen. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und nachprüfbar sein, und IT General Controls sowie spezifische Prozesse für die Rechnungseingangsprüfung müssen implementiert werden. Im Rahmen einer Betriebsprüfung müssen Digitalisate für die Finanzverwaltung bereitgestellt werden.

Über SAP Concur

SAP-Concur-Lösungen sind weltweit führend im Bereich der Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Im Fokus stehen dabei das konsequente Vereinfachen und Automatisieren alltäglich anfallender Prozesse. Die Anwendungen unterstützen Mitarbeitende bei der Reisebuchung, begleiten sie auf Geschäftsreise und helfen, Ausgaben bereits unterwegs in die Reisekostenabrechnung zu überführen. Durch die Datenintegration nahezu in Echtzeit und den Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Überprüfung aller Transaktionen erhalten Unternehmen Transparenz über ihre Ausgaben, verbessern die Compliance und behalten Budgets im Blick. SAP Concur stellt sich eine Welt vor, in der sich Reisebuchung und Reisekostenabrechnung fast von selbst erledigen und Unternehmen jeden Tag ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

Über PSP München

Peters, Schönberger & Partner (PSP München) zählt mit einer 40-jährigen, erfolgreichen Unternehmenshistorie zu den renommiertesten mittelständischen Kanzleien in Deutschland. Als interdisziplinäre Kanzlei verfügt PSP München über eine besondere Expertise bei der Beratung und Umsetzung von Projekten an der Schnittstelle von Steuerrecht und Informationstechnologie.

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