GoBD-konform: 10 Regeln für mobiles Scannen

Mobiles Scannen: GoBD-konform Belege erfassen & verarbeiten

Mobiles Scannen ermöglicht Mitarbeitenden die digitale Übermittlung von Belegen per Smartphone, was neue Effizienzpotenziale erschließt. Die GoBD-Neufassung von 2019 erlaubt die steuerliche Anerkennung solcher digitalisierten Belege. Für eine erfolgreiche, GoBD-konforme Umsetzung sind jedoch eine spezielle Prozessausgestaltung und eine detaillierte Verfahrensdokumentation unerlässlich.

Mobiles Scannen: 10 GoBD-Regeln für sichere Spesenabrechnung

Digitale Spesen: Prozess vor Steuer, mobil scannen

Die digitale Reisekostenabrechnung und das mobile Scannen sollten primär auf Prozessoptimierung abzielen, indem zuerst ein idealer Soll-Prozess entworfen und dann steuerliche Anforderungen sowie Tax Compliance integriert werden.

AO & GoBD: Mobiles Scannen rechtssicher nutzen

Die Abgabenordnung (AO) erlaubt die digitale Aufbewahrung von Unterlagen, und die GoBD konkretisieren die Tax-Compliance-Anforderungen, sodass dem mobilen Scannen per Smartphone aus steuerlicher Sicht nichts mehr im Wege steht.

Digitale Belege: Lesbarkeit & Originaltreue für Prüfung

Die Lesbarkeit des digitalisierten Belegs muss die Übereinstimmung mit dem Original gewährleisten, um eine Sichtprüfung durch den Betriebsprüfer zu ermöglichen, wobei die korrekte und vollständige Erfassung sichergestellt und die Aufbewahrung des Papierbelegs bis zum Abschluss der Abrechnung empfohlen wird.

GoBD: Schutz Ihrer digitalen Dokumente vor Manipulation

Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, dürfen digitalisierte Belege nicht unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden, weshalb ein "Nur-Lese-Zugriff" empfohlen wird und jede Änderung in einem Audit-Trail protokolliert werden sollte.

GoBD-Archivierung: Digitalisierte Belege sicher & auffindbar 

Digitalisierte Belege müssen zeitnah in ein elektronisches Archivsystem übertragen, mit einem eindeutigen Index versehen und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar sowie recherchierbar sein, um Geschäftsvorfälle systematisch und identifizierbar festzuhalten.

Verfahrensdokumentation: GoBD-konform digitalisieren

Die GoBD fordern eine steuerliche Verfahrensdokumentation, die verständlich die Umsetzung der GoBD-Vorgaben und das Kontrollumfeld im Digitalisierungsprozess beschreibt, wobei ein "Masterdokument" mit zugehörigen Sekundärinformationen als Anlagen die Verfahrensdokumentation bildet.

Tax Compliance: GoBD-Kontrollen für mobiles Scannen

Die steuerlichen Kontrollen für das Mobile Scannen orientieren sich an den GoBD und allgemeinen IT-Kontrollanforderungen, wobei für jeden Kernprozess die GoBD-Anforderungen, Kontrollziele und Kontrolldesign dargestellt und die GoBD-Compliance pro Prozess subsumiert werden sollte, wobei eine Kontrolle mehrere Ziele gleichzeitig erfüllen kann.

GoBD-Compliance: IT General Controls als Fundament

Zur Einhaltung der GoBD sind übergreifende organisatorische und technische Kontrollen ("IT General Controls") wie Backup & Recovery, Notfallmanagement, Zugriffsschutz und IT-Sicherheit erforderlich, die als Bestandteil der Verfahrensdokumentation über mitgeltende Unterlagen abgebildet werden.

Rechnungsprozesse optimieren: GoBD-konform und effizient

Gemäß § 14 UStG müssen Rechnungen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleisten, wobei ein "4-Augen-Prinzip" mit Funktionstrennung zwischen Erfassung und Prüfung/Freigabe sowie eine dokumentierte Prüfung der Leistungsbegründung erforderlich sind.

Mobile Belege & Betriebsprüfung: GoBD-konformer Datenzugriff 

Im Rahmen einer Betriebsprüfung muss die Finanzverwaltung auf die mobil erfassten Digitalisate in allen drei Zugriffsvarianten (unmittelbar, mittelbar, Datenüberlassung) zugreifen können, was in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben ist.

Mobile Digitalisierung: GoBD-konform zum Erfolg

Mobiles Scannen bietet enorme Effizienzsteigerungen, birgt aber auch steuerliche Fallstricke. Die Einhaltung der GoBD, von der Verfahrensdokumentation über IT General Controls bis hin zur revisionssicheren Archivierung, ist entscheidend. Durch Beachtung von Lesbarkeit, Unveränderbarkeit, dem 4-Augen-Prinzip und der Gewährleistung des Zugriffs für die Betriebsprüfung, meistern Sie die digitale Transformation und profitieren von schlanken, GoBD-konformen Prozessen.

Über SAP Concur

SAP-Concur-Lösungen sind weltweit führend im Bereich der Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Im Fokus stehen dabei das konsequente Vereinfachen und Automatisieren alltäglich anfallender Prozesse. Die Anwendungen unterstützen Mitarbeitende bei der Reisebuchung, begleiten sie auf Geschäftsreise und helfen, Ausgaben bereits unterwegs in die Reisekostenabrechnung zu überführen. Durch die Datenintegration nahezu in Echtzeit und den Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Überprüfung aller Transaktionen erhalten Unternehmen Transparenz über ihre Ausgaben, verbessern die Compliance und behalten Budgets im Blick. SAP Concur stellt sich eine Welt vor, in der sich Reisebuchung und Reisekostenabrechnung fast von selbst erledigen und Unternehmen jeden Tag ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

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Peters, Schönberger & Partner (PSP München) zählt mit einer 40-jährigen, erfolgreichen Unternehmenshistorie zu den renommiertesten mittelständischen Kanzleien in Deutschland. Als interdisziplinäre Kanzlei verfügt PSP München über eine besondere Expertise bei der Beratung und Umsetzung von Projekten an der Schnittstelle von Steuerrecht und Informationstechnologie.

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