Fehler vermeiden und Reisekosten richtig abrechnen

Nach einer Geschäftsreise erfolgt die Reisekostenabrechnung – für viele Mitarbeiter ein notwendiges Übel, das sie von ihrer Kernarbeit abhält. Sie stellen sich nun die üblichen Fragen: Welchen Tages-Spesensatz gibt es, wenn meine eintägige Geschäftsreise bis nach Mitternacht andauerte? Und wie viel Mehrwertsteuer muss ich noch gleich bei einer Taxifahrt eintragen? Für Geschäftsreisende, die ihre Reisekosten manuell abrechnen müssen, ist das nicht die beliebteste Aufgabe. Entsprechend viele Fehler bei der Reisekostenabrechnung passieren auch. 

Typische Fehler bei der Abrechnung von Reisekosten

• Unbeliebte Reisekostenabrechnung: Es gibt kein Geld zurück? Erledigen Sie Ihre Abrechnung dennoch gewissenhaft, denn korrekte Angaben sind immer essentiell. Fehler bei der Reisekostenabrechnung sorgen nicht nur für Unmut, eine falsche Abrechnung hat im Zuge der Reform auch verschärfte steuerrechtliche Konsequenzen.

• Falsche Beträge: Ein Komma an der falschen Stelle kann schon dafür sorgen, dass Ihre komplette Abrechnung fehlerhaft ist – so werden aus 20,00 Euro schnell 200,00 Euro. Eine gewissenhafte Prüfung der Angaben ist daher stets erforderlich.

• Jahreswechsel: Nicht jeder kümmert sich direkt nach der Geschäftsreise auch um die Abrechnung – und gerade in der Zeit des Jahreswechsels kann es daher zu Flüchtigkeitsfehlern kommen: Statt 2025 würden Sie vielleicht nach Jahreswechsel noch 2024 ins System eingeben. Oder Sie würden versuchen, eine jahresübergreifende Abrechnung zu erstellen. Empfehlenswert ist eine saubere Trennung. Geschäftsreisen 2024 müssen sich zweifelsfrei den Bedingungen dieses Jahres zuordnen lassen, Reisen 2025 den Vorgaben des kommenden Jahres.

• Quittungen: Quittungen sauber abzulegen, ist grundsätzlich kein Fehler. Dennoch: Haben Sie keinen Beleg erhalten oder diesen verlegt, bedeutet dies nicht, dass Sie auf den Kosten sitzen bleiben – Sie können in diesem Falle einen Eigenbeleg schreiben. Außerdem: Sollten bei einem Restaurantbesuch nicht alle Daten (Ort, Zeit, Datum, Anlass, Anzahl der bewirteten Personen, etc.) auf der Quittung vermerkt sein, so können Sie auch diese Angaben nachreichen.

• Eintägige Geschäftsreisen: Für eintägige Geschäftsreisen, die erst nach Mitternacht enden, werden oftmals fälschlicherweise zusätzlich 15 Euro, also insgesamt 30 Euro als Verpflegungspauschale für den begonnenen Folgetag angesetzt. Tatsächlich können Sie hier aber nur höchstens 15 Euro abrechnen. Diese werden Ihnen steuerfrei erstattet, wenn Sie länger als acht Stunden abwesend waren. Der Folgetag darf bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung gar nicht berücksichtigt werden.

Spesenbetrug: Jede vierte Reisekostenabrechnung fehlerhaft

Bei geschäftlichen Reisen und Auslagen passiert es Arbeitnehmern nicht selten, dass sie bei der Abrechnung ungenau sind. Das zeigt unsere Studie „Buchhaltung 4.0", in der wir feststellen, dass ein Viertel aller Reisekostenabrechnungen Fehler aufweisen. Allerdings gibt es auch eine positive Nachricht: 57 Prozent dieser Fehler werden von der Buchhaltung sofort korrigiert.

Doch es gibt auch eine negative Erkenntnis: In 15 Prozent der Fälle geben Reisende absichtlich falsche Informationen an. In bewusst falsch erstellten Abrechnungen bewegen sich die Beträge, um die es geht, in fünfzig Prozent der Fälle zwischen zehn und 30 Euro. Ein Drittel dieser vorsätzlich falsch gemachten Angaben betrifft Kosten zwischen 30 und 50 Euro, die unrechtmäßig zur Erstattung eingereicht werden.

Steuer-Tricks, Betrug und Verstöße sind Kündigungsgrund

Zu den gängigsten Methoden, um Reisekostenabrechnungen zu manipulieren, gehört das Einreichen privater Ausgaben. Etwa 23 Prozent der Befragten gaben zu, schon private Taxiquittungen abgerechnet zu haben. Zudem ist es jeder fünften befragten Person bereits passiert, dass sie auf Kosten der Firma mit Freunden oder der Familie essen gegangen ist (20 Prozent). Das Einreichen privater Park- oder Tankquittungen ist ebenfalls eine beliebte Praxis (20 Prozent).

Bei der Verpflegungsmehraufwandspauschale sind Tricksereien ebenfalls verbreitet. Insbesondere bei eintägigen Dienstreisen wird oft geschummelt, indem die Reisedauer auf dem Papier künstlich verlängert wird, um eine höhere Pauschale zu erhalten.

Schon bei der Reisebuchung halten sich 38 Prozent der Geschäftsreisenden nicht an das von den Unternehmensrichtlinien vorgegebene Kostenlimit. Ferner buchen 23 Prozent nicht immer über den vorgeschriebenen Kanal und 19 Prozent entscheiden sich für andere Anbieter als die vom Arbeitgeber festgelegten.

Reiserichtlinien für Geschäftsreisen sorgen für klare Regelungen

Eine effiziente Reiserichtlinie ist für Unternehmen unerlässlich, da etwa ein Drittel der Geschäftsreisenden in Deutschland sich nicht immer an die Vorgaben hält, was die Reisekosten unnötig in die Höhe treiben kann. Um dies zu vermeiden, sollte eine klare und strukturierte Reiserichtlinie entwickelt werden, die Regelungen bezüglich der Buchung, Abrechnung und Erstattung von Reisekosten umfasst. Inhaltlich sollten dabei Aspekte wie der Genehmigungsprozess, Buchungsfristen, Sicherheitshinweise sowie spezifische Regelungen zu Zahlungsmitteln und Erstattungsmodalitäten aufgeführt werden. Für Unternehmen, die eine solche Richtlinie erstellen oder überarbeiten möchten, bietet sich der Zugang zu detaillierten Leitfäden, Mustern und Vorlagen an, die sowohl die Struktur als auch konkrete Formulierungshilfen beinhalten.

Digitale Lösungen mindern Fehler im Geschäftsreisemanagement

Softwaregestützte Reisekostenabrechnungen, wie zum Beispiel die von SAP Concur angebotenen Lösungen, verhindern viele Fehler automatisch, indem sie fehlerhafte Eingaben erkennen und gleich korrigieren. Häufige Fehlerquellen wie versehentliche Falscheingaben, Unkenntnis über rechtliche Bestimmungen, fehlende Belege oder unvollständige Informationen führen oft zu unkorrekten Abrechnungen. Automatisierte oder digitalisierte Systeme für das Geschäftsreisemanagement reduzieren nicht nur die Bearbeitungszeit von Abrechnungen, sondern schließen auch viele Fehlerquellen aus. Sie ersetzen ineffiziente, fehleranfällige papierbasierte Prozesse und treiben die Digitalisierung im Unternehmen voran, während sie gleichzeitig die Einhaltung von Reiserichtlinien und Compliance sicherstellen.

Concur Travel and Expense Demo

Willkommen zu unserer geführten Concur Travel & Expense Demo. Diese kurze Demo zeigt Ihnen, wie Sie Reisen buchen, Ausgaben von jedem Gerät erfassen und eine Reisekostenabrechnung zur Genehmigung einreichen.  

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