Auf Augenhöhe: Concur erklärt, wann und warum Unternehmen auf persönliche Meetings setzen sollten

Kennenlernen, Produktvorstellungen oder Krisengespräche sollten nicht am PC oder Telefon stattfinden / Welche Vorteile es hat, die Balance zwischen virtuellen und realen Besprechungen zu finden.

Vormittags eine Webkonferenz, mittags ein Kundentelefonat, nachmittags ein Videogespräch: Virtuelle, technikgestützte Meetings sind aus der heutigen Arbeitswelt nicht wegzudenken. Wer Arbeitsbeziehungen jedoch fördern und positiv beeinflussen möchte, kommt auch 2014 nicht an persönlichen Besprechungen vorbei. Auch wenn Videokonferenzen und Webmeetings im Trend liegen, können sie persönliche Meetings nicht ersetzen. Concur (NASDAQ: CNQR), der führende Anbieter von integrierten Lösungen für Reisemanagement und die Reisekostenverwaltung, erläutert, wann sich Geschäftspartner, Kunden oder Kollegen persönlich in die Augen schauen sollten und warum Reisen im Idealfall den Umsatz ankurbeln.

Fest steht: Webkonferenzen oder Telefongespräche sind zwar umweltschonender, sparen Zeit und oftmals auch Kosten. Dennoch werden sie persönliche Geschäftstreffen niemals vollständig ersetzen. Dies sind die acht wichtigsten Gründe für ein persönliches Meeting:

1. Lieber eine effiziente Geschäftsreise als unzählige ineffiziente Konferenz-Calls
Zu viele Meetings behindern die Produktivität: Diese Meinung vertreten 65 Prozent der Befragten in einer vom Marktforschungsunternehmen YouGov durchgeführten Erhebung. Die größten Hürden sehen sie in veralteten Strukturen und festgefahrenen Hierarchien. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre Meeting- und Reisestrategie überdenken und neu festlegen, wann welche Meetings wie stattfinden sollten. Statt zu viele Telefon- oder Internetkonferenzen anzusetzen, ist es in vielen Fällen sogar besser, in einem persönlichen Gespräch alle offenen Fragen zu klären und einen offenen Diskurs anzuregen.

2. Persönliche Kontakte stärken Vertrauen
Erst physische Begegnungen im realen Leben können Vertrauen aufbauen, erhalten oder erneuern. Zwar sind Videokonferenzen durch die Verbindung von Ton und Bewegtbild persönlicher und vertrauensbildender als Telefonate. Spontanität, nonverbale Kommunikation, Mimik, Körpersprache und Co. gehen aber dennoch oftmals verloren. Erst im direkten Kontakt traut sich so mancher auch schwierige Themen anzusprechen. Technik kann hemmen.

3. Kennenlernen Face-to-Face
Kennen sich beide Parteien – Kunde und Anbieter, Vorgesetzter und Angestellter oder Geschäftspartner – noch nicht, sollte zumindest ein erstes persönliches Kennenlernen anvisiert werden. Es spricht zwar nichts gegen zwischenzeitliche Telefonate oder Webkonferenzen. Doch sie können Kickoff-Meetings, ein erstes „Beschnuppern“ keinesfalls ersetzen sondern allenfalls ergänzen.

4. Neue Produkte ausprobieren und in Augenschein nehmen
Neue Technologien, Funktionen oder Designs: Es gibt viele Produktneuvorstellungen, die sich in Webkonferenzen kaum oder nur sehr schlecht beschreiben, dem Kunden oder Kollegen näherbringen lassen. Erst im realen Leben können sie wirklich auf Herz und Nieren getestet und mit allen Sinnen erfahren werden.

5. Strategiedebatten an einem Tisch
Internetmeetings eignen sich für Besprechungen zwischen verschiedenen Standorten. Geht es aber um Strategiekonferenzen großer Unternehmen, sollten sich alle Beteiligten persönlich treffen, um zu diskutieren und zu entscheiden, wohin die Reise künftig führen soll. Denn erst im Gespräch in großer Runde kommen viele Themen zur Sprache, die im Netz oder am Telefon vielleicht unausgesprochen bleiben würden.

6. Teams und Kollaboration stärken
Regelmäßige Treffen erhalten die Freundschaft, feste persönliche Teambesprechungen stärken die Zusammenarbeit. Das wissen auch die Mitarbeiter in deutschen mittelständischen Unternehmen, von denen zwei Drittel im Team arbeiten. Dies geht aus einer repräsentativen Umfrage des Marktforschungsunternehmens Ipsos unter tausend Mitarbeitern hervor. Laut Umfrage halten mehr als 70 Prozent der Befragten persönliche Meetings für die effizienteste Möglichkeit der Gruppenkommunikation. Des Weiteren glaubt ein Drittel der Befragten, dass persönliche Besprechungen Vertrauen aufbauen.

7. Auseinandersetzungen und Krisengespräche
Gibt es Unstimmigkeiten oder Ungereimtheiten, sollten Unternehmen oder Teams diese tunlichst nicht nur am Telefon oder via E-Mail diskutieren. Erst im persönlichen Gespräch lassen sich viele Dinge konkret ansprechen. Auch hier spielt die nonverbale Kommunikation eine wichtige Rolle. Insbesondere bei E-Mails oder SMS besteht die Gefahr, dass Aussagen falsch verstanden werden oder verletzend wirken, auch wenn dies vielleicht gar nicht die Absicht des Absenders war.

8. Zwischenlösung Cluster-Meeting
Sogenannte Cluster-Meetings können helfen, Reisekosten zu sparen und dennoch die Vorteile persönlicher Meetings zu nutzen. Hierbei mieten Mitarbeiter technisch gut ausgestattete Tele-Konferenzräume in Universitäten, Business Centern oder Hotels in ihrer Umgebung und nutzen diese dann für Meetings unter Einsatz leistungsstarker Videoübertragungstechnologien. Nicht alle Teilnehmer reisen für die Besprechung an einen Ort, sondern treffen sich in „Clustern“ an zwei bis drei Orten.

„Trotz Internetbooms, Home-Office-Trends und verstärkten Kosteneinsparungen werden Video- oder Webkonferenzen persönliche Meetings nicht ablösen“, kommentiert Matthias Linden, Vertriebschef bei Concur. Laut aktuellem Concur Geschäftsreisereport sind im Jahr 2012 allein in Deutschland 166,3 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt worden. Linden weiter: „Mithilfe automatisierter Systeme können Unternehmen ihre Ausgaben rund um die Geschäftsreise optimal verwalten und analysieren. Prozesse sind nicht nur deutlich effizienter, auch die Transparenz ist höher. Die Auswertung der eigenen Daten liefert detaillierte Einblicke in die Ausgabenstruktur der Geschäftsreisen. So können Firmen besser entscheiden, wann sich persönliche Meetings lohnen und wann Webkonferenzen sinnvoller sind.“

Self-Check-System
Zusammen mit techconsult hat Concur ein sogenanntes Self-Check-System entwickelt: Interessierte Unternehmen können dabei ihre Prozesse rund um das Geschäftsreisemanagement kostenlos selbst einschätzen und mit dem Durchschnitt vergleichen. Der Self-Check erfasst verschiedene Teilbereiche des Reisemanagements und liefert eine direkte Auswertung der eigenen Einschätzung mit einer Gegenüberstellung der aktuellen Studienergebnisse. Zum Geschäftsreise Benchmark Deutschland-Self Check geht es hier.

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