Firmenfeier und Betriebsveranstaltung: Freibeträge und Steuer-Regeln

Ob Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Jubiläumsfeier – Betriebsveranstaltungen sind in vielen Unternehmen das Highlight im Jahresverlauf. Sie stärken den Teamgeist und tragen zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Doch das ist nicht alles: Wer eine Betriebsfeier richtig plant, kann steuerliche Vorteile nutzen und bares Geld sparen. Mit digitalen Lösungen von SAP Concur können anfallende Kosten effizient erfasst und regelkonform dokumentiert werden. Wie lässt sich also eine gelungene Betriebsfeier organisieren, die nicht nur allen Spaß macht, sondern auch steuerlich ideal abgewickelt wird?

Betriebsveranstaltung: Überblick zu Freibetrag & Pauschalversteuerung

Die Planung für die nächste Betriebsveranstaltung beginnt mit der zentralen Frage: Wie können Arbeitgeber die Veranstaltung steuerlich optimal gestalten? Dabei haben sie zwei Optionen: den Freibetrag oder die Pauschalversteuerung.

Der Freibetrag erlaubt es Unternehmen, bis zu 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeitenden steuerfrei zu übernehmen. Allerdings gilt diese Regelung nur für eine begrenzte Anzahl von Veranstaltungen pro Jahr. Auch sportliche oder kulturelle Veranstaltungen mit Unternehmensbezug zählen dazu.

Falls der Freibetrag oder die Anzahl der zulässigen Veranstaltungen überschritten wird, ist eine Pauschalversteuerung erforderlich. Der übersteigende Betrag wird dann pauschal mit 25 % versteuert (§ 40 EStG). Beide Optionen bieten Unternehmen Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Betriebsveranstaltungen, sei es eine traditionelle Feier oder ein innovatives Teamevent.

Steuerlicher Freibetrag: Voraussetzungen

Um den steuerlichen Freibetrag von 110 Euro zu gewährleisten, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG):

• Offenheit der Veranstaltung: Zur Betriebsfeier müssen alle Mitarbeitenden oder eine klar abgegrenzte Gruppe (z. B. Abteilung, Pensionierte, Jubilarinnen und Jubilare) eingeladen sein. Auch Leiharbeitnehmende oder sich im Ruhestand befindliche frühere Arbeitnehmende können einbezogen werden, sofern sie Teil des Veranstaltungskonzepts sind.
• Maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr: Der Freibetrag kann pro Mitarbeitendem nur für zwei Veranstaltungen jährlich genutzt werden. Ab der dritten entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
• Brutto statt Netto: In der Regel ist der Bruttobetrag der Veranstaltungskosten maßgeblich – inklusive Umsatzsteuer. Eine Ausnahme besteht, wenn das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist – dann zählt der Nettobetrag, da die Umsatzsteuer als durchlaufender Posten gilt.

Gut zu wissen: Wenn die Veranstaltung nicht allen Mitarbeitenden offensteht, etwa bei einem exklusiven Teamevent oder einer Führungskräfteveranstaltung, ist eine Pauschalversteuerung mit 25 % möglich.

Versteuerung von Betriebsfeiern: Lohnsteuer, Vorsteuerabzug & Kosten

Ein Sommerfest mit passender Location, leckeren Speisen und Getränken und einer kleinen Überraschung für die Kollegschaft kostet 150 Euro brutto pro Person. Ist das Unternehmen nicht vorsteuerabzugsberechtigt, übersteigen die Kosten den 110-Euro-Freibetrag um 40 Euro – dieser Anteil gilt als steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen zählt hingegen der Nettowert, in diesem Fall rund 126,05 Euro. Damit reduziert sich der zu versteuernde Betrag auf 16,05 Euro.

In beiden Fällen kann der überschreitende Betrag vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert werden. So bleiben die finanziellen Auswirkungen überschaubar und das Sommerfest wird  organisatorisch ein voller Erfolg.

Firmenfeier, Teamevent, Incentive-Reisen: Arbeitszeit und Steuerabzug

Ob Sommerfest am Abend oder Teamevent am Freitagnachmittag – steht eine Feier an, stellt sich schnell die Frage: Zählt das eigentlich als Arbeitszeit? Findet die betriebliche Feier in der regulären Arbeitszeit statt, gilt sie in der Regel auch als solche – inklusive Vergütung. Ist dies nicht der Fall, entscheidet der Arbeitgeber, ob die Teilnahme angerechnet oder als Freizeit gewertet wird. Eigene Ausgaben wie Anreisekosten oder Hotel können Mitarbeitende grundsätzlich nicht steuerlich absetzen, da die Teilnahme freiwillig erfolgt und nicht beruflich verpflichtend ist.

Neben Feiern und Teamevents sind Incentive-Reisen ein beliebter Weg, um besondere Leistungen zu belohnen. Da sie nur ausgewählten Mitarbeitenden offenstehen, zählen diese Reisen als geldwerter Vorteil (§ 19 EstG) und sind damit steuerpflichtiger Arbeitslohn. Um eine individuelle Abrechnung zu vermeiden, kann der Arbeitgeber die Incentive-Reise versteuern – pauschal mit 30 %   (§ 37b EstG). So bleibt sie für die Mitarbeitenden ohne zusätzliche Belastung und erfüllt weiterhin ihren motivierenden Zweck.

Externe Teilnehmende bei Betriebsfeiern: Regeln

Wenn Mitarbeitende eine Begleitperson zur Betriebsfeier mitbringen oder das Unternehmen Geschäftspartner einlädt, ist besondere Sorgfalt gefragt. Kosten für private Begleitpersonen werden vom Finanzamt dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet.

Kosten für externe Teilnehmende oder Geschäftsfreunde sind separat zu erfassen. Bewirtungsausgaben bei eintägigen Veranstaltungen ohne Übernachtung gelten als geschäftlich veranlasst und sind für Gäste steuerfrei – sie zählen aus Unternehmenssicht nicht zum Freibetrag. Ausgaben für Unterhaltung oder Geschenke können mit 30 % pauschal versteuert werden (§ 37b EStG).

Tipp: Eine klare Gästeliste und die Trennung interner und externer Kosten vermeiden Risiken. Zudem kann die Einbindung externer Gäste die Pro-Kopf-Kosten der Mitarbeitenden senken.

Besonderheiten: Steuerfreies Jubiläum, Reisekosten, Alkohol

Nicht jede Firmenfeier lässt sich steuerlich gleich behandeln. Bestimmte Anlässe bringen Besonderheiten mit sich, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten.

Betriebsjubiläum

Feiern für langjährige Mitarbeitende – etwa nach 25 oder 40 Jahren – können als steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung gelten, wenn sie allen Mitarbeitenden oder einer klar definierten Gruppe offenstehen. In diesem Fall greift der 110-Euro-Freibetrag (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Zusätzlich sind kleine Sachgeschenke bis 60 Euro brutto steuerfrei möglich, etwa ein Präsentkorb oder eine persönliche Aufmerksamkeit.

Reisekosten und Anfahrt

Findet die Veranstaltung außerhalb des Betriebs statt, können Reisekosten in den Freibetrag einfließen – vorausgesetzt, sie dienen ausschließlich der Teilnahme an der Veranstaltung. Erfolgt die Feier am Unternehmensstandort, gilt der Heimweg als privat. Wird die Taxifahrt dennoch erstattet, entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, der individuell oder pauschal versteuert werden muss (§ 40 EStG).

Alkoholische Getränke

Alkohol zählt – wie Speisen – zu den begünstigten Aufwendungen und fließt in den Freibetrag ein. Entscheidend ist, dass der betriebliche Anlass im Vordergrund steht. Ein Glas Sekt oder Bier ist unproblematisch, solange der Fokus auf der Veranstaltung bleibt.

Fazit: Planungssicherheit und steuerliche Vorteile nutzen

Ob Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Teamevent – mit vorausschauender Planung lassen sich steuerliche Fallstricke vermeiden. Die wichtigsten Tipps auf einen Blick:

1. Pro-Kopf-Kosten realistisch kalkulieren: Die Gesamtkosten werden nur auf die Mitarbeitenden verteilt, die tatsächlich an der Feier teilnehmen.
2. Begleitpersonen mitdenken: Bringt jemand eine Begleitung mit, werden deren Kosten dem Mitarbeitenden komplett zugerechnet.
3. Einladungskreis klar definieren: Nur Feiern, zu denen alle Beschäftigten oder ganze Abteilungen eingeladen sind, gelten steuerlich als Betriebsveranstaltungen.
4. Klare Zeitgrenzen setzen: Ein offizielles Veranstaltungsende sollte definiert werden, um die steuerliche Bewertung und mögliche Haftungsfragen abzugrenzen.
5. Alkohol und Geschenke einbeziehen: Alkoholische Getränke zählen zu den Bewirtungskosten und fließen wie auch Geschenke in den Freibetrag ein.
6. Reisekosten richtig zuordnen: Findet die Feier außerhalb des Betriebs statt, dürfen Reisekosten in den Freibetrag eingerechnet werden. Bei Feiern im Büro gilt die Heimfahrt hingegen als privater Weg und ist steuerlich nicht relevant.

Mit klaren Vorgaben und einer sorgfältigen Planung lassen sich Betriebsveranstaltungen steuerlich optimal gestalten. Digitale Tools wie eine Software zur Ausgabenverwaltung helfen, Teilnehmende und Kosten effizient zu erfassen, Freibeträge automatisch zu prüfen und die Compliance sicherzustellen. So wird die Betriebsfeier nicht nur zum sozialen Highlight, sondern auch zum organisatorischen Selbstläufer.