Travel Management optimieren: Prozesse, KI & Partnerschaften

Travel Manager navigieren in einem komplexen Umfeld: Mitarbeiterbedürfnisse, Kostendruck und geopolitische Unsicherheiten prägen den Alltag. Ihre Rolle geht weit über die reine Reisebuchung hinaus – sie sind strategische Steuerer und verbinden verschiedene Unternehmensbereiche. Um in diesem dynamischen Umfeld erfolgreich zu sein, sollten Travel Manager drei Prioritäten setzen:

Integriertes Travel Management: Daten verbinden, Prozesse optimieren 

In einer digitalisierten Arbeitswelt brauchen Travel Manager Lösungen, die Prozesse ganzheitlich abbilden, Daten intelligent verknüpfen und Mitarbeitende effektiv entlasten. Entscheidend ist dabei ein integrierter Ansatz: Um langfristige Vorteile zu erzielen, sollten Reise- und Abrechnungsdaten zentral auf einer Plattform zusammenlaufen, um Datensilos und Produktivitätseinbußen zu vermeiden. So lassen sich manuelle Aufgaben gewinnbringend automatisieren und die Produktivität nachhaltig steigern. Tools wie Concur TripLink (für bessere Übersicht über Direktbuchungen), Concur Request (für vereinfachte Genehmigungen) und das SAP Concur Partner-Netzwerk (für Einhaltung von Richtlinien und ein nahtloses Buchungserlebnis) können hier wertvolle Unterstützung leisten.

Analysen von SAP Concur zeigen, dass Mitarbeitende mit digitalen Tools doppelt so viele Abrechnungen verarbeiten und ihre Aufgaben bis zu zehnmal schneller erledigen können. Zudem erhalten Travel Manager durch integrierte Systeme einen klaren Überblick über Reise- und Ausgabendaten – eine wertvolle Grundlage, um Ausgabenrichtlinien zu optimieren, Budgets präziser zu steuern und zukunftsfähige Strategien zu entwickeln. Eine ganzheitliche Lösung im Geschäftsreisemanagement erhöht nicht nur die operative Effizienz, sondern schafft Transparenz und Planungssicherheit für die Herausforderungen von morgen.

Hybrides Arbeiten & Reisen: Richtlinien für Bleisure & Compliance

Zunehmend hybride Arbeitsmodelle und der Wunsch nach flexiblen Arbeitsorten erfordern von Travel Managern ein gutes Gespür für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. In einer Studie von SAP Concur geben mehr als drei von vier deutsche Arbeitnehmende (79 %) an, dass ortsunabhängiges Arbeiten ihre Jobzufriedenheit deutlich erhöht. Entwickeln Sie klare 'Work from Anywhere'-Richtlinien, die (a) Reisekosten transparent regeln, (b) Compliance-Anforderungen berücksichtigen und (c) die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nach Flexibilität in Einklang bringen.

Mit der zunehmenden Flexibilität der Mitarbeitenden wird die Trennung von dienstlichen und privaten Reisen immer komplexer – etwa bei Bleisure-Trips oder Workations. 27 % der Führungskräfte berichten bereits, dass sie Schwierigkeiten haben, Reisekosten in solchen Fällen eindeutig nachzuvollziehen. Ein zentrales Problem besteht darin, dass viele Mitarbeitende die geltenden Regeln nicht kennen und sie unbeabsichtigt missachten. Travel Manager sind gefordert, klare Strukturen zu schaffen, Richtlinien verständlich zu vermitteln und durch gezielte Informationsangebote das Verständnis für Compliance-Anforderungen und mögliche Risiken zu stärken.

KI & Geschäftsreisemanagement: Prozesse beschleunigen & Kosten senken

Künstliche Intelligenz bringt Schwung in das moderne Geschäftsreisemanagement – sie beschleunigt und vereinfacht Prozesse auf verschiedensten Ebenen. Wenn Travel Manager mit KI-gestützten Tools arbeiten, schaffen sie ein rundum optimiertes Reiseerlebnis für die Mitarbeitenden. Zeitaufwendige Routinetätigkeiten wie Belegerfassung, Ausgabenkategorisierung und Abrechnung werden automatisiert. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich vereinfachen, da Budgets und Richtlinien schon bei der Reiseplanung berücksichtigt werden. Das entlastet Mitarbeitende spürbar und macht den gesamten Geschäftsreiseprozess für alle Beteiligten stressfreier.

Neben diesen Vorteilen für die Mitarbeitenden, liefert KI Travel Managern wertvolle Entscheidungsgrundlagen – etwa bei der Auswahl von Anbietern oder der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Laut SAP-Concur-Studie erkennen bereits 76 % der deutschen Finanz- und Reiseverantwortlichen dank KI Falschangaben in Abrechnungen deutlich schneller. Das senkt nicht nur Verluste, sondern verbessert die Ressourcennutzung im gesamten Unternehmen.

„Travel Manager stehen in der Verantwortung, den Wandel im Geschäftsreiseumfeld aktiv zu gestalten, indem sie frühzeitig in innovative Technologien und deren Weiterentwicklung investieren“, betont Ramona Gamm, Senior Product Marketing Managerin, MEE bei SAP Concur. „Integrierte Lösungen stärken die Produktivität im Unternehmen. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch eine spürbare Entlastung bei administrativen Aufgaben. Wenn neue Technologien sinnvoll in bestehende Prozesse eingebunden werden, können Travel Manager das nachhaltige Wachstum ihres Unternehmens fördern und dabei die Bedürfnisse der Reisenden stets berücksichtigen.“

Travel Management stärken: Partnerschaft, Reisende & Automatisierung

Diese Tipps ergänzen die oben genannten Strategien und helfen Travel Managern, ihre Position im Unternehmen zu festigen.

Travel Management: Klare Strukturen für mehr Effizienz

Klare Verantwortlichkeiten vermeiden Kompetenzgerangel und verbessern die Effizienz. Beziehen Sie den Betriebsrat ein, um Reiserichtlinien und Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen transparent zu gestalten und interne Akzeptanz zu fördern.

Zusammenarbeit mit Reisenden: Bedürfnisse verstehen

Insbesondere die Geschäftsreisenden selbst sind wichtige Stakeholder, da sie direkt von allen Prozessen und Lösungen betroffen sind. Ihnen ist wichtig, dass sich die Reisekostenabrechnung einfach schreibt, sie zügig eine Rückerstattung der angefallenen Kosten erhalten und wissen, an wen sie sich bei Problemen wenden können. Im Travel Manager sollten sie daher einen kompetenten Ansprechpartner finden, der ihre Anliegen ernst nimmt, dem sie vertrauen können und der ihnen eine reibungslose Geschäftsreise ermöglicht. Gleichzeitig darf die Orientierung am Reisenden nicht darin münden, dass der Travel Manager 24/7 zur Verfügung steht. Für die meisten Fälle existieren spezialisierte externe Anbieter, die genutzt werden dürfen und sollen. Die Ansprüche der Geschäftsreisenden steigen stetig, daher ist es wichtig, einen kompetenten Ansprechpartner zu haben, der ihre Anliegen ernst nimmt.

Automatisierung als Schlüssel zur Effizienz

Entlasten Sie Travel Manager von Routineaufgaben, damit sie sich auf strategische Prozessoptimierung und Stakeholder-Management konzentrieren können. Moderne Travel Management Lösungen automatisieren Prozesse und integrieren Partner für Expertenwissen (z.B. im Steuerrecht).

Starkes Partnernetzwerk für zukunftsfähiges Travel Management

Neben kontinuierlicher Weiterbildung sind strategische Partnerschaften mit spezialisierten Dienstleistern entscheidend. Dieses Ökosystem optimiert Prozesse, sorgt für effiziente Geschäftsreisen und erfüllt die Bedürfnisse aller Stakeholder – heute und in Zukunft.