Geschäftsreisen: Dafür geben Mitarbeitende am meisten aus

Das Geschäftsreiseaufkommen hat sich inmitten geopolitischer Unsicherheiten, Inflation und volatilen Märkten stabilisiert und bleibt ein wichtiger strategischer Baustein, so die aktuelle VDR-Geschäftsreiseanalyse. Eine aktuelle Auswertung von deutschen SAP-Concur-Daten zeigt, wie sich das dynamische Wirtschaftsumfeld auf die verschiedenen Ausgabenkategorien von Geschäftsreisen auswirkt. Aus den Zahlen geht hervor, wofür Mitarbeitende in Deutschland am meisten Geld ausgeben und welche Kostensteigerungen damit für Unternehmen einhergehen. Im Schnitt haben Unternehmen 2024 pro Abrechnung rund 4 % mehr gezahlt als noch 2023. Die Gesamtkosten haben dabei um 15 % zugenommen.

Unternehmen, die Mitarbeiterausgaben digital erfassen, können flexibel auf die Veränderungen reagieren und Maßnahmen ergreifen, um ihr begrenztes Budget optimal einzusetzen. Werden Ausgaben nicht systematisch erfasst, riskieren Unternehmen, Einsparpotenziale zu übersehen und ihre Geschäftsreiseausgaben weniger effektiv zu steuern. 

Kosten pro Reisekostenabrechnung: Flugtickets am teuersten 

Flugtickets und Mietwagen sind für deutsche Unternehmen mit den höchsten Kosten verbunden. Im Jahr 2024 beliefen sich die durchschnittlichen Kosten für Flugtickets auf 497 € pro Reisekostenabrechnung. Das ist bis zu sieben Mal so viel, wie im Durchschnitt eingereicht wurde. Für einen Mietwagen wurden im Schnitt 207 € eingereicht. Im Gegensatz dazu fallen die Bewirtungskosten mit rund 24 € vergleichsweise günstig aus. Sie verzeichnen zudem mit rund 6 % nur eine mittlere Preissteigerung gegenüber 2023, die mit den allgemein erhöhten Preisen in der Gastronomie zusammenhängen kann. Deutlich stärker stiegen die Ausgaben für Veranstaltungen: Unternehmen gaben hier durchschnittlich 120 € pro Abrechnung aus, eine Zunahme von rund 26 %. Das spiegelt den Trend zu mehr Präsenz im Arbeitsumfeld wider. Anfang 2023 liefen letzte pandemiebedingte Einschränkungen aus und viele Aktivitäten fanden noch digital statt. 

Gesamtausgaben pro Ausgabenkategorie: Zunahme in allen Kategorien

Geschäftsreisen werden teurer – im Jahresvergleich gab es keine Kategorie, die 2024 in Summe ein geringeres Kostenvolumen verzeichnete. Das ist sowohl auf das stabilisierte Geschäftsreiseaufkommen als auch auf die gestiegenen Kosten durch die Inflation und Wirtschaftslage zurückzuführen. Die geringste Steigerung ist in der Kategorie Kraftstoffe zu verzeichnen (+5 %), während in der Kategorie Verschiedenes das Gesamtvolumen mit rund 21 % am meisten gestiegen ist. Es handelt sich dabei um Ausgaben, die nicht in vorhandene Kategorien passen oder sich auf Ausgabenkategorien außerhalb der Norm beziehen. Beispiele dafür können Kosten für Schließfächer zur Gepäckaufbewahrung, Internetkosten im Hotel oder Zug sowie Mautgebühren sein. Umso wichtiger ist es, diese genau analysieren zu können.

Mit Blick auf die Kostenverteilung im Jahr, verbuchen Übernachtungen mit 28 % den größten Anteil an den Gesamtkosten. Flugtickets machen trotz der hohen Preise mit rund 21 % einen geringeren Teil der Ausgaben in Concur Expense aus. Das zeigt, dass viele Reiseziele mit anderen Verkehrsmitteln wie Zug, ÖPNV oder dem Auto bereist werden. Auch Bewirtungskosten decken mit rund 14 % einen großen Teil der Kosten ab, obwohl die eingereichten Beträge hier vergleichsweise gering ausfallen. 

Ausgabenkategorien: Top-3 der eingereichten Mitarbeiterausgaben 

Ein ähnliches Bild zeigt sich bei der Analyse der am häufigsten gewählten Ausgabenkategorien: In den Kategorien Bewirtung (37 %), ÖPNV (17 %) und Übernachtungen (16 %) werden die meisten Ausgaben eingereicht. Damit ist mehr als jede dritte Einreichung auf eine Bewirtung zurückzuführen. Das unterstreicht die anhaltende Bedeutung persönlicher Begegnungen wie Teambuilding-Maßnahmen oder Kundengespräche, die auch außerhalb einer Geschäftsreise stattfinden. 

„Die gestiegenen Kosten und das anhaltend unsichere Wirtschaftsumfeld fordern von Unternehmen ein präzises Ausgabenmanagement“, so Elena Parker, Chief Revenue Officer MEE, SAP Finance & Spend Management. „Mit einer detaillierten Analyse lassen sich Budgets und Cashflow besser planen, Ausgabentrends und ihre Folgen frühzeitig erkennen und Maßnahmen fundierter umsetzen.“ 

Über die Analyse

Betrachtet wurden Abrechnungen, die von SAP-Concur-Kunden zwischen dem 1. Januar 2024 und dem 31. Dezember 2024 in Concur Expense eingereicht wurden, sowie entsprechende Zeiträume aus dem Jahr 2023.