Direkte und indirekte Kosten: Warum der Unterschied so wichtig ist

Jeder Euro, den Ihr Unternehmen ausgibt, hat einen Zweck – aber nicht alle Ausgaben sind gleich. Einige dienen direkt der Finanzierung der Produkte und Dienstleistungen, die Sie verkaufen, während andere dafür sorgen, dass das Geschäft läuft. Der Unterschied zwischen direkten und indirekten Kosten ist wichtig. Denn nur so lassen sich Ausgaben kontrollieren, die Effizienz verbessern und klügere Finanzentscheidungen treffen.

Stellen Sie sich das folgendermaßen vor: Direkte Kosten sind der Treibstoff in Ihrem Auto – sie treiben Ihr Unternehmen voran. Indirekte Kosten sind alles, was das Auto am Laufen hält, von der Wartung bis zur Versicherung. Beides ist wichtig, erfordert aber jeweils unterschiedliche Verwaltungsstrategien. Gehen wir also der Sache auf den Grund und erkunden wir, warum diese Unterscheidung so wichtig ist.

Was sind direkte Kosten?

Zu den direkten Kosten gehören alle Ausgaben, die direkt mit der Produktion von Waren oder Dienstleistungen verbunden sind. Ohne sie wäre Ihr Unternehmen nicht in der Lage, zu arbeiten oder Einnahmen zu erzielen.

Beispiele für direkte Kosten sind:

• Rohstoffe für die Herstellung von Produkten
• Anlagen und Maschinen für die Produktion
• Verpackungsmaterial für den Versand von Waren
• Fracht- und Logistikkosten für die Lieferung von Produkten

Da sich die direkten Kosten unmittelbar auf die der verkauften Waren (Cost of goods sold oder COGS) und die Gewinnspannen auswirken, überwachen Unternehmen diese Ausgaben genau, um ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Was sind indirekte Kosten?

Indirekte Kosten umfassen alle Ausgaben, die den Geschäftsbetrieb unterstützen, aber nicht direkt mit der Produktion verbunden sind. Diese Ausgaben tragen zwar nicht zu den Herstellungskosten bei, sind aber für die Aufrechterhaltung eines funktionierenden Unternehmens unerlässlich.

Beispiele für indirekte Kosten sind:

• Bürobedarf und Software
• Marketing und Werbung
• Reisekosten und Spesen der Mitarbeiter
• Versorgungsunternehmen und Gebäudewartung
• IT-Systeme und Support

Im Gegensatz zu den direkten können die indirekten Ausgaben unvorhersehbar sein, da sie mehrere Abteilungen mit häufigen, dezentralisierten Käufen betreffen. Dies macht die Verfolgung, Kontrolle und Optimierung der indirekten Kosten komplexer, aber auch wichtiger.

Darum sollten Sie zwischen direkten & indirekten Kosten unterscheiden

Jede Ausgabenkategorie hat unterschiedliche Auswirkungen auf das Unternehmen, daher ist es für ein effektives Finanzmanagement entscheidend, die Unterschiede zu kennen.

Finanzielle Auswirkungen

Das Verständnis der direkten und indirekten Ausgaben hilft Unternehmen bei wesentlichen Punkten:

✔ Genaue Preisgestaltung und Produktionskosten

✔ Optimierung der Betriebskosten

✔ Verbesserung von Rentabilität und Cashflow

Für Unternehmen mit mehreren Produktlinien oder Abteilungen gewährleistet die Unterscheidung dieser Kosten eine korrekte Kostenzuweisung und hilft bei der Berechnung der tatsächlichen Rentabilität.

Ressourcenzuweisung

Durch die Kategorisierung von Ausgaben können Unternehmen:

• Bessere Lieferantenverträge für direkte Kosten aushandeln
• Genehmigungsprozesse für indirekte Kosten rationalisieren
• Arbeitsabläufe für mehr Effizienz automatisieren

Die richtige Infrastruktur und der passende Technologiepartner können Ihnen bei den indirekten Kosten helfen. Unsere Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen, die eine integrierte Lösung für Reisekosten und Spesen (T&E) einsetzen, erhebliche Verbesserungen erzielen, darunter

• 21 % Einsparungen bei Reisebuchungen und Spesenabrechnungen
• 20 % niedrigere Bearbeitungskosten für Rechnungen
• 26 % mehr Einhaltung von Richtlinien

Risikominderung und Betrugsprävention

Falsch verwaltete Ausgaben – ob direkt oder indirekt – können zu finanziellen Lecks und Compliance-Risiken führen. Die Implementierung automatisierter Ausgabenkontrollen hilft Unternehmen:

✔ Nicht konforme oder überhöhte Ausgaben zu erkennen

✔ Betrügerische Transaktionen zu reduzieren (und Betrug leichter aufzudecken)

✔ Auditbereitschaft und Transparenz zu verbessern

Strategischere, fundiertere Entscheidungen

Wenn Sie diese grundlegenden Unterschiede zwischen direkten und indirekten Kosten verstehen, können Sie Ihre Beschaffungs- und Ausgabenstrategien optimieren. Die Kategorisierung Ihrer Ausgaben ermöglicht es Ihnen, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Kosten reduzieren können, und zu verstehen, welche Auswirkungen dies auf Ihren Betrieb haben wird – so können Sie fundiertere finanzielle Entscheidungen treffen.

Schlüsselmetriken für direkte und indirekte Kosten

Um die Ausgaben effektiv zu verfolgen, müssen die richtigen KPIs und Benchmarks verwendet werden.

Zu den Kennzahlen für direkte Ausgaben gehören:

• Kosten der verkauften Waren (COGS) in % des Umsatzes: Wirkt sich direkt auf die Gewinnspanne aus und hilft bei der Verfolgung der Produktionseffizienz.
• Liefertermintreue der Lieferanten: Entscheidend für die Produktionsplanung und die Aufrechterhaltung effizienter Abläufe
• Qualität/Fehlerquote: Beeinflusst die Kundenzufriedenheit und Nacharbeitskosten
• Direkte Materialkosten pro Einheit: Entscheidend für die Produktpreisgestaltung und die Aufrechterhaltung wettbewerbsfähiger Gewinnspannen
• Lagerumschlagshäufigkeit: Schlüsselindikator für die Effizienz des Betriebskapitals und das Management der Versorgungskette

Zu den Kennzahlen für indirekte Ausgaben gehören:

• Indirekte Ausgaben in % des Umsatzes: Entscheidend für das Verständnis der betrieblichen Gesamteffizienz
• Bestellungszykluszeit: Schlüsselindikator für die Effizienz des Beschaffungsprozesses
• Policy Compliance Rate: Wichtig für das Risikomanagement und die Kostenkontrolle
• Kosteneinsparungsrate: Misst die Wirksamkeit von Kostensenkungsinitiativen
• Lieferantenkonsolidierungsrate: Hilft, die Kaufkraft zu nutzen und die Verwaltungskosten zu senken

Die von Ihnen gewählten Kennzahlen können in Ihrem Unternehmen unterschiedlich sein, aber dies sind einige der gängigsten Methoden, mit denen Unternehmen ihre Ausgaben analysieren. So können Sie dafür sorgen, dass die Ausgaben mit den finanziellen Zielen übereinstimmen. Ein Benchmarking dieser Kennzahlen mit Industriestandards stellt sicher, dass die finanziellen Ziele auf Kurs bleiben.

Wie SAP Concur die Verwaltung direkter & indirekter Kosten optimiert

Eine intelligente Ausgabenmanagement-Strategie erfordert Transparenz, Kontrolle und Automatisierung. SAP-Concur-Lösungen bieten Unternehmen entscheidende Vorteile:

• Rationalisierung der Ausgabenverwaltung – automatisieren Sie Genehmigungen, reduzieren Sie Fehler und verbessern Sie die Transparenz Ihrer Ausgaben.
• Integration von Beschaffungssystemen – verfolgen Sie direkte Kosten mit Echtzeit-Lieferantendaten und Einblicken.
• Verbessern der Ausgabentransparenz – Überwachen indirekter Kosten, Erkennen von Richtlinienverstößen und Verbessern der Compliance.

Beim Unterschied zwischen direkten und indirekten Kosten geht es also um weit mehr als die Klassifizierung – am Ende hilft Ihnen die Unterscheidung, intelligentere Finanzentscheidungen zu treffen, die die Rentabilität Ihres Unternehmens steigern.

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Die neue Funktion Request Assistant in Concur Request verwendet generative KI-Technologie, um Mitarbeitern intelligente Kostenschätzungen für ihre Geschäftsreisen zu liefern, wodurch Zeit und Mühe gespart werden. Nutzer können Elemente wie Flug-Reiseklasse und Hotels anpassen, und die geschätzten Kosten werden automatisch als erwartete Ausgaben zum Reiseantrag hinzugefügt, der dann zur Genehmigung vorgelegt werden kann.

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