KI im T&E schafft Wettbewerbsvorteile. Wo stehen Sie?

Jedes Unternehmen strebt nach einem Wettbewerbsvorteil. Künstliche Intelligenz (KI) verspricht, diesen über bisher unerwartete Quellen zu liefern: Ihre im Unternehmen verteilten, fragmentierten Geschäftsreisedaten. Viele Organisationen haben bereits KI-gestützte T&E-Lösungen eingeführt, fragen sich aber vielleicht, wo sie auf dem Weg der T&E-Transformation stehen und welche Potenziale die nächsten Schritte bergen.

Ein neues IDC Spotlight, "Beyond Reports: The AI-Enabled T&E Maturity Model for Unlocking Business Intelligence", bietet einen Fahrplan, um Ihr T&E von einer mühsamen Backoffice-Funktion zu einem strategischen Kraftpaket zu entwickeln. Es liefert umsetzbare Einblicke ins Ausgabenmanagement, die Entscheidungen vorantreiben und Wachstum unterstützen.

Die Reise zum T&E-Reifegrad mit KI

Das neueste, von SAP Concur gesponserte IDC Spotlight betrachtet fünf Stufen der T&E-Reife durch die Linsen von Technologie und KI, digitalen Zahlungen, Daten und Integration, Mitarbeitern und Kultur sowie Governance und Compliance.

Sie erfahren mehr über die einzelnen Stufen, bewerten, wie Ihr Unternehmen mit Best Practices im Reise- und Spesenmanagement übereinstimmt, und erhalten weitere Einblicke, darunter:

• Die Vorteile und Herausforderungen jeder Stufe.
• Die Entwicklung von KI im Ausgabenmanagement mit jeder aufeinanderfolgenden Stufe.
• Wie KI-gestützte SAP Concur-Lösungen Unternehmen dabei helfen, T&E-Reife zu erreichen.

KI-T&E: Nutzen, Hürden, Wettbewerbsvorteile

Das IDC-Reise- und Spesen-Reifegradmodell ist ein Fahrplan für datengestütztes, strategisches Ausgabenmanagement. Es liefert Business Intelligence und Wettbewerbsvorteile für das gesamte Unternehmen. Dieses Modell kann als Richtschnur dienen, um zu bestimmen, wo sich Ihre Organisation auf dieser Reise befindet und was sie durch das Voranschreiten auf jede Stufe gewinnen kann.

Stufe 1: Grundlegende Automatisierung 

Digitale Tools sind rudimentär. Das Unternehmen löst sich von Papier- und manuellen Prozessen, doch die Daten bleiben isoliert und die T&E-Funktion wird als Ressourcenfresser betrachtet.

• Herausforderungen: Der Einsatz von KI im Spesenmanagement ist minimal, Zahlungen sind oft nicht mit T&E-Plattformen verknüpft, die Integration ist begrenzt, Mitarbeiter können Veränderungen gegenüber resistent sein, und die Compliance kann erst nach dem Ausgabenereignis verwaltet werden.
• Vorteile der nächsten Stufe: Organisationen gewinnen eine proaktivere Kontrolle über Ausgaben, verbesserte Integrationsmöglichkeiten erhöhen die Sichtbarkeit von T&E-Daten, und die Einführung von KI und ML stärkt die Datenanalyse und Entscheidungsfindung bei Reisen und Spesen.

Stufe 2: Erweiterte Einblicke 

Anstatt retrospektiv zu sein, beginnt das T&E-Management zu einem vorausschauenden Werkzeug zu werden, das Business Intelligence liefert. Ihre T&E-Plattform integriert sich mit digitalen Zahlungen und Kernsystemen, hilft bei der Durchsetzung einfacher, regelbasierter Compliance, nutzt ML zur Erkennung von Anomalien und etabliert klare Prüfpfade.

• Herausforderungen: Obwohl Lösungen Einblicke liefern können, erfordern alle nachfolgenden Aktionen, Recherchen oder Anfragen immer noch einen erheblichen menschlichen Einsatz. Da Ihre Systeme noch nicht vollständig vereinheitlicht sind, bleiben manuelle Workarounds und Abstimmungen bestehen.
• Vorteile der nächsten Stufe: KI macht T&E-Prozesse intuitiver und personalisierter, Audits erfordern weniger manuellen Aufwand, Zahlungen sind vollständig integriert und Lösungen fassen Ausgaben intelligent zusammen, was den Genehmigern Kontext bietet.

Stufe 3: Generative KI-gesteuert 

Eine wirklich intelligente T&E-Plattform kann komplexere Schlussfolgerungen ziehen, um Geschäftsreise- und Ausgabendaten in umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln. Sie kann Ausgabennarrative erstellen, die Trends und Anomalien aufzeigen, Zahlungen nahtlos abwickeln, personalisierte Reiseoptionen bieten, Nutzer unterstützen, Audits erheblich automatisieren und Compliance-Risiken erkennen.

• Herausforderungen: Die strategische Ausgabenmanagement-Plattform ist nicht autonom; sie ist immer noch auf Menschen angewiesen, die Entscheidungen treffen und Probleme lösen. Obwohl die Integration erweitert wurde, ist sie nicht nahtlos oder in der Lage, in Echtzeit mit internen und externen Systemen zu kommunizieren.
• Vorteile der nächsten Stufe: Menschliche Eingriffe werden minimal, da die Plattform proaktiv agieren kann. Zahlungen werden autonom durchgeführt und optimieren den Cashflow, und das System erledigt Buchungen, Änderungen und Erstattungen automatisch.

Stufe 4: Agenten-KI-gesteuert 

Hier kann das KI-gestützte System im Auftrag von Mitarbeitern handeln oder Optionen zur Überprüfung bereitstellen. Es kann Flüge buchen und umbuchen, Daten zur Verbesserung von Lieferantenverhandlungen liefern, die Zusammenarbeit und Innovation zwischen Mitarbeitern und Lösungen fördern und integrierte Daten für autonome Entscheidungen nutzen. Die Technologie verwaltet Workflows vollständig, sodass sich Mitarbeiter auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

• Herausforderungen: Ein weitgehend unabhängiges System kann neue Management- und Governance-Herausforderungen schaffen, da Entscheidungen erklärbar und transparent sein müssen. Mit der Komplexität benötigt die Organisation möglicherweise neue Fähigkeiten in ihren Reise-, Finanz- und IT-Teams.
• Vorteile der nächsten Stufe: Mit ihrem hohen Maß an Intelligenz kann das System helfen, Risiken vorherzusagen, präventive Maßnahmen zu ergreifen und die Mensch-KI-Zusammenarbeit zu fördern, bei der die fortschrittliche Technologie Routineaufgaben übernimmt und menschliche Fähigkeiten erweitert.

Stufe 5: Das Ökosystem 

Auf dieser höchsten Stufe hat KI im Ausgabenmanagement ein zentralisiertes System geschaffen, in dem die umfangreichen T&E-Daten vollständig unternehmensweit integriert sind. Die T&E-Plattform ist dynamisch, lernt kontinuierlich und verbessert sich. Zahlungen sind vollständig integriert, Mitarbeiter und KI arbeiten zusammen, um Innovationen voranzutreiben, und die Compliance ist adaptiv.

• Herausforderungen: Angesichts der Geschwindigkeit der Anpassung müssen Organisationen sicherstellen, dass Innovation die Kontrolle nicht übertrifft. Spezialisierte Fähigkeiten und neue Betriebsmodelle werden benötigt, um Sicherheit und reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Unternehmen müssen Ressourcen für die Verwaltung des Wettbewerbsvorteils bereitstellen, den sie aufgebaut haben.
• Anhaltende Vorteile: Mit einem resilienten, sicheren System, das darauf ausgelegt ist, Herausforderungen zu bewältigen und sich weiterzuentwickeln, kann die Organisation alles meistern, was die Zukunft bringt – und ihren Vorsprung behalten.

IDC-Reifegradmodell

Dieser englischsprachige IDC Spotlight stellt ein fünfstufiges Reifegradmodell für KI-gestütztes Reisekostenmanagement vor. Es hilft Unternehmen dabei, den Weg von der einfachen Automatisierung hin zu einem vollständig kognitiven, datengesteuerten Ökosystem zu meistern.

Hier downloaden

Wettbewerbsvorteil durch tiefere KI-Integration

Mit diesem Überblick über die fünf Stufen der T&E-Reife erhalten Sie möglicherweise eine klarere Vorstellung vom Fortschritt Ihrer Organisation. KI ist der Kern dieser Entwicklung, daher kann eine tiefere Untersuchung ihres zunehmenden Einsatzes die Stufen und Vorteile weiter verdeutlichen.

Stufe 1: KI im Spesenmanagement 

Der KI-Einsatz ist bestenfalls oberflächlich. Die Automatisierung ist einfach, nutzt OCR (Optical Character Recognition) zur Digitalisierung von Belegen und kann einfache Regeln zur Verwaltung von Spesen- und Rechnungs-Workflows durchsetzen. Wenige Einblicke sind möglich, und ein Großteil der Arbeit ist immer noch manuell.

Stufe 2: KI im Spesenmanagement 

Der KI-Einsatz nimmt zu, da maschinelles Lernen beginnt, Trends und Anomalien zu erkennen, nicht konforme und möglicherweise betrügerische Ausgaben zu kennzeichnen und datengesteuerte Erkenntnisse und Entscheidungen zu ermöglichen. Im Grunde legt diese Stufe die Grundlage für generative und andere fortgeschrittene Formen der KI.

Stufe 3: KI im Spesenmanagement 

Generative KI interpretiert und fasst Spesenabrechnungen und andere Geschäftsreisedaten zusammen, empfiehlt die beste Zahlungsform für jede Transaktion, bietet personalisierte und konforme Reiseoptionen, unterstützt bei Audits, macht Prozesse intuitiv, bietet Support und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Stufe 4: KI im Spesenmanagement 

KI gewinnt an Autonomie und Handlungsfähigkeit, indem sie entweder eigenständig agiert oder Mitarbeitern Optionen zur Überprüfung gibt. Das System kann den Cashflow optimieren, Reisen eigenständig buchen und umbuchen, proaktive Einblicke liefern, automatisch Entscheidungen treffen und Richtlinien an veränderte Bedingungen anpassen.

Stufe 5: KI im Spesenmanagement 

KI dient als intelligenter Assistent für Menschen, sagt Risiken voraus und passt Richtlinien und Workflows dynamisch an, um Bedrohungen abzuwehren. Die intelligente Technologie ist Teil der Unternehmenskultur geworden und dient als vertrauenswürdiger Partner für Innovationen.

SAP Concur für intelligentes, KI-gestütztes T&E

Als langjähriger führender Anbieter von Software für strategisches Ausgabenmanagement hat SAP Concur seit einem Jahrzehnt KI in seine T&E-Lösungen integriert und erhebliche Investitionen getätigt, um den Einsatz von KI in bestehenden und neuen Lösungen zu erweitern.

Das IDC Spotlight stellt fest, dass Concur Travel, Concur Expense, Concur Invoice und erweiterte Lösungen eine einzige Plattform mit Funktionen bieten, darunter:

• Digitalisierte und automatisierte Workflows
• Integrierte Reise- und Spesendatenanalyse
• Personalisierte Reiseempfehlungen
• Nahtlose Integration mit Zahlungsanbietern und anderen Systemen

„SAP Concur ist darauf ausgelegt, Organisationen dabei zu unterstützen, T&E-Reife zu erreichen“, sagt der IDC-Bericht und fügt später hinzu: „Für den Höhepunkt der Reife konzentriert sich SAP Concur auf den Aufbau eines vollständig integrierten, kognitiven Ökosystems, in dem seine Plattform als unternehmensweites Asset agiert.“

SAP Concur: Top-Bewertung in 4 IDC MarketScapes Reports

SAP Concur wurde von IDC MarketScape in vier Reports für 2025 als führend eingestuft – wir sind stolz darauf!

Blog-Artikel lesen

FAQ: KI-gestütztes IDC T&E-Reifegradmodell

F: Was ist das Reifegradmodell? 

A: Über fünf Stufen zeichnet IDC den Weg nach, wie sich das Reise- und Spesenmanagement von einer weitgehend manuellen Backoffice-Aufgabe zu einem automatisierten, KI-durchdrungenen und nahezu autonomen Anbieter von Business Intelligence entwickelt.

F: Was kann ich aus dem Modell lernen? 

A: Eine Organisation kann bestimmen, wo sie sich in ihrer T&E-Transformation befindet, was sie in der nächsten Stufe gewinnen kann und wie sie die größten T&E-Herausforderungen bewältigt. Auf jeder Stufe untersucht das IDC Spotlight Technologie und KI, digitale Zahlungen, Daten und Integration, Mitarbeiter und Kultur sowie Governance und Compliance.

F: Welche Rolle spielt KI im T&E-Reifegradmodell? 

A: KI spielt auf jeder Stufe eine immer größere Rolle, von minimaler Automatisierung bis hin zu einem vollständig integrierten, selbstlernenden, intelligenten Assistenten.

F: Welche Rolle kann SAP Concur bei der T&E-Transformation spielen? 

A: SAP Concur hat eine lange Geschichte in der Arbeit mit KI und entwickelt weiterhin Innovationen mit neuen KI-gestützten Funktionen, wie dem persönlichen Assistenten Joule. „Wenn Organisationen Fortschritte machen, bietet SAP Concur die Technologie, um ihnen zu helfen, die höchsten Reifegrade zu erreichen. Die Plattform ist darauf ausgelegt, das zentrale Nervensystem für T&E-Ausgaben zu sein“, so das IDC Spotlight.