Ausgabenmanagement: Mehr Transparenz & Kontrolle im Hybrid Work

Im Jahr 2025 sind die Anforderungen an das Ausgabenmanagement komplexer denn je. Die Flexibilität, die hybride Arbeitsmodelle mit sich bringen, hat neue Herausforderungen für die Finanzabteilung geschaffen. Wenn Sie Ihre Prozesse und Richtlinien nicht kontinuierlich an diese Realitäten anpassen, laufen Sie Gefahr, den Überblick über Ihre Ausgaben noch stärker zu verlieren als vor dem prägenden Jahr 2020, das viele alte Regeln außer Kraft setzte. Heute geht es darum, die neu etablierten Arbeitsweisen fest in eine effiziente Ausgabenkontrolle zu integrieren.

Ordnung & Transparenz: Fundament Ihres Ausgabenmanagements

Es gibt jedoch einen bewährten Weg, Ordnung in dieses vielschichtige Umfeld zu bringen. Der erste und wichtigste Schritt dazu ist Transparenz. Die Vereinfachung Ihrer Prozesse und die strategische Überarbeitung Ihrer Richtlinien sind entscheidend, um Ihre Ausgaben präzise im Blick zu behalten. Doch wie genau erreichen Sie das? Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie zunächst einige grundlegende Überlegungen anstellen.

Firmenkarten: Ihr Schlüssel zu Ausgabentransparenz

Daten sind unerlässlich für die Einhaltung von Vorschriften und die strategische Steuerung von Ausgaben. Die besten Einblicke in Ihre Ausgabendaten erhalten Sie über die Nutzung von Firmenkarten. Sie bieten einen direkten, präzisen und automatisierten Blick auf das, was tatsächlich ausgegeben wird. Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter 20 Euro Trinkgeld zu einem Essen für 80 Euro gibt, erfahren Sie dies sofort und können gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen. Wenn dieser Mitarbeiter oder andere jedoch bar bezahlen, entgeht Ihnen möglicherweise regelwidriges Verhalten, und Ihre Richtlinien können nicht wirksam durchgesetzt werden.

Stellen Sie sich daher folgende Fragen:

Firmenkarten-Strategie: Fragen für mehr Kontrolle

• Möchten wir, dass jeder Mitarbeiter eine Firmenkarte hat und diese bevorzugt nutzt?
• Unterstützen unsere aktuellen Richtlinien diesen strategischen Einsatz von Firmenkarten optimal?
• Falls wir mehr Flexibilität bei den Zahlungen anbieten möchten, verfügen wir über die Prozesse, um uns effektiv zu schützen?
• Haben wir moderne Rechnungsprüfungsregeln zur Bewertung und Korrektur von nicht richtlinienkonformen Buchungen, zu hohen Ausgaben oder Betrugsfällen?

Diese Fragen können Sie vielleicht nicht alle sofort aus dem Stegreif beantworten. Doch ihre Bedeutung ist unbestreitbar – gerade jetzt, wo die Kontrolle der Ausgaben für die Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens wichtiger denn je ist. Hier sind noch ein paar weitere Punkte, über die Sie nachdenken sollten.

Digitale Belege: Schluss mit dem Papierchaos

Wenn Mitarbeiter bar bezahlen oder ihre private Karte verwenden, wissen Sie oft nur durch das mühsame Durchgehen von Belegstapeln, was ausgegeben wurde und ob es den Richtlinien entspricht. Dieses Verfahren ist nicht nur zeitaufwändig und kostspielig, sondern auch extrem fehleranfällig. Erhalten Sie auf diese Weise wirklich die Daten, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen?

Automatisierung: Fehler minimieren, Daten maximieren

Wenn Sie den Prozess vereinfachen und automatisieren – etwa durch digitale Belegverarbeitung –, könnten Sie dann Belege für mehr Ausgaben anfordern und so die Compliance wirksamer durchsetzen? Die Antwort ist klar: Ja.

Wie wäre es nun, Bilder von Belegen aufzunehmen, um überholte und lästige Papierprozesse gänzlich zu eliminieren? Das ist zweifellos ein enormer Produktivitätsgewinn. Der wahre Nutzen liegt jedoch in der Genauigkeit und relativen Unmittelbarkeit der Daten. Mit der richtigen App erhalten Sie mehr als nur ein Foto: Sie analysiert die im Bild enthaltenen Daten. Diese werden automatisch aufgeschlüsselt, kategorisiert und direkt in Kostenabrechnungen eingetragen.

Stellen Sie sich daher folgende Fragen:

KI im Spesenmanagement: Belege intelligent auswerten

• Können wir manuelle Eingabefehler durch intelligente Automatisierung wirklich vermeiden?
• Können wir zu jeder Ausgabenposition genaue und vollständigere Daten erfassen, die oft durch KI-gestützte Analyse gewonnen werden?
• Können wir sicherstellen, dass auch Bargeldausgaben der Richtlinie entsprechen, während wir gleichzeitig die Anforderungen an physische Belege senken und die Benutzerzufriedenheit steigern?

Dies sind weniger Ja/Nein-Fragen als vielmehr Ja/Natürlich-Fragen. Es geht darum, die richtigen Tools effektiv einzusetzen oder vorhandene Lösungen optimal zu erweitern. Kommen wir nun zu den letzten wichtigen Überlegungen.

Agilität: Ausgabenrichtlinien anpassen & steuern

Wie wir alle in den letzten Jahren gelernt haben, ist der Wandel die eigentliche Konstante – oder ehrlicher gesagt, eine Quelle ständiger strategischer Überlegungen. Wenn Sie also voranschreiten und sich auf die Erholung und das Wachstum konzentrieren, sollten Sie Anpassungsfähigkeit fest in Ihre Ausgabenprozesse integrieren. Denn in dem Maße, wie sich Märkte, Verbraucherverhalten und Geschäftsanforderungen ändern, werden Sie auch Ihre Richtlinien kontinuierlich anpassen müssen.

Sind Ihre Systeme und Prozesse dafür flexibel genug? Stellen Sie sich folgende Fragen:

Remote Work: Neue Ausgabenkategorien managen

• Können wir neue, für Remote- oder Hybrid-Arbeit notwendige Ausgabenkategorien (z. B. Homeoffice-Ausstattung, Coworking-Spaces) ganz einfach hinzufügen und nachverfolgen?
• Verfügen wir über präzise Rechnungsprüfungsregeln, um Ausgaben, die gegen die Richtlinien verstoßen, automatisch zu erkennen und zu korrigieren – gerade da immer mehr Mitarbeiter (die vielleicht keine Firmenkarten haben) immer mehr Ausgabenentscheidungen treffen?
• Können wir erkennen, ob Zahlungen von Lieferanten, die durch Bestellungen gedeckt werden sollten, tatsächlich in den Kostenabrechnungen auftauchen und eine doppelte Erfassung vermieden wird?

Private Karten & Compliance: Wo liegen die Risiken?

• Wissen wir, wie hoch die Ausgaben sind, die mit privaten Karten getätigt werden? Und noch wichtiger: Verstehen wir, warum private Karten genutzt werden und wie wir die Nutzung von Firmenkarten attraktiver gestalten können?

Auch hier gibt es passende Tools, die Daten direkt in Ihr System einspeisen und so effektiv die Lücken schließen, durch die Kosten verborgen bleiben. Und wenn Sie diese Daten transparent einsehen können, wird es viel einfacher, die Ausgaben strategisch zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen.

SAP Concur: Ihr Partner für smartes Ausgabenmanagement

Transparenz, Kontrolle und Anpassungsfähigkeit sind im heutigen Geschäftsumfeld keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Intelligente Softwarelösungen wie SAP Concur ermöglichen es Ihnen, Ihre Ausgabenprozesse zu transformieren – von der Firmenkarte bis zum digitalen Beleg. So bringen Sie nicht nur Ordnung und Effizienz in Ihre Finanzabteilung, sondern gewinnen auch wertvolle Einblicke, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Informieren Sie sich über die umfassenden Finance-Tools für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement von SAP Concur – und bringen Sie Ihre Ausgaben in Einklang mit Ihren Richtlinien, auch wenn sich die Geschäftswelt und die Anforderungen ändern. Werden Sie zu einem intelligenten Unternehmen, das bereit ist für die Herausforderungen von 2025 und darüber hinaus.