Reisekosten-Grundlagen: Wie eine Reisekostenabrechnung funktioniert

Reisekostenabrechnungen sind ein Muss in jedem Unternehmen, das viele Geheimnisse birgt. Sie brauchen Zeit, binden Ressourcen und können sogar Finanz- und Buchhaltungsabteilungen überlasten. Und doch sind sie unverzichtbar! Dank ihnen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entstandene Geschäftsausgaben erstattet werden. Zeit, die Grundlagen der Reisekostenabrechnung zu klären.

 

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen geschäftlich entstandene Kosten häufig zunächst auslegen. Das ist vor allem all jenen bekannt, die regelmäßig unterwegs sind, wie Vertriebsmitarbeiter, Berater oder Manager. Sie strecken beispielsweise die Ausgaben für einen Restaurantbesuch mit einem Kunden vor – genauso wie die Zugfahrkarte zu einem Geschäftstermin oder die Benzinkosten bei der Anreise mit dem eigenen Fahrzeug.

Gemäß der internen Reisekostenrichtlinie schießen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Kosten vor und der Arbeitgeber erstattet sie im Nachhinein. Um eine Rückerstattung zu erhalten, müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung vorlegen.

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Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung?

Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um ein Papierdokument oder eine digitale Datei, die alle Aufwände enthält, die auf einer Geschäftsreise entstanden sind und vom Arbeitgeber erstattet werden. Der Gesetzgeber schreibt keine verbindliche Form vor. Vielmehr können Unternehmen entsprechende Formulare und Vorlagen nach ihren Anforderungen, internen Regeln und Berechnungsformeln erstellen.

Reisekostenabrechnungen müssen jedoch bestimmte verpflichtende Angaben aufführen, um gegenüber dem Finanzamt Bestand zu haben:

  • Name des Einreichers
  • Reisedaten und -dauer
  • Zweck der Reise
  • Unterschrift des Reisenden zur Bestätigung der Richtigkeit seiner Angaben

Ob handschriftlich ausgefülltes Formular, PDF-Datei, Excel-Tabelle oder eine in der Cloud gehostete Webanwendung – bei der Reisekostenabrechnung kommt es auf den Inhalt, nicht das Medium an. Je nach Methode und zur Verfügung stehenden Tools kann sie aber mehr oder weniger Zeit und Energie kosten.

 

Welche Reisekosten sind erstattungsfähig?

Zu den Reisekosten gehören Fahrt- und Übernachtungskosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Auch weitere Reisenebenkosten – zum Beispiel für Gepäckaufbewahrung oder Telefonate – sind erstattungsfähig.

Tatsächlich entstandene Kosten werden deutschen Geschäftsreisenden meist für die An- und Rückreise mit Zug oder Flugzeug, Geschäftsessen und die Unterkunft – ohne Frühstück – zurückerstattet. Kosten für Reisen mit dem privaten Pkw sowie der Verpflegungsmehraufwand hingegen werden in Form von Pauschalen erstattet.

 

Was ist eine Reisekostenpauschale?

Bei der Rückerstattung von Pauschalen erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen festen Betrag von ihrem Arbeitgeber. Bei der Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes, der von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auf einer Reise eingenommenen Mahlzeiten, ist die Abrechnung nach Pauschalen Gang und Gäbe.

Aber auch bei Übernachtungskosten finden Pauschalen Anwendung. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Betrag voll ausschöpfen oder nicht. Sie erhalten diese Summe weiterhin, um ihre Ausgaben zu decken. Insbesondere wenn Mitarbeitende häufig reisen, ist dieses Vorgehen pragmatisch – die zeitaufwändige Überprüfung von Belegen entfällt und Ausgaben für Geschäftsreisen werden für Unternehmen plan- und vorhersehbar. Jedoch können nicht alle Ausgaben mit einem Pauschalsatz erstattet werden.

 

Wie lange kann ich Reisekosten rückwirkend einreichen?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen ihre Reisekostenabrechnungen innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einreichen. Gesetzlich gilt laut § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Meist wird die entsprechende Frist jedoch vom Arbeitgeber festgelegt und mitgeteilt. Entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag oder Hinweise in selbigem auf eine geltende Reisekostenrichtlinie hebeln § 195 BGB aus. Allerdings dürfen die vom Arbeitgeber festgelegten Fristen drei Monate nicht unterschreiten. Reichen Mitarbeitende ihre Reisekostenabrechnung nicht innerhalb der vom Arbeitgeber festgelegten Frist ein, haben sie keinen Anspruch mehr auf Rückerstattung der verausgabten Kosten.

Der Arbeitgeber ist seinerseits verpflichtet, Geschäftsausgaben zurückzuerstatten, die gerechtfertigt und im Einklang mit den internen Reisekostenrichtlinien sind. Verweigert er dies, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtliche Schritte einleiten.

Geschäftsausgaben sind zudem unter bestimmten Bedingungen von der Sozialversicherung befreit und für den rückerstatteten Betrag muss von Mitarbeitenden keine Einkommenssteuer abgeführt werden.

 

Vorauszahlungen: die vorgelagerte Reisekostenabrechnung

Geschäftsreisen können für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitunter sehr teuer werden. Transport, Unterkunft, Verpflegung und alle Ausgaben vor Ort können die finanzielle Situation des Reisenden erheblich belasten. Darüber hinaus kann es in Organisationen, in denen die Reisekostenabrechnungen nicht automatisiert sind, mehrere Wochen dauern, bis der Arbeitgeber die Rückerstattung bearbeitet und freigibt. Zudem sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht verpflichtet, für die Kosten in Vorleistung zu gehen.

Zahlt der Arbeitgeber einen Vorschuss, überweist er Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Geld vor der Reise. Anders als bei der klassischen Rückerstattung, wird die Höhe des Vorschusses entsprechend den voraussichtlichen Ausgaben geschätzt. Kehren Mitarbeitende von ihrer Reise zurück, reichen sie ihre Reisekostenabrechnungen ein und der Rückerstattungsbetrag wird dem gewährten Vorschuss angepasst. Wenn der Vorschuss nicht ausreicht, wird die Differenz zurückerstattet. Im entgegengesetzten Fall müssen Reisende den Mehrbetrag zurückerstatten. Die Berechnung der tatsächlich angefallenen Reisekosten basiert ausschließlich auf Rechnungen und Belegen, die den geltenden Vorschriften entsprechen.

 

Betrug bei der Reisekostenabrechnung

Damit eine Reisekostenabrechnung gültig ist, müssen die Ausgaben im beruflichen Kontext erfolgen. Dennoch könnten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Betrugsversuche unternehmen, indem sie Ausgaben geltend machen, die nicht angefallen sind. Tatsächlich ist es schwierig, Betrugsversuche bei der Reisekostenabrechnung aufzudecken. Während die Möglichkeiten für die Einreichung (absichtlich) fehlerhafter Reisekostenabrechnungen mit geeigneter Reisekostensoftware sehr begrenzt sind, können sie in Organisationen mit reduzierten Kontrollverfahren oder traditionelleren internen Prozessen deutlich höher sein. Die beliebtesten Vorgehensweisen von Betrügern sind jedoch bekannt:

Rückerstattung für nicht bezahlte Geschäftsessen einfordern

Der Trick: Einfach eine Rechnungs- oder Belegkopie für eine Mahlzeit, zu welcher eine Mitarbeiterin und ein Mitarbeiter von einem Geschäftspartner eingeladen wurde, einreichen. So kann der Aufwand zurückgefordert werden. Bei einem Geschäftsessen mit drei oder vier Personen können hier hohe Kosten entstehen.

Die Lösung: Um diesem Trick entgegenzuwirken, helfen durchschnittliche und quantifizierte Daten pro Abteilung oder Mitarbeitendem. So werden bei Auswertungen potenzielle Verzerrungen schnell ersichtlich. Zudem können Geschäftspartner auch direkt kontaktiert werden, um zu prüfen, ob sie eingeladen wurden. Das ermöglicht die Durchführung von Stichproben.

Anpassung der Quittung für Taxis im Ausland

Der Trick: Handschriftliche oder in nichtlateinischen Alphabeten geschriebene Quittungen sind in der Regel schwer zu entziffern und werden so zum Instrument für Tricksereien bei der Reisekostenabrechnung. Ganz zu schweigen von Blankoquittungen, die von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angepasst werden können. Dadurch können sie ihre Taxi-Kosten verdoppeln oder verdreifachen. Insbesondere bei Auslandsreisen sind Standardkosten für Taxifahrten für die Buchhaltung nicht mehr nachvollziehbar.

Die Lösung: Um Betrug vorzubeugen, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Firmenkredit- oder Prepaid-Bankkarten ausgestattet werden. Zudem können sie dazu angehalten werden, globale VTC-Dienste wie Uber zu nutzen.

Anpassung der Kilometerkosten

Der Trick: Ein paar Kilometer mehr auf Geschäftsreisen mit dem Privatwagen hinzuschummeln. So wird dem Unternehmen am Ende des Jahres ein beachtliches Budget über die Rückerstattungen abgeluchst.

Die Lösung: Digitale Tools für die Abrechnung von Reisekosten bieten die Möglichkeit, das GPS des Smartphones für das Tracking der zurückgelegten Kilometer zu nutzen. Unstimmigkeiten werden so umgangen.

 

Mehrwertsteuerrückerstattungen bei Reisekosten?

Unternehmen können auf Geschäftsreisen im Ausland entrichtete Mehrwertsteuern zurückfordern. In der Regel werden folgende Ausgaben für die Beantragung einer Mehrwertsteuerrückerstattung akzeptiert:

  • Kosten für die An- und Rückreise
  • Ausgaben für die Unterkunft
  • Fahrtkosten
  • Bewirtungskosten
  • Ausgaben für die Beschaffung notwendiger Materialien

 

Was ist zu tun, wenn eine Reisekostenabrechnung ohne Rechnung eingereicht wird?

Eigentlich ist die Regel klar: Rechnung, Quittung oder Beleg sind für die Erstattung von Reisekosten notwendig – auch für eine Mehrwertsteuerrückerstattung. Die Rückerstattung von Reisekosten ohne Belege ist für den Arbeitgeber riskant, da er im Falle einer Betriebsprüfung mit Sanktionen rechnen muss. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen eine Null-Toleranz-Politik, die in der internen Reisekostenrichtlinie klar und detailliert erläutert wird.

Andere Unternehmen akzeptieren von Zeit zu Zeit eine Ausnahme. Je nach Höhe des Rechnungsbetrags und der Glaubwürdigkeit des Mitarbeitenden können Alternativlösungen greifen, wie:

  • Anfrage eines Duplikats beim Rechnungssteller
  • Kopie des Kontoauszugs bei Zahlung mit Kredit- oder EC-Karte
  • Erstellung eines Eigenbelegs

 

Reisekostenabrechnung: Digitale Lösungen für mehr Effizienz

Ausgabe = Rückerstattung. So einfach dieser Prozess der Kostenabrechnung auch erscheint, ist er doch komplex und betrifft viele Abtleitungen im Unternehmen. HR, Legal, Finanz- und Rechnungswesen, interne Kommunikation, Management – alle sind an der Organisation und Verwaltung von Spesenabrechnungen beteiligt. Die Wahl des richtigen Tools für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen ermöglicht es, interne Prozesse zu optimieren, den Cashflow zu sichern, mehr Flexibilität in der Betriebsführung zu erreichen und die digitale Transformation der Organisation voranzutreiben. So werden Reisekosten zum Leistungstreiber.

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