Reisebranche 2025: Trends, Handlungsfelder & wichtige Einblicke

Im Jahr 2025 wurde künstliche Intelligenz (KI) zum universellen Helfer: Sie übernahm alles, von komplexen Datenanalysen bis hin zu den kleinen Reiseannehmlichkeiten wie Late Check-out oder der schnellen Umbuchung eines Fluges. Das Jahr brachte anhaltende Turbulenzen – wirtschaftliche wie politische –, die Kosten und Budgets unter Druck setzten. In einer Zeit, in der Mitarbeitende von überall tätig sind und Effizienz zum entscheidenden Ziel geworden ist, waren klare Kommunikation und starke Beziehungen unverzichtbar. Vor diesem Hintergrund blieben zentrale Geschäftsreisetrends des Jahres 2025 – wie Nachhaltigkeit, virtuelle Zahlungslösungen und neue Vertriebsmodelle (NDC) – Schwerpunkte mit hoher Priorität. Laut Branchenführern beeinflussen diese Faktoren maßgeblich sowohl die zentralen Handlungsfelder als auch die vielversprechendsten Zukunftschancen im Reisebereich.

Gestützt auf Gespräche mit fünf führenden Köpfen aus dem Geschäftsreisemanagement liefert dieser Blog wertvolle Impulse: Er hilft Branchenfachleuten, ihre eigenen Erfahrungen aus dem Jahr 2025 einzuordnen – und zeigt Strategien auf, wie sich Herausforderungen meistern und neue Chancen im kommenden Jahr gezielt nutzen lassen.

Geschäftsreisen: Umgang mit steigenden Kosten und knappen Budgets

Das Jahr 2025 stand im Zeichen wirtschaftlicher und regulatorischer Turbulenzen – eine Zeit, in der Verantwortliche im Reisemanagement ständig zwischen schwankenden Kosten und schrumpfenden Budgets lavieren mussten. In einigen Märkten führte dies zu kaum vorhersagbaren Flug- und Hotelpreisen, wie Anne Delgado, Director Travel and Payment bei SAP, berichtet. An der Michigan State University hieß das: Jeder ausgegebene Dollar wurde genau unter die Lupe genommen. „In all den Jahren meines Arbeitslebens war das noch nie so entscheidend wie diesmal“, sagt Ed Phillips, Travel Manager der Universität.

Wie sich Kosten und Budgets im Griff behalten lassen

• Kosten transparenter machen: Das gelang laut Delgado vor allem durch den verstärkten Einsatz von Automatisierung und KI‑Tools, die bessere Einblicke in Ausgaben und Reisemuster ermöglichten.
• Mehr aus dem Budget herausholen – das gelang der Michigan State University durch den Einsatz von Buchungs‑ und Reporting‑Tools, um Fälle aufzudecken, in denen die umsatzsteuerbefreite Hochschule versehentlich Umsatzsteuer auf Hotelrechnungen gezahlt hatte. So konnten rund 500 Übernachtungen zur Rückerstattung identifiziert werden. Um künftige Probleme zu vermeiden, nutzt die Universität Warnhinweise im Buchungstool, die Reisende auf das Thema aufmerksam machen – und empfiehlt ihnen, stets Steuerbefreiungsnachweise mitzuführen. „Ausgefeiltere Analysen ermöglichen es uns, komplexe Daten in klare, umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln“, betont Phillips. Der neue Blickwinkel auf Geschäftsreisen habe dabei „überraschende Wege aufgezeigt, wie sich Gelder ins Programm zurückholen lassen“.

Geschäftsreisen: Wie lassen sich Kommunikation & Beziehungen stärken?

Ob beim persönlichen Austausch mit Kollegen und Kolleginnen, beim Erklären des Mehrwerts unternehmenskonformer Buchungswege oder bei der Überarbeitung veralteter Richtlinientexte – für Travel Manager gehörten Kommunikation und Beziehungsarbeit 2025 zu den zentralen Erfolgsfaktoren. Denn wer den Sinn einer Regel versteht, ist viel eher bereit, sich auch daran zu halten. Und wenn das Team gewohnt ist, an einem Strang zu ziehen und ein gemeinsames Ziel zu verfolgen, bekommt auch das Reiseprogramm die Unterstützung, die es braucht.

Wie sich Kommunikation intern und extern stärken lässt

• Persönliche Kontakte pflegen: In einer zunehmend virtuellen Arbeitswelt suchte Delgado gezielt den engeren Austausch mit internen Partnern wie ihren Kolleginnen und Kollegen aus HR und Finanzen. Sie betonte, wie wertvoll ein Schwätzchen beim Kaffee und andere persönliche Begegnungen für starke Beziehungen sind. „Klar zu erläutern, warum etwas wichtig ist und wozu es dient, schafft echte Teamzusammenarbeit“, sagt sie.
• Regeln erklären: „Warum sollten Reisende günstige, aber regelwidrige Tickets meiden? Weil sie die Folgen kennen“, sagt ein Travel Manager. „Deshalb entwickeln wir jetzt bessere Schulungen – mit Anleitungen und KI-Videos. Dieses Jahr habe ich mich besonders auf unser Onboarding für neue Mitarbeitende konzentriert – damit sie von Tag eins an erfahren, wie man bei uns richtig vorgeht.“
• Stärkung der Beziehungen: Phillips und sein Team bei der Michigan State University konzentrierten sich auf die Stärkung der Beziehungen zu Lieferanten und ihren Reisevertragspartnern durch eine klarere Kommunikation und engere Ausrichtung auf Prioritäten wie z. B. die Fürsorgepflicht – und beendeten Partnerschaften, die die Programmziele nicht mehr erreichen. „Wir haben zum Beispiel Hotels darauf hingewiesen, bestimmte Tarifcodes zu deaktivieren, die nicht unseren Vereinbarungen entsprachen“, erklärt Phillips. „Außerdem haben wir die Raten systematisch geprüft, damit wirklich nur noch die Hotels gebucht werden können, mit denen wir gültige Verträge haben“, so Phillips. „Wir haben im Jahr 2025 viele wichtige Erkenntnisse gewonnen. Was die Sorgfaltspflicht betrifft, fanden wir unerwartete Lücken in unseren Prozessen – wie fehlende Rechnungen von Reisevertragspartnern. Das erschwerte es uns, in Notfällen herauszufinden, wo sich verreiste Mitarbeitende und Studierende gerade aufhielten. Seitdem dringen wir stärker darauf, alle internen Fahrtenbuchungen über TMC-Kanäle in Rechnung zu stellen, um vollständige Transparenz und Unterstützung gewährleisten zu können, wenn es am wichtigsten ist.“
• Moderne Sprache nutzen: Bei ihren technisch versierten Mitarbeitenden und Studierenden setzt die Michigan State auf mobile Reise-Apps und moderne Begrifflichkeiten wie „antippen“ statt „klicken“. „Da immer weniger Menschen tatsächlich mit Tastatur und Maus arbeiten, kommt das klassische ‚Klicken‘ im Berufsalltag ohnehin kaum noch vor“, merkt Phillips an.

Herausforderung Geschäftsreisen: Wie lässt sich KI clever nutzen?

Travel Manager testen KI – auch auf eigenen Reisen – wenn auch zunächst nur mit vorsichtig ausgestreckten Fühlern. Manche entdeckten KI als echten Zeitsparer bei lästigen Routineaufgaben, andere dagegen nutzten sie zur Datenanalyse oder zum Vergleich seitenlanger Verträge. Trotz Tools und Rückenwind von der Führungsebene bleibt eine Hürde: die Zeit für KI-Schulungen zu finden, um wirklich fit zu werden – so einer unserer Kunden, der das Geschäftsreisemanagement bei einem globalen Fertigungsunternehmen leitet.

„Einige der neuen Technologien – vor allem KI –, die die User Experience verbessern, laufen sogar besser als erhofft.“
Anne Delgado, Director Travel and Payment, Global Procurement Organization, SAP

KI gezielt zum Einsatz bringen

• Das Terrain erkunden: Eine Reisemanagerin hat KI eingesetzt, um E-Mails auf den Punkt zu bringen, neu zu formulieren und Daten zu analysieren – so tastet sie sich Schritt für Schritt an die Technologie heran und gewinnt Vertrauen im Umgang damit. „KI kann zweifellos die Produktivität steigern und Prozesse straffen – aber das Steuer muss dabei fest in meiner eigenen Hand bleiben“, betont sie.
• Aufgaben effizient erledigen: Man kann einen GenAI-Chatbot nach einem Late Check-out suchen lassen, und er findet das Hotel und stellt eine Verbindung zu einem Ansprechpartner her. Oder man fragt den Chatbot nach Flugverbindungsdetails, und schon hat er passende Umbuchungsoptionen und Tarife parat. Auch das sind Routinejobs, die die Reisemanagerin der KI anvertraut, um sich auf Wichtigeres konzentrieren zu können. Zudem hat sie bereits 15 Mitarbeiterschulungen geleitet, um die KI-Nutzung anzukurbeln – auch wenn die knapp bemessene Zeit für Vertriebsleute, Analysten und andere eine ständige Herausforderung darstellt. Trotzdem ist „die Unterstützung des CEOs und das Drängen auf Effizienzsteigerung durch KI unglaublich hilfreich, um Mitarbeitende an Bord zu holen“.

Weitere Baustellen: Nachhaltigkeit, virtuelle Karten, NDC, Compliance

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Herausforderungen und Chancen, die Prioritäten, Automatisierung und den Einsatz intelligenter Technologien bestimmen. Diese unternehmensspezifischen Unterschiede zeigen sich in der Vielzahl weiterer Hürden für das Geschäftsreisemanagement, die Reiseverantwortliche für 2025 benennen.

Wie fördere und manage ich Nachhaltigkeit?

Angesichts der sich wandelnden Nachhaltigkeitsvorschriften weltweit nimmt „unser Unternehmen diese Themen heute ernster – vor allem bei Geschäftsreisen“, teilt ein Gesprächspartner mit. Bei fragmentierten Nachhaltigkeitsdaten „helfen neue Technologien, den Prozess zu straffen – und wir rechnen 2026 mit weiteren Fortschritten“.

Er steht dabei nicht allein mit seinem Fokus auf Nachhaltigkeit, die er nicht als vorübergehenden Hype, sondern als dauerhaftes Anliegen betrachtet. Bezogen auf SAP betont Delgado: „Wir treiben Nachhaltigkeit weiter voran – für mich ein fester Bestandteil jedes Reiseprogramms. Dazu vertiefen wir Partnerschaften mit Lieferanten, um gemeinsame Nachhaltigkeitsziele zu verfolgen, statt nur die Kosten zu sehen.“

Wie bringen wir Reisenden die neuen Vertriebsmodelle (NDC) näher?

Die neuen Vertriebsmodelle (NDC) bringen eine wahre Flut an Möglichkeiten mit sich – aber auch jede Menge Herausforderungen – von Billigfliegern bis zu unzähligen anderen Flug- und Reisebausteinen. Ob Sitzplatzreservierung und weitere Extras schon im Preis inbegriffen sind, ist lediglich ein Mosaikstein, der zeigt: Travel Manager müssen ihre Teams ins Bild setzen und auf Kurs bringen. „Diese Komplexität verwirrt Reisende – besonders jene, die woanders günstigere Angebote entdecken. Die NDC-Komplexitäten zwingen uns, unsere Reisenden über diese Branchenveränderungen und Feinheiten aufzuklären.“

Wie geht es mit virtuellen Karten (und ihren Kosten) weiter?

Für Alpine Air Express, ein expandierendes Luftfrachtunternehmen im Westen und Mittleren Westen der USA, sind virtuelle Karten ein unschätzbares, sicheres Zahlungsinstrument. „Das System hat unsere Sicherheit und Effizienz massiv verbessert – wir können uns ganz auf nahtlose Reiseerlebnisse konzentrieren und Abrechnungen in Rekordzeit klären“, sagt Amanda Lack, Reise- und Spesen-Admin. Dennoch gibt es Hürden: Die fehlende Kompatibilität mit digitalen Wallets, eingeschränkte Benachrichtigungsfunktionen und ein noch nicht ausgereiftes Dashboard bremsen die Entwicklung – vor allem aber könnten die steigenden Kosten darüber entscheiden, ob sich das System langfristig bewährt. „Da die Kosten für virtuelle Kartenplattformen Jahr für Jahr steigen, stellt sich zunehmend die Frage, ob diese Abonnements noch gerechtfertigt sind – und ob sie bei künftigen Preissteigerungen überhaupt noch bezahlbar bleiben“, sagt Lack. Zugleich betont er, dass Alpine Air die Entwicklung virtueller Karten aufmerksam verfolgt und ihren Einsatz wie auch ihre Wirtschaftlichkeit laufend neu bewertet.

Wie können wir den Mitarbeitenden die Compliance-Last nehmen?

Die Beschäftigten von Alpine Air Express sind naturgemäß viel unterwegs, und mit dem gestiegenen Bedarf in 2025 trat das Problem mit E-Belegen von Hotels noch deutlicher zutage. „Wir legen größten Wert darauf, unseren Mitarbeitenden den Aufenthalt so angenehm wie möglich zu machen und die Zeit an der Hotelrezeption beim Ein- und Auschecken so kurz wie möglich zu halten“, sagt Lack. Anstatt die Reisenden warten zu lassen, bis sie ihre Hotelrechnungen für Zimmer und Steuern erhalten, wandte sich Lack an ihren Reisevertragspartner (TMC). „Unsere Zusammenarbeit mit unserem TMC ist in diesem Jahr noch wichtiger geworden – vor allem, weil wir ein relativ kleines Unternehmen sind und rund um die Uhr Reisebedarf haben“, so Lack. „Unser TMC übernimmt weiterhin die gesamte Betreuung und Koordination unserer Hotelpartner. Aber unser TMC kümmert sich nicht nur um verlässliche Preisvereinbarungen, sondern sorgt auch dafür, dass in unseren bevorzugten Hotels eine Firmenkreditkarte hinterlegt wird und Rechnungen automatisch per E-Mail an unser Büro gesendet werden können. Gemeinsam mit unserem TMC haben wir einen erstklassigen Concierge-Service eingeführt – mit einer zentralen Ansprechperson, die sich um sämtliche Belange für uns kümmert. Ganz gleich, ob unser Büro auf ein Problem stößt oder unsere Reisenden unterwegs Unterstützung brauchen – wir wenden uns immer an dieselbe Person bei unserem Reisevertragspartner.

Blick nach vorn: Ratschläge für Travel Manager im Jahr 2026

Die Trends lassen keinen Zweifel: Auch 2026 werden Travel Manager die offenen Baustellen aus 2025 weiter bearbeiten und dabei neue Wege suchen. Natürlich haben sie auch ein klares Gespür dafür, welche Trends kommen werden – und wissen genau, wo ihre Kolleginnen und Kollegen 2026 den Hebel ansetzen sollten.

Delgado rät:

• „Rücken Sie Nachhaltigkeit ins Zentrum Ihrer Aufmerksamkeit. Sie ist längst kein ‚Sahnehäubchen‘ mehr, sondern entwickelt sich zur handfesten Geschäftsanforderung.“
• „Bleiben Sie beweglich und sehen Sie Herausforderungen als Chance für Verbesserungen. Der Markt wandelt sich in rasantem Tempo, während die Reise- und Zahlungsanbieterbranche noch immer an Prozesse und Verfahren hängt, die vor Jahrzehnten etabliert wurden. Setzen Sie konsequent auf Tools, die Ihnen eine hohe Datenqualität verschaffen – sie ist das Fundament für treffsichere Entscheidungen und erleichtert die interne Berichterstattung ganz erheblich.“

Phillips empfiehlt dagegen:

• „Setzen Sie auf stabile, vertrauensvolle Partnerschaften – mit Lieferanten, die Ihre Werte, Ziele und Vorgaben teilen. Und gehen Sie Unstimmigkeiten offen mit denjenigen an, die nicht auf Ihrer Linie liegen. Klare, ehrliche Kommunikation – auch wenn sie schwierig ist – stärkt das Vertrauen, zeigt Ihr Engagement und festigt Beziehungen, von denen beide Seiten profitieren.“

Noch ein Tipp:

• „Bauen Sie auf kontinuierliches Lernen und echtes Miteinander. Weil in der Pandemie viele Routiniers aus der Reisebranche ausgestiegen sind, ist fundiertes Fachwissen rarer geworden – darum: Geben Sie Ihr Wissen weiter, vertrauen Sie auf die Stärke des Teams und schöpfen Sie aus unterschiedlichen Sichtweisen, um den Wandel der Geschäftsreisewelt souverän zu meistern.“

Häufige Fragen: Trends bei Geschäftsreisen – 2025 und danach

Wie gehen Travel Manager mit unvorhersehbaren Kosten und Budgets um?
In Zeiten wirtschaftlicher Unwägbarkeiten und sich verändernder Kosten griffen Unternehmen wie SAP und Einrichtungen wie die Michigan State University zu Automatisierung und Datenanalyse, um ihre Ausgaben im Blick zu behalten und verlorene Gelder zurückzuholen – etwa durch Rückforderung zu viel gezahlter Umsatzsteuer für Hotelübernachtungen.

Welche Rolle spielte Kommunikation im Geschäftsreisemanagement in 2025?
Klare, zeitnahe Kommunikation war entscheidend: Verantwortliche im Reisemanagement überarbeiteten ihre Richtlinien, suchten den direkten Austausch und nutzten moderne Sprache („antippen“ statt „klicken“), um die Compliance zu vereinfachen und das Bewusstsein der Mitarbeitenden zu stärken.

Wie verändert KI das Geschäftsreisemanagement?
KI-Tools fassen heute E-Mails zusammen, durchleuchten Verträge und Berichte, personalisieren Reiseangebote und machen Umbuchungen zum Kinderspiel. Laut Branchenführern werden Prozesse durch KI schlanker, aber KI ersetzt nicht den menschlichen Blick fürs Wesentliche – einzig die Zeit für Schulungen bleibt ein Engpass.

Welche zusätzlichen Faktoren haben das Geschäftsreisemanagement 2025 beeinflusst?
Im Mittelpunkt stehen für viele Verantwortliche Themen wie Nachhaltigkeit, neue Vertriebsmodelle (NDC), virtuelle Firmenkreditkarten und Regelkonformität. Jedes dieser Themen bringt eigene Herausforderungen – und zugleich neue Chancen.

Wie gelingt Unternehmen der Spagat zwischen technischer Innovation und positivem Reiseerlebnis?
Von der Nachhaltigkeitsmessung bis zu Reisevertragspartnern, die Abrechnungen übernehmen und Reisende direkt betreuen: Entscheidend ist der Mix aus digitaler Schnelligkeit und personalisiertem Service.