Steuerkonform Reisen & GoBD: So meistern Unternehmen das!

Geschäftsreisen sind essenziell, doch die Reisekostenabrechnung kann schnell zur Stolperfalle werden. Steigende steuerliche Anforderungen, komplexe Compliance-Vorgaben und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) machen den Prozess zeitaufwändig und risikobehaftet. In diesem Artikel zeigen wir, welche GoBD-Anforderungen typischerweise im digitalen Reisekostenprozess relevant sind – und wie SAP Concur Unternehmen technisch dabei unterstützt, Belege nachvollziehbar, sicher und revisionsfest zu verarbeiten.

Stolperfalle Reisekostenabrechnung: Die Herausforderungen!

Viele Unternehmen kämpfen mit der korrekten Gestaltung der Reisekostenabrechnung. Fehler können teuer werden: Falsch verbuchte oder unzureichend dokumentierte Reisekosten ziehen im schlimmsten Fall Steuernachzahlungen und Bußgelder nach sich. Eine korrekte Abrechnung ist jedoch mehr als nur Strafvermeidung. Sie ist ein Zeichen für ein gutes Verhältnis zum Finanzamt und stärkt die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.

Was bedeutet steuerkonformes Reisen in der Praxis genau?

Reisekosten können steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie betrieblich bzw. beruflich veranlasst sind und die zugrundeliegenden Prozesse sauber dokumentiert und nachvollziehbar sind. Welche Pauschalen, Nachweise oder Besonderheiten gelten (z. B. Verpflegungspauschalen, Mahlzeitenkürzungen, Auslandssätze), hängt vom Einzelfall ab. Dieser Beitrag stellt keine steuerliche Beratung dar.

GoBD-Konforme Verfahrensdokumentation: Rechtssicherheit!

Die GoBD spielen eine zentrale Rolle, um steuerkonformes Reisen zu ermöglichen und eine GoBD-konforme Reisekostenabrechnung sicherzustellen. Eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Baustein, um die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit im digitalen Reisekostenprozess zu erfüllen.

Was passiert eigentlich ohne eine Verfahrensdokumentation?

Ohne eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation steigt das Risiko von Beanstandungen in einer Betriebsprüfung – insbesondere bei digitalen Prozessen. Die GoBD erwarten, dass Unternehmen die Verarbeitung und Aufbewahrung steuerrelevanter Daten so beschreiben, dass sie für Prüfer nachvollziehbar ist

GoBD-konforme Software: Die Anforderungen an eine gute Lösung

Eine geeignete Softwarelösung muss alle relevanten Anforderungen erfüllen, wie das mobile Scannen von Belegen, die sichere Datenspeicherung und die Bereitstellung eines Audit Trails, der alle Änderungen nachvollziehbar macht. Regelmäßige Updates der Software sind essenziell, um stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und steuerkonformes Reisen zu gewährleisten.

SAP Concur: Für steuerkonformes Reisen und GoBD-Konformität

Mit SAP Concur automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und gewährleisten steuerkonformes Reisen durch GoBD-konforme Prozesse. Unsere SaaS-Lösung erfordert keine Installation und wird durch monatliche Updates stets auf dem neuesten Stand gehalten.

So unterstützt Sie SAP Concur bei Ihrer GoBD-Konformität

• Verfahrensbeschreibung (Herstellersicht): beschreibt technische Verfahren (Erfassung, Speicherung, Integrität, Audit Trail) als Basis für die kundeneigene Verfahrensdokumentation
• Sicherheit & Integrität: Verschlüsselung „in transit“ (TLS 1.2+) und „at rest“ (z. B. AES-256), Schutzmechanismen und regelmäßige Security-Checks
• Data Retention: Kunden definieren Aufbewahrungsfristen gemäß ihren Anforderungen
• Rollen & Rechte: rollenbasiertes Berechtigungskonzept (inkl. Prüfer-/Auditor-Zugriff im Lesemodus)
• Export / Prüfungsbereitstellung: standardisierte Exportwege und – für komplexe Konzernanforderungen – erweiterte, kontrollierte Datenbereitstellung (z. B. DAE)

Mehr Effizienz durch Digitalisierung: ExpenseIt & SAP Concur

Lösungen wie ExpenseIt ergänzen SAP Concur ideal. Mobile Endgeräte erfassen und digitalisieren Papierbelege, während KI relevante Informationen extrahiert. Dies reduziert manuelle Eingaben und minimiert Fehler – für eine effiziente und GoBD-konforme Datenerfassung, die steuerkonformes Reisen unterstützt.

Jetzt Webinar ansehen: Steuerkonform reisen – Was Sie wissen müssen

Sie möchten mehr erfahren? In unserem Webinar "Steuerkonform reisen: Was Unternehmen jetzt wissen müssen" erhalten Sie wertvolle Impulse für mehr Sicherheit, Transparenz und Effizienz im Travel-Management. Erfahren Sie, wie Sie Compliance-Risiken minimieren und Ihre Prozesse revisionssicher gestalten, um steuerkonformes Reisen zu gewährleisten.

Steuerkonform reisen: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Ob Sie bereits mit SAP Concur arbeiten oder sich über moderne Lösungen im Travel- und Expense-Management informieren möchten – dieses Webinar bietet Ihnen wertvolle Impulse für mehr Sicherheit, Transparenz und Effizienz.

Kostenlose Webinar-Aufzeichnung starten

Fazit: Steuerkonformes Reisen ist kein Hexenwerk mehr!

Mit der richtigen Vorbereitung, den passenden Tools und einer klaren Strategie meistern Sie die Herausforderungen der steuerkonformen Reisekostenabrechnung und der GoBD-Konformität. SAP Concur und ExpenseIt bieten Ihnen die Lösungen, die Sie für eine effiziente, transparente und revisionssichere Reisekostenabrechnung benötigen, um steuerkonform zu reisen.

FAQs – Steuerkonform reisen: Antworten auf Ihre Fragen

Allgemeine Informationen zur GoBD

• Warum ist das Thema GoBD aktuell wieder in aller Munde? Die GoBD sind aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung, die auch das Steuerrecht betrifft, wieder aktuell. Sie geben die Vorgaben der Finanzverwaltung an, wie Unternehmen ihre IT-Systeme und Prozesse gestalten müssen, um steuerrelevante Informationen steuerkonform zu verarbeiten und steuerkonformes Reisen zu ermöglichen.
• Was sind die wichtigsten Anforderungen der GoBD? Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Sicherheit der Daten, Aufbewahrungsfristen und Zugriff sind die wichtigsten Anforderungen, um GoBD-Konformität zu gewährleisten.

Digitale Reisekostenabrechnung

• Welche speziellen Vorgaben gibt es für den digitalen Reisekostenprozess? Mobile Scannen von Belegen und die Erstellung einer Verfahrensdokumentation sind zentrale Vorgaben für eine GoBD-konforme Reisekostenabrechnung.
• Wie unterstützt SAP Concur die GoBD-Konformität? SAP Concur bietet eine einheitliche Cloud-Version mit regelmäßigen Updates und eine umfassende Verfahrensbeschreibung, um steuerkonformes Reisen zu unterstützen.
• Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um ihre Reisekostenabrechnung steuerkonform zu gestalten? Wählen Sie eine GoBD-konforme Lösung mit Audit Trail und gestalten Sie Ihre unternehmensindividuellen Prozesse steuerkonform.

Technische Umsetzung und Sicherheit

• Wie stellt SAP Concur die Sicherheit der Daten sicher? Moderne Verschlüsselungstechniken, regelmäßige Penetrationstests und ein 24/7-Sicherheitsüberwachungssystem sorgen für Sicherheit und GoBD-Konformität.
• Welche technischen Features bietet SAP Concur zur Einhaltung der GoBD? Audit Trail, Verschlüsselung, Data Retention Feature und ein Rechte- und Rollensystem gewährleisten die Einhaltung der GoBD und steuerkonformes Reisen.

Verfahrensdokumentation

• Wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation für die digitale Reisekostenabrechnung? Beschreiben Sie die technischen Aspekte der Lösung und die unternehmensindividuellen Prozesse in der Verfahrensdokumentation.
• Warum ist eine Verfahrensdokumentation wichtig? Eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Baustein, um die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit im digitalen Reisekostenprozess zu erfüllen. Seit 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland eingeführt; es gelten Übergangsregelungen (u. a. zur stufenweisen Umstellung).

Nächste Schritte zur Digitalisierung

• Was sind die nächsten Schritte, wenn ein Unternehmen die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung angehen möchte? Entscheidung zur Digitalisierung, Anforderung der Verfahrensbeschreibung von SAP Concur, individuelle Anpassung und Erstellung der Verfahrensdokumentation für eine GoBD-konforme Lösung.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Bitte stimmen Sie die Umsetzung in Ihrem Unternehmen mit Ihren Steuerberatern/Wirtschaftsprüfern ab.