Reiseantrag für Dienstreisen: So geht der Start in die Geschäftsreise

Dienstreisen vertiefen persönliche Kontakte, helfen bei der Geschäftsanbahnung und sind überhaupt unerlässlich, wo immer es um Austausch und Präsentation geht. Entsprechend wichtig ist der Reiseantrag für eine Dienstreise. Das gilt für Unternehmen und Behörden, aber auch für alle Angestellten. Läuft der Prozess für den Reiseantrag von Geschäftsreisen reibungslos, lässt sich viel Zeit und Geld sparen. Was nötig ist, damit Dienstreisen schnell genehmigt werden können, welche Vorteile ein guter Geschäftsreise-Antrag hat und warum digitale Reiseanträge ein Booster für den gesamten Prozess sind – all das klären wir in diesem Beitrag.

Was ist ein Reiseantrag für eine Dienstreise und warum ist er nötig?

Einfach Koffer packen und los – so lässt sich eine Geschäftsreise nicht einfach starten. Eine Dienstreise muss vorher beantragt werden. Zum einen wird damit bereits die Buchung und auch die spätere Abrechnung vorbereitet. Zum anderen hat ein Reiseantrag für die Dienstreise oder besser gesagt die erteilte Reisegenehmigung auch einen rechtlichen Hintergrund. Kommt es etwa im Verlauf der Reise zu einem Unfall, ist der Reiseantrag ein wichtiges Dokument für die Versicherung. Damit werden alle notwendigen Daten sowie der Grund der Reise festgehalten – alle Beteiligten sind auf der sicheren Seite.

Aber was ist ein Reiseantrag denn nun genau? Ein Dienstreiseantrag ist die formelle Anfrage für die Erlaubnis einer Reise. Er dient der Kontrolle der Reiserichtlinien, der Budgetfreigabe und Legitimation. Reiseanträge können manuell (z. B. in einem Formular als PDF) oder automatisiert gestellt werden (z. B. mit einem digitalen Tool als Bestandteil des Travel-Management-Systems). Wir werden gleich näher darauf eingehen, wo bei beiden Möglichkeiten die Vor- und Nachteile liegen können.

Dienstreise vs. Geschäftsreise: Gibt es einen Unterschied?

Auch wenn beide Begriffe im Grunde dasselbe meinen – es gibt Unterschiede in der Verwendung. Im Kontext von Behörden, Ministerien, Schulen oder Universitäten wird man eher von einer „Dienstreise“ sprechen, wohingegen in der freien Wirtschaft die „Geschäftsreise“ das gängigere Wort ist. Ein Reiseantrag ist für beide Bereiche gleichermaßen von Bedeutung, egal ob öffentliche Einrichtungen oder Unternehmen jedweder Branche. Deshalb verwenden wir die Begriffe in diesem Artikel synonym.

Typischer Ablauf eines Reiseantrags – Planung bis zur Genehmigung

Bevor wir gleich auf den üblichen Ablauf eines Dienstreiseantrags kommen, wollen wir nicht versäumen, auf eine Besonderheit hinzuweisen. Denn nicht immer sind es die Geschäftsreisenden selbst, die einen Reiseantrag stellen. Je nachdem, wie das Unternehmen strukturiert ist, kann es sein, dass die gesamte Reiseplanung von den T&E-Zuständigen (also z. B. Travelmanagern) übernommen wird. Sie kümmern sich selbst um alles Notwendige. Auch wenn etwa eine Gruppenreise zentral geplant wird oder das Sekretariat Reisen der Geschäftsleitung organisiert, müssen die Reisenden nicht selbst für Anträge sorgen. In diesen Fällen spricht man vom sogenannten passiven Reiseantrag. Die Rechte und Rollen sind hier so verteilt, dass andere Personen den Reiseantrag für Geschäftsreisen stellen. Beim aktiven Reiseantrag sind es die Reisenden selbst, die Anträge einreichen. Und so geht’s:

Dienstreise beantragen und genehmigen lassen – Schritt für Schritt

Der Reiseantrag für eine Dienstreise kann ganz unterschiedlich beantragt werden, je nachdem, ob Sie ihn manuell oder digital einreichen. In jedem Fall gilt:

• Formular aufrufen (digital) oder herunterladen (manuell): In manchen Unternehmen ist das entsprechende Formular auf dem Server oder im Intranet zugänglich, andere nutzen Plattformen, auf denen der Antrag direkt eingegeben werden kann. Am bequemsten ist ein mobiler Antrag per App.
• Reisedaten eingeben: Das Formular für den Reiseantrag beinhaltet alle relevanten Daten zu Ihrer Reise – darunter Ihr Name; das Datum der An- bzw. Abreise; Ziel Ihrer Dienstreise; der Grund, weshalb sie nötig ist; die geplanten Verkehrsmittel; die voraussichtlichen Kosten und den Namen der Person, die Ihren Dienstreise-Antrag genehmigen soll.
• Reiseantrag für die Dienstreise einreichen: Auf digitalem Weg ist das mit einem Klick erledigt. Haben Sie ein Papier-Formular ausgefüllt, muss es in die Hauspost gegeben oder kann als PDF per Mail an die Verantwortlichen versendet werden.
• Rückmeldung erhalten: Die Reisegenehmigung kann per E-Mail-Rückmeldung oder digitaler Unterschrift erfolgen. Bei der Nutzung digitaler Tools erfolgt die Genehmigung in einem automatisierten Workflow.

Herausforderungen bei herkömmlichen Reiseanträgen

Die früher gängige Praxis mit Formularen auf Papier oder als PDF-Files hat viele Nachteile. Denn sie ist bereits der erste Schritt in eine insgesamt ineffiziente Reiseplanung. Der analoge Reiseantrag für Dienstreisen sorgt nicht nur für deutlich langsamere Genehmigungsprozesse. (Verzögerungen durch Urlaub, Krankheit oder gar Verlust des Dokuments sind hier an der Tagesordnung). Daten müssen auch händisch von einem System in ein anderes übertragen werden, wodurch leicht Fehler entstehen können. Auch die manuelle Prüfung der Daten ist fehleranfällig. Es gibt keinen klaren Workflow-Status – wo ist der Reiseantrag gerade? Wurde er schon weitergeleitet? Ist er in Bearbeitung? Oder bereits genehmigt? Ein echter Nachteil für das Unternehmen ist auch, dass die Anbindung an die Folgeschritte (Reisekosten abrechnen und genehmigen) ineffizient ist – hier müssen Daten oft nochmals eingegeben werden, es gibt keinen automatisierten Workflow. Und zu guter Letzt bestehen in einem solchen, eher ruckeligen Prozess mit Ausdrucken, Übertragungen und Zwischenstationen auch datenschutzrechtliche Risiken.

Die Nachteile einer herkömmlichen Reiseantrag-Verwaltung

• Langsame Genehmigungsprozesse mit Verzögerungen
• Fehleranfälligkeit durch manuelle Prüfung und Systembrüche
• Einhaltung der Reiserichtlinien ist nicht automatisch gewährleistet
• Kaum Transparenz über voraussichtlich anfallende Kosten
• Kein Status – wo ist der Reiseantrag gerade?
• Ineffiziente Bearbeitung der nachfolgenden Reisekostenabrechnung
• Sicherheitsrisiken

Die konsequent digitale Reiseantrag-Lösung mit Concur Request

Bei wiederkehrenden, definierten Prozessen wie einem Reiseantrag für Geschäftsreisen kann Automatisierung ihre ganzen Vorteile ausspielen. Die SAP-Concur-Lösung Concur Request bietet einen automatisierten, konsequent digital gesteuerten Workflow. Alle früheren Herausforderungen mit Reiseanträgen für Geschäftsreisen gehören damit der Vergangenheit an.

So funktioniert Concur Request

• Geschäftsreisende füllen ihren Reiseantrag direkt aus – entweder auf der Weboberfläche oder mobil in der SAP Concur App. Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, nichts wird vergessen.
• Die Benutzenden können Elemente wie Flug-Reiseklasse, Verbindungen und Hotelbewertungen an ihre Bedürfnisse anpassen.
• Mithilfe von generativer KI und dem Request Assistant werden bereits jetzt Reisekostenschätzungen erstellt.
• Die Reiserichtlinie des Unternehmens wird automatisch berücksichtigt (z. B. erlaubte Buchungsklassen, Höchstpreise für Hotels etc.).
• Anhand der hinterlegten Regeln erkennt die Anwendung, wer den Antrag genehmigen muss, die Person wird automatisch benachrichtigt.
• Die verantwortliche Person kann jetzt den Reiseantrag für die Dienstreise per Klick genehmigen, mit Begründung zurückweisen oder Nachfragen stellen.
• Anfragen können auch automatisch freigegeben werden, wenn sie den Reiserichtlinien entsprechen, manuelle Prüfung entfällt.
• Jeder Schritt im Genehmigungsprozess wird protokolliert.
• Nach der Genehmigung kann die Reise direkt gebucht werden.
• Die Daten können automatisch in die spätere Reisekostenabrechnung in Concur Expense einfließen.

Die Vorteile von Reiseanträgen für Dienstreisen mit Concur Request

Die Pluspunkte für Geschäftsreisende liegen auf der Hand: durch den standardisierten, nahtlosen und nutzerfreundlichen Ablauf vom Antrag bis zur Genehmigung können sie ihre Reiseplanung insgesamt vereinfachen. Die Genehmigung kommt schnell und ohne Nachfragen und sie müssen sich auch in Sachen Compliance keine Gedanken machen. Das alles spart viel Zeit und Nerven. Für Unternehmen und Behörden hat der Reiseantrag mit Concur Request aber noch viele weitere positive Aspekte:

Ausgaben kennen, bevor sie anfallen

Concur Request ist ein wichtiger Baustein für mehr Kontrolle und Transparenz.  Denn hier werden detaillierte Informationen über die geplanten Geschäftsreisen bereits sichtbar, bevor Kosten entstehen.

Das Budget steuern

Die voraussichtlichen Reisekosten und andere reiseunabhängige Ausgaben lassen sich bequem mit den Budgetdaten und dem Reisebuchungsprozess abgleichen.

Die Compliance überwachen

Und das automatisiert: Bereits vor der Buchung ist erkennbar, ob bei der Planung der Geschäftsreise interne und externe Richtlinien eingehalten wurden.

Barvorschüsse kontrollieren

Durch die Einbindung von Anträgen auf Barvorschuss in den Beantragungsprozess lassen sich die geplanten und tatsächlichen Ausgaben verfolgen.

Anträge mobil verwalten

Concur Request ist in die anderen mobilen SAP-Concur-Anwendungen integriert, so dass Manager auch von unterwegs Anträge bequem prüfen und genehmigen können.

Den gesamten Prozess automatisieren

Die Daten aus dem Antrag lassen einfach in die Reisekostenabrechnung überführen. So entsteht in der Reisemanagement-Software ein nahtloser Prozess für den Antrag, die Buchung und die Abrechnung.

Reiseanträge für Dienstreisen mit Concur Request sorgen für schnelle Entscheidungen, weniger Fehler, transparente Prozesse und die nahtlose Einhaltung von Reiserichtlinien. Und davon profitieren sowohl Geschäftsreisende als auch ihre Arbeitgeber.

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