Verpflegungsmehraufwand richtig angeben und zurückerstatten

Wer sich aus beruflichen Gründen von seinem Arbeitsplatz, der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ entfernt, zahlt mehr für sein leibliches Wohl. Auf Geschäftsreise kann man nicht kochen und Mahlzeiten wie das Frühstück, die normalerweise zuhause eingenommen werden, fallen häufig auf die Reisezeit. Dieser „Mehraufwand“ kann zurückgefordert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • In der Reisekostenabrechnung (wenn sie vom Arbeitgeber erstattet werden)
  • ​In der Steuererklärung unter dem Punkt Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG)

 

Was kann ich über den Verpflegungsmehraufwand geltend machen?

Unter dem Begriff „Verpflegungsmehraufwand“ fallen nur Frühstück, Mittag- und Abendessen, nicht aber sonstige Auslagen. Diese Mehrkosten für den Reisenden werden in Form von Pauschalen zurückerstattet. Im Unterschied zu einem Hotelaufenthalt oder einer Zugreise können die Kosten für die Verpflegung ohne Beleg zurückgefordert werden. Die entsprechenden Pauschalen legt der Gesetzgeber fest und nicht – wie oft vermutet – der Arbeitgeber in der firmeneigenen Reiserichtlinie. In der Regel zahlt das Unternehmen die vorgegebene Pauschale steuerfrei an den Mitarbeiter zurück.

 

Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber

Gesetzlich verpflichtet sind Unternehmen allerdings nicht zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands. Erhalten Geschäftsreisende ausgelegte Kosten für den Bahnhofsbäcker oder das Mittagessen im Zug nicht vom Arbeitgeber, können sie diese von der Steuer absetzen. Denn: Wer Verpflegungsmehraufwände unter dem Punkt „Werbungskosten“ in der Steuererklärung angibt, kann damit seine Einkommenssteuer mindern.

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Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen in Deutschland

Pauschbeträge sind abhängig von dem Reiseland, das ein Geschäftsreisender besucht. Schließlich variieren die Kosten für Lebensmittel je nach Reiseland und wer schon einmal geschäftlich in New York war, der weiß, dass ein Mittagessen in der Metropole teurer ist als im heimischen Potsdam. Diese Pauschbeträge dürfen seit dem 1. Januar 2020 bei Geschäftsreisen in Deutschland berechnet werden:

  • Für Reisen von 8-24 Stunden sowie den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro berechnet werden.
  • Ab einem 24-stündigen Aufenthalt können 28 Euro angesetzt werden.

 

Minderungen der Pauschbeträge

Arbeitgeber können die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand in voller Höhe erstatten – und das steuerfrei. Erlaubt der Arbeitgeber die Einreichung höherer Verpflegungskosten, z. B. durch die firmeneigene Reisekostenrichtlinie, fallen Steuern an. Diese Steuern muss der Arbeitnehmer abführen. Außerdem können Verpflegungspauschalen nur dann vollständig erstattet werden, wenn Geschäftsreisende darüber hinaus keine Verpflegung erhalten. Ist z. B. bei der Hotelübernachtung ein Frühstück dabei, das der Arbeitgeber bezahlt oder wird der Reisende von einem Geschäftspartner zum Abendessen eingeladen, muss der entsprechende Tagessatz gekürzt werden. Auch in der Steuererklärung müssen die Pauschalen gekürzt werden, wenn der Mitarbeiter unterwegs Mahlzeiten erhält.

  • Frühstück (z. B. im Hotel inbegriffen): 20 % der Pauschale werden gekürzt
  • Mittag- oder Abendessen: 40 % der Pauschale werden gekürzt

 

Pauschbeträge im Ausland richtig berechnen

Bei Geschäftsreisen ins Ausland gelten andere Pauschbeträge. Sie variieren je nach Reiseland und werden vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt. In einigen Ländern, z. B. in der Schweiz, gelten verschiedene Pauschbeträge. Häufig wird dabei in Metropolen ein höherer Betrag angesetzt, als im übrigen Land. Im aktuellen Schreiben der obersten Finanzbehörden können die entsprechenden Pauschalen für einzelne Reiseländer abgerufen werden. Ist ein Land nicht gelistet, gilt der Spesensatz für Luxemburg. Hinzu kommt noch ein weiterer wichtiger Punkt: Bei Ein-, Aus- oder Weiterreise kann es durchaus kompliziert werden, die richtige Pauschale anzuwenden. Folgende Punkte gilt es zu beachten:

  • Reist der Mitarbeiter nur für einen Tag ins Ausland, kann die Pauschale für den letzten Ort berechnet werden, an dem er im Ausland gearbeitet hat. Die Regelung greift bei Auslandsreisen auch für An- und Abreisetag.
  • Sind An- oder Abreise nicht mit einem Arbeitsauftrag verbunden, sondern nur Reisezeit, wird die Pauschale des Ortes berechnet, der vor Mitternacht erreicht wird.
  • Ab 24 Stunden Aufenthalt im Ausland gilt ebenfalls die Verpflegungspauschale des Orts, der vor Mitternacht erreicht wird.

 

Die richtige Anwendung von Verpflegungspauschalen – ein Beispiel

Kai Meier reist geschäftlich von Hamburg nach Berlin. Er besucht vier Tage eine Messe und übernachtet in einem Hotel. Angekommen in Berlin checkt er nachmittags in sein Hotel ein. Nach zwei weiteren Tagen auf der Messe trifft Herr Meier am vierten Tag einen langjährigen Kunden für ein Lunch-Meeting und reist anschließend zurück nach Hamburg. Die Kosten für das Mittagessen übernimmt der zufriedene Kunde. Die Kostenaufstellung von Kai Meier sieht nun folgendermaßen aus:

  • Tag 1 (Anreisetag, unter 24 Stunden): 14 Euro
  • Tag 2 (24 Stunden Aufenthalt fernab von erster Arbeitsstätte und seiner Wohnung): 28 Euro
  • Tag 3 (24 Stunden Aufenthalt fernab von erster Arbeitsstätte und seiner Wohnung): 28 Euro
  • Tag 4 (Abreisetag, unter 24 Stunden): 14 Euro – 5,60 Euro fürs Mittagessen = 8,40 Euro

 

Insgesamt kann Kai Meier für seine Dienstreise 78,40 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Da dies sein Arbeitgeber übernimmt, kann er die Summe als Verpflegungspauschalen in seine Reisekostenabrechnung aufnehmen.

Eine Woche nach seinem Berlin-Aufenthalt reist Kai Meier in die Schweiz, um dort einen potenziellen Kunden zu treffen, den er auf der Messe kennengelernt hat. Kai Meier reist von Hamburg über Straßburg (FR) nach Bern (CH), übernachtet dort einmal (ohne Frühstück), trifft sich am nächsten Tag mit dem potentiellen Kunden in Bern und reist anschließend wieder ab. Auf dem Rückweg nutzt er die Zeit und trifft sich in Straßburg noch mit einem Bestandskunden auf einen kurzen Lunch-Termin am Bahnhof, bevor er zurück nach Hamburg reist. Die Rechnung sieht nun folgendermaßen aus:

  • Tag 1 (Anreisetag, Ankunft in Bern vor 24 Uhr): 41 Euro
  • Tag 2 (Abreisetag, Straßburg letzter Tätigkeitsort): 34 Euro – 13,60 Euro fürs Mittagessen = 20,40 Euro

 

Für seine Geschäftsreise ins Ausland kann Herr Meier seinem Arbeitgeber 61,40 Euro Verpflegungsmehraufwand berechnen.

 

Für die richtige Angabe der Verpflegungsmehraufwände müssen einige Punkte beachtet werden. Selbst für Vielreisende sind manche Regelungen – wenn auch noch so sinnvoll – ein Mysterium. Allzu leicht schleichen sich bei der Reisekostenabrechnung und im nachgelagerten Prüfungsprozess, Fehler ein. Unterstützt werden Unternehmen und Geschäftsreisende von automatisierten Lösungen für die Reisekostenabrechnung, wie Concur Expense. Reisekostenrichtlinien und vorgegebene Pauschbeträge können im System hinterlegt werden und bei der Angabe der richtigen Pauschalen unterstützen.

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