Diese Belege dürfen beim Abrechnen von Reisekosten eingereicht werden

Möchten sich Arbeitnehmer Kosten rückerstatten lassen, die ihnen im Rahmen einer Geschäftsreise entstanden sind, müssen sie einen Nachweis vorlegen. Diese buchhalterische Notwendigkeit verfolgt drei Ziele: Sie beweist, dass die Ausgabe den geltenden Reisekostenrichtlinien entspricht, hat steuerrechtliche Relevanz und kann im Falle einer Betriebsprüfung vorgelegt werden und sie wird für die Mehrwertsteuerrückerstattung benötigt.

Aber welche Belege müssen Mitarbeiter ihren Reisekostenabrechnungen beilegen? Wie so häufig gibt es eine Regel und allerlei Ausnahmen.

Beleg zur Reisekostenabrechnung: die Regel

Theoretisch reichen eine einfache Rechnung oder ein Beleg des Rechnungsstellers als Nachweis aus. Diese können, je nach den üblichen Einreichungswegen der Buchhaltung, in Papierform oder elektronisch vorgelegt werden. Verfügt der Arbeitgeber nicht über ein Tool zur digitalen Kostenerfassung, müssen die Belege gedruckt vorgelegt werden.

Alle Belege müssen spezifische Angaben enthalten, um die Compliance zu gewährleisten. Bei in Deutschland ausgestellten Belegen betrifft dies die folgenden Angaben:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Angaben zum Aufwand
• Mehrwertsteuer (falls entrichtet und ggf. inklusive Aufführung der verschiedenen Steuersätze)

Rechnungen und Belege eignen sich gleichermaßen für die rechtlich gültige Verifizierung der Ausgaben.

Die Ausnahmen

Einige Ausgaben erfordern zusätzliche Details. Etwa, wenn Mitarbeiter einen Kunden zu einem Geschäftsessen einladen oder Kosten für die Reise mit dem eigenen Fahrzeug zurückfordern.

Bewirtungsbelege im Rahmen von Geschäftsessen

Gemeinsame Geschäftsessen sind üblich, wenn eine Geschäftsbeziehung aufgenommen oder gestärkt werden soll. Meist erfolgt die Einladung durch den Dienstleister. Die Rahmenbedingungen werden häufig durch die Reisekostenrichtlinien des Unternehmens festgelegt. Bewirtungsbelege müssen einige zusätzliche Informationen enthalten:

• Die Namen aller Bewirteten, inklusive des Gastgebers und weiterer teilnehmenden Mitarbeiter
• Eine genaue Beschreibung des Bewirtungsanlasses. Diese muss die Relevanz für einen Geschäftsprozess deutlich zu erkennen geben
• Unterschrift des Gastgebers, der die verausgabten Kosten zurückfordert

Darüber hinaus muss der gastgebende Mitarbeiter Sorge tragen, dass auch der Gastwirt oder das Restaurant bestimmte Informationen auf dem Beleg ausweisen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Restaurants
• Rechnungsdatum
• Genaue Bezeichnung der Speisen und Getränke inklusive der Einzelpreise

Liegt der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer über 150 Euro, sind noch weitere Angaben notwendig. Ein einfacher Beleg reicht hier nicht mehr aus. Restaurant oder Gastwirt müssen vielmehr eine formelle Rechnung inklusive folgender Angaben ausstellen:

• Rechnungsempfänger
• Steuer- und Identifikationsnummer des Restaurants
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Angabe des Rechnungsdatums und Datum der Bewirtung
• Nettobetrag, Aufschlüsselung des angewendeten Steuersatzes und den Betrag der geleisteten Umsatzsteuer

Fahrtkosten

Reisen Mitarbeiter mit einem öffentlichen Verkehrsmittel wie Flugzeug, Zug, Bus oder Fähre, können die Kosten durch Vorlage des entsprechenden Tickets oder der Rechnung erstattet werden.

Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs stehen hingegen drei Optionen zur Auswahl:  

• Abrechnung der tatsächlichen Höhe über Einzelbelege: Hierbei werden die Gesamtkosten des Fahrzeuges, die gesamte jährlich zurückgelegte Strecke und die beruflich zurückgelegten Kilometer in einem Fahrtenbuch vermerkt. Sofern Belege dazu vorliegen, können Kosten wie Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung und Abschreibungen geltend gemacht werden.
• Rückerstattung der fahrzeugindividuellen Kilometerkosten: Die auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Kilometer werden in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung festgehalten.
• Die Kilometerpauschale: Die gesetzlich bindende Kilometerpauschale deckt alle mit der Fahrt verbundenen Kosten ab. Einzelne Nachweise zu Reparaturen, Versicherung und Kraftstoff sind nicht notwendig und werden nicht einzeln erstattet. Sie liegt derzeit bei 0,30 Euro / Kilometer für Autofahrten, 0,20 Euro / Kilometer bei Fahrten mit dem Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa. E-Bike oder Pedelecs können ebenfalls mit 0,20 Euro / Kilometer angesetzt werden, sofern sie schneller als 25 km/h fahren können und über ein Kennzeichen verfügen.

Wenn der Arbeitnehmer über keine Anwendung wie Concur Drive verfügt, die zurückgelegte Strecken geolokalisiert und entsprechende Kosten automatisiert berechnet, müssen Mitarbeiter diese Berechnung selbst manuell durchführen.

Ausgehend von einer Referenzkarte (z.B. Google Maps) werden eine Route und ihre Hauptabschnitte rekonstruiert, um die erstattungsfähigen Kilometer zu ermitteln. Auf dem Formular dürfen darüber hinaus folgende Angaben nicht fehlen:

• Anlass der Reise
• Reisedatum
• Genutztes Verkehrsmittel
• Gefahrene Kilometer bzw. Gesamtkosten
• Name des Fahrers
• Bankverbindung des Antragstellers
• Datum des Antrags auf Rückerstattung
• Unterschrift des Antragstellers

Übernachtungskosten

Unternehmen können ihren Mitarbeitern für die Erstattung von Übernachtungskosten entweder eine Pauschale zur Verfügung stellen oder die tatsächlich angefallenen Kosten abrechnen. Die Höhe der Pauschale ist dabei abhängig vom Zielland der Geschäftsreise. Lassen sich Arbeitnehmer hingegen die tatsächlich angefallenen Kosten erstatten, müssen sie auf folgende Angaben auf der Hotelrechnung achten:

• Unternehmen mit Firmierung und kompletter Anschrift
• Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze: Für Übernachtungskosten gilt ein Satz von 7 Prozent, für alle anderen Leistungen, wie das Frühstück, der in Höhe von 19 Prozent

Beleg, Rechnung... Wo liegt der Unterschied?

Obwohl die Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen.

Der Beleg enthält in der Regel alle notwendigen Informationen für die Erstattung der Spesenabrechnung. Er ist ein Zahlungsnachweis und bescheinigt, dass der Mitarbeiter den Aufwand getätigt hat und erstattet werden kann.

Im Gegensatz dazu ist „Rechnung“ ein allgemeinerer Begriff. Sie belegt nicht, dass eine Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Deshalb ist es zwingend erforderlich, dass ein entsprechender deutlicher Vermerk „Rechnung bezahlt" oder „vollständig bezahlt" ergänzt und datiert wird. Kreditkartenabrechnungen werden von einigen Unternehmen akzeptiert, sind aber oft nicht detailliert genug.

Was passiert, wenn ich meine Quittung verliere?

Der Verlust von Belegen führt immer wieder zu Diskussionen in Unternehmen. Schließlich gilt in der Buchhaltung der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Retter in der Not, zugleich aber nur Ausnahmelösung, ist der sogenannte Eigenbeleg. Ausnahme sind Bewirtungskosten, die einen Betrag von 150 Euro übersteigen. Diese erfordern immer einen Originalbeleg. Damit der Eigenbeleg auch einer Prüfung des Finanzamts standhält, muss er bestimmte Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Datum der Zahlung
• Möglichst genaue Bezeichnung der Aufwendung
• Der exakte Betrag der entstandenen Kosten. Auf- und Abrunden sollte dabei vermieden werden
• Wenn vorhanden, unterstützen auch Nachweise wie Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen
• Begründung für die Erstellung eines Eigenbelegs
• Datum der Belegerstellung
•  Unterschrift des Belegerstellers

Es gibt jedoch auch eine Lösung, die die Verwaltung von Belegen erleichtert: eine digitale Plattform, die von jeder verbundenen Anwendung aus zugänglich ist. Sobald ein Mitarbeiter einen Beleg erhält, macht er mit seiner mobilen Anwendung ein Foto. Die App erkennt den Aufwand automatisiert und kann die Einhaltung interner Reisekostenrichtlinien und gesetzlicher Vorschriften in Sekundenschnelle feststellen.

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