Unternehmensausgaben kontrollieren

Pauschalen 2023 und Verpflegungsmehraufwand angeben und erstatten

SAP Concur |

Wer sich aus beruflichen Gründen von seinem Arbeitsplatz, der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ entfernt, zahlt mehr für sein leibliches Wohl. Auf Geschäftsreise kann man nicht kochen und Mahlzeiten wie das Frühstück, die normalerweise zuhause eingenommen werden, müssen häufig auswärts stattfinden. Dieser „Mehraufwand“ kann zurückgefordert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • In der Reisekostenabrechnung (wenn sie vom Arbeitgeber erstattet wird)
  • ​In der Steuererklärung unter dem Punkt Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG)

Was kann ich über den Verpflegungsmehraufwand geltend machen?

Unter dem Begriff „Verpflegungsmehraufwand“ fallen nur Frühstück, Mittag- und Abendessen, nicht aber sonstige Auslagen. Diese Mehrkosten für den Reisenden werden in Form von Pauschalen zurückerstattet. Im Unterschied zu einem Hotelaufenthalt oder einer Zugreise können die Kosten für die Verpflegung ohne Beleg zurückgefordert werden. Die entsprechenden Pauschalen legt der Gesetzgeber fest und nicht – wie oft vermutet – der Arbeitgeber in der firmeneigenen Reiserichtlinie. In der Regel zahlt das Unternehmen die vorgegebene Pauschale steuerfrei an den Mitarbeitenden zurück.

10 Tipps für die Erstellung Ihrer Reiserichtline

Jetzt als Sonderausgabe mit Richtlinien für Mitarbeiter im Homeoffice.

Checkliste herunterladen

Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber

Gesetzlich verpflichtet sind Unternehmen allerdings nicht zur Erstattung des Verpflegungsmehraufwands. Erhalten Geschäftsreisende ausgelegte Kosten für die Bahnhofsbäckerei oder das Mittagessen im Zug nicht vom Arbeitgeber, können sie diese von der Steuer absetzen. Denn: Wer Verpflegungsmehraufwände unter dem Punkt „Werbungskosten“ in der Steuererklärung angibt, kann damit seine Einkommenssteuer mindern.

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand 2023

Pauschbeträge sind abhängig von dem Reiseland, das ein Geschäftsreisender besucht. Schließlich variieren die Kosten für Lebensmittel je nach Reiseland und wer schon einmal geschäftlich in New York war, der weiß, dass ein Mittagessen in der Metropole teurer ist als im heimischen Potsdam.

Für Reisen ins Ausland hat das Bundesfinanzministerium nach fast zwei Jahren Corona-Pandemiepause die Sätze für den Verpflegungsmehraufwand kürzlich neu bewertet. Dabei wurden manche Pauschalen erhöht – wie zum Beispiel für Ägypten und Schweden. Andere wurden gesenkt; diese betreffen zum Beispiel Portugal und Athen. Die aktuellen Sätze gelten ab 1. Januar 2023 und können hier eingesehen werden.

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen in Deutschland

Neue Verpflegungspauschalen für inländische Geschäftsreisen in Deutschland liegen noch nicht vor. Die geltenden Pauschbeträge mit Stand vom 1. Januar 2020 bleiben also bestehen.

Diese Pauschbeträge dürfen bei Geschäftsreisen in Deutschland berechnet werden:

  • Für Reisen von 8-24 Stunden sowie den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro berechnet werden.
  • Ab einem 24-stündigen Aufenthalt können 28 Euro angesetzt werden.

Minderungen der Pauschbeträge

Arbeitgeber können die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand in voller Höhe erstatten – und das steuerfrei. Erlaubt der Arbeitgeber die Einreichung höherer Verpflegungskosten, z. B. durch die firmeneigene Reisekostenrichtlinie, fallen Steuern an. Diese Steuern muss der Mitarbeitende abführen. Außerdem können Verpflegungspauschalen vollständig erstattet werden, wenn Geschäftsreisende darüber hinaus keine Verpflegung erhalten. Ist z. B. bei der Hotelübernachtung ein Frühstück dabei, das der Arbeitgeber bezahlt oder wird der Reisende von einem Geschäftspartner zum Abendessen eingeladen, muss der entsprechende Tagessatz gekürzt werden. Auch in der Steuererklärung müssen die Pauschalen gekürzt werden, wenn der Mitarbeitende unterwegs Mahlzeiten erhält.

  • Frühstück (z. B. im Hotel inbegriffen): 20 % der Pauschale werden gekürzt
  • Mittag- oder Abendessen: 40 % der Pauschale werden gekürzt

Pauschbeträge im Ausland richtig berechnen

Bei Geschäftsreisen ins Ausland sollte man genau hinschauen: In einigen Ländern, z. B. in der Schweiz, gelten verschiedene Pauschbeträge. Häufig wird dabei in Metropolen ein höherer Betrag angesetzt als im übrigen Land. Im aktuellen Schreiben der obersten Finanzbehörden können die entsprechenden Pauschalen für einzelne Reiseländer abgerufen werden. Ist ein Land nicht gelistet, gilt der Spesensatz für Luxemburg. Hinzu kommt noch ein weiterer wichtiger Punkt: Bei Ein-, Aus- oder Weiterreise kann es durchaus kompliziert werden, die richtige Pauschale anzuwenden. Folgende Punkte gilt es zu beachten:

  • Reist der Mitarbeitende nur für einen Tag ins Ausland, kann die Pauschale für den letzten Ort berechnet werden, an dem er im Ausland gearbeitet hat. Die Regelung greift bei Auslandsreisen auch für An- und Abreisetag.
  • Sind An- oder Abreise nicht mit einem Arbeitsauftrag verbunden, sondern nur Reisezeit, wird die Pauschale des Ortes berechnet, der vor Mitternacht erreicht wird.
  • Ab 24 Stunden Aufenthalt im Ausland gilt ebenfalls die Verpflegungspauschale des Orts, der vor Mitternacht erreicht wird.

 

Die richtige Anwendung von Verpflegungspauschalen – ein Beispiel

Kai Meier reist geschäftlich von Hamburg nach Berlin. Er besucht vier Tage eine Messe und übernachtet in einem Hotel. Angekommen in Berlin checkt er nachmittags in sein Hotel ein. Nach zwei weiteren Tagen auf der Messe trifft Herr Meier am vierten Tag einen langjährigen Kunden für ein Lunch-Meeting und reist anschließend zurück nach Hamburg. Die Kosten für das Mittagessen übernimmt der zufriedene Kunde. Die Kostenaufstellung von Kai Meier sieht nun folgendermaßen aus:

  • Tag 1 (Anreisetag, unter 24 Stunden): 14 Euro
  • Tag 2 (24 Stunden Aufenthalt fernab von erster Arbeitsstätte und seiner Wohnung): 28 Euro
  • Tag 3 (24 Stunden Aufenthalt fernab von erster Arbeitsstätte und seiner Wohnung): 28 Euro
  • Tag 4 (Abreisetag, unter 24 Stunden): 14 Euro – 5,60 Euro fürs Mittagessen = 8,40 Euro

Insgesamt kann Kai Meier für seine Dienstreise 78,40 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Da dies sein Arbeitgeber übernimmt, kann er die Summe als Verpflegungspauschalen in seine Reisekostenabrechnung aufnehmen.

Eine Woche nach seinem Berlin-Aufenthalt reist Kai Meier in die Schweiz, um dort einen potenziellen Kunden zu treffen, den er auf der Messe kennengelernt hat. Kai Meier reist von Hamburg über Straßburg (FR) nach Bern (CH), übernachtet dort einmal (ohne Frühstück), trifft sich am nächsten Tag mit dem potenziellen Kunden in Bern und reist anschließend wieder ab. Auf dem Rückweg nutzt er die Zeit und trifft sich in Straßburg noch mit einem Bestandskunden auf einen kurzen Lunch-Termin am Bahnhof, bevor er zurück nach Hamburg reist. Die Rechnung sieht nun folgendermaßen aus:

  • Tag 1 (Anreisetag, Ankunft in Bern vor 24 Uhr): 43 Euro
  • Tag 2 (Abreisetag, Straßburg letzter Tätigkeitsort): 36 Euro – 17,20 Euro fürs Mittagessen = 18,80 Euro

Für seine Geschäftsreise ins Ausland kann Herr Meier seinem Arbeitgeber 61,80 Euro Verpflegungsmehraufwand berechnen.

Für die richtige Angabe der Verpflegungsmehraufwände müssen einige Punkte beachtet werden. Selbst für Vielreisende sind manche Regelungen – wenn auch noch so sinnvoll – ein Mysterium. Allzu leicht schleichen sich bei der Reisekostenabrechnung und im nachgelagerten Prüfungsprozess Fehler ein. Unterstützt werden Unternehmen und Geschäftsreisende von automatisierten Lösungen für die Reisekostenabrechnung, wie Concur Expense. Reisekostenrichtlinien und vorgegebene Pauschbeträge können im System hinterlegt werden und bei der Angabe der richtigen Pauschalen unterstützen.

Unternehmensausgaben kontrollieren
SAP-Concur-Lösungen und DATEV: So einfach ist die Verknüpfung
Viele Unternehmen setzen bei ihrer Finanzbuchführung auf DATEV. Eine neue App ermöglicht es Kunden jetzt, ihre SAP-Concur-Daten in kürzester Zeit in DATEV zu überführen.
Weiterlesen
Unternehmensausgaben kontrollieren
Reiserichtlinien erstellen: so geht es leichter
Klare Richtlinien sind in jedem Bereich des Geschäftslebens wichtig – allen voran für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Verwaltung von Ausgaben, die unterwegs anfallen, ist da keine Ausnahme.
Weiterlesen
Unternehmensausgaben kontrollieren
Steuerentlastungsgesetz 2022: Auswirkung & Abrechnung
Rückrechnung nicht vergessen und erforderliche Updates einspielen mit dem Steuerentlastungsgesetz werden für die Entgeltabrechnung relevante Punkte angepasst Mit der Bekanntmachung ...
Weiterlesen