Welchen Einfluss hat ein Travel Manager auf den Unternehmenserfolg?

Unternehmen müssen heute strategischer mit ihren Reisekosten umgehen. Denn Inflation und gestiegene Preise machen sich auch bei Geschäftsreisen bemerkbar. Dabei lohnt es sich, einen Posten, der 8 bis 12 % der Ausgaben eines Unternehmens ausmachen kann, genauer unter die Lupe nehmen. Die eigenen Travel Manager und clevere Technologien können dabei helfen.

Fragt man Unternehmen konkret danach, geben fast zwei Drittel an, dass sie unter zunehmendem Druck stehen, die Kosten zu kontrollieren. Dennoch sagen wiederum drei Viertel der Befragten, dass Reisen wichtig oder sehr wichtig für die Pflege von Kundenbeziehungen und für die Akquise neuer Aufträge sind. Es ist also sinnvoll, einen intelligenten Ansatz für Reisen und Ausgaben zu entwickeln. Dazu braucht es eine integrierte, KI-gesteuerte Reise- und Spesenplattform – sie trägt dazu bei, Geld zu sparen und die Arbeit von Mitarbeitenden effizienter zu machen. In diesem Artikel erörtern wir die Auswirkungen, die Technologie und Travel Manager auf Ihr Unternehmen haben können. Dabei schauen wir genauer auf die Rolle von Geschäftsreisemanagern und zeigen, wie man ein heute diesen anspruchsvollen Beruf ergreifen kann.

Was macht ein Travel Manager?

Travel Manager sind mit dem Thema Reisen in Unternehmen betraut. Je nach Größe des Unternehmens und Umfang der erforderlichen Reisen können sie Buchungen selbst vornehmen oder mit einem Reisebüro zusammenarbeiten. In der Regel legen sie Richtlinien und Budgets fest, verhandeln mit Anbietern, helfen Mitarbeitenden bei der Zusammenstellung von Reisedokumenten und sorgen für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Es ist wichtig, die richtige Person für Ihr Unternehmen zu finden, die den Reiseverkehr managt. Mitarbeitende, die sich fragen, wie man ein Travel Manager wird, sollten wissen, dass es keinen vorgegebenen Weg gibt. Die meisten Unternehmen suchen jemanden mit einem Abschluss oder einer Zertifizierung in der Reisebranche und Erfahrung im Reisemanagement. Geschäftsreisemanager müssen detailorientiert sein, geschickt verhandeln können und über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, damit sie für ihr Unternehmen alle Chancen nutzen.

Der Einfluss von Travel Managern auf den Geschäftserfolg

Travel Manager für Geschäftsreisen können Unternehmen in mehreren Schlüsselbereichen beeinflussen.

• Entwicklung strategischer Reiserichtlinien für Unternehmen
  Travel Manager legen die strategischen Reiserichtlinien fest, die Unternehmen brauchen, um ihre Ausgaben zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise die zulässigen Reiseklassen und die bevorzugten Fluggesellschaften, Hotels oder Mietwagen. Sie koordinieren alle Reisen entweder intern oder über ein Reisemanagement-Unternehmen, um eine einheitliche Anwendung dieser Richtlinien zu gewährleisten. So lassen sich die Ausgaben kontrollieren und sicherstellen, dass notwendige Reisen im Rahmen der Richtlinien durchgeführt werden.

• Effizientere Reisearrangements und Kostenmanagement
  Gute Travel Manager können ihre Branchenerfahrung und ihre Reisekostenmanagement-Tools für mehr Effizienz nutzen. Durch die Buchung von Reisen über verschiedene Partner und Plattformen lassen sich oft erhebliche Preisnachlässe erzielen. Durch eine vereinfachte Spesenabrechnung können Travel Manager in Unternehmen den Verwaltungsaufwand zudem reduzieren und damit Geld sparen – und auch die Mitarbeitenden werden dabei entlastet.
• Datengestützte Entscheidungen
  Travel Manager analysieren auch Daten, um fundierte Entscheidungen für ihr Unternehmen zu treffen. So können beispielsweise Benchmarking-Daten zum Vergleich von T&E mit anderen Unternehmen dabei helfen, die Reiserichtlinien richtig zu dimensionieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Messen von Schlüsselkennzahlen kann auch einen Einblick in den Reiseprozess unter verschiedenen Gesichtspunkten geben, z. B:
  • Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • Rentabilität der Investition
  • Ausgaben, die nicht den Vorschriften entsprechen
  • Einsparungen durch Unternehmensrabatte
  • Berichterstattung über Reisevorfälle

• Anpassung an Nachhaltigkeitsinitiativen
  Ein weiterer Bereich, der für Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Nachhaltigkeit. 28 % der Travel Manager geben an, dass sie zunehmend unter Druck stehen, über die Emissionen ihrer Reisen zu berichten, und 89 % der Geschäftsreisenden geben an, dass sie zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um die Umweltauswirkungen ihrer Reisen zu reduzieren.

Da für Unternehmen die soziale Responsibility (CSR) und die Umwelt-, Sozial- und Unternehmensverantwortung (ESG) immer wichtiger wird, sollten Travel Manager dafür sorgen, dass ihre Reisen mit diesem Engagement in Einklang stehen.

Integration von Technologie in das Management von Geschäftsreisen

Ein integriertes Travel-Management-System kann alle Formalitäten erleichtern und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. Moderne Buchungstools können Papier reduzieren oder abschaffen, ermöglichen eine zentrale Nachverfolgung aller T&E-Ausgaben und automatisieren die Durchsetzung von Reiserichtlinien. KI und maschinelles Lernen sorgen für eine bessere Überwachung des Budgets im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben, kennzeichnen Kosten, die nicht den Richtlinien entsprechen, und analysieren große Mengen von Geschäftsreisedaten. Die gewonnenen Erkenntnisse tragen zu einer besseren Entscheidungsfindung in Echtzeit bei und erleichtern sinnvolle Anpassungen an die bestehenden Richtlinien.

Laut der SAP Concur CFO Pulse Survey 2023 sind fast 62 Prozent der Führungskräfte im Finanzwesen der Meinung, dass künstliche Intelligenz (KI) ein unverzichtbares Werkzeug ist, um unerwartete Ereignisse zu bewältigen. Die Integration von KI und maschinellem Lernen zur Erfassung von Spesenbelegen fördert die Einhaltung von Richtlinien und rationalisiert den Berichts- und Genehmigungsprozess. Unternehmen, die für die digitale Belegerfassung die SAP-Concur-Lösung ExpenseIt einsetzen, konnten beispielsweise beobachten, dass die Zahl der zurückgesandten Spesenabrechnungen von 14 % auf nur 1,2 % gesunken ist.

Verify ist eine Self-Service-Prüflösung von SAP Concur, die Spesenabrechnungen automatisch überprüft, um Compliance-Probleme wie doppelte Belege, falsche Daten oder Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu erkennen.

Mehr als ein Nebeneffekt: eine bessere Produktivität von Mitarbeitenden

Ein Travel Manager kann eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Produktivität von Mitarbeitenden spielen. Wenn Geschäftsreisen zentral koordiniert werden, müssen sich die Beschäftigten nicht um die Planung und Koordination von Reisen kümmern. Dadurch kann reisebedingter Stress vermieden werden, und die Mitarbeitenden können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren statt auf die Logistik.

Tritt während der Reise eine unerwartete Situation ein, profitieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter außerdem von einem zuverlässigen Unterstützungssystem, das Hilfe leisten kann. Reiseunterbrechungen sind so häufig wie nie zuvor. 38 % der Geschäftsreisenden geben an, dass sie die Auswirkungen von Verspätungen und Stornierungen in letzter Minute zu spüren bekommen haben. Reisestress vor, während und nach der Reise nimmt zu. Die richtige Technologie zur Verwaltung der Ausgaben kann das Wohlbefinden der Mitarbeitenden spürbar verbessern. Für Unternehmen, bei denen viel gereist wird, bedeuten diese Lösungen auch einen Wettbewerbsvorteil, wenn es um die Bindung von Mitarbeitenden und das Recruitment geht. Travel Manager in Unternehmen können auch dabei helfen, komplexe Regeln und Vorschriften, insbesondere für internationale Reisen, zu navigieren. Sie klären auf und beraten über potenzielle Risiken aufgrund geopolitischer Aktivitäten, die sich auf Geschäftsreisen auswirken können.

SAP-Concur-Lösungen für Reisekosten und Spesen

SAP-Concur-Lösungen sind weltweit führend, wenn es um das integrierte Reise-, Spesen- und Rechnungsmanagement geht. Wir ermöglichen Unternehmen, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und ihren Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern. Entdecken Sie mehr interessante Insights zu den Bedürfnissen von Geschäftsreisenden: 

Wünsche und Erwartungen der Geschäftsreisenden

Gerade das Thema Geschäftsreisen stellt sich als ein wichtiger Faktor dar. Warum das so ist, was sich Ihre Mitarbeitenden wünschen und was sie erwarten, dass erfahren Sie im Report.

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