Automatische Fahrtkosten mit Drive

Die Kilometerpauschale (auch Kilometergeld genannt) ist ein fester Cent-Betrag pro gefahrenem Kilometer. Arbeitgeber können damit die Kosten für Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug steuerfrei erstatten. Für Pkw liegt dieser Satz aktuell bei 0,30 € pro Kilometer. Drive automatisiert diesen Prozess, indem es die exakten Distanzen erfasst und die Pauschale direkt auf Basis der Reisedaten berechnet. 

Der Hauptunterschied liegt im Anlass der Fahrt: Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) gilt für den täglichen Weg zur Arbeit, wobei nur die einfache Strecke (Hinweg) zählt. Die Kilometerpauschale hingegen wird für tatsächliche Dienstfahrten genutzt und berücksichtigt sowohl den Hin- als auch den Rückweg. Während die Pendlerpauschale meist privat in der Steuererklärung abgesetzt wird, ermöglicht Drive die direkte, automatisierte Erstattung von Dienstreisen über den Arbeitgeber. 

Die Pauschalen für Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand bleiben für das Steuerjahr 2026 weitestgehend stabil. Bei der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg gelten weiterhin 0,30 € (bis 20 km) bzw. 0,38 € (ab dem 21. km). Für Dienstreisen mit dem Pkw bleibt es bei 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Mit Drive sind Sie immer auf der sicheren Seite, da das System gesetzliche Updates automatisch berücksichtigt. 

Im Gegensatz zu manuellen Schätzungen oder gerundeten Angaben erfasst Drive die tatsächlich zurückgelegte Strecke metergenau per GPS. Dies schützt Unternehmen vor überhöhten Kosten und bietet Mitarbeitenden die Sicherheit einer fairen, exakten Vergütung. Die Daten werden manipulationssicher dokumentiert, was die Compliance bei Betriebsprüfungen massiv erhöht. 

Der Schutz der Privatsphäre ist zentral: Nutzer können jede Fahrt mühelos als „geschäftlich“ oder „privat“ markieren. Nur geschäftliche Daten fließen in die Abrechnung ein. Zudem lässt sich die Aufzeichnung so einstellen, dass sie nur während vordefinierter Arbeitszeiten aktiv ist, was die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden steigert. 

Ja. Durch die lückenlose digitale Dokumentation von Reisezweck, Datum und exakter Distanz liefert Drive alle notwendigen Daten für eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD. Dies eliminiert das Risiko von Fehlern in manuellen Fahrtenbüchern und sorgt für eine reibungslose Anerkennung durch das Finanzamt. 

Durch den Entfall manueller Dateneingaben und die automatische Validierung der Distanzen sinkt der administrative Aufwand erheblich. Die Buchhaltung profitiert von fehlerfreien, richtlinienkonformen Daten, was den Genehmigungsprozess beschleunigt und die Erstattung für die Mitarbeitenden verkürzt.