A1-Bescheinigung: E-Antrag, Richtlinien und Compliance-Pflichten

Auch Geschäftsreisen bleiben nicht von Regulierungen verschont. Neben Einreisebestimmungen und unternehmensinternen Reiserichtlinien spielt die A1-Bescheinigung eine wichtige Rolle beim Reisemanagement. Für Geschäftsreisen ins europäische Ausland ist sie verpflichtend und unerlässlich, da sie die Sozialversicherung der Reisenden im Heimatland bestätigt und Sanktionen im Zielland vermeidet. Doch welche Vorschriften sind zu beachten, und wie lässt sich die A1-Bescheinigung schnell beantragen? Ob Fürsorgepflichten, gesetzlich verbindliche Spesensätze oder weitere Vorschriften: Mit den richtigen Vorbereitungen und automatisierten Tools behalten Unternehmen und Reisende alle Anforderungen im Blick und können ihre Geschäftsreisen reibungslos und rechtssicher gestalten.

Dienstreisen ins EU-Ausland: EU-Entsenderichtlinie & A1-Bescheinigung

Gemäß der EU-Entsenderichtlinie (96/71/EG) sind Arbeitgeber verpflichtet, Dienstreisen ihrer Mitarbeitenden ins EU-Ausland im jeweiligen Zielland nach den dort geltenden Vorschriften zu melden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Einsatzlandes eingehalten werden. Dies betrifft unter anderem Regelungen zu Mindestlohn, Arbeitszeiten und Sicherheitsstandards, die auch bei kurzzeitigen Geschäftsreisen relevant sein können. Im deutschen Recht wird die EU-Entsenderichtlinie durch das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) umgesetzt.

Neben der Registrierungspflicht im Zielland ist auch die sogenannte A1-Bescheinigung ein zentraler Bestandteil grenzüberschreitender Dienstreisen innerhalb Europas. Sie gilt nicht nur in den EU-Mitgliedstaaten, sondern auch in den Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) – also Island, Liechtenstein und Norwegen – sowie in der Schweiz und im Vereinigten Königreich.

Mit der A1-Bescheinigung weisen Mitarbeitende nach, dass sie weiterhin im Heimatland sozialversichert sind. Sie dient als Nachweis gegenüber den Behörden im Zielland und schützt vor einer doppelten Beitragspflicht der Sozialversicherung. Die A1-Bescheinigung wird vom Arbeitgeber beantragt, nicht von der reisenden Person selbst.

Welche Pflichten gelten bei Entsendemeldung und A1-Bescheinigung?

Bereits bei der Planung einer Geschäftsreise sollten HR- und Compliance-Teams prüfen, ob die Reise gemäß der EU-Entsenderichtlinie gemeldet werden muss und welche arbeitsrechtlichen Vorgaben im Gastland gelten. Dabei gilt grundsätzlich jeder beruflich bedingte Aufenthalt im Ausland als Entsendung, unabhängig von Dauer oder Art der Tätigkeit.

In einigen Ländern sind Meetings von der Entsendemeldung ausgenommen, produktive Tätigkeiten dagegen meist nicht. Wichtig ist, notwendige Meldungen rechtzeitig vor Reiseantritt vorzunehmen, um Verstöße zu vermeiden. Die Registrierung erfolgt über das jeweilige Meldeportal des Einsatzlandes. In der Regel dauert die Bearbeitung ein bis vier Werktage. Für jede Reise ist eine neue Meldung erforderlich, Pauschalgenehmigungen gibt es nicht.

Wie die Entsendemeldung muss auch die A1-Bescheinigung für jeden einzelnen Auslandseinsatz separat beantragt werden. Nur wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, etwa bei Mitarbeitenden, die regelmäßig grenzüberschreitend tätig sind, kann eine längerfristige A1-Bescheinigung ausgestellt werden. Mit der bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger beantragten A1-Bescheinigung weisen beruflich Reisende nach, dass sie im Herkunftsland bereits Sozialbeiträge leisten und nicht doppelt belangt werden können. Bei fehlender Bescheinigung oder verspäteter Beantragung drohen im Zielland Bußgelder oder andere Konsequenzen.

Mit den richtigen Prozessen rund um die A1-Compliance können Unternehmen und Personalverantwortliche sicherstellen, dass Registrierungen vorgenommen werden, der administrative A1-Mehraufwand reduziert wird und ihre Mitarbeitenden „compliant“ unterwegs sind.

A1-Bescheinigung und EU-Entsenderichtlinie: Pflichten umsetzen

In unserem A1-Webinar haben Experten von SAP Concur, neylux und VisumPoint alles erklärt, was Sie über das A1-Formular und die Entsenderichtlinie wissen müssen und welche Verpflichtungen Sie erfüllen müssen.

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Wie können Arbeitgeber die A1-Bescheinigung beantragen?

Die Beantragung der A1-Bescheinigung ist seit 2019 verpflichtend elektronisch durchzuführen. Seit 2021 gilt diese Regelung auch für Mitarbeitende, die regelmäßig in mehreren EU-Staaten tätig sind. Der elektronische Antrag wird vom Arbeitgeber entweder über eine entsprechende Software oder über eine Ausfüllhilfe der ITSG eingereicht. Zuständig für die Ausstellung ist je nach Versicherungsstatus die gesetzliche Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung. Nach erfolgreicher Bearbeitung wird die Bescheinigung elektronisch übermittelt und kann digital oder ausgedruckt mitgeführt werden.

Worauf muss bei kurzfristigen Meetings im Ausland geachtet werden?

Auch bei kurzfristig angesetzten Meetings oder Standortbesuchen im Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Der Antrag muss in jedem Fall vor Reiseantritt eingereicht werden. Liegt die Bescheinigung bis zur Abreise noch nicht vor, reicht es aus, den fristgerecht eingereichten elektronischen Antrag nachweisen zu können. Weitere Informationen zu kurzfristigen Tätigkeiten im EU-Ausland sind auf der Sonderseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales auffindbar.

Wie wird die A1-Bescheinigung kontrolliert?

Die Kontrolle der A1-Bescheinigung erfolgt durch den Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern. Dieser findet verstärkt digital statt und wird dadurch immer effizienter. Deutsche Sozialversicherungsträger leiten dabei die Informationen zu ausgestellten A1-Bescheinigungen automatisch an die zuständigen Stellen im Ausland weiter. Dadurch können die Daten gezielt mit Entsendemeldungen im Zielland abgeglichen werden.

Möglich sind Kontrollen zum Beispiel an der Grenze, bei Verkehrskontrollen, an der Hotelrezeption, beim Zugang zum Firmengelände oder auch im Rahmen von Stichproben durch Behörden. Fehlende Registrierungen, A1-Bescheinigungen und Dokumentationen können zu Geldstrafen führen. Die Höhe ist abhängig vom jeweiligen EU-Land und variiert von einigen hundert Euro bis zu 500.000 Euro.

Gibt es Ausnahmen zur A1-Bescheinigungspflicht?

Es gibt keine Ausnahmen: Der VDR rät in Abstimmung mit Travel Managern und Visa-Dienstleistern, die A1-Bescheinigung grundsätzlich zu beantragen und mitzuführen oder zumindest den Nachweis der Vorabbeantragung vorlegen zu können. Denn bei Kontrollen in EU-Mitgliedstaaten sind erhebliche Sanktionen gegen Unternehmen und Unannehmlichkeiten für die reisenden Personen möglich, wenn sie keine A1-Bescheinigung besitzen. Letztlich liegt es im Ermessen jedes Unternehmens, wie es diese Empfehlung umsetzt.

In welchen Ländern ist die A1-Bescheinigung gültig?

Die A1-Bescheinigung ist in allen EU-Mitgliedstaaten sowie in weiteren europäischen Ländern gültig. Dazu zählen Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Norwegen), die Schweiz und das Vereinigte Königreich:

• Belgien
• Bulgarien
• Dänemark
• Deutschland
• Estland
• Finnland
• Frankreich
• Griechenland
• Großbritannien (einschließlich Nordirland)
• Irland
• Island
• Italien
• Kroatien
• Lettland
• Liechtenstein
• Litauen
• Luxemburg
• Malta
• Niederlande
• Norwegen
• Österreich
• Polen
• Portugal
• Rumänien
• Schweden
• Schweiz
• Slowakei
• Slowenien
• Spanien
• Tschechien
• Ungarn
• Zypern

Wird bei einer Workation eine A1-Bescheinigung benötigt?

Viele Mitarbeitende wünschen sich die Möglichkeit, vorübergehend im Rahmen einer Workation aus dem Ausland zu arbeiten. Die Flexibilität der ortsunabhängigen Arbeit geht mit rechtlichen Vorgaben einher: Sozialversicherungsrechtlich gilt eine Workation als Entsendung, sofern der Arbeitgeber der vorübergehenden Tätigkeit aus dem Ausland zustimmt. In diesem Fall bleibt das deutsche Sozialversicherungsrecht anwendbar, muss jedoch auch durch eine elektronisch beantragte A1-Bescheinigung abgesichert werden. Dabei muss eine Workation einzeln vereinbart und zeitlich begrenzt sein.

Wie wird das Sozialversicherungsrecht innerhalb der EU geregelt?

Das Sozialversicherungsrecht bei grenzüberschreitender Beschäftigung innerhalb EU wird durch die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 über die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit geregelt. Diese Verordnung legt fest, welches nationale Sozialversicherungsrecht für Personen gilt, die in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind.

In Fällen, in denen Mitarbeitende regelmäßig in mehreren EU-Staaten tätig sind, hängt das anwendbare Sozialversicherungsrecht vom Wohnort und dem dort geleisteten Anteil der Arbeit ab:

• Es gilt das Sozialversicherungsrecht des Wohnstaates, wenn dort mindestens 25 % der Tätigkeit ausgeübt wird (Artikel 13 Abs. 1 VO 883/2004).
• Werden weniger als 25 % der Tätigkeit im Wohnstaat geleistet, so gilt das Sozialversicherungsrecht des Arbeitgeberstaates.

Befinden sich die Arbeitgeber in verschiedenen Staaten außerhalb des Wohnstaates, gilt immer das Sozialversicherungsrecht des Wohnstaates.

Welche Rahmenbedingungen gelten bei der Entsendung außerhalb der EU?

Bei einer Entsendung außerhalb der EU gelten andere rechtliche Rahmenbedingungen. Arbeitgeber und Arbeitnehmende müssen dabei die folgenden Aspekte im Zielland beachten:

• Arbeitsrecht
• Sozialversicherung
• Steuerrecht

Außerhalb der EU gelten also primär die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Ziellandes. Zusätzlich können auch Regelungen des Entsendelandes greifen. Besteht zwischen dem Entsendeland und dem Zielland ein Sozialversicherungsabkommen, so gelten spezielle Regelungen für die soziale Absicherung der Geschäftsreisenden. Ohne ein solches Abkommen können Doppelversicherungspflichten entstehen. Dies kann auch geschehen, falls der Aufenthalt die im Abkommen festgelegte Höchstdauer überschreitet.

Ähnlich wie die A1-Bescheinigung innerhalb der EU erhalten die Geschäftsreisenden in der Regel eine Bescheinigung, die ihren Versicherungsstatus im Entsendeland bestätigt. Unternehmen und Mitarbeitende sollten sich vor einer Entsendung gründlich über die länderspezifischen Bestimmungen informieren, da diese stark variieren können.

Unternehmensinterne Compliance & Reiserichtlinien einhalten

Nicht nur umfassende gesetzliche Regulierungen bedingen den Aufwand für das Travel Management und Geschäftsreisende. Auch unternehmensinterne Reiserichtlinien setzen Leitplanken für Geschäftsreisen. Je nach Unternehmen können eine Vielzahl von Angelegenheiten geregelt sein. Spesensätze gehören ebenso dazu wie Kostengrenzen für die Buchung von Mietwagen oder Vorschriften zur Kundenbewirtung.

Ein effizienter Umgang mit den Regulierungen bietet die Chance, Reiseprozesse zu digitalisieren und umständliche Formalitäten wie den Antrag von A1-Bescheinigungen und die EU-Meldepflicht dauerhaft zu automatisieren.

Wichtig ist, dass Mitarbeitende sich über die Vorgaben einer Reise im EU-Ausland bewusst sind. So können automatische Hinweise zur A1-Pflicht im Buchungsprozess Fehler vermeiden und Zeit sparen. Unternehmen können durch eine transparente Kommunikation über Auslandsaufenthalte und Reiserichtlinien schon vor der Reise das notwendige Bewusstsein schaffen und Versäumnissen vorbeugen.

Compliance bei Reisen: Das Wichtigste zur A1-Bescheinigung

In unserer Broschüre finden Sie die wichtigsten Fakten zur A1-Bescheinigung und der Entsenderichtlinie im Überblick. Was gilt für welche Länder? Wo muss was beantragt werden? Welche Ausnahmen gibt es?

Download

Downloads und Videos von SAP Concur zur A1-Bescheinigung

• Broschüre: Das Wichtigste zur A1-Bescheinigung
• Video: Pflichten bei A1-Bescheinigung und EU-Entsenderichtlinie umsetzen
• Video: Tips in a Minute zur A1-Bescheinigung bei Geschäftsreisen
• Broschüre: Mit dem neylux Add-on A1-Bescheinigungen einfach beantragen
• Broschüre: So einfach kann A1 sein mit dem intelligenten Add-on-Tool von iProCon