Mitarbeiterausgaben: Warum Spesenkontrolle nie wichtiger war

Unsichere Wirtschaftslagen erhöhen das Risiko von Betrug und es gibt mehrere Gründe, warum Betrug während Rezessionen und Zeiten wirtschaftlicher Instabilität zunimmt. Ein großer Faktor ist der erhöhte Druck, den Unternehmen und ihre Mitarbeitenden verspüren, wenn sie mit den Herausforderungen einer schwachen Wirtschaft zu kämpfen haben. Aktives Ausgabenmanagement ist der Schlüssel, um Fehler, doppelte Buchungen und Fehlkategorisierungen zu erkennen, die oft unbemerkt und als Betrug unentdeckt bleiben. Indem Sie Ihre Finanzteams mit der richtigen Technologie zur Spesenkontrolle ausstatten, können Sie Mitarbeitenden anleiten und die Versuchung zum Betrug minimieren.

Das Verstehen der Merkmale von Spesenbetrug

Berufsbedingter Betrug kann hinterhältig sein und oft mehrere Methoden verwenden, um seine Pläne umzusetzen, was es für Unternehmen schwierig macht, ihn zu erkennen. Besonders wenn man bereits begrenzte Einblicke in die Ausgaben hat. Von falsch charakterisierten Ausgaben, aufgeblähten und gefälschten Spesenabrechnungen bis hin zur mehrfachen Einreichung desselben Anspruchs – ohne mehrere Kontrollpunkte, Warnsignale oder andere Formen der internen Spesenkontrolle können diese Ausgabenbereiche leicht Tür und Tor für Betrug öffnen. Schwer nachzuverfolgen und zu validieren, verursachen Barzahlungen und Kilometerabrechnungen die meisten Frustrationen.

Nutzen Sie Kontrollen zur Überwachung der Mitarbeiterausgaben

Gewiefte Unternehmen verstehen, dass es ein Engagement für ein starkes Compliance-Programm erfordert, und erkennen, dass die Spesenkontrolle ein sich weiterentwickelnder Prozess ist, der kontinuierliche Updates erfordert. Und während das Erlangen von Einblicken in die Mitarbeiterausgaben der erste Schritt ist, kann es für Unternehmen mit so vielen Daten eine Herausforderung sein herauszufinden, was zuerst analysiert werden soll.

Zu den Hauptschwächen der internen Kontrollen, die zu berufsbedingtem Betrug beitragen, gehören ein Mangel an: Berichtsmechanismen, klaren Zuständigkeitsbereichen, Schulung von Mitarbeitenden über Betrug, unabhängigen Prüfungen oder Audits und Personen in Aufsichtsrollen.

Da interne Richtlinienkontrollen mit geringeren Verlusten und schnellerer Erkennung verbunden sind, folgen hier einige Überlegungen zur Aktualisierung Ihrer Strategie zur Betrugsprävention und Betrugserkennung in Ihrer Organisation.

Spesenkontrolle: Berücksichtige die Richtlinien

Ihre Reise- und Spesenrichtlinie sollte nicht statisch sein, sondern ein sich weiterentwickelndes Dokument. Stellen Sie sich beim Überprüfen Ihrer Richtlinie folgende Fragen:

• Wie oft aktualisieren Sie Ihre Reise- und Spesenrichtlinie?
• Enthält sie, was akzeptable und was nicht akzeptable Ausgaben sind?
• Enthält sie, wie nicht konforme Ausgaben oder nicht konforme Spesen gehandhabt werden?
• Haben Sie in der Regel Mitarbeitende, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten?
• Wie groß ist das Interesse Ihres Unternehmens daran, Betrug bei Mitarbeiterausgaben, gebuchten Reisen oder Rechnungen aufzudecken
• Erfassen Sie alle notwendigen Daten, um Ihr Compliance- und Betrugsrisiko zu bewerten?

Spesenkontrolle: Richten Sie die richtige Technologie & Prozesse ein

Selten gibt es einen einheitlichen Workflow, der für alle passt. Die Schritte zur Verbesserung der Betrugsprävention und Betrugserkennung in Ihrem Unternehmen können dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden den Eindruck gewinnen, dass Spesenbetrug erkannt wird, und helfen, zukünftiges Fehlverhalten zu verhindern.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Werden Ihre Kreditkartendaten automatisch in Spesenberichte übernommen?
• Verlangen Sie elektronische Belege bei Überschreitung eines bestimmten Ausgabenlimits oder Ausgabenschwellenwerts?
• Haben Sie Prüfungsregeln eingerichtet, die automatisch die erforderlichen Kontrollen und Ausgleichsmaßnahmen überprüfen?
• Oder Genehmigungs-Flowcharts, die die Verantwortung zu einer Gruppenaufgabe machen?
• Haben Sie standardisierte Begründungscodes, um zu identifizieren, warum eine Ausgabe möglicherweise nicht eingereicht wird?
• Haben Sie ein externes Auditprogramm, das unvoreingenommen hilft, die Ausgaben zu überwachen und zu kontrollieren?

Spesenkontrolle: Nutzen Sie Berichte, um die Ausgaben zu analysieren

Überwachung der Mitarbeiterausgaben ist ein wichtiges Konzept bei der Betrugsermittlung, da die Geschwindigkeit, mit der Betrug erkannt wird, sowie die Art und Weise, wie er erkannt wird, einen erheblichen Einfluss auf das Ausmaß des Betrugs haben können. Hier sind einige Tipps, wie Sie beginnen können:

• Identifizieren Sie die verantwortlichen Teams: Ist es Finanzen, Reisen, HR, Recht, Audit, Compliance und/oder Risikomanagement?
• Nutzen Sie Daten zur Identifizierung von Trends: Kilometerleistung vs. Autovermietung, übermäßige Ausgaben in bestimmten Spesenarten, Flughafenparken vs. Lyft, Uber oder Taxifahrten.
• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen und Kontrollen durch: Doppelte Firmeneinladungen, Ausgabenpositionen, Hotelaufenthalte, Essensgäste, Ausgaben nahe den Beleglimits, eingereichte Ticketgebühren mit nicht eingereichten Rückerstattungen und Händlervalidierung.

Spesenkontrolle: Vergleichen Sie Compliance-Benchmarks

Die Identifizierung der häufigsten Betrugsmethoden in Ihrer Branche kann Ihnen helfen, Spesenkontrollen zu entwickeln, um die bedeutendsten Bedrohungen abzuwehren. Finden Sie heraus, wo Ihre Richtlinien funktionieren und wo sie verbessert werden können, indem Sie Bereiche wie die folgenden analysieren:

• Beleganhänge
• Häufige Nutzung von risikoreichen Spesenarten
• Höherer Anteil an Barausgaben
• Reisekosten in bar
• Kilometerleistungen auf der Karte
• Routendatenanhänge
• Genehmigte Berichte, Belege nicht geprüft
• Übermäßige private Kilometerleistungen

Wie Sie eine fortschrittliche Lösung zur Spesenkontrolle aufbauen

SAP Concur-Lösungen helfen Ihnen, alle Mitarbeiterausgaben aktiv zu verwalten, sodass Ihr Unternehmen von der Betrachtung bereits getätigter Ausgaben zu einer Kontrolle der Ausgaben übergehen kann, bevor sie getätigt werden. Wenn Sie die Verwaltung von Reisen und Spesen in eine einzige Plattform integrieren, schließen Sie die Daten- und Workflow-Lücken, die Betrüger ausnutzen, um Budgets zu entleeren.

Ihre Teams können dann zeitaufwendige manuelle Aufgaben eliminieren, die häufig zu Fehlern führen, und AI sowie maschinelles Lernen einsetzen, um automatisch Kontrollen anzuwenden und Betrug im Laufe des Prozesses zu erkennen. So erkennen Sie, wo die Richtlinien Ihres Unternehmens funktionieren, welche internen Kontrollen verbessert werden könnten und wie viel Sie einsparen könnten.