Geschäftsreisen ins Ausland 2026: 5 Tipps für eine sichere Planung

In einem dynamischen Marktumfeld haben Geschäftsreisen einen neuen Stellenwert erhalten – sie werden gezielt als strategisches Instrument für den Beziehungsaufbau genutzt. Führen Business-Trips ins Ausland, gibt es rechtliche Besonderheiten und aktuelle regulatorische Anforderungen zu beachten. Als weltweiter Marktführer für Geschäftsreiselösungen hat SAP Concur fünf Experten-Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihre Auslandsreisen optimal vor- und nachzubereiten.

1. A1-Bescheinigung: Automatisiert und 1A abgesichert

Neben der Reisebuchung gehört der lückenlose Versicherungsschutz zur Pflichtvorbereitung. Bei Dienstreisen in EU-Länder, die Schweiz und den EWR ist die A1-Bescheinigung obligatorisch, um die Sozialversicherung nachzuweisen.

Der Clou 2026: Arbeitgeber müssen dies nicht mehr manuell prüfen. Mithilfe von SAP-Concur-Lösungen lässt sich die A1-Bescheinigung heute vollständig automatisiert im Hintergrund beantragen, sobald die Reise gebucht ist. Wie im Video oben gezeigt, schützt dies Reisende und Unternehmen vor empfindlichen Bußgeldern bei Kontrollen im Ausland.

2. Einreisebestimmungen: Digitaler Check von Pass & Visum

Jedes Land hat eigene Bedingungen. Recherchieren Sie frühzeitig, ob ein Visum oder eine elektronische Einreisegenehmigung erforderlich ist. Nutzen Sie integrierte Services, die direkt bei der Buchung die Gültigkeit Ihrer Dokumente gegen die Zielgebiets-Anforderungen prüfen. Denken Sie auch an eventuell vorgeschriebene Impfungen – Ihre Gesundheit ist auf Reisen das höchste Gut.

3. Reisezeit vs. Arbeitszeit: Klare Regeln schaffen

Gerade bei Langstreckenflügen überschreitet die Reisezeit oft den Acht-Stunden-Tag. Grundsätzlich gilt: Reisezeit ist Arbeitszeit, sofern der Arbeitgeber die Nutzung des Verkehrsmittels vorschreibt oder während der Fahrt gearbeitet wird. Da es hier jedoch feine Nuancen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt, sollten Unternehmen klare interne Richtlinien (Travel Policies) festlegen, um Missverständnisse bei der Vergütung von vornherein auszuschließen.

4. Fürsorgepflicht: Für den Notfall planen

Arbeitgeber tragen eine umfassende Fürsorgepflicht (Duty of Care). Vor Reiseantritt ist der Check der aktuellen Warnungen des Auswärtigen Amtes Pflicht. Moderne Unternehmen nutzen 2026 Apps wie die von SAP-Concur-Partner International SOS, um Mitarbeitende in Echtzeit per Push-Nachricht über Sicherheitsrisiken vor Ort zu informieren. Reiseplaner-Apps wie TripIt ergänzen dies durch sofortige Updates zu Flugänderungen und lokalen Bestimmungen.

5. Abrechnung: Aktuelle Spesensätze und KI-Support

Nach der Rückkehr folgt die Abrechnung. Da das Bundesfinanzministerium die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen regelmäßig anpasst, ist Genauigkeit gefragt.

Effizienz-Turbo 2026: Dank KI-gestützter Systeme müssen Reisende die Sätze für hunderte Länder und Städte nicht mehr manuell heraussuchen. Das System erkennt den Standort automatisch und wendet den korrekten Spesensatz – inklusive regionaler Besonderheiten in Metropolen – direkt an. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen in der Buchhaltung.