Verpflegungspauschale berechnen: Spesen fehlerfrei abrechnen

Das Brötchen am Bahnhof oder das Abendessen mit Kollegen – unterwegs fallen für Geschäftsreisende extra Kosten für die Verpflegung an. Für diese Ausgaben hat der Gesetzgeber die Verpflegungspauschale vorgesehen, einen Pauschalbetrag, der den Mehraufwand abdeckt. Für die Berechnung gibt es einige Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Verpflegungspauschale in Ihrer Reisekostenabrechnung richtig berechnen und worauf Sie dabei achten sollten. Außerdem erfahren Sie hier, wie Sie die Verpflegungspauschale als Werbungskosten absetzen können und warum Automatisierung vieles einfacher und bequemer macht.

Verpflegungspauschale vs. Verpflegungsmehraufwand

Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erkennt das Steuerrecht einen Verpflegungsmehraufwand an. Gemeint sind die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die unterwegs entstehen. Um diese Mehrkosten nicht für jede Reise einzeln ermitteln und nachweisen zu müssen, gibt es die Verpflegungspauschale. Sie legt gesetzlich fest, welcher Betrag den Verpflegungsmehraufwand ausgleicht. Die Höhe richtet sich nach der Reisedauer und dem Reiseziel.

Voraussetzung ist, dass Sie außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten und für eine bestimmte Zeit abwesend sind. Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten müssen Sie in der Regel mehr als acht Stunden unterwegs sein. Rechnungen oder andere Belege sind für die Pauschale nicht erforderlich.

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschale zu zahlen. Erstattet er sie bis zur gesetzlich festgelegten Höhe, bleibt sie für Arbeitnehmende steuer- und sozialversicherungsfrei. Ob und wie die Pauschale erstattet wird, hängt von der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens ab.

Sie können die Verpflegungspauschale demnach auf zwei Wegen geltend machen:

• Über die Reisekostenabrechnung, wenn der Arbeitgeber sie steuerfrei erstattet.
• Über die Steuererklärung als Werbungskosten nach § 9 Absatz 4a EStG, wenn der Arbeitgeber sie nicht erstattet.

Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?

Die Berechnung der Pauschale im Inland

Wie hoch die Verpflegungspauschale ausfällt, hängt von der Dauer der Abwesenheit und den erhaltenen Mahlzeiten ab. Im Inland gelten folgende Pauschalen:

• 14 € für An- und Abreisetage sowie Abwesenheiten von mehr als acht bis weniger als 24 Stunden
• 28 € für volle Tage mit 24 Stunden Abwesenheit

Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber, Kunden oder Geschäftspartner gestellt oder bezahlt, wird die Pauschale gekürzt. Die Kürzung beträgt:

• Frühstück: 20 % des Tagessatzes (28 €), also Kürzung um 5,60 €
• Mittag- oder Abendessen: 40 % des Tagessatzes (28 €), also Kürzung um 11,20 €

Beispiel A: 3-tägige Inlandsreise (München) Max reist von Montag bis Mittwoch aus Karlsruhe nach München. Er startet um 10 Uhr von zu Hause und checkt am Nachmittag im Hotel ein. Am Dienstag hat er ganztägig Termine. Am Mittwoch trifft er sich noch mit einem Kunden zum Mittagessen, das dieser übernimmt, und fährt am Nachmittag zurück. Die Hotelübernachtungen inklusive Frühstück bezahlt der Arbeitgeber.

Tag 1 – Anreise

• Abfahrt: 10:00 Uhr
• Erstattungsfähige Verpflegungspauschale: 14,00 € (Pauschale für den Anreisetag)

Tag 2 – voller Reisetag

• Hotelübernachtung inklusive Frühstück (vom Arbeitgeber bezahlt)
• Erstattungsfähige Verpflegungspauschale: 28,00 € (voller Tagessatz) abzgl. 5,60 € (20 % Kürzung für Frühstück) = 22,40 €

Tag 3 – Abreise

• Mittagessen beim Kunden (Einladung)
• Erstattungsfähige Verpflegungspauschale: 14,00 € (Pauschale für Abreisetag) abzgl. 11,20 € (40 % Kürzung für Mittagessen) = 2,80 €

Gesamtanspruch für Max: 14,00 € + 22,40 € + 2,80 € = 39,20 €

Die Berechnung der Pauschale im Ausland

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalsätze, die über den deutschen Sätzen liegen können. Für An- und Abreisetage wird der Satz des Landes angesetzt, in dem man sich zuletzt vor Mitternacht aufhält oder zuletzt beruflich tätig war. Werden Mahlzeiten gestellt, erfolgt die Kürzung auf Basis der jeweiligen Auslandspauschale, nicht auf Basis der deutschen Tagespauschale von 28 €.

Beispiel B: Grenzübertritt (2 Tage Österreich) Max reist eine Woche später für zwei Tage nach Wien. Er kommt am Anreisetag um 18 Uhr in Wien an. Am Dienstag hat er einen Kundentermin und reist danach ab. Er trifft um 20 Uhr wieder in Karlsruhe ein. Es werden keine Mahlzeiten gestellt.

Für den Anreisetag gilt die Pauschale des Landes, das Max vor Mitternacht erreicht. Da er um 18 Uhr in Wien ankommt, gilt für diesen Tag der österreichische Satz. Am Abreisetag ist das letzte Tätigkeitsland im Ausland maßgeblich. Da Max seinen Kundentermin in Wien wahrnimmt, gilt auch für diesen Tag die österreichische Pauschale. Diese beträgt aktuell 50 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden und 33 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden.

Tag 1 – Anreise

• Erstattungsfähige Verpflegungspauschale: 33,00 € (Pauschale für Anreisetag Österreich)

Tag 2 – Abreise

• Erstattungsfähige Verpflegungspauschale: 33,00 € (Pauschale für Abreisetag Österreich)

Es werden keine Mahlzeiten gestellt, also erfolgt auch keine Kürzung der Pauschale. Max erhält 66 Euro. (👉 In unserem vertiefenden Artikel erfahren Sie mehr über den Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen).

Mahlzeitenkürzung: Frühstück & Co. richtig abziehen

Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn der Arbeitgeber, ein Kunde oder ein Geschäftspartner während der Reise Mahlzeiten übernimmt oder bereitstellt. Die Kürzung berechnet sich immer auf Basis des vollen 24-Stunden-Satzes, auch an An- und Abreisetagen.

• Wird das Frühstück gestellt, kürzt sich die Pauschale um 20 Prozent des Tagessatzes.
• Wird das Mittag- oder Abendessen gestellt, kürzt sie sich um je 40 Prozent des Tagessatzes.

Die 20/40-Regel gilt unabhängig davon, wer die Mahlzeit bezahlt. Das gilt auch für digitale Essensmarken und andere Mitarbeiter-Benefits. Wer solche Leistungen erhält und gleichzeitig eine Verpflegungspauschale ansetzt, muss beides steuerlich korrekt berücksichtigen. (👉 Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel zu den Sachbezugswerten und Mitarbeiter-Benefits).

Die 3-Monats-Regel: Wann der Anspruch endet

Die Verpflegungspauschale gilt bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Danach kann sie für diesen Einsatz nicht mehr steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten in der Steuererklärung angesetzt werden.

Die Frist beginnt am ersten Arbeitstag an der auswärtigen Tätigkeitsstätte. Wird die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen, etwa durch Urlaub, Krankheit oder einen anderen Einsatzort, beginnt sie bei der Rückkehr von vorn.

Beispiel: Max arbeitet im Januar und Februar für ein Projekt in Köln. Danach ist er zwei Monate in Karlsruhe tätig und kehrt anschließend für eine zweite Projektphase nach Köln zurück. Da seine Tätigkeit in Köln mindestens vier Wochen unterbrochen war, kann Max für die zweite Projektphase in Köln erneut Verpflegungspauschalen geltend machen.

Einzelne freie Tage, Wochenenden, Homeoffice-Tage oder kürzere Unterbrechungen setzen die Frist nicht zurück. Die Drei-Monats-Regel läuft in diesen Fällen weiter.

Kurz-Check: Anspruch auf Verpflegungspauschale?

Sie können eine Verpflegungspauschale ansetzen, wenn Sie:

• beruflich außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind
• mehr als 8 Stunden abwesend sind oder übernachten
• gestellte Mahlzeiten nach der 20/40-Regel korrekt gekürzt haben
• die 3-Monats-Regel am Einsatzort eingehalten haben

Steuer-Tipp: Verpflegungspauschale als Werbungskosten

Nicht jeder Arbeitgeber erstattet die Verpflegungspauschale vollständig. Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, können Sie den nicht erstatteten Betrag in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise nur die Pauschalen für volle Abwesenheitstage, können Sie die Pauschalen für An- und Abreisetage als Werbungskosten geltend machen.

Belege für einzelne Mahlzeiten sind nicht erforderlich. Das Finanzamt kann jedoch einen Nachweis über die berufliche Auswärtstätigkeit verlangen, etwa durch Reisekostenabrechnungen, Termine oder Projektunterlagen. Dokumentieren Sie Ihre Dienstreisen daher sorgfältig.

Darüber hinaus gilt: Bezahlen Sie während einer Dienstreise ein Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern selbst, können Sie sich die tatsächlichen Kosten in der Regel über die Reisekostenabrechnung erstatten lassen. Diese Bewirtungskosten werden unabhängig von der Verpflegungspauschale abgerechnet. Voraussetzung sind ein beruflicher Anlass, ein vollständiger Bewirtungsbeleg und die Einhaltung der Unternehmensvorgaben.

Häufig gestellte Fragen zur Verpflegungspauschale

Muss ich für die Verpflegungspauschale Belege sammeln?

Nein, für die Verpflegungspauschale sind keine Belege oder Quittungen (wie Kassenbons für das Frühstück oder das Mittagessen) erforderlich. Es handelt sich um einen reinen Pauschalbetrag, der allein auf Basis der Reisedauer, der Abwesenheitszeiten und des Reiseziels gewährt wird. Lediglich das Finanzamt oder der Arbeitgeber können einen Nachweis über die tatsächliche berufliche Auswärtstätigkeit verlangen (z. B. durch Reisekostenabrechnungen oder Projekttickets).

Was passiert, wenn die Pauschale durch Mahlzeiten auf 0 € sinkt?

Wurden auf einer Geschäftsreise (insbesondere bei kurzen An- oder Abreisetagen mit der 14-€-Pauschale) mehrere Mahlzeiten gestellt, kann die mathematische Kürzung nach der 20/40-Regel dazu führen, dass der Betrag rechnerisch unter null sinkt. Ein negativer Auszahlungsbetrag ist jedoch ausgeschlossen – die Verpflegungspauschale sinkt in diesem Fall einfach auf 0,00 €. Es entsteht dadurch jedoch keine Nachzahlungspflicht für den Reisenden.

Gilt die Verpflegungspauschale auch bei eintägigen Dienstreisen?

Ja, aber erst ab einer bestimmten Abwesenheitsdauer. Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten im Inland gilt eine Mindestabwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. In diesem Fall wird die Pauschale für An- und Abreisetage in Höhe von 14,00 € gewährt. Bei einer Abwesenheit von unter acht Stunden gibt es steuerlich keine Verpflegungspauschale.

Wie weise ich beruflich veranlasste Bewirtungskosten nach?

Wenn Sie während einer Geschäftsreise Geschäftspartner oder Kunden bewirten, sind das keine reinen Verpflegungsmehraufwendungen für Sie selbst, sondern Bewirtungskosten. Diese können Sie sich gegen Vorlage eines ordnungsgemäßen, maschinellen Bewirtungsbelegs (mit Angabe der Bewirteten, des Anlasses und Ihrer Unterschrift) über die Reisekostenabrechnung separat und in tatsächlicher Höhe erstatten lassen. Sie laufen unabhängig von der normalen Verpflegungspauschale.

Automatisierung: Spesen nicht mehr händisch rechnen

Unterschiedliche Pauschalen für In- und Ausland, Kürzungen bei Mahlzeiten, An- und Abreisetage oder die Drei-Monats-Regel: Wer häufig geschäftlich reist, muss viele Vorgaben berücksichtigen.

Automatisierte Reisekostenlösungen wie SAP Concur übernehmen diese komplexe Berechnung für Sie. Der integrierte Travel Allowance Service ermittelt die passenden Verpflegungspauschalen anhand von Reiseroute, Abwesenheitsdauer und Zielort und hinterlegt sie direkt in der Reisekostenabrechnung. Gesetzliche Änderungen und länderspezifische Regelungen lassen sich automatisch aktualisieren. Das entlastet Reisende und Finanzabteilungen massiv und senkt das Fehlerrisiko auf ein Minimum.

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Fazit: Verpflegungspauschalen richtig nutzen

Verpflegungspauschalen sind ein einfacher Weg, den zusätzlichen Aufwand auf Geschäftsreisen steuerlich auszugleichen. Wer die wichtigsten Regeln kennt (etwa die Pauschalen für An- und Abreisetage, die 20/40-Regel bei gestellten Mahlzeiten oder die 3-Monats-Regel), kann seine Pauschalen richtig berechnen. Die Automatisierung durch digitale Reisekostenlösungen unterstützt dabei, die gesetzlichen Vorgaben stets korrekt anzuwenden, Kürzungen zu berücksichtigen und Abrechnungen für Mitarbeitende und Unternehmen radikal zu vereinfachen.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag dient lediglich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können sich gesetzliche Pauschalen oder Regelungen (z. B. durch das Bundesfinanzministerium) ändern. Für eine verbindliche Auslegung in Ihrem spezifischen Fall konsultieren Sie bitte einen qualifizierten Steuerberater.