Flexibles Arbeiten: Tipps für einen gelungenen Workation-Aufenthalt

Wenig Urlaubstage übrig und trotzdem Lust auf einen Tapetenwechsel? Mit einer Workation ist das möglich: Immer mehr Beschäftigte in Deutschland nutzen die Chance, zeitweise von einem anderen Ort aus zu arbeiten. Laut einer SAP-Concur-Studie sagen 79 % der deutschen Arbeitnehmenden, dass das Arbeiten von überall – auch aus dem Ausland – ihre Jobzufriedenheit erhöht. Unternehmen reagieren darauf mit flexiblen Arbeitsmodellen, die eine individuelle Gestaltung des Arbeitsalltags ermöglichen.

Da die Grenzen zwischen Freizeit und Beruf dabei zunehmend verschwimmen, sind klare Regelungen für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend. Neben rechtlichen Vorgaben gibt es weitere Erfolgsfaktoren, mit denen Unternehmen von Workations profitieren können. Digitale Tools wie SAP Concur erleichtern die Organisation und Umsetzung zusätzlich.

Was ist Workation?

Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Wörtern „Work“ und „Vacation“ zusammen. Die beruflichen Aufgaben werden wie gewohnt im regulären Unternehmen erledigt, jedoch von einem anderen Ort als dem üblichen Arbeitsplatz. Im Unterschied zum klassischen Home-Office handelt es sich um mehrtägige oder sogar mehrwöchige privat finanzierte Aufenthalte an einem Urlaubsort. Geeignet ist dieses Modell für Tätigkeiten, die mobil und ohne persönliche Präsenz im Büro oder beim Kunden ausgeführt werden können.

Workation vs. Bleisure: Was ist der Unterschied?

Neben Workation beschreibt auch der Begriff Bleisure die Verbindung von beruflichem und privatem Reisen. Die beiden Modelle unterscheiden sich jedoch grundlegend. Bleisure – zusammengesetzt aus „Business“ und „Leisure“ – bezeichnet eine klassische Geschäftsreise, die um private Tage verlängert wird. Beispielsweise reist man zu einem beruflichen Termin früher an oder bleibt noch für ein Wochenende am Zielort. Workation hingegen bedeutet, den Arbeitsplatz für eine gewisse Zeit an einen anderen Ort, meist einen Ferienort, zu verlegen. Die Arbeit wird unabhängig von einem dienstlichen Anlass vom Urlaubsort aus fortgeführt. Der Deutsche Reiseverband (DRV) fasst beide Modelle, bei denen Arbeit und Reisen ineinander übergehen und neue Möglichkeiten für die Gestaltung des Arbeitslebens entstehen, unter dem Begriff Blended Travel zusammen.

Warum sind Workation-Aufenthalte so beliebt?

Tagsüber remote arbeiten und den Abend bei milden Temperaturen am Meer verbringen – für viele Beschäftigte ist das ein attraktives Szenario. Eine Workation macht es möglich, Reisen und Arbeit miteinander zu verbinden, ohne zusätzliche Urlaubstage einsetzen zu müssen. Der Ortswechsel bringt neue Impulse, fördert die Kreativität und trägt zum Stressabbau bei. Die gewonnene Flexibilität steigert die Attraktivität von Unternehmen, besonders für jüngere Zielgruppen wie die Gen Z, und wirkt als Motivationstreiber sowie Bindungsfaktor.

Was müssen Unternehmen bei Workation-Aufenthalten beachten?

Obwohl laut einer PwC-Studie aus dem Jahr 2024 bereits mehr als die Hälfte der Beschäftigten mobil aus dem Ausland arbeiten kann, besteht in Deutschland kein grundsätzlicher Anspruch auf Workation. Die Zustimmung des Arbeitgebers ist immer erforderlich und sollte schriftlich festgehalten werden. Unternehmen sollten alle arbeitsrechtlichen und organisatorischen Details – wie Arbeitszeiten, Datenschutz, IT-Sicherheit und Erreichbarkeit – sowie rechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen in ihren Reiserichtlinien klar festlegen und transparent kommunizieren. Eine stillschweigende Duldung ohne klare Absprachen kann im Ernstfall zu Haftungsfragen führen.

Das deutsche Arbeitsrecht bleibt bei einer Workation in der Regel anwendbar, solange der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses weiterhin in Deutschland liegt. Der Arbeitsschutz orientiert sich jedoch an den Mindeststandards des jeweiligen Zielortes.

Was müssen Unternehmen sozialversicherungsrechtlich beachten?

Sozialversicherungsrechtlich gilt eine Workation als Entsendung. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Krankenversicherungsschutz der Mitarbeitenden und gegebenenfalls ihrer begleitenden Familienangehörigen während der genehmigten Workation im Ausland sicherzustellen (Art. 17 SGB V). Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden: Sie bestätigt, dass die Sozialversicherung weiterhin im Heimatland besteht und verhindert doppelte Beiträge. Die Beantragung muss vor Reiseantritt erfolgen; fehlen die notwendigen Dokumente, drohen Bußgelder und Probleme bei Versicherungsfällen. Wer ohne A1-Bescheinigung aus dem Ausland arbeitet, verliert Ansprüche auf Gesundheitsleistungen und riskiert hohe Strafen.

Welche steuerlichen Aspekte sind bei Workation-Aufenthalten relevant?

Steuerrechtlich bleibt die Lohnsteuer bei kurzfristigen Auslandsaufenthalten unverändert, solange die Mitarbeitenden ihren Wohnsitz nicht ins Ausland verlegen und die Tätigkeit im Urlaubsland weniger als 183 Tage dauert. Erst bei längeren Aufenthalten kann eine Steuerpflicht in beiden Ländern entstehen. Unternehmen sollten diese Aspekte individuell prüfen und transparent kommunizieren, um Risiken und Überraschungen zu vermeiden. 

Welche Besonderheiten gibt es bei Aufenthalten außerhalb der EU?

Wenn Arbeitnehmende im Rahmen einer Workation außerhalb der EU arbeiten möchten, müssen die Voraussetzungen individuell geprüft werden. Unternehmen sollten sich informieren, ob Arbeits- und Aufenthaltstitel für das Zielland erforderlich sind und ob alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden. Auch Fragen zur Sozialversicherung und zu möglichen zusätzlichen Versicherungen gilt es vorab zu klären.

Was sind die drei zentralen Erfolgsfaktoren für Workations?

Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden Workation-Aufenthalte ermöglichen möchten, sollten sie drei zentrale Erfolgsfaktoren beachten:

1. Klare Richtlinien und rechtliche Absicherung

Damit Workation-Aufenthalte reibungslos funktionieren, sind eindeutige interne Prozesse und umfassende Richtlinien unerlässlich. Dazu zählen klare Vorgaben zu Dauer, Ort, Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und Rückkehrpflicht. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – etwa zu IT-Sicherheit, Datenschutz, Sozialversicherung und Steuerrecht – ist essenziell. Sämtliche relevante Aspekte sollten in den Reiserichtlinien dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden. Auch eine transparente Trennung zwischen dienstlichen und privaten Kosten sowie die Wahrnehmung der Fürsorgepflicht sind wichtig.

2. Digitalisierung und effizientes Travel Management

Digitale Tools und Travel-Management-Systeme erleichtern die Organisation und Automatisierung von Reiseprozessen, beispielsweise bei der Beantragung von A1-Bescheinigungen oder der Einhaltung von Meldepflichten. Sie vereinfachen Formalitäten, beschleunigen Prozesse und tragen zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben bei.

3. Bewusstsein und Schulung der Mitarbeitenden

Damit alle Beteiligten die Regeln und Abläufe kennen, ist eine transparente Kommunikation essenziell. Unternehmen sollten gezielt informieren und schulen, etwa durch Workation-Guidelines oder Beratungsangebote. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende ihre Rechte und Pflichten kennen und die Workation für beide Seiten zum Gewinn wird.

Weitere häufige Fragen rund um Workation

1. In welchen Ländern ist ein Workation-Aufenthalt möglich?

Ob und wo eine Workation erlaubt ist, regeln Unternehmen individuell. Grundsätzlich ist ein weltweiter Aufenthalt möglich, sofern Infrastruktur und rechtliche Voraussetzungen stimmen. Aufgrund der Freizügigkeitsregelungen und einfacher Sozialversicherungsprozesse bieten sich EU-Länder, der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) und die Schweiz besonders an. Viele Unternehmen beschränken die Workation-Möglichkeit daher auf diese Länder, da die Organisation und rechtliche Absicherung dort am unkompliziertesten sind.

2. Was passiert bei einem Arbeitsunfall während der Workation?

Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz gilt auch im Ausland, wenn das deutsche Sozialversicherungsrecht greift – hierfür ist die A1-Bescheinigung nötig. Voraussetzung ist, dass mindestens 25 % der Arbeitszeit pro Jahr in Deutschland erbracht werden. Der Unfall muss klar arbeitsbedingt sein, z. B. ein Sturz auf dem Weg zum Schreibtisch. Freizeitunfälle sind nicht abgedeckt. Zusätzlich sollten Haftpflicht- und Krankenversicherung auf ihre Gültigkeit im Ausland überprüft und ggf. ergänzt werden, etwa mit einer Auslandskrankenversicherung inklusive Rücktransport.

3. Können Workation-Kosten steuerlich abgesetzt werden?

Steuerlich absetzbar sind ausschließlich beruflich veranlasste Kosten, wie Ausgaben für Co-Working-Spaces, Arbeitsmaterialien oder die Home-Office-Pauschale. Kosten für Unterkunft, Verpflegung oder Freizeitaktivitäten können nicht geltend gemacht werden, da sie privat veranlasst sind. Die steuerlichen Details sollten vorab mit dem Unternehmen oder einer Steuerberatung geklärt werden.

Workation als Gewinn für Unternehmen und Mitarbeitende

Workation-Aufenthalte sind Ausdruck einer modernen Arbeitskultur, die Flexibilität und zusätzliche Freiräume fördert. Bei sorgfältiger Planung profitieren beide Seiten: Unternehmen positionieren sich als attraktive Arbeitgeber und steigern die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden. Beschäftigte erleben mehr Autonomie, frische Impulse und einen willkommenen Ausgleich im Arbeitsalltag. Entscheidend sind klare Prozesse und transparente Regelungen, damit die Vorteile nicht von rechtlichen oder organisatorischen Risiken überschattet werden.