Steuererklärung 2022: Pauschalen im Überblick

Sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Auftrag ihres Arbeitgebers unterwegs entstehen Kosten – zum Beispiel für Fahrt oder Verpflegung. Diese Kosten können sie mithilfe einer Reisekostenabrechnung von ihrem Arbeitgeber zurückfordern oder in der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Welche Reisekosten erstattungsfähig sind

Auf Geschäftsreise entstandene Kosten für die Fahrt, Verpflegung und Übernachtung sowie weitere Nebenkosten – zum Beispiel für die Gepäckaufbewahrung – können vom Arbeitgeber steuerfrei zurückerstattet werden. Dafür erstellen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine Reisekostenabrechnung. Jedoch sind Arbeitgeber gesetzlich nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. In Fällen, in denen der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, können die entstandenen Kosten jedoch über die Einkommenssteuererklärung zurückgefordert werden. In jedem Fall gilt: Es werden nur solche Kosten erstattet, die durch eine berufliche Tätigkeit entstanden sind.

Fahrtkosten: Pendlerpauschale und Kilometerpauschale

Sowohl die Kosten für das Pendeln zwischen dem Wohnort und der üblichen Arbeitsstelle – der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte – als auch Kosten für Reisen zu anderen Arbeitsorten können von Mitarbeitenden oder vom Arbeitgeber steuerlich geltend gemacht werden.

Der Weg zur Arbeit: Die Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale)

Der alltägliche Weg vom Wohnort zum üblichen Arbeitsplatz wird von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in der Einkommenssteuererklärung über die Werbungskosten abgesetzt. Für jeden vollen Arbeitstag, an dem sie den Hin- und Rückweg zurückgelegt haben, gilt für alle Verkehrsmittel: 30 Cent pro gefahrenen Kilometer, ab dem 21. Kilometer sind es 38 Cent.

Für die Bestimmung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist grundsätzlich die kürzeste Verbindung maßgebend. Bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche können 220 bis 230 Fahrten im Jahr von der Einkommenssteuer abgesetzt werden. Zu beachten ist: Es darf pauschal nur eine Wegstrecke pro Tag abgerechnet werden – unabhängig davon, wie häufig eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den Weg zurückgelegt hat. Der Höchstbetrag liegt bei 4.500 Euro im Jahr.

Das gilt auch für öffentliche Verkehrsmittel: Höhere Kosten müssen durch Belege nachgewiesen werden. In diesem Fall können dann die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Wenn Arbeitnehmende steuerfreie oder pauschal besteuerte Jobtickets von ihren Arbeitgebern erhalten, müssen sie diese dem Finanzamt melden.

Auf Geschäftsreise: Die Kilometerpauschale

Wird auf Geschäftsreisen das eigene Auto oder Motorrad genutzt, werden die Kosten über die Kilometerpauschale vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet – wobei es keinen gesetzlichen Anspruch darauf gibt. Als Referenzwerte gelten:

• PKW: 30 Cent pro Kilometer
• Motorrad oder weitere motorisierte Transportmittel: 20 Cent pro Kilometer

Wichtig ist hierbei, die für die Fahrt angefallenen Kilometer genau zu tracken – damit das zuverlässig funktioniert, setzen viele Unternehmen auf automatisierte Lösungen.

Alternativ können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Geschäftsreise mit dem eigenen Auto auch über die Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung absetzen. Hier greift nicht die Pauschale, sondern es werden die tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt – inklusive Ausgaben für Kraftstoff, Versicherung und weitere laufende Kosten für den Unterhalt eines Autos. Wichtig: Diese Kosten sind ebenfalls über Einzelbelege nachzuweisen.

Für Reisen mit dem Dienstwagen sowie berufliche Bahn- und Taxifahrten gilt: Die tatsächlich angefallenen Kosten werden vom Arbeitgeber erstattet, sofern sie im Rahmen der Reisekostenabrechnung über Quittungen und Tickets belegt werden können.

Im Homeoffice: Pauschale für 2020 und 2021

Mit der Arbeit im Homeoffice verbundene Kosten können mit fünf Euro am Tag für maximal 120 Tage im Jahr steuerlich gelten gemacht werden. Auch zusätzliche Kosten, die beispielweise durch die Anschaffung von Büroausstattung im Homeoffice entstanden sind, können über die Werbungskosten oder den Arbeitgeber abgerechnet werden.

Video-Demo: Concur Expense

In der Video-Demo sehen Sie, wie das automatisierte System Ihnen dabei hilft, sich vom händischen Ausfüllen etlicher Reisekostenformulare und dem lästigen Sortieren von Belegen zu verabschieden.

Blick in die Lösung werfen

Verpflegung unterwegs: Der Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungskosten, die auf Geschäftsreisen für Frühstück, Mittag- und Abendessen anfallen, werden über den Verpflegungsmehraufwand pauschal abgegolten. Die Höhe der Pauschbeträge hängt von der Dauer der Geschäftsreise ab:

• Für Reisen unter 8 Stunden gibt es keine Rückerstattung.
• Für Reisen von 8 bis 24 Stunden sowie den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro abgerechnet werden.
• Ab einem 24-stündigen Aufenthalt können 28 Euro pro Tag angesetzt werden.

Erhalten Geschäftsreisende unterwegs weitere Verpflegung – zum Beispiel ein Frühstück im Hotel oder ein Mittagessen im Rahmen einer Veranstaltung – reduziert sich die Pauschale entsprechend:

• Frühstück: 20 % der Pauschale werden gekürzt.
• Mittag- oder Abendessen: 40 % der Pauschale werden gekürzt.

Der Verpflegungsmehraufwand kann vom Arbeitgeber steuerfrei zurückerstattet werden oder über die Werbungskosten im Rahmen der Einkommenssteuererklärung. In beiden Fällen sind für die Kostenerstattung keine Belege über die tatsächlich entstandenen Kosten notwendig.

Einen Überblick über die bestehenden Pauschalen in anderen Ländern finden Sie hier.

Bei Aufenthalt über Nacht: Die Übernachtungspauschale

Diese Pauschale greift nur, wenn tatsächlich Kosten für die Übernachtung angefallen sind. Das gilt zum Beispiel für einen Aufenthalt im Hotel, nicht aber für die Übernachtung bei Freunden. In der Regel werden Übernachtungskosten nicht pauschal, sondern über die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet. Denn meist liegen die Hotelkosten für Reisen innerhalb Deutschlands über dem Pauschbetrag von 20 Euro.

Eine Ausnahme bilden Regelungen für LKW-Fahrer, die in ihrem Fahrzeug übernachten: Hier gilt ein Pauschbetrag von acht Euro, der zusätzlich zum Verpflegungsmehraufwand gilt.

Nicht vergessen: Reisenebenkosten abrechnen

Fallen auf Geschäftsreise zum Beispiel Park- oder Telefongebühren an, werden diese über die Reisenebenkosten abgerechnet. Auch wenn auf geschäftlichen Reisen Eigentum gestohlen wird, erfolgt eine Erstattung des entstandenen Schadens. Es gibt für Reisenebenkosten jedoch keine Pauschalen – nur die tatsächlich angefallenen Kosten werden erstattet. Das bedeutet für Reisende, dass sie unbedingt die entsprechenden Belege aufbewahren müssen.

Reisekosten erstatten: Digitale Lösungen

Ob Reisekosten pauschal erstattet oder die tatsächlichen Kosten eingereicht werden: Digitale Helfer beschleunigen den Prozess und sorgen dafür, dass Abrechnungsfehler vermieden werden. Das gilt zum Beispiel für die Erfassung gefahrener Kilometer auf Geschäftsreise. Die Digitalisierung von Belegen macht zudem die Dokumentation tatsächlich entstandener Kosten schneller und zuverlässiger.

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