Kosten und Steuer: Wieviel darf eine Weihnachtsfeier kosten?

Das Thema „Weihnachtsfeier“ kann ein heikles sein – und das nicht nur, weil es traditionell mindestens einen Mitarbeiter gibt, der sich hemmungslos betrinkt und unangemessen verhält. Auch die Frage, wieviel eine Weihnachtsfeier kosten darf, wird häufig diskutiert. Nach einem Jahr Arbeit erwarten die Mitarbeitenden zu Recht ein schönes Fest, bei dem nicht jeder Cent umgedreht wird. Aber wie kostspielig sollte die Feier wirklich sein? Und was ist dabei steuerlich zu beachten?

Es gibt einen guten Grund für Unternehmen, mit einer offenen Bar bei der Weihnachtsfeier vorsichtig zu sein – und zwar nicht wegen des bereits erwähnten Risikos betrunkener Ausschweifungen. Auch aus steuerlicher Sicht ist es sinnvoll, die Kosten im Auge zu behalten. Denn wird der Freibetrag von aktuell 110 Euro brutto pro Person (ab 2024 150 Euro) überschritten, wird Lohnsteuer fällig. Um die Kosten der Weihnachtsfeier möglichst sinnvoll absetzen zu können, müssen Sie also die Gesamtkosten zuvor sorgfältig planen. 

Ihre Weihnachtsfeier kostet Ihr Unternehmen vielleicht mehr als Sie denken

Nehmen wir einmal an, Sie buchen eine Weihnachtsfeier in einem hochklassigen Hotel. Die weitverbreitete Regel lautet: Solange die Rechnung für Essen und Getränke weniger als 110 EUR pro Mitarbeiter beträgt, ist alles in Ordnung. Aber Vorsicht: Mitarbeitende geben auch Geld für Übernachtungen, Zugfahrten und ähnliches aus. Und auch die Saalmiete, der DJ und andere Kosten müssen umgelegt werden. Was viele nicht wissen – wenn damit die Gesamtsumme von 110 EUR pro Person überschritten wird, muss für den Betrag, der darüber hinaus geht, Lohnsteuer entrichtet werden. Der Arbeitgeber kann dann den entstehenden steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 Prozent und einer pauschalen Kirchensteuer versteuern. Allerdings muss bei der Pauschalversteuerung wiederum auf die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung geachtet werden.

Steuerliche Fallstricke in Zusammenhang mit den Kosten der Weihnachtsfeier

• Achten Sie immer auf die Anzahl der Mitarbeitenden, die tatsächlich bei der Feier anwesend waren. Ein BFH-Urteil aus dem Jahr 2021 erklärt es für unzulässig, die Kosten auf die Anzahl der Eingeladenen umzulegen. Sagen also viele ab und Sie haben schlecht kalkuliert, müssen Sie mit einer steuerlichen Mehrbelastung rechnen. Übrigens: Auch ein Vorsteuerabzug für die Nicht-Erschienenen ist nicht zulässig.
   
• Sie hatten in diesem Jahr bereits mehrere Betriebsfeiern? Die steuerliche Abzugsfähigkeit gilt nur für zwei Feiern im Jahr. Bei einer dritten müssen Sie Lohnsteuer abführen, unabhängig von der 110 EUR-Grenze. Allerdings dürfen Sie wählen, für welche der drei Veranstaltungen das gilt, es muss nicht die Kosten der Weihnachtsfeier betreffen.
   
• Berücksichtigen Sie Begleitpersonen – die Kosten für sie werden den Mitarbeitenden zugerechnet.
   
• Sonderfall Minijobberinnen und Minijobber: Überschreiten Sie als Arbeitgeber die
  110 EUR Grenze könnten Mitarbeitende in Minijobs ihren Status als solche verlieren, da die Kosten steuerlich als Lohnkosten angesehen werden. Dies gilt dann zumindest für den Monat, in dem die Weihnachtsfeier stattfindet.

Wie können Sie also vermeiden, dass das Finanzamt einen Strich durch die sorgfältig kalkulierten Kosten Ihrer Weihnachtsfeier macht?  Hier sind ein einige Tipps.

5 Tipps für die steuerlich geschickte Planung Ihrer Weihnachtsfeier

1. Behalten Sie den Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden für die Veranstaltung. Sie könnten sonst schneller über den Freibetrag kommen als gedacht.
2. Vergessen Sie nicht, eine Bar-Sperrstunde einzurichten. Geben Sie mit einem Augenzwinkern einfach dem Finanzamt die Schuld.
3. Laden Sie unbedingt alle Mitarbeitenden auf einmal ein. Sie können leider keine getrennten Weihnachtsfeiern veranstalten und trotzdem den Freibetrag von 110 EUR in Anspruch nehmen. Das ist nach den Steuervorschriften ein absolutes Tabu.
4. Behalten Sie auch die Geschenke im Auge! Überreichen Sie Mitarbeitenden auf der Weihnachtsfeier Präsente, zählen auch sie zu dem Freibetrag von 110 EUR. Zwar ist seit 2022 ein monatlicher Sachbezug von bis zu 50 EUR steuerfrei, wird das Geschenk allerdings anlässlich der Weihnachtsfeier überreicht, ist es Bestandteil der Weihnachtsfeier-Kosten.
5. Planen Sie auf jeden Fall weniger als den genehmigten Freibetrag von 110 EUR brutto pro Person für Ihre Feier ein. Durch Absagen und andere Unwägbarkeiten brauchen Sie einen Puffer.

Und wie immer gilt: Am besten ist es, eine Richtlinie zu haben, die Sie konsequent anwenden können. Das gibt Ihren Mitarbeitenden Sicherheit, baut Enttäuschungen vor und stellt auch das Finanzamt zufrieden. Eine Software zur Ausgabenverwaltung kann Ihnen das Leben leichter machen und gleichzeitig Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen. Und vielleicht liegt die großartige Stimmung zwischen Ihren Mitarbeitenden und dem Finanzteam auf der Weihnachtsfeier dann ja gar nicht an einem besonders leckeren Tropfen, sondern daran, dass alle einfach zufriedener sind.