Kosten & Freibetrag: Was darf die Weihnachtsfeier kosten?

Alle Jahre wieder stellt sich in Unternehmen die gleiche Frage: Wie gestalten wir eine gelungene Weihnachtsfeier und wie viel darf sie kosten? Nach einem intensiven Arbeitsjahr freuen sich die Mitarbeitenden auf ein schönes Fest, bei dem nicht jeder Cent umgedreht wird. Aber worauf sollten Unternehmen bei der Ausrichtung der Weihnachtsfeier achten? Welche Kosten sind absetzbar und welche steuerlichen Fallstricke gibt es?

Es gibt einen guten Wirtschaftsgrund für Unternehmen, mit einer offenen Bar bei der Weihnachtsfeier vorsichtig zu sein – und zwar nicht wegen des Risikos betrunkener Ausschweifungen. Auch aus steuerlicher Sicht ist es sinnvoll, die Kosten im Auge zu behalten. Für Firmenfeiern und Betriebsveranstaltungen gelten strenge steuerliche Regeln. Unternehmen können pro teilnehmendem Mitarbeitenden einen Betrag von 110 Euro steuerfrei übernehmen. Wird dieser Betrag überschritten, wird die Lohnsteuer fällig. Um die Kosten der Weihnachtsfeier möglichst sinnvoll absetzen zu können, müssen die Gesamtkosten daher sorgfältig geplant werden.

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Versteckte Event-Kosten richtig kalkulieren

Angenommen, die Weihnachtsfeier findet in der Lobby eines schicken Hotels mit Anreise und Übernachtung sowie musikalischer Begleitung statt. Dann reicht es nicht, nur darauf zu achten, dass die Rechnung für Essen und Getränke pro Person 110 Euro nicht überschreitet. Denn auch Ausgaben für Übernachtungen, Zugfahrten, Saalmiete und den DJ werden zu gleichen Teilen auf die tatsächlich teilnehmenden Mitarbeitenden umgelegt.

Wird der Freibetrag von 110 Euro pro Person durch Zusatzkosten wie Anreise oder Musik überschritten, fällt für den Differenzbetrag Lohnsteuer an. Arbeitgeber können diesen Anteil in der Regel pauschal mit 25 Prozent (zzgl. Kirchensteuer) versteuern.

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Typische Steuerfallen bei Firmenfeiern vermeiden

Entscheidend für die steuerliche Bewertung ist die Anzahl der tatsächlich anwesenden Personen, nicht der Eingeladenen. Zudem gilt:

• Begleitpersonen: Kosten für private Begleitpersonen werden dem Mitarbeitenden voll zugerechnet.
• Event-Limit: Nur zwei Betriebsfeiern pro Jahr sind steuerlich begünstigt.
• Minijobber: Überschreitungen können den Minijob-Status gefährden.

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Dieser Steuerfreibetrag gilt für Betriebsfeiern

Der Freibetrag liegt unverändert bei 110 Euro pro Person inkl. Umsatzsteuer. Pläne für eine Erhöhung auf 150 Euro wurden gestrichen. Bei Überschreiten greift die 25%ige Pauschalversteuerung.

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Zählt eine Betriebsfeier rechtlich als Arbeitszeit?

Findet die Feier während der Arbeitszeit statt, gilt sie als solche und ist zu vergüten. Die Teilnahme ist freiwillig. Bei Feiern außerhalb der Arbeitszeit handelt es sich um Freizeit.

5 Strategien zur steuerlichen Absetzung

1. Einladungskreis: Alle müssen eingeladen sein.
2. Kalkulation: Kosten pro Teilnehmer zählen.
3. Zeitgrenzen: Offizielles Ende definieren.
4. Geschenke/Alkohol: Zählen zum Freibetrag.
5. Reisekosten: Anreise zum externen Ort einrechnen.

Fazit: Rechtssichere Event-Planung im Controlling

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