Betrug und Compliance
Papierlose Reisekostenabrechnung nach GoBD
Die papierlose Reisekostenabrechnung ist einfach, reduziert Fehler, beschleunigt Prozesse und spart Kosten. In der Praxis sehen wir allerdings immer wieder, dass Unternehmen zögern, auf papierlose Prozesse umzustellen. Erfahrungsgemäß herrschen dabei vor allem Bedenken, dass das Steuerrecht papierlose Prozesse, insbesondere das Mobile Scannen, nicht zulassen würde. Häufig zögert auch die Steuerabteilung, die weiterhin auf Papier setzt, um nichts falsch zu machen. Die Neufassung der GoBD im Jahr 2019 hat hier zwar für viele Unternehmen Klarheit geschaffen und den Weg für die Digitalisierung geebnet. Dennoch ist es wichtig zu betonen, dass die GoBD seitdem nicht statisch geblieben sind. Die Finanzverwaltung hat fortlaufend Konkretisierungen und Auslegungen veröffentlicht. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Prozesse die aktuellen Anforderungen erfüllen, um weiterhin GoBD-konform zu agieren.
Am 28. November 2019 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Neufassung der GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff"). Eine der entscheidenden Änderungen betraf das Mobile Scannen. Die Neufassung der GoBD stellte klar, dass die mobile Belegerfassung mittels Smartphone und App, auch als Mobiles Scannen bezeichnet, grundsätzlich zulässig ist.
Damit erkannte die Finanzverwaltung die Digitalisierung von Papierbelegen unabhängig davon an, ob der Scan- oder Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt. Die GoBD haben selbst gegen das Mobile Scannen im Ausland keine Einwände, wie es beispielsweise bei Dienstreisen häufig vorkommt. Wichtig ist jedoch weiterhin eine steuerliche Verfahrensdokumentation, die den Prozess "End-to-End" – vom Belegempfang bis zur Archivierung – lückenlos dokumentiert.
GoBD-konforme digitale Belegerfassung
Gemeinsam mit den Steuerexperten von PSP aus München haben wir ein Whitepaper zusammengestellt, das alle Themen rund um das GoBD-konforme mobile Scannen von Belegen – zum Beispiel für eine Reisekostenabrechnung – behandelt. Damit Sie beim Scannen und Verwalten von Rechnungen in Zukunft sicher sein können, dass Sie alle steuerlichen Vorgaben einhalten.
Das papierlose Büro ist eine jahrzehntealte Vision, deren Umsetzung jedoch nach wie vor eine Herausforderung darstellt. Trotz der Fortschritte in der Digitalisierung und Automatisierung bleibt der Papierverbrauch hoch. Dennoch gibt es Hoffnung, dass kluge Software-Lösungen den Weg zu einem papierarmen Büro ebnen können.
Nachhaltigkeit gewinnt in Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Verbraucher achten verstärkt auf das Image von Marken und fordern vermehrt nachhaltiges Wirtschaften ein. Die Reduzierung des Papierverbrauchs bietet nicht nur die Chance, das klimafreundliche Profil eines Unternehmens zu stärken, sondern ist auch ein wichtiger Schritt auf dem Weg der Digitalisierung. Sie ermöglicht die Verschlankung und Vereinfachung von Prozessen.
Digitalisierung, Automatisierung und mobiles Arbeiten sind die drei Säulen, auf denen die Arbeit der Zukunft basiert und mit denen sich Unternehmen heute intensiv beschäftigen. Sowohl die Bedeutung von Print- und Document-Management-Technologien als auch der Wunsch, bei vielen klassischen Bürotätigkeiten auf Papier zu verzichten, wachsen stetig. Notizen auf Papier könnten somit bald der Vergangenheit angehören.
Die GoBD schufen die Grundlage dafür, dass digital erstellte Belege unveränderbar aufbewahrt werden müssen und dass Papierbelege mit Smartphones oder Multifunktionsgeräten erfasst werden können. Mobiles Scannen ist seitdem aus steuerlicher Sicht grundsätzlich zulässig, was auch die papierlose Reisekostenabrechnung erheblich vereinfacht hat. Die steuerliche Verfahrensdokumentation, die den Prozess vom Belegempfang bis zur Archivierung transparent macht, ist jedoch weiterhin unerlässlich.
Mobiles Scannen für das papierlose Büro
Das mobile Scannen bringt Unternehmen dem papierlosen Büro näher. Mithilfe von Apps lassen sich Buchungen und Ablage im Vorübergehen erledigen. Belege müssen vollständig und korrekt erfasst werden – das ist eine entscheidende Voraussetzung, damit das Mobile Scannen auch aus steuerlicher Sicht sinnvoll ist. Stimmt die digitale Form tatsächlich mit dem Original auf Papier überein? Wer das bejahen kann, ist auf der sicheren Seite. Darüber hinaus müssen die digitalen Belege unveränderbar sein. Deshalb ist ein „Nur-Lese-Zugriff“ hilfreich – er schließt Änderungen an den Belegen aus. Sie lassen sich dann lediglich neu zuordnen oder austauschen.
Für die Indexierung und Ordnung gelten ebenfalls Regeln, die zu beachten sind: Elektronische Belege sind – so will es das Bundesministerium für Finanzen – systematisch, übersichtlich, eindeutig und identifizierbar aufzubewahren. In den Jahren seit der GoBD-Neufassung haben sich die Technologien und Best Practices für das Mobile Scannen weiterentwickelt. Es ist daher ratsam, die eingesetzten Prozesse und Tools regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie weiterhin den aktuellen GoBD-Anforderungen und dem Stand der Technik entsprechen.
Aufbau einer Verfahrensdokumentation
Mit der steuerlichen Anerkennung mobil gescannter Belege müssen Unternehmen mit drei verschiedenen Arten (Eingangstypologien) von Belegen umgehen. Neben den mobil fotografierten Belegen gibt es auch weiterhin klassisch stationär gescannte Dokumente und zusätzlich auch immer mehr originär elektronische Daten wie PDF-Belege oder e-Receipts. Unabhängig vom Eingangskanal ist steuerlich vor allem eins gefordert: eine Verfahrensdokumentation, die insbesondere darlegt, wie die Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Ein Best-Practice-Ansatz für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation sollte entlang der betrieblichen Prozesse strukturiert sein.
Zunächst erhält der Betriebsprüfer im Vorwort einen Überblick zur Zielsetzung der Verfahrensdokumentation. Im Anschluss sollte kurz auf das Unternehmen selbst sowie die Aufbauorganisation eingegangen werden. Der Kern der Dokumentation bilden die sogenannten sachlogischen Prozesse. Für jeden dieser Prozesse – wie Fotografieren, Belegprüfung, Speicherung, etc. – sollten die damit verbundenen GoBD-Anforderungen aufgeführt und beschrieben werden. Innerhalb der einzelnen Prozessschritte sollten Ausführungen zu den Kontrollzielen und Kontrollen enthalten sein, die sicherstellen, dass die GoBD-Vorgaben (zum Beispiel Vollständigkeit, Lesbarkeit und Unveränderbarkeit) vollumfänglich eingehalten werden.
Ein weiteres Kapitel sollte jeweils der elektronischen Aufbewahrung und Bereitstellung der Belege für den Betriebsprüfer gewidmet sein. Auch hier sollten zunächst die betreffenden GoBD-Anforderungen wiedergegeben und dann deren Einhaltung dokumentiert werden. Zuletzt wird das IT-Umfeld des Unternehmens bzw. die entsprechenden IT General Controls beschrieben.
Unternehmen, die ihre steuerlichen Pflichten ernst nehmen und die Verfahrensdokumentation gewissenhaft erstellen, können von einem Mehr an steuerlicher Sicherheit profitieren. Zusätzlich können Lösungen wie SAP Concur die Einhaltung der GoBD sowie weiterer steuerlicher Anforderungen unterstützen.
Papierlose Reisekosten mit SAP Concur
Mit SAP-Concur-Lösungen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Belege mit Smartphone oder Tablet abzufotografieren und direkt papierlos einzureichen. Auch die Vorab-Prüfung der Belege auf Basis eingepflegter Richtlinien läuft mit Concur Expense automatisch. Das Ergebnis ist ein digitaler End-to-End-Prozess. Dieser spart Zeit und Kosten, vermeidet Fehlerquellen, senkt den Papierverbrauch und reduziert Lagerfläche für ordnerweise Belege und Abrechnungen.
Die Regelungen der GoBD stellen einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und papierlose Prozesse dar. Unternehmen können nun rechtssicher und steuerkonform auf papierlose Reisekostenabrechnungen umstellen. Mit klugen Software-Lösungen wie denen von SAP Concur wird das papierlose Büro greifbar. Die Einhaltung der GoBD und eine gewissenhafte Verfahrensdokumentation sind entscheidend, um steuerliche Sicherheit zu gewährleisten. Unternehmen, die diese Schritte gehen, profitieren von effizienteren Prozessen, Kosteneinsparungen und einem nachhaltigeren Geschäftsmodell. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist und Unternehmen ihre Prozesse und Systeme regelmäßig überprüfen und anpassen müssen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
