Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen: Die wichtigsten Fakten

Die Fürsorgepflicht ist die gesetzliche Verpflichtung einer Organisation, die Mitarbeiter vor Schaden zu schützen. Wenn Mitarbeiter etwa eine Dienstreise unternehmen, müssen Unternehmen alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, damit sie sicher verläuft.

Warum ist die Fürsorgepflicht von Bedeutung?

Es ist selbstverständlich immer richtig, Menschen vor Schaden zu bewahren. Wenn die Unternehmensführung ein sicheres Umfeld schafft, kann dies das Vertrauen, die Loyalität und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen stärken.

Wer ist verantwortlich für die Fürsorgepflicht?

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Die Fürsorgepflicht ist jedoch mehr als ein Akt der Freundlichkeit. Wer Risiken richtig einschätzt, präventive Maßnahmen ergreift und bei Krisen schnell reagiert, erhält die Business Continuity ­–  und damit ein wichtiges Unternehmensziel. Die Fürsorgepflicht ist darüber hinaus eine gesetzliche Anforderung, die weltweit anerkannt ist und durchgesetzt wird. Ihre Nichteinhaltung kann ein Unternehmen in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Welches Ausmaß sie annehmen, hängt von der Art des Vergehens und dem Land ab, in dem ein Unternehmen ansässig ist.

Wer ist für die Sorgfaltspflicht verantwortlich?

Die Sorgfaltspflicht ist eine gewichtige und komplexe Verantwortung. Sie ist deutlich zu groß, als dass eine einzelne Person oder Abteilung sie allein bewältigen könnte. Reisemanager, Reisemanagementfirmen, Finanzverantwortliche, Sicherheitsteams, HR-, Risiko- und Compliance-Experten und andere – es ist Sache einer ganzen Organisation, zusammenzuarbeiten und eine qualitativ hochwertige Sorgfaltspflicht zu gewährleisten.

Ist die Fürsorgepflicht schwer zu erfüllen?

Ja - besonders in der heutigen Zeit. Der Anstieg der Online-Buchungen hat das früher zentral organisierte System für Geschäftsreisen weit geöffnet. Mitarbeiter buchen ihre Reisen selbst über die unterschiedlichsten Wege. Das macht es schwieriger denn je, vollständige Reservierungsdaten zu erfassen, zu wissen, wo sich die Reisenden gerade befinden, in Verbindung zu bleiben und die Mitarbeiter im Notfall schnell nach Hause zu bringen.

Entscheidend ist, dass das Verständnis und die Planung unvorhergesehener Risiken einen wesentlichen Teil der Sorgfaltspflicht ausmachen. Dies gilt im Grunde für alles – von annullierten Flügen über Unwetter bis hin zu politischen Unruhen im Ausland.

Wie kann ein Unternehmen der Sorgfaltspflicht nachkommen?

Fast alles im Leben ist mit Risiken verbunden. Es ist also unmöglich, reisebedingte Risiken vollständig auszuschließen. Aber ein Unternehmen kann sich auf das Unerwartete vorbereiten. Das gelingt am besten, wenn man die Werkzeuge, Partner und Daten hat, die für eine gute Fürsorgepflicht erforderlich sind.

SAP Concur kann Buchungs-, Spesen-, Kreditkarten- und mobile Daten aus verschiedenen Quellen nahezu in Echtzeit zusammenführen. So verwirklichen Unternehmen ein umfassendes und integriertes Duty of Care-Programm, das Ihnen viele Vorteile bringt:

• Sie finden alle Mitarbeiterstandorte und Reiserouten an einem Ort
• Sie können Risiken und potenzielle Gefahren überwachen, die Mitarbeiter betreffen könnten
• Sie können einfacher mit den Mitarbeitern kommunizieren und sich von Experten unterstützen lassen

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