Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen: Die wichtigsten Fakten

Die Fürsorgepflicht ist die gesetzliche Verpflichtung einer Organisation, die Mitarbeitenden vor Schaden zu schützen. Wenn sie etwa eine Dienstreise unternehmen, müssen Unternehmen alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, damit sie sicher verläuft. Es ist selbstverständlich immer richtig, Menschen vor Schaden zu bewahren. Wenn die Unternehmensführung ein sicheres Umfeld schafft, kann dies das Vertrauen, die Loyalität und die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen stärken.

Warum ist die Fürsorgepflicht von Bedeutung?

Die Fürsorgepflicht ist mehr als ein Akt der Freundlichkeit. Wer Risiken richtig einschätzt, präventive Maßnahmen ergreift und bei Krisen schnell reagiert, erhält die Business Continuity ­und damit ein wichtiges Unternehmensziel. Die Fürsorgepflicht ist darüber hinaus eine gesetzliche Anforderung, die weltweit anerkannt ist und durchgesetzt wird. Ihre Nichteinhaltung kann ein Unternehmen in rechtliche Schwierigkeiten bringen. Welches Ausmaß sie annehmen, hängt von der Art des Vergehens und dem Land ab, in dem ein Unternehmen ansässig ist.

Wer ist für die Fürsorgepflicht verantwortlich?

Die Sorgfaltspflicht ist eine gewichtige und komplexe Verantwortung. Sie ist deutlich zu groß, als dass eine einzelne Person oder Abteilung sie allein bewältigen könnte. Reisemanagerinnen und -manager, Reisemanagementfirmen, Finanzverantwortliche, Sicherheitsteams, HR-, Risiko- und Compliance-Experten und andere – es ist Sache einer ganzen Organisation, zusammenzuarbeiten und eine qualitativ hochwertige Sorgfaltspflicht zu gewährleisten.

Ein Rahmen für die Fürsorgepflicht im Reisemanagement

Ein Rahmen für die Fürsorgepflicht deckt alle Aspekte von Reisen der Mitarbeitenden ab:

• Planung und Buchung der Reise und Information der Mitarbeitenden über die Reise
• Definition potenzieller Risiken für die Reise und das Reiseziel
• Ergreifen von Maßnahmen zur Vermeidung dieser Risiken und Bereitstellen von Notfallplänen für bekannte Risiken, die nicht vermieden werden können
• Angemessener Gesundheits- und Sicherheitsschutz und Dienstleistungen während der Reise
• Organisation von Kommunikation, Unterstützung und fachkundiger Betreuung, falls erforderlich.

Reiseplanung und Information

Reisemanagerinnen und -manager müssen Transportmittel und Unterkünfte buchen, die angemessenen Standards entsprechen. Sie sollten sicher sein und die Mitarbeitenden nicht unangemessenen Risiken oder Gesundheits- und Sicherheitsgefahren aussetzen. Außerdem ist es wichtig, dass sie den besonderen Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Bezug auf Zugänglichkeit oder Dienstleistungen entsprechen.

Die Travel Manager stellen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch die nötigen Informationen zur Verfügung, damit sie ihre Reisen verwalten und die erforderlichen Dienstleistungen in Anspruch nehmen können. Diese Kommunikation kann auch beinhalten, dass die Mitarbeitenden über Risiken und Eventualitäten aufgeklärt werden. Ein Zugang zu einer Plattform, über die sie alle Reiseinformationen aus der Ferne abrufen können, ist dafür sinnvoll.

Risikobewertung bei Geschäftsreisen

Die Risikobewertung für Geschäftsreisen umfasst allgemeine und spezifische Gefahren. Die Reisemanagerinnen und -manager eines Unternehmens können Sicherheitsdaten von offiziellen Quellen wie dem Außenministerium, angesehenen Nachrichtenagenturen und lokalen Regierungen erhalten. Zu den Gefahren können gehören:

• Naturkatastrophen,
• Konflikte,
• Zivile oder politische Unruhen,
• Hohe Kriminalitätsraten,
• Aktuelle Gesundheitsprobleme,
• Mangelnder Zugang zu medizinischer Versorgung,
• Sicherheitsprobleme im Zusammenhang mit Identität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder anderen Faktoren.

Eine Organisation kann Risikobewertungen für häufig besuchte Reiseziele durchführen, aktualisieren und eine Datenbank für eine effiziente Bewertung führen.

Berücksichtigung von Risiken bei Geschäftsreisen

Risikomanagementpläne lassen sich in zwei Kategorien einteilen: vermeidbare und nicht vermeidbare Risiken. Wer eine Reise plant, kann einige Risiken vollständig vermeiden, wenn er die Pläne anpasst. Wenn am Reiseziel beispielsweise ein hohes Risiko für Verkehrsunfälle besteht, können Reiseplanerinnen und -planer Flug- oder Bahnreisen buchen und den Mitarbeitenden Informationen über öffentliche Verkehrsmittel geben oder ein Hotel buchen, das sich in Gehweite des Tagungs- oder Konferenzortes befindet.

Unvermeidbare Risiken erfordern einen Plan zur Begrenzung von Schäden oder Gefahren. Zu diesem Schritt gehört in der Regel der Abschluss einer Reiseversicherung zur Deckung von Arzt- und Evakuierungskosten sowie von verlorenem oder gestohlenem Gepäck. Die Reisenden müssen Zugang zu diesen Versicherungsinformationen haben und sollten sich über die Verfahren im Klaren sein, die sie im Falle dieser Probleme befolgen müssen.

Die Sorgfaltspflicht beim Management von Reiserisiken erstreckt sich auch auf die Überwachung der Situation am Zielort, einschließlich Wettervorhersagen, Sicherheits- und Gesundheitsinformationen und anderer risikobezogener Informationen. Reiserisiken entwickeln sich weiter. So haben sich beispielsweise während der COVID-19-Pandemie die Sicherheitspraktiken von Tag zu Tag verändert. Zur Sorgfaltspflicht gehört, dass die Mitarbeitenden vor und während der Reise über solche Änderungen informiert werden.

Reisevorbereitung als Teil der Fürsorgepflicht

Zu den Risiken kann die Berücksichtigung allgemeiner Gesundheits- und Sicherheitsbedürfnisse gehören, die über die mit Notfällen verbundenen Bedürfnisse hinausgehen. Beispiele für die Sorgfaltspflicht ist, darauf zu achten, dass der Mitarbeitende über die notwendigen Impfungen oder Medikamente verfügt, um Krankheiten zu vermeiden, die am Reiseziel häufig auftreten.

Informationen über klimagerechte Kleidung und andere notwendige Dinge helfen dem Mitarbeitenden nicht nur, sich wohl zu fühlen, sondern auch, unnötigen Stress zu vermeiden. Einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind erfahrene Reisende, die sich selbständig vorbereiten können, während andere diese Fähigkeiten vielleicht noch nicht besitzen. Die Weitergabe präziser Informationen zur Vorbereitung gewährleistet eine angemessene Sorgfaltspflicht für alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Erfahrungsstand. Die Sorgfaltspflicht erstreckt sich auch auf die psychische Gesundheit. Eine gute Vorbereitung kann das Angst- und Stressniveau der Mitarbeitenden während der Reise senken.

Kommunikation als Teil der Fürsorgepflicht

Alle Organisationen sollten sicherstellen, dass sie ihren Mitarbeitenden jeden Aspekt ihres Risikomanagementrahmens vermitteln. Unklarheiten über Erwartungen, Verfahren oder Sicherheitsprozesse können Verwirrung stiften und zu Unterbrechungen, Sicherheitsproblemen und anderen Problemen führen. Daher ist die Kommunikation ein wesentlicher Aspekt der Sorgfaltspflicht. Unternehmen sollten ihre Kommunikation und die von ihnen bereitgestellten Informationen überprüfen, um dafür zu sorgen, dass sie prägnant und klar sind und alle notwendigen Themen abdecken.

5 Tipps zur Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen

Durch die genaue Betrachtung von fünf Schwerpunkten zur Fürsorgepflicht kann dieser Leitfaden ein Unternehmen von der Besorgnis zur Praxis führen und auf die kommenden Veränderungen vorbereiten.

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Herausforderungen und Trends beim Management von Reiserisiken

Die jüngsten Ereignisse in den Bereichen Wetter, öffentliche Gesundheit und Gesellschaft hatten und haben weiterhin starke Auswirkungen auf das Management von Reiserisiken. Beispiele für diese Herausforderungen sind die COVID-19-Pandemie, extreme Wetterereignisse, globale wirtschaftliche Unsicherheit und Bürgerproteste in den USA, Frankreich und Kanada. Diese Ereignisse veranlassen die Unternehmen, ihre Reisepläne anzupassen, die Notwendigkeit von Reisen neu zu bewerten, nach Alternativen wie Videokonferenzen und Online-Projektmanagementplattformen zu suchen, Vorsorgemaßnahmen zu priorisieren und die individuellen Risiken der Mitarbeitenden zu bewerten. Die Sorgfaltspflicht spielt eine wichtige Rolle, da die Unternehmen versuchen, die mit diesen Herausforderungen verbundenen Gefahren zu begrenzen.

Die Verfügbarkeit von Daten hilft Unternehmen, ihre Risikobewertungspläne in Echtzeit zu aktualisieren. Welche Art von Informationen können Reisepläne beeinflussen und neue Risiken mit sich bringen? Gesundheitsprobleme wie Pandemien oder Krankheitsausbrüche können Reisende Risiken aussetzen und zu Einschränkungen oder Reiseverboten führen. In der Zwischenzeit können Wetterereignisse oder Naturkatastrophen zu Verspätungen oder Stornierungen führen, so dass Reisende möglicherweise unterwegs zu Zwischenstopps gezwungen werden. Selbst scheinbar einfache Ereignisse, wie Streiks bei Fluggesellschaften, können zu Verspätungen führen und dazu, dass Mitarbeitende auf einem Anschlussflughafen festsitzen.

Bedeutung aktueller Daten für die Fürsorgepflicht

Die zunehmende Abhängigkeit von Daten bei der Risikobewertung und der Erfüllung reisebezogener Sorgfaltspflichten wirft eine Reihe von Problemen auf. Erstens müssen Unternehmen auf die Qualität der Informationen achten, die sie erhalten. Genaue Wettervorhersagen, bestätigte Nachrichtenberichte und politische Änderungen aus offiziellen Quellen sind für eine gute Entscheidungsfindung unerlässlich. Ungenaue Daten können nicht nur zu Verspätungen führen, sondern auch die reisenden Menschen in Gefahr bringen. Zu den Sorgfaltspflichten gehört es also, die Richtigkeit und Qualität der reisebezogenen Daten zu überprüfen.

Zweitens müssen die Informationen organisiert werden. Reise- und Personalleitende müssen in der Lage sein, Daten für einen bestimmten Standort einzusehen und Warnmeldungen zu erhalten, die die Reisen eines oder einer bestimmten Mitarbeitenden betreffen. Ohne die Möglichkeit, Informationen zu organisieren und irrelevante Berichte herauszufiltern, wären die Managerinnen und Manager überfordert und nicht in der Lage, die Vorteile von Echtzeit-Updates zu nutzen. Dank der Fortschritte im Bereich Cloud Computing und mobiler Daten können Reisende und Arbeitgeber in Verbindung bleiben und Daten und Risikobewertungen in Echtzeit austauschen. Diese Verbindung macht es einfacher, reisende Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu unterstützen.

Ist die Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen schwer zu erfüllen?

Ja - besonders in der heutigen Zeit. Der Anstieg der Online-Buchungen hat das früher zentral organisierte System für Geschäftsreisen weit geöffnet. Mitarbeitende buchen ihre Reisen selbst über die unterschiedlichsten Wege. Das macht es schwieriger denn je, vollständige Reservierungsdaten zu erfassen, zu wissen, wo sich die Reisenden gerade befinden, in Verbindung zu bleiben und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Notfall schnell nach Hause zu bringen.

Entscheidend ist, dass das Verständnis und die Planung unvorhergesehener Risiken einen wesentlichen Teil der Sorgfaltspflicht ausmachen. Dies gilt im Grunde für alles – von annullierten Flügen über Unwetter bis hin zu politischen Unruhen im Ausland.

Wie kann ein Unternehmen der Fürsorgepflicht nachkommen?

Fast alles im Leben ist mit Risiken verbunden. Es ist also unmöglich, reisebedingte Risiken vollständig auszuschließen. Aber ein Unternehmen kann sich auf das Unerwartete vorbereiten. Das gelingt am besten, wenn man die Werkzeuge, Partner und Daten hat, die für eine gute Fürsorgepflicht erforderlich sind.

SAP-Concur-Lösungen können Buchungs-, Spesen-, Kreditkarten- und mobile Daten aus verschiedenen Quellen nahezu in Echtzeit zusammenführen. So verwirklichen Unternehmen ein umfassendes und integriertes Duty of Care-Programm, das Ihnen viele Vorteile bringt:

• Sie finden alle Standorte der Mitarbeitenden und Reiserouten an einem Ort
• Sie können Risiken und potenzielle Gefahren überwachen, die Mitarbeitende betreffen könnten
• Sie können einfacher mit den Mitarbeitenden kommunizieren und sich von Expertinnen und Experten unterstützen lassen