Vorauszahlungen: die vorgelagerte Reisekostenabrechnung

Geschäftsreisen können für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitunter sehr teuer werden. Transport, Unterkunft, Verpflegung und alle Ausgaben vor Ort können die finanzielle Situation des Reisenden erheblich belasten. Darüber hinaus kann es in Organisationen, in denen die Reisekostenabrechnungen nicht automatisiert sind, mehrere Wochen dauern, bis der Arbeitgeber die Rückerstattung bearbeitet und freigibt. Zudem sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht verpflichtet, für die Kosten in Vorleistung zu gehen.

Sind Arbeitnehmende verpflichtet Geschäftsreisekosten vorzustrecken?

Geschäftsreisen sind wichtig für persönliche Kontakte, aber die Abrechnung der Reisekosten kann belastend sein. Mitarbeitende müssen nicht zwingend Kosten vorstrecken und können einen Vorschuss verlangen. Gesetzlich sind Arbeitgeber zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet. Klare Reisekostenrichtlinien und digitale Tools können die Abrechnung vereinfachen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. In seltenen Fällen können Meinungsverschiedenheiten darüber bestehen, ob eine Reise als Geschäftsreise gilt.

Rückerstattung der Ausgaben von Geschäftsreisen

Zahlt der Arbeitgeber einen Vorschuss, überweist er Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Geld vor der Reise. Anders als bei der klassischen Rückerstattung, wird die Höhe des Vorschusses entsprechend den voraussichtlichen Ausgaben geschätzt. Kehren Mitarbeitende von ihrer Reise zurück, reichen sie ihre Reisekostenabrechnungen ein und der Rückerstattungsbetrag wird dem gewährten Vorschuss angepasst.

Wenn der Vorschuss nicht ausreicht, wird die Differenz zurückerstattet. Im entgegengesetzten Fall müssen Reisende den Mehrbetrag zurückerstatten. Die Berechnung der tatsächlich angefallenen Reisekosten basiert ausschließlich auf Rechnungen und Belegen, die den geltenden Vorschriften entsprechen.