Vorauszahlungen: die vorgelagerte Reisekostenabrechnung

Geschäftsreisen können für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitunter sehr teuer werden. Transport, Unterkunft, Verpflegung und alle Ausgaben vor Ort können die finanzielle Situation des Reisenden erheblich belasten. Darüber hinaus kann es in Organisationen, in denen die Reisekostenabrechnungen nicht automatisiert sind, mehrere Wochen dauern, bis der Arbeitgeber die Rückerstattung bearbeitet und freigibt. Zudem sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht verpflichtet, für die Kosten in Vorleistung zu gehen.

Rückerstattung der Ausgaben von Geschäftsreisen

Zahlt der Arbeitgeber einen Vorschuss, überweist er Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Geld vor der Reise. Anders als bei der klassischen Rückerstattung, wird die Höhe des Vorschusses entsprechend den voraussichtlichen Ausgaben geschätzt. Kehren Mitarbeitende von ihrer Reise zurück, reichen sie ihre Reisekostenabrechnungen ein und der Rückerstattungsbetrag wird dem gewährten Vorschuss angepasst.

Wenn der Vorschuss nicht ausreicht, wird die Differenz zurückerstattet. Im entgegengesetzten Fall müssen Reisende den Mehrbetrag zurückerstatten. Die Berechnung der tatsächlich angefallenen Reisekosten basiert ausschließlich auf Rechnungen und Belegen, die den geltenden Vorschriften entsprechen.