Warum brauchen Unternehmen eine betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die Abkürzung BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie ist in Deutschland gesetzlich nicht verpflichtend. Dennoch ist die Aufstellung für alle Unternehmen ratsam, die einer Buchführungspflicht unterliegen: Denn jedes Mal, wenn Unternehmen eine BWA zusammenstellen, gewinnen sie einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens. Und das nicht erst zum Ende des Geschäftsjahres, sondern idealerweise monatlich.

Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung?

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine Momentaufnahme des finanziellen Zustands eines Unternehmens. Die Basis dafür bilden Zahlen der Finanzbuchhaltung. Anders als die Bilanz kann eine BWA monatlich erstellt werden. Dieser aktuelle Überblick über die wirtschaftliche Lage – zum Beispiel die Liquidität und den wirtschaftlichen Erfolg – ermöglicht Unternehmen, stets datenbasiert Entscheidungen zu treffen und bei Bedarf zeitnah Anpassungen vorzunehmen. Kurzum: Die BWA kann zur Steuerung des Unternehmens eingesetzt werden.

Was steht in einer BWA?

Eine BWA sollte die wichtigsten Zahlen für fundierte finanzielle Entscheidungen beinhalten, darunter Umsatzerlöse und den Ausweis von Erträgen (z.B. Zinsertrag) sowie Aufwendungen (z.B. Personalkosten, Reisekosten). Erleichtert wird die Erfassung solcher Daten durch die Automatisierung zugrundeliegender Prozesse. Im Falle der Reisekosten hilft beispielsweise die SAP Concur mobile App, den gesamten Prozess von der Buchung bis zum Reporting zu digitalisieren und so immer die aktuellen Zahlen bereit zu haben. Die spezifischen Inhalte einer BWA sollten das Management, das Finanzteam und die Buchhaltung gemeinsam definieren.

Warum erstellen Unternehmen eine BWA?

Die Finanzteams der meisten Unternehmen arbeiten auf Hochtouren, daher muss sich jeder zusätzliche Verwaltungsaufwand als wertvoll erweisen, wenn er zur Gewohnheit werden soll. Welchen Zugewinn liefert also eine monatlich erstellte BWA? Die Antwort ist simpel:

In erster Linie gewinnen Verantwortliche mehr Kontrolle über die Vorgänge in ihrem Unternehmen.

Zum Beispiel erhalten Finanzverantwortliche die Kontrolle über ihre Kosten, weil sie monatlich schwarz auf weiß sehen können, wo das Geld ausgegeben wird, ob Ausgaben sinnvoll getätigt werden oder ob es Stellen gibt, an denen Kosten eingespart werden können. Das erleichtert das Treffen fundierter Investitionsentscheidungen.

Darüber hinaus hilft die BWA bei der effektiveren Planung der Ausgaben und ermöglicht es, Maßnahmen zu ergreifen, um den Cashflow zu sichern und einen schnelleren Geldfluss anzuregen.

Wie hilft eine BWA Unternehmen, zu wachsen?

Wenn ein Unternehmen nachhaltig wachsen möchte, helfen regelmäßige BWAs einen transparenten Überblick über die wichtigsten Zahlen zu erhalten. Das gibt Banken und Investoren die dringend benötigte Gewissheit, dass Unternehmer ihr Geschäft fest im Griff haben.

Darüber hinaus können Unternehmen schnell reagieren und bei Bedarf datenbasiert ihre Strategie anpassen. Ist das Unternehmen auf dem richtigen Weg? Sind die Pläne zu ehrgeizig? Oder sind sie nicht ehrgeizig genug? Der Vergleich von Budgets und Prognosen erlaubt eine Beurteilung.

Die aktuellen Zahlen können auch eingesetzt werden, um Unterstützer für die eigenen Pläne zu gewinnen. Schließlich sind die Details des vergangenen Monats noch frisch in den Köpfen der Mitarbeiter: Wenn der Monat gut gelaufen ist, können sie zum Weitermachen motiviert werden. Wenn es weniger gut gelaufen ist, werden die Gründe schnell aufgedeckt und entsprechende Anpassungen können umgesetzt werden.

Das gilt auch für Unternehmen, die ins Wanken geraten sind: Auch sie können schneller Problemquellen identifizieren und zeitnah entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten.

Schließlich sind Unternehmen mit der monatlichen BWA für den Jahresabschluss gut aufgestellt, da sie die Zahlen das ganze Jahr über verfolgt haben. Überraschungen müssen Verantwortliche nicht fürchten. So werden sie sich zum Beispiel nicht über ein unerwartet gutes Jahr freuen und sich gleichzeitig Sorgen machen, wie sie die daraus resultierende Körperschaftssteuerrechnung bezahlen sollen.

Kurzum: Mit einer monatlichen BWA machen Unternehmen ihre Zahlen sichtbar und haben ganzjährig das Steuer fest in der Hand.